Vervangend secretaresse maakt grove fouten, wat zijn de mogelijkheden

[pinkielady1]

 

Beste,

 

Onze huidige directiesecretaresse is met zwangerschapsverlof en wij hebben tijdelijk een andere secretaresse aangenomen in haar plaats voor een periode van 4 maanden. 

 

Omdat we een snelgroeiende organisatie zijn is snel handelen vereist. We begrijpen dat ze nieuw binnen onze organisatie komt en dus moet wennen aan bepaalde systemen en processen. Aan de andere kant dachten wij na een inwerkperiode van ruim 3 weken door onze eigen secretaresse wel dat de grootste zaken opgepakt konden worden met eventuele bijsturing vanuit ons. We zijn nu ruim 2 maanden verder en vragen ons steeds meer af wat ze aan het doen is. Wijzelf merken dat we na die twee maanden achterstanden hebben opgelopen in de boekhouding, de dossiers, maar ook in het contact naar onze klanten dus hebben grote stukken overgenomen om verdere ´onoverzichtelijke´ achterstanden te voorkomen. . Tot onze grote schrik houdt ze de info-email niet bij. Ze loopt ook hier ruim 3 tot 4 weken achter. Wij hebben inzage in deze mailbox en hebben besloten deze te openen toen reacties van sollicitanten uit leken te blijven. 

 

Er waren 5 sollicitanten, waarop niet is gereageerd

Er waren belangrijke emails vanuit de gemeente, terwijl wij de gemeente hebben aangesproken op het uitblijven van de reactie 

Er staan onbetaalde facturen in met verloopdatum

etc etc.

 

U begrijpt dat dit tot stress en onoverzichtelijke bedrijfsvoering leidt, naar zowel onze klanten als de relaties. Wij hebben het idee dat het onze naam schaadt als we haar nog langer deze mailbox laten beheren, maar zijn van mening dat het toch te gek voor woorden is dat zij volgens haar CV een ervaren secretaresse is. we ook dit uit haar handen zouden moeten nemen. Ik betrap mezelf erop dat ik me steeds vaker afvraag in hoeverre deze CV klopte. Een wijze les!

 

Wij werken nu weer flinke uren over om bij te benen wat ze in achterstanden heeft gecreeerd, wat erg vervelend is. De insteek was dat zij ons zou ontlasten, maar ze doet het tegendeel. Ondanks dat ze uiterst vriendelijk is, merken we dat we twijfelen aan haar kwaliteiten. Ons is verteld dat, omdat het over zwangerschapsvervanging gaat, we haar niet kunnen ontslaan. Dit lijkt mij niet te kloppen? Ik krijg stress van de gedachte dat ze tot eind van dit jaar nog werkzaam is op het tempo zoals ze dat nu doet. 

 

Heeft iemand een passend advies voor ons over de mogelijkheden die we hebben. Alvast heel hartelijk bedankt!

 

 

[TwaBla]

Je hoeft hem niet te ontslaan om iemand anders die verantwoordelijkheden te geven.

[Mikky Vrolijk]

Via welke inhuurconstructie heb je haar aangenomen? Via een uitzendbureau? Dan is een gesprek met hen aangaan en om een ander vragen geen probleem.

Heb je haar voor een vaste periode zelf aangenomen en staat dit in haar contract voor die periode vast? Dan, kun je je informeren of je haar op staande voet kan ontslaan. Dit kan in sommige gevallen bij disfunctioneren, maar wordt niet altijd geaccepteerd bij ontslag.

Of dit in jouw geval mogelijk is, kun je achterhalen door de ontslagchecker in te vullen. Let er daarbij wel op dat eventuele juridische gevolgen nog steeds van toepassing kunnen zijn.

Een andere oplossing kan zijn dat je naast haar nog een persoon (part time) aanneemt om zo het werk wel weer op de rit te krijgen. Óf, als dit budgettair geen optie is, dan zullen inderdaad de andere collega's bij moeten springen en dien je het op die manier helaas nog 2 maanden vol moeten houden.

[pinkielady1]

2 uur geleden, TwaBla zei:

Je hoeft hem niet te ontslaan om iemand anders die verantwoordelijkheden te geven.

 

Bedankt voor uw snelle reactie, wij willen liever ook niet ontslaan. Dat zou niet passend zijn voor hoe wij werken. Maar zouden wel graag willen weten welke ´escape´ we kunnen inzetten. Morgen hebben we een gesprek met haar. Heeft het zin om een waarschuwing te geven als het nergens toe kan leiden?

 

Uw advies is iemand anders aannemen? De grote verantwoordelijkheden die zij had, hebben wij (mijn compagnon en ik) nu op ons genomen. Naast alle andere taken die wij hebben is dat eigenlijk teveel en ik weet niet of we dit zo volhouden.

 

Voor meer achtergrondinformatie:

- zorgorganisatie met 20 coaches in dienst

[pinkielady1]

1 uur geleden, Mikky Vrolijk zei:

Via welke inhuurconstructie heb je haar aangenomen? Via een uitzendbureau? Dan is een gesprek met hen aangaan en om een ander vragen geen probleem.

Heb je haar voor een vaste periode zelf aangenomen en staat dit in haar contract voor die periode vast? Dan, kun je je informeren of je haar op staande voet kan ontslaan. Dit kan in sommige gevallen bij disfunctioneren, maar wordt niet altijd geaccepteerd bij ontslag.

 

Ja, we hebben haar zelf aangenomen. Omdat de periode te kort was zat er geen proeftijd bij.

 

Ik vrees dat we voor de laatste optie moeten gaan en iemand erbij moeten zoeken. Goede les voor ons ook weer :). 

 

Heel erg bedankt voor uw informatie, ik ga de ontslagchecker eens invullen.

 

 

[TwaBla]

Van de vier maanden zijn er al twee voorbij. Dan is de schade te overzien.

[Branko Collin]

De FMB's door één persoon laten beheren lijkt me sowieso onverstandig. Geef minstens twee personen toegang, zelfs al is er een primair verantwoordelijk voor het beantwoorden/doorsturen.

 

Verder lijkt me de oude secretaresse nogal een kampioen. Ze is naast secretaresse ook nog eens boekhouder, archivaris en accountmanager in een ("de boekhouding, de dossiers, maar ook in het contact naar onze klanten"). Uit het bovenstaande kan ik in elk geval niet afleiden dat de vervanger een slechte secretaresse is. Misschien is ze wel een totaal ander takenpakket gewend?

 

Hoe kan het dat jullie er pas na twee maanden achter komen dat dingen scheef lopen?

[R.I.P. - Benm]

2 uur geleden, TwaBla zei:

Van de vier maanden zijn er al twee voorbij. Dan is de schade te overzien.

 

Inderdaad - je zou haar op non-actief kunnen stellen of een beperktere functie kunnen geven voor het restant van de periode zonder te ontslaan. Beetje zonde van het geld, maar over 2 maanden loon soebatten gaat ook een lastige worden. Het lijkt me geen grond voor ontslag op staande voet, en dan zit je dus nog een maand maand met deze situatie, zelfs als ze het ontslag accepteert zonder verweer. Da's dus sowieso al 3 van de 4 maanden, hier veel energie insteken lijkt zinloos gezien je er hoogstens 1 maand mee wint. 

 

Een andere persoon tijdelijk inhuren zou een optie kunnen zijn als iemand te vinden is. Ik zou een zzp'er zoeken voor zo'n korte periode, dan heb je ook geen gelazer met arbeidsrecht. Het kan wellicht wat duurder zijn, maar als die persoon niet bevalt kom je er ook een stuk eenvoudiger en sneller weer vanaf. 

[RiVe]

Eens met Branco, de andere secretaresse is een kampioen, gezien de hoeveelheid taken heb ik de indruk dat de vervangster goed is, maar ondersneeuwt in de hoeveelheid taken en daardoor het overzicht kwijtraakt.

Vriendelijk gesprek aangaan, een deel van de taken bij haar weghalen en twee wekelijk een evaluatiegesprekje houden, kan kort en informeel zin.

Zoek nog iemand voor het vrijgevalen deel van de taken.

 

[Highio]

Mijn vraag is wat jouw rol, die van jouw compagnon en die van de directiesecretaresse in de ontstane situatie is. De taakinhoud of werkverdeling lijkt niet duidelijk en feit is dat niet iedereen onder stress (beschreven dynamiek) functioneert. Er lijkt nog een directiesecretaresse of organisatiewijziging nodig, want de huidige is veel te onmisbaar in haar functie.

 

Groet,

 

Highio

[espen]

De oude secretaresse lijkt mij veel te veel zaken te regelen. Neem er iemand bij die haar wat taken uit handen neemt. Ook voor de toekomst is dit beter.

[Ric-II]

Ook het switchen tussen verschillende taken kan veel tijd kosten. Een duidelijke dag / week indeling zou hier nog kunnen helpen.

 

De vaste secretaresse is blijkbaar een natuur talent en haar gewicht in goud waard. Ik neem aan dat de tijdelijke haar best doet, maar het eenvoudig niet allemaal kan bol werken. Waarschuwen of dreigen heeft weinig zin en lijkt mij ook niet passen in hoe jullie werken. Elke week of dagelijks bij de koffie ff bijpraten had dit wellicht al kunnen voorkomen, je moet altijd in nieuwe mensen investeren. Dat is dan ook precies het probleem met tijdelijke werknemers op een sleutel functie.

 

Biedt wat meer structuur en eventueel hulp of het wegnemen van taken die minder passen. Liever dat een paar taken goed afgehandeld worden dan alle maar half.

Wellicht zelfs dat het dan zou lonen het contract te verlengen om de toenemende druk op de vaste medewerkster te ontlasten.

 

 

[UwJurist]

In aanvulling op bovenstaande: als de overeenkomst geen tussentijdse opzegmogelijkheid bevat, kunt u überhaupt niet opzeggen. Als die wel is opgenomen, hebt u er nog weinig aan, want u moet dan eerst een verbetertraject starten. Een proeftijd was überhaupt niet mogelijk bij zo'n kort contract.

Kortom, maak er het beste van, haal een aantal taken bij haar weg en huur daarvoor een ander in. En wel via een uitzendbureau o.i.d. zodat u niet nog een keer met het zelfe probleem te maken krijgen.

[pinkielady1]

Allen,

 

Heel hartelijk dank voor alle goede adviezen. Hoewel ik ze gelezen heb, zie ik dat ik niet heb gereageerd. Twee maanden is inderdaad te overzien nu.

We hebben op jullie advies een verwachtingen gesprek gehad, vanuit ons hebben we afgesproken meer momenten met haar door te brengen en hebben we in overleg met haar het takenpakket verkleind en overzichtelijk gemaakt middels een schema. Zij gaf inderdaad aan door de bomen het bos niet meer te zien.

 

Onze vaste secretaresse is zeker goud! 

[Branko Collin]

Bedankt voor de terugkoppeling.