Spelregels urencriterium boekenonderzoek

[ar]

Beste mensen,

 

Binnenkort boekenonderzoek, jeeeeeeh! :-\

 

Nu geeft m'n adviseur/boekhouder aan dat er een risico is dat de inspecteur mijn urenverantwoording niet zal accepteren. Echter, ik heb voldoende uren (>1225, naast mijn 24hrs vaste dienstbetrekking).

 

Wat zijn hier de spelregels? Ben ik overgeleverd aan de grillen van een inspecteur? Mag een inspecteur opgevoerde uren domweg niet 'accepteren'? Het betreft de eerste 3 jaar van de onderneming en overleg en uitzoekwerk is gewoon niet hard te maken met data, maar dit soort werkzaamheden heeft wel heeeeel veel tijd gekost...

 

Welke strategie is het meest effectief om de inspecteur te overtuigen?

 

Groet,

Ar

[Norbert Bakker]

Nu geeft m'n adviseur/boekhouder aan dat er een risico is dat de inspecteur mijn urenverantwoording niet zal accepteren

Waarom? Met andere woorden: wat is de motivatie/toelichting van de adviseur/boekhouder; waarom denkt hij/zij dat?

 

Welke strategie is het meest effectief om de inspecteur te overtuigen?

 

De waarheid/werkelijkheid, bij voorkeur te staven met extern te controleren informatie, zie onder info van De Zaak:

 

Zorg voor een goede urenadministratie

Bij een eventuele inspectie van de Belastingdienst moet je kunnen aantonen dat je daadwerkelijk aan het urencriterium hebt voldaan. Een goede urenadministratie is daarbij van essentieel belang. Dit kan in de vorm van een agenda of in een apart overzicht in een spreadsheet-programma.

 

Toetsbaar

De informatie moet zoveel mogelijk toetsbaar zijn, bijvoorbeeld aan de hand van treinkaartjes, (e-mail)correspondentie of facturen.

 

Niet te algemeen

Een urenregistratie die te algemeen en te globaal is, voldoet niet als bewijsmateriaal. Er moet een relatie gelegd kunnen worden tussen de genoteerde uren en de daarmee samenhangende werkzaamheden.

 

Wat zijn hier de spelregels?

De spelregels zijn een goede concrete urenadministratie, dus geen vage schattingen

 

Ben ik overgeleverd aan de grillen van een inspecteur?

Nee, je bent overgeleverd aan hoe goed jij zelf je uren hebt bijgehouden, in plaats van achteraf geschat

 

Mag een inspecteur opgevoerde uren domweg niet 'accepteren'?

Ja, als die uren niet concreet genoeg zijn, of tegenstrijdig zijn met andere data

 

Het betreft de eerste 3 jaar van de onderneming en overleg en uitzoekwerk is gewoon niet hard te maken met data

Als jij die uren overleg en uitzoekwerk gewoon goed geadministreerd hebt is er niet aan de hand. Overleg doe je bijvoorbeeld niet in je eentje, dus dat valt makkelijk te controleren met de agenda van de persoon of personen met wie je dat overleg had

 

[Nancy Zonneveld]

Vaak heb je met overleg/uitzoekwerk ook wel contact met anderen, vooral als het heel veel tijd heeft gekost is daar vast wat van terug te vinden. E-mails uit die tijd? Bestanden met je conclusies/uitzoekwerk uit die tijd? Of als het van boeken was, staan die boeken nog in je kast?

 

Bij een jaar met minder inkomsten adviseerde m'n boekhouder m'n agenda van dat jaar te bewaren. (maar geen onderzoek gehad en ik had er geen andere baan naast). Was wel netter geweest als je boekhouder dat ook meteen dat jaar had gezegd om iets te bewaren.

[realist]

agenda moet je sowieso bewaren, ook om allerlei klantencontacten aan te tonen etc.

 

ten aanzien van de vraag: hoe gedetailleerd is het detail?

Mensen in de zorg hebben bijv 17 seconden om iemands billen af te vegen.

Die moeten dacht ik per kwartier administreren. Dat is geen doen, zeker niet bij genoemd

uitzoekwerk.

 

Als ik het ook maar even op zijn beloop laat, en ik schrijf het bijv eind van de week op, maak ik steevast veel minder uren dan wanneer ik het per dag opschrijf.

Stel je hebt iets geschreven, laten we zeggen een A-4tje. En ik zeg dat ik een uur daar over gedaan heb.

(het was net anderhalf uur: woordkeuzes; naslagwerk, etc). Voor mij is dat aannemelijk.

ik vraag niet wat een inspecteur aannemelijk vindt aan mensen die nooit zo'n bezoek gehad hebben.

 

Dus: Zijn er mensen die hier ervaring mee hebben?

 

En dan nog dit:

naast de 1225 uur moet je ook meer tijd aan je zaak besteden dan aan je activiteit uit looondienst las ik laatst ergens. Geldt die regel hier ook nog?

 

[Norbert Bakker]

En dan nog dit:

naast de 1225 uur moet je ook meer tijd aan je zaak besteden dan aan je activiteit uit looondienst las ik laatst ergens. Geldt die regel hier ook nog?

Niet de eerste 3 jaar, dus hier niet aan de orde

[John B]

Vaak heb je met overleg/uitzoekwerk ook wel contact met anderen, vooral als het heel veel tijd heeft gekost is daar vast wat van terug te vinden.

Ik weet niet of het gaat over de rijschool van destijds, maar als het deels overleg met je partner betreft denk ik dat je heel goed moet kunnen aangeven in hoeverre dat allemaal zakelijke uren zijn.

 

Hoe groot is het aantal uren "overleg" trouwens in totaal geweest? Kun je dat aantal opdelen in categorieën en het zakelijk belang van die categorieën motiveren? En geldt dat ook voor het uitzoekwerk?

 

Dit topic triggert bij mij overigens de vraag in hoeverre overleg / sparren met je partner over je onderneming een zakelijke activiteit is.

[Ron van der Kolk]

Het betreft de eerste 3 jaar van de onderneming en overleg en uitzoekwerk is gewoon niet hard te maken met data, maar dit soort werkzaamheden heeft wel heeeeel veel tijd gekost...

Als de eerste drie jaar van je onderneming vooral bestaan uit overleggen en uitzoeken, zou de Belastingdienst in een extreem geval op basis van de andere criteria zelfs kunnen stellen dat er sowieso geen sprake was van ondernemerschap. Dan doet het aantal uren ook niet meer ter zake. Kortom, het draait niet alleen om het tonen van een lijstje met uren, maar om het overtuigen dat je serieus met een serieuze onderneming bezig bent. Laat daarom ook zien wat je bereikt hebt met al die tijdsinvestering.

[ar]

Hartelijk dank voor de input allemaal!

 

Het betreft inderdaad de rijschool met mijn partner. (heel leuk John dat je dit nog weet/hebt opgezocht!) Waar ik me enigszins op verkeken heb is inderdaad het detailniveau en motivatie van gemaakte uren.

 

Voor veel gemaakte uren heb ik een tastbaar eindresultaat (website, flyer, visitekaartje, relatiegeschenkje, etc.) maar heb ik niet alle activiteiten om dit te realiseren gedocumenteerd. Dat zal wellicht tot discussie leiden. Overleg en uitzoekwerk heb ik slecht gedocumenteerd, maar ik moet eens kijken wat hier en daar nog te vinden is.

 

Als Bèta persoon heb ik wat moeite met het slecht gedefinieerde concept van een 'goede administratie'. Er gebeurd veel in mijn hoofd wat ik vaak niet vastleg. Klantencontact is bijvoorbeeld netjes vastgelegd op de leskaarten door mijn partner die de daadwerkelijke lessen verzorgd, maar ik hou zelf geen agenda bij. :-\

Ook denk ik dat er objectief bekeken geen verschil zou mogen zijn voor wat betreft aannemelijk maken van de activiteiten tussen mijn partner of een willekeurige werknemer.

 

Ik ga mijn best doen om zo veel mogelijk onderbouwing bij elkaar te schrapen, maar het zou wel eens een stevig potje leergeld kunnen worden. ;D

 

Volgens de ondernemerscheck van de belastingdienst zelf, ben ik een (sl)echte ondernemer! ;D ;D ;D

[Norbert Bakker]

Voor veel gemaakte uren heb ik een tastbaar eindresultaat (website, flyer, visitekaartje, relatiegeschenkje, etc.) maar heb ik niet alle activiteiten om dit te realiseren gedocumenteerd.

 

3 jaar x 1.225 uur = 3.675 uur. Het lijkt mij wat onaannemelijk dat "veel" van die gemaakte uren zijn besteed aan website, flyer, visitekaartje en relatiegeschenkje, ongeacht of je al die activiteiten om dat te realiseren hebt gedocumenteerd

 

Waar besteed je die 25-30 uur per week structureel aan? Dat zal de hamvraag van de inspecteur ongetwijfeld ook zijn

 

[ar]

Hoi Norbert,

 

De bulk van de tijd zit in speur- en ontwikkelingswerk naar een geschikte 'groene' oplossing voor de lesauto. Hierbij moet je denken aan een elektrische lesauto, maar mét versnellingen zodat klanten niet beperkt worden tot een 'automaat-rijbewijs'. Voordelen voor de rijschool zijn natuurlijk de kostenbesparingen waardoor opschalen eenvoudiger/haalbaar wordt. Dit zijn overigens WBSO werkzaamheden. Ik verwacht hierover geen acceptatie problemen met de inspecteur.

 

Voor de resterende tijd, maak ik uit de reacties op dat dit aannemelijk/bewezen moet worden middels alle denkbare vormen van registratie. Naar mijn mening is dat een (te?) zware administratieve last.

 

Ongeacht mijn mening, denk ik nu een aardig beeld te hebben van wat er wordt verwacht, dus ...aan 't werk... ;)

[Bob de webbouwer]

Duizenden uren onderzoek voor het vinden van een geschikte lesauto? Dat gaat geen belastinginspecteur accepteren lijkt me, tenzij je de lesauto echt zelf ontwikkeld / gebouwd hebt.

[ar]

Betreft inderdaad ontwikkeling, er bestaan geen geschakelde elektrische auto's.

[Cosara]

Betreft inderdaad ontwikkeling, er bestaan geen geschakelde elektrische auto's.

Los van het feit dat het m.i. volstrekt onzinnig is om aan een elektromotor een versnellingsbak te koppelen, heeft de in eigen beheer ontwikkelen van een handgeschakelde elektrische auto niets met de huidige activiteit te maken ... de exploitatie van een rijschool. Uw boekhouder krijgt zeer waarschijnlijk gelijk ... Vergeet die uren dus maar.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[Anouk V]

Ik vind dat die uren er wel bij horen. Het is immers onderzoek voor een auto die je gaat gebruiken voor je werkzaamheden. Ik zie ook niet in waarom het onzinnig zou zijn. Elektrische auto's zijn nu eenmaal beter voor het milieu (tenminste dat zeggen ze) en goedkoper in gebruik.

Alleen om daar nou duizenden uren voor op te geven gaat erg ver. Het mag overigens wel als jij dat belangrijk vond voor je onderneming maar dan zal je dus wel een goede urenadministratie moeten hebben om dit aannemelijk te maken.

[ar]

Nedzhibe,

Interessant wat je daar zegt. Naast de uren zelf, moet ik dus ook aantonen op welke wijze mijn werkzaamheden bijdragen aan de exploitatie? Waar ligt de grens naar een inhoudelijke beoordeling van mijn tijdsbesteding, hetgeen duidelijk niet aan de belastingdienst is om over te oordelen?

 

Verlagen van de directe kosten is natuurlijk 1 op 1 gerelateerd aan de exploitatie.

 

Technisch sla je volledig de plank mis, de ene technische oplossing is de andere niet zullen we maar zeggen ;)

 

[Norbert Bakker]

Verlagen van de directe kosten is natuurlijk 1 op 1 gerelateerd aan de exploitatie.

Technisch sla je volledig de plank mis, de ene technische oplossing is de andere niet zullen we maar zeggen ;)

 

Een schakelbak voor een elektrisch auto verlaagt de directe kosten zeker niet. En een schakelbak voor een elektrische heeft qua kosten/ energieverbruik alleen zin bij hoge snelheden of extreme kracht-inspanning. Voor voornamelijk stadgebruik (zoals lesauto's) heeft het bij een vrijwel horizontale koppelcurve geen enkele zin, en werkt het alleen kostenverhogend.

Tesla heeft er mee geëxperimenteerd maar is er weer mee gestopt: de onderhoudskosten bleken vooralsnog te hoog.

 

Het enige zinnige doel lijkt me kunnen lessen in een schakelbak, maar dat heeft niets te maken met verlagen van de directe kosten, hooguit met marketing en positionering.

 

Op zicht uit stekende doelen, maar om daar nu zoveel uren ontwikkeltijd aan te besteden lijkt me niet in relatie staan tot de rijschool zelf. Het lijkt me een totaal andere activiteit

 

hetgeen duidelijk niet aan de belastingdienst is om over te oordelen?

Waarom niet, en waarom duidelijk?

 

[JansenmeteenJ]

Betreft inderdaad ontwikkeling, er bestaan geen geschakelde elektrische auto's.

 

Reeds complete pakketten voor 2cv, citroen ds, meen ook cx etc... kleine moeite om aan te passen voor andere auto's

[Cosara]

Nedzhibe,

Interessant wat je daar zegt. Naast de uren zelf, moet ik dus ook aantonen op welke wijze mijn werkzaamheden bijdragen aan de exploitatie? Waar ligt de grens naar een inhoudelijke beoordeling van mijn tijdsbesteding, hetgeen duidelijk niet aan de belastingdienst is om over te oordelen?

Als je dat kunt aantonen, is er weinig aan de hand, en zeker als genoemde (onderzoek)activiteiten in de registratie van je onderneming in het handelsregister zijn opgenomen.

 

Daarbij moet je vrij gedetailleerd kunnen aantonen dat gemaakte uren ook daadwerkelijk zijn gemaakt. Dagelijks 4 uur googelen zal m.i. toch wel problemen opleveren. Disproportionele non-declarabele uren ten opzichte van de declarabele uren, met slechts als doel om aan het urencriterium te kunnen voldoen, zullen niet altijd geaccepteerd worden.

 

Het helpt ook als je van al je speurtochten een lijvig dossier hebt aangelegd en deze niet beperkt zijn door slechts vermelding van uren in een agenda. Genoeg rechtszaken die soms de ene, soms de andere partij gelijk geven, en waarbij het altijd gaat om de inhoud van het verhaal.

 

Wat betreft de bevoegdheden van de Belastingdienst, zie ook:

Officiële bekendmakingen - Ministerie van Financiën - Inkomstenbelasting. Urencriterium. Ondernemerswerkzaamheden - 8 maart 2010 - Nr. DGB2010/1710M - Directoraat-generaal Belastingdienst, Brieven en beleidsbesluiten.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe