Niet op tijd betalende klant, wat nu?

[Luinstralukas]

Beste lezers,

 

Ik heb enige tijd geleden (21 dagen) een factuur verstuurd met een betalingstermijn van 14 dagen.

Nu is de betaaltermijn verstreken, maar er is niet betaald.

 

Mijn vraag:

- Wanneer een herinnering sturen? (en moet de originele factuur dan meegestuurd worden?)

- Wanneer een incasso bureau inschakelen?

- of zijn er overige opties?

 

Alvast bedankt!

 

 

[titel aangepast - mod]

[StevenK]

Als jij zegt '14 dagen', dan doe de follow-up meteen erna. Is de klant consument of bedrijf?

[Luinstralukas]

De klant is een bedrijf.

[espen]

Hier wordt slechts 1x per maand de facturen betaald, of iemand er nou 14 dagen opzet of niet.

 

Je kan alvast wel een herinnering sturen, maar dat kan ook narig overkomen binnen 3 weken.

[Tonino]

Als je met de klant afgesproken hebt 14 dagen, gewoon daarna helpen herinneren.

[Luinstralukas]

Het is niet de bedoeling om narig over te komen.

Daarom wil ik max 4 weken wachten, dan een hereniging. En wanneer er dan binnen 14 dagen niet betaald is doorzetten naar een incassobureau.

 

[Marcel Spruit R.I.P.]

Heb jij de betalingstermijn van 14 dagen daadwerkelijk afgesproken met de klant, of heb je die gewoon op je factuur gezet?

Als er niks is afgesproken is de 'default' betalingstermijn tussen bedrijven namelijk 30 dagen, zie bijvoorbeeld http://www.antwoordvoorbedrijven.nl/regel/betalingstermijn.

 

Daarnaast zou ik ook gewoon even bellen, als dat past binnen de relatie. Werkt vaak beter, en voorkomt ook misverstanden, bijvoorbeeld als de factuur om wat voor reden dan ook niet is aangekomen, of al twee weken op afdeling X ligt om geäccordeerd te worden. Het is niet altijd onwil.

[electra]

Gewoon een herinnering sturen, maar denk er aan, dat je een werkelijk VRIENDELIJKE herinnering stuurt.

Vriendelijkheid kost je niets. Narrigheid kost je klanten.

 

Voortaan, en als vooruitbetaling niet kan, is de meest effectieve aansporing tot snelle betaling een korting bij betaling binnen X dagen, die daarna vervalt. Vrijwel iedereen kiest voor die korting.

[Jamie van Soest]

Als dit de eerste factuur is naar deze klant zou ik eerder bellen. "Goh de factuur had vorige week eigenlijk al betaald moeten zijn. Ik vraag me af, of u de factuur wel ontvangen heeft. Oh u heeft hem, wanneer staat de betaling voor deze factuur ingepland?"

 

Edit: Om gelijk even je overige vraag te beantwoorden:

 

De origele factuur hoef je niet mee te sturen. Het is wel zo handig om in de herinnering te vermelden over welke factuur het gaat, en wat de vervaldatum is van deze factuur.

 

Wanneer je een incassobureau inschakeld, daar is geen goed antwoord op, tenministe niet zo 1-2-3. Niet te vroeg, en niet te laat. Treed sowieso eerst zelf in overleg met de klant (In deze B2B case).

 

 

[Roel J]

Het is niet de bedoeling om narig over te komen.

Daarom wil ik max 4 weken wachten, dan een hereniging. En wanneer er dan binnen 14 dagen niet betaald is doorzetten naar een incassobureau.

 

Die termijn van 4 weken wachten is echt kolder. marcel S wees in zijn reactie al even op wat ben je echt overeengekomen. Maar als je gewoon uitgaat van een zakelijke afspraak. Jij levert dienst A op moment X en de klant betaald op moment Y voor de door jou geleverde dienst. In de periode tussen X en Y dus voordat de factuur vervalt kan ie terugkomen op de factuur, klagen over de factuur of over de geleverde dienst. Na moment Y moet er gewoon betaald zijn.

 

Simpele tegenvraag.. als jij beloofd jou dienst vandaag te leveren wacht jou klant dan ook 4 weken met herinneren? Ik denk dat ie meteen aan de lijn hangt om te vragen wat er mis is..

 

Kortom herinneren of aanmanen doe je in Nederland bij zakelijke overeenkomsten gewoon kort na de vervaldatum, espen noemt in zijn reactie dat er alleen op einde maand word betaald, prima dat is de gewoonte in Spanje en in Groot Britannië en misschien ook wel onderdeel van de wet, maar. In Nederland is sinds 1 juli van dit jaar een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, waar je per overeenkomst van mag afwijken, zowel korter als langer maar in principe nooit langer dan 60 dagen, tenzij aangetoond kan worden dat dit niet nadelig is voor één van beide partijen (zeg maar voorkomen machtsmisbruik door grote partijen). In de link die Marcel S gaf van antwoord voor bedrijven kun je daar wat meer over lezen.

 

En hoewel jezelf quoten niet altijd even chique is doe ik het in dit geval toch, een jaar of 3 geleden heb ik al eens een reactie geschreven op een vergelijkbare vraag waarin ik ook een soort standaard aanmaningsscenario heb opgenomen, puur bedoeld als leidraad en zoals ik dat in de praktijk (bij wat grotere bedrijven) vaak gebruikt heb. Met dit schema doe je ruim meer dan wat er wettelijk van je verwacht word binnen zakelijke overeenkomsten, maar deze methode helpt wel de klantrelatie goed te houden en toch ook je geld te krijgen door de factuur onder de aandacht te houden.

 

om toch ook een algemene voorzet te geven mijn visie op hoe een goede herinneringsprocedure eruit ziet.

Er zijn natuurlijk veel verschillende betaaltermijnen en ook verschillende manieren van aanmanen. In dit voorbeeld geef ik dan ook gewoon een globaal model wat altijd wel werkt op basis van aantal dagen na vervaldatum.

 

- 1 to 3 dagen na vervaldatum

een vriendelijke herinnering en verzoek om zo snel mogelijk te betalen. evt al deadline vermelden van ca 7-10 dagen na datum van de herinnering, je moet niet te lange termijnen stellen, dat lijkt vriendelijk, maar zorgt ook gewoon dat men het vergeet. Als je erin zet binnen 7 dagen betalen komt je factuur al (mentaal) op het stapeltje deze week afhandelen en anders komt ie in het bakje "komt wel" (na de volgende aanmaning)

 

- ca 7 dagen na vervaldatum

1 week na vervaldatum of 1-2 dagen na de termijn als gesteld in de herinnering komt de 1e aanmaning hierin geef je aan dat er nog geen betaling ontvangen is een deadline om binnen 7 dagen te betalen.

 

-ca 14 dagen na vervaldatum

2e aanmaning met een iets strengere toon (in elk geval niet dezelfde tekst als de 1e aanmaning) dat de afspraken niet zijn nagekomen en dat je de betaling binnen 5 dagen verwacht.

 

-ca 21 dagen na vervaldatum

3e aanmaning weer een strengere toon en betaaltermijn van 5 dagen met de aankondiging dat indien niet betaald gaat worden er word overgedragen aan een incassobereau/deurwaarder en dat de bijkomende kosten voor rekening zijn van de klant. evt kun je een indicatie geven van die kosten

 

-ca 28 dagen na vervaldatum

De laatste aanmaning is een ingebrekestelling waarin je aangeeft dat zij de afspraken in de overeenkomst niet zijn nagekomen dan dat je ze nog 3 dagen geeft om te betalen en dat anders zonder verdere aankondiging de vordering uit handen word gegeven.

 

-ca 31 dagen na vervaldatum

De vordering daadwerkelijk overdragen aan een incassobureau.

 

Uit de praktijk blijkt dat bellen iets van 6x effectiever is als een schriftelijke aanmaning. Dus meestal zeg ik doe de herinnering en de 1e aanmaning telefonisch of via een informeel mailtje, dat is goed voor de klant relatie.

Daarna kies je voor een wat formelere communicatie en is ook vastlegging belangrijk voor het incassobureau. Je kunt even goed kiezen de 2e aanmaning ook telefonisch te doen, maar zorg dan voor een duidelijke toezegging van de klant met datum (of de toezeggng ik betaal voor a.s. vrijdag) en dat bevestig je dan ook per brief.

 

Verder is het ook handig om over een aantal betalingsregelingen na te denken en de consequenties daarvan in de tijd te zien. Als eerder gezegd, bij bedrijven korte betalingsregeling met klein aantal termijnen kort op elkaar elke week 50-25-25% of 40-20-20-20%. Bij particulieren ben je gebonden aan een vast inkomen maar toch altijd een flinke eerste termijn eisen 20-30% en daarna kleinere bedragen maar liefst wel per week of 2 weken omdat het dan onder de aandacht blijft. Veel mensen zijn best van goede wil om elke maand te betalen maar vergeten het gewoon omdat ze niet zo gediciplineerd zijn in het betalen van rekeningen.

 

 

Bovenstaande procedure is natuurlijk niet heilig, maar het belangrijkste is dat dat je voor jezelf een degelijk kader hebt. En het geeft je ook een duidelijk beeld wanneer jij uiterlijk je geld krijgt (wilt hebben) voordat je naar een incassoburo stapt. Anders vraag je je steeds weer af wat moet ik nu doen als volgende stap om mijn geld te krijgen en blijf je vaak een beetje hangen in het sturen van mailtjes.

Als je eenmaal duideljik hebt hoe jij je klanten aanmaant als het nodig is, dan word het veel makkelijker om te beslissen wat je doet, ga je streng zijn en de procedure exact volgen of geef je die ene klant wat meer tijd omdat je zijn "smoesje" eeh ik bedoel verhaal geloofwaardig vind..

 

Linksom of rechtsom als ondernemer krijg je altijd te maken met late betalers en wanbetalers, dus je kunt er maar beter op voorbereid zijn, dan hoef je niet elke keer te bedenken hoe je ermee omgaat.

 

De eerste paar keer dat je zo'n schema gebruikt voelt het soms ongemakkelijk en vraag je je misschien af of je er goed aan doet en ja, soms sputtert de klant ook wel eens, zo van bel je nu al weer, maar meestal is dat een soort van verdedigingsautomatisme uit schaamte dat ze nog steeds niet betaald hebben of er is iets anders aan de hand en het feit dat een klant boos word op jou wil nog niet zeggen dat jij de klantrelatie aan het verpesten bent. Het zou een stuk logischer zijn als de late betaler zich realiseerde dat hij met slecht betaalgedrag juist jullie relatie op het spel zet.

Kortom laat je niet tegenhouden om scheve gezichten te voorkomen en durf gewoon om het nakomen van hun deel van de overeenkomst te vragen als jij jou deel van de overeenkomst al op tijd en naar tevredenheid hebt opgeleverd.

 

[Highio]

Heb je inmiddels gebeld, gemaild en reactie?

 

Kenmerkend in de topicstart is dat je een factuur gestuurd hebt en dat de rest van het verhaal passief wordt.

 

Ik heb een offerte/factuur gestuurd. Daarmee hebben we (mijn klant en ik) iets afgesproken. Ik heb geleverd. Mijn klant betaalt niet op tijd. Ik heb het geld gisteren nodig, ofzoiets.

 

Groet,

 

Highio

[Jomee]

Dag Lukas,

 

Ik heb alleen maar bedrijven als klant, en de gebruikelijke betalingstermijn is 60 dagen. Als je het geld niet snel nodig hebt is de gemakkelijkste oplossing gewoon die termijn af te wachten. Het geld komt heus wel.

 

Anders gewoon even bellen en vragen wanneer je de betaling kunt verwachten.

Ik zou geen* herinnering sturen, die wordt vaak pas ook pas na een poosje gelezen en bedrijven worden er meestal niet warm of koud van, en gaan daar echt niet op reageren. Het gevolg is dat jij nog steeds geen idee hebt wanneer je het geld kunt verwachten.

 

Grotere bedrijven zijn vaak wat star in hun eigen betaalgedrag, en houden ondanks wat er op de factuur staat gewoon hun eigen standaard betalingstermijn aan. Met veel vijven en zessen kun je sommige bedrijven wel overhalen om speciaal voor jou een kortere betaaltermijn aan te houden, maar sommigen doen het ook gewoon niet.

 

Nogmaals het gemakkelijkst is om je niet te druk te maken, 60 dagen wachten. Als het er dan nog niet is pas bellen, vaak is er dan iets fout gegaan en heb je het geld in no time.

 

 

* tenzij je reden hebt om aan te nemen dat er moeilijkheden komen, dan is het voor het vervolgtraject wel wenselijk om dat al gedaan te hebben om de vervolgstappen eerder te kunnen nemen

[fvddungen]

Wederom een topic (want er zijn er talloze al geweest hier met dezelfde vraag) waar ik me weer serieus afvraag wat de betalingstermijn nou daadwerkelijk toevoegt. Ondanks mijn betalingstermijn van 14 dagen, hanteren vrijwel al mijn klanten hun eigen betalingstermijn. Gelukkig betaalt een aantal vrij snel. De sommigen zelfs binnen een week. Maar de anderen laten het gerust een maand of langer op zich wachten. Uiteindelijk betaalt iedereen wel, maar mijn gewenste betalingstermijn wordt massaal genegeerd. En wat kan ik daar aan doen zonder de klantrelatie (lichtelijk) te verstoren? En ik denk dat het bij velen van jullie net zo zal gaan. Dus nogmaals vraag ik me af wat voor waarde de betalingstermijn enigszins heeft, omdat toch vrijwel geen enkele klant zich daar aan houdt.

 

En toegegeven, ik zelf maak me er ook schuldig aan door steevast vrijwel altijd te laat te betalen en bij sommigen zelfs te wachten tot de eerste herinnering er is. En dat heeft me tot op heden nog nooit problemen opgeleverd. Alleen de betalingstermijn van de belastingdienst hou ik me streng aan.

[Hans van den Bergh]

maar mijn gewenste betalingstermijn wordt massaal genegeerd. En wat kan ik daar aan doen zonder de klantrelatie (lichtelijk) te verstoren? En toegegeven, ik zelf maak me er ook schuldig aan door steevast vrijwel altijd te laat te betalen en bij sommigen zelfs te wachten tot de eerste herinnering er is. En dat heeft me tot op heden nog nooit problemen opgeleverd. Alleen de betalingstermijn van de belastingdienst hou ik me streng aan.

Een aantal opmerkingen:

- de attitude om steevast te laat te betalen, is iets waar ondernemers massaal tegen hebben geprotesteerd toen bleek dat overheden er op dat punt een potje van maakte, zo erg dat ondernemers erdoor in de moeilijkheden kwamen qua liquiditeit e.d. Nu de overheid zijn lesje lijkt te hebben geleerd blijven collega-ondernemers die praktijk zelf onderling nog wel hanteren? Zo naai je elkaar dan toch een oor aan?

- Waarom zou de klantrelatie verstoord raken als je er even aan herinnert dat er nog een rekening open staat? De toon maakt de muziek en (juist!) in een goede relatie kun je dat soort zaken best aankaarten. Ik zou aan de relatie twijfelen als dat niet zou kunnen.

- Ik ben blij met een betalingstermijn, dat geeft mij de mogelijkheid om - binnen die termijn! - mijn beste betaalmoment te kiezen in plaats van deze - structureel? - te overschrijden.

 

Succes en groet,

 

Hans