Geen factuur krijgen leverancier

[worage]

Hallo, ik heb een vraag. 

Mijn leverancier(distributeur) heeft mij vanaf juni 2018 div bestellingen gestuurd en gebracht. Echter zaten daar nooit pakbonnen of

facturen in. Na eindeloos bellen, mailen de belofte dat het gestuurd zou worden maar helaas. Uiteindelijk lopen de bedragen op en ik heb geen idee wat er 

inmiddels open staat. Omdat ik constant werd voorgelogen heb ik de eigenaar van het produkt in Polen geld. Zij is speciaal naar Nederland gevlogen. Ze hheft met mij gesproken en de distributeur en alles zou beter worden. 

Ik dus weer een order geplaats. Nou komt het. Ook van de laatste order 1e week januari weer geen factuur en geen pakbon.

Dus weer bellen. Zegt de distributeur doodleuk dat hij alle facturen bij elkaar gaat optellen en de datum 2019 gaat zetten en niet de data van levering.

Maar dat mag toch helemaal niet? Ik heb nu produkten in 2018 verkocht waar ik geen factuur van heb en die in 2019 geleverd zijn.

Iemand enig idee hoe dit op te lossen?

Ik heb hem nu in gebreke gesteld en gezegd dat ik binnen 7 dagen de juiste facturen met juiste data hoor te krijgen.

Wat kan ik nog meer doen? 

[Cosara]

5 minuten geleden, worage zei:

Iemand enig idee hoe dit op te lossen?

Rechtstreeks bij de eigenaar van het product in Polen bestellen, tenminste als die de zaakjes wel op orde heeft.

 

Zonder factuur heb je toch niets betaald ... of wel soms?

Op basis van wat heb je vorig jaar de BTW-aangiftes gedaan?

[worage]

Bedankt voor je reactie

Ik heb wel deze producten al verkocht. Maar ik heb de facturen zelf niet kunnen inboeken natuurlijk.

Dat kan natuurlijk wel achteraf maar dan wel met de juiste leverdata. Nu heb ik straks 1 groot factuur waarop een data van leveren pas dit jaar is. 

Dat is toch niet kloppend in mijn boekhouding te krijgen?

 

En ik heb idd al een levering gekregen uit polen maar ja daar willen ze niet mee doorgaan daar is hun distributeur voor en terecht!

31 januari 2019 aangepast door worage

[Rik ·]

Welkom op Higherlevel.

 

Het kan ook niet kloppen met hun administratie. Hebben ze wel ooit gezegd dat ze facturen hadden (en op zouden sturen)? Dan moet je nu natuurlijk niet een 'verzamelfactuur' krijgen want die kunnen zij ook niet inboeken. Of ze moeten tot nu toe alles zwart gedaan hebben.

 

Je kunt bij je leverancier natuurlijk aangeven dat je dit dan met je belastinginspecteur moet bespreken (dat je dus geen facturen over 2018 hebt). En er terloops bij vermelden dat... "De kans bestaat dan natuurlijk wel dat u als leverancier een controle krijgt, wegens het niet op orde zijn van uw administratie". Maar ja, de kans bestaat dat ze dan zeggen 'so be it'.

 

Wie heb je bij de leverancier gesproken? Iemand van de administratie? Of is het zo'n kleine leverancier dat ze geen 'administratie' hebben (particulier vanuit de zolderkamer)?

 

[Cosara]

8 minuten geleden, worage zei:

En ik heb idd al een levering gekregen uit polen maar ja daar willen ze niet mee doorgaan daar is hun distributeur voor en terecht!

Waarom zou dat terecht zijn?

De distributeur maakt er een puinhoop van.

Bovendien ... Ze hoeven het toch niet te brengen?

Polen is met de auto ongeveer 8 uur rijden ... koop het daar!

 

Nog geen antwoord of je de goederen bij vooruitbetaling geleverd krijgt.

[worage]

Hallo Rik, ik zal het uitleggen. Het is een leverancier in hondenvoer. Hij is 2 jaar geleden de distributeur van hondenvoer geworden. Inmiddels heeft hij zo'n 30 dealers maar ik denk dat hij het gewoon niet aan kan. Na de laatste order heb ik hem gebeld met de mededeling dat er weer geen pakbon in zat dat er 15 producten ontbraken en dat ik daar 

flink van baalde. Ja ja was zijn antwoord ik heb niet alles op voorraad en dat ie zijn "kladje"' er even bij moest zoeken waar op stond wat hij mij verzonden heeft.

Ongeloofelijk! 

 

Ik vermoed dat deze man zijn "'kladjes"' van mijn leveringen kwijt is en nu alles maar op 1 factuur in 2019 wil gaan zetten dus natte vinger werk.

Daar ben ik dus niet van gediend. Feit is wel dat het een topproduct is wat heel goed verkoopt maar op deze manier ik dus geen zaken met hem kan doen.

 

Ik heb hem nu in gebreken gesteld en verwacht binnen 7 dagen de facturen van de geleverde datum met daarin de mededeling dat ik raad heb gevraagd bij de belastingdienst ;)

 

[worage]

Cosara, nee ik heb nog niets betaald. Omdat deze man ook met zijn bus spullen kwam brengen zonder pakbon oid is er totaal geen overzicht meer...

 

De Poolse eigenaresse werkt wel mee zij is echt behulpzaam maar communicatie verloopt moeizaam en geloofd constant de distrubuteur zijn praatjes.

[Rik ·]

Als je ook nog niets betaald hebt, en geen facturen hebt, neem ik aan dat je ook nog geen BTW teruggevorderd hebt e.d. Op zich lijkt mij er dan niets op tegen om jouw 2018 jaar af te sluiten met een geschatte kostenpost (a.d.h.v. de leveringen) die je dan via een balanspost (overlooppost) overzet naar 2019. Dan maakt het dus niets uit dat je de officiële factuur in Q1 van 2019 krijgt en deze weg streept tegen die overlooppost.

 

Van facturen die je voor 2018 krijgt zul je nu de BTW toch niet meer voor Q4 terug kunnen vorderen. Dan blijft alleen jouw 'kosten' voor 2018 over en die kun je gewoon opvoeren zonder factuur (als die later zou komen).  Voor het aftrekken van kosten in de resultatenrekening heb je n.l. geen factuur als bewijs nodig maar wel ander bewijs (mailwisseling van bestelling e.d.). Je zult dus even goed moeten documenteren wat je allemaal voor 2018 binnen hebt gekregen (met opmerking dat factuur en betaling in 2019 volgt).

 

 

 

31 januari 2019 aangepast door Rik ·

[Cosara]

28 minuten geleden, worage zei:

Cosara, nee ik heb nog niets betaald. Omdat deze man ook met zijn bus spullen kwam brengen zonder pakbon oid is er totaal geen overzicht meer...

Geef mij ook zo'n leverancier ... gratis leveringen en een enkele bewijs.

 

Hij of zij zal de Poolse fabrikant of leverancier toch ook wel een keertje moeten betalen?

Ben geen goeroe, maar ik voorzie dat je binnenkort naar een andere distributeur op zoek moet gaan.

 

30 minuten geleden, worage zei:

De Poolse eigenaresse werkt wel mee zij is echt behulpzaam maar communicatie verloopt moeizaam en geloofd constant de distrubuteur zijn praatjes. 

Misschien kan je de distributie wel overnemen ... als je wilt.

[worage]

29 minuten geleden, Rik · zei:

Als je ook nog niets betaald hebt, en geen facturen hebt, neem ik aan dat je ook nog geen BTW teruggevorderd hebt e.d. Op zich lijkt mij er dan niets op tegen om jouw 2018 jaar af te sluiten met een geschatte kostenpost (a.d.h.v. de leveringen) die je dan via een balanspost (overlooppost) overzet naar 2019. Dan maakt het dus niets uit dat je de officiële factuur in Q1 van 2019 krijgt en deze weg streept tegen die overlooppost.

 

Van facturen die je voor 2018 krijgt zul je nu de BTW toch niet meer voor Q4 terug kunnen vorderen. Dan blijft alleen jouw 'kosten' voor 2018 over en die kun je gewoon opvoeren zonder factuur (als die later zou komen).  Voor het aftrekken van kosten in de resultatenrekening heb je n.l. geen factuur als bewijs nodig maar wel ander bewijs (mailwisseling van bestelling e.d.). Je zult dus even goed moeten documenteren wat je allemaal voor 2018 binnen hebt gekregen (met opmerking dat factuur en betaling in 2019 volgt).

 

 

 

Ok goedd at je me het zo uitlegd. Zo wordt het zeker overzichtelijk. En iid ik moet goed documenteren wat ik heb gemaild. Mijn gevoel zegt me dat hij met een hoop facturen gaat aankomen die niet te achterhalen zijn en zelfs verzonnen. Uiteraard ga ik die natuurlijk niet betalen.

[worage]

Cosara ja mooi he zo'n leverancier.

Ik heb voor ik de Poolse leverancier belde div dealers  gebeld en gevraagd of hun ook problemen hadden. En iid die hadden ze.

bijna niemand kreeg facturen en de problemen stapelen zich op. Ik heb met de Poolse leverancier gebeld en deze melde mij dat de Nederlandse distributeur 

betalingsachterstanden had. Dus ja je hebt gelijk!

Wat ik nu vermoed is dat hij bij iedereen de facturen achterhoud en in 2019 uitgeeft om zo geen belasting over zijn laatste kwartaal te hoeven betalen omdat hij geen geld heeft.

 

En ik heb idd aangegeven dat als ze een nieuwe distributeur zoeken ik me aanbevolen hou. Maar ze hebben een contract voor 5 jaar met hem en hebben ook een emotionele band met hem blijkbaar.

[Cosara]

7 minuten geleden, worage zei:

En ik heb idd aangegeven dat als ze een nieuwe distributeur zoeken ik me aanbevolen hou.

Maar ze hebben een contract voor 5 jaar met hem en hebben ook een emotionele band met hem blijkbaar. 

Als de betalingen achterwege blijven, dan weet ik niet wat er sneller wordt opgezegd ... de emotionele band of het contract.

 

[JansenmeteenJ]

Zou in die zin de rollen omdraaien en elke bestelling  een leveringsbevestiging zenden?

Dank voor de levering, we hebben ontvangen van u:

 

Dan heb je iets op papier.

[worage]

Dat zou kunnen. Maar ik ben een kleine eenmanszaak. Heb mijn computer thuis staan. Dus moet ik zelf alles noteren en als ik klaar ben thuis nog extra tijd gaan besteden. En eerlijk gezegd als hij al niet de moeite neemt om een pakbon er bij te doen...

Door hem te mailen wat er is binnen gekomen zo zit ik zijn boekhouding te doen.

Ik vind dat gewoon zeer onprofessioneel en dat is niet mijn manier van werken.

[yann]

Wel leveren en niet hoeven betalen?
Welke leverancier is dat? daar wil ik ook wel hondenvoer bestellen.

Bij je volgende bestelling stuur je je inkoopvoorwaarden mee, waarin natuurlijk staat dat er enkel gefactureerd kan worden onder vermelding van je PO nummer en er 30 dagen na levering geen facturen meer in behandeling worden genomen

[worage]

Hoi Yann, dat is iid ook nog een goed idee. Alhoewel ik hem dit telefonisch ook al had mede gedeeld. 

 

Ik heb hem gisteren in gebreke gesteld en binnen 7 dagen verwacht ik de facturen met de juiste leverdata. Dit is trouwens in Nederland verplicht. 

 

Ik heb hier trouwens geen reactie op gehad. 

 

Deze man snapt gewoon niet hoe het werkt helaas.

 

[Highio]

Lekker kwaliteitssysteem is dit ook voor een voedingsketen...

 

Quote

Zou in die zin de rollen omdraaien en elke bestelling  een leveringsbevestiging zenden? 

Dank voor de levering, we hebben ontvangen van u:

 

Dan heb je iets op papier.

 

...dat dus, met een cc of bcc richting Polen en verzoek om facturen van een van beide. Met duidelijke vermelding van jouw bestelling en nog duidelijkere vermelding van de manco's.

 

Groet,

 

Highio

31 januari 2019 aangepast door Highio

[Tonino]

Of maak even een klein excel bestandje met alle producten die je regelmatig koopt, plek voor een datum en handtekeningen en draai er een paar uit voor je winkel. Dan heb je misschien geen leveringsbon/paklijst, maar wel een ontvangstbevestiging.

[Bazzio]

heb je zelf geen 'kladje' of gewoon een mail van je bestelling waarop je zelf afstreept wat je binnenkrijgt?

dan heb je ook een 'pakbon' voor je eigen administratie.

 

bij leveranciers die niet in mijn software systeem zitten vraag ik een bestellijst op en maak ik zelf een excel bestandje waarin je bestellingen verwerkt, dat werkt prima.