Beste Allen,

 

Voor ons bedrijf zijn we opzoek naar een programma en / of website waarin we brieven kunnen maken. In het programma zit dan al een voorbeeld (template) brief van ons bedrijf met logo ect. Echter d.m.v. van zo programma en / of website  vul je alleen de gegevens van de klant in, en het programma of website zet het op de juiste plek. Op dit moment gebruiken we de standaard brief, maar passen we steeds alles aan in word, maar ik denk dat dit makkelijker en sneller kan. 

Als mij uitleg niet duidelijk is, laat het me weten, probeer ik het beter uit te leggen.

Alvast bedankt! :-) 

Hoi Patrick,

Hier zijn heel veel oplossingen voor. Met een beetje googelen kom je al een heel eind.
Je vermeldt in je bericht niet om wat voor een brief het precies gaat.  Als je 1 brief naar je gehele klantenbestand wilt sturen, dan kan je even googelen op "direct mail".  Je vindt dan bedrijven die dit voor je kunnen verzorgen.
Als je het zelf in Word wilt blijven doen, dan kan je een van de verschillende functies van Word daarvoor gebruiken, bijvoorbeeld mail merge. Daarmee kan je je adressneboek uitlezen en automatisch de brief van de juiste gegevens voorzien.

En er zijn inderdaad ook websites die dit zouden kunnen doen, maar pas altijd even op met het delen van (persoonlijke) data met derden.

 

Succes!

In Word kun je een layout op de achtergrond plaatsen met logo, bedrijfsgegevens, etc. Per keer gebruik moet je dan de bedrijfsgegevens invullen.

Beter is om een database te gebruiken, dan hoef je adresgegevens maar eenmalig in te voeren per bedrijf. Wil je een brief versturen dan selecteer je het bedrijf en verstuur je de brief (na eventuele aanpassing). Je kunt dan ook bijhouden wie, wanneer, welke brief heeft gehad, of er respons is geweest, etc.

Je kunt van heel simpel (brief versturen) naar compleet CRM waarin je alles kunt bijhouden per klant.

Dank voor jullie reactie. Het gaat hierbij niet om een brief per mail, of mailing list. 

 

Wij zijn een installatiebedrijf, en versturen klanten garantiebrieven (https://prnt.sc/jyEcyzfcAj2T) en bewonersbrieven (met daar in tekst en uitleg + planning) (https://prnt.sc/ov_m4db7-B56).

Zie een klein gedeelte van z'n brief.

Nu zijn wij opzoek naar een programma en / of website, waarbij de standaard brief er al instaat, en alleen de onderwerpen <Naam VvE>, <Voornaam>, <Achternaam>,  <Adres>, <Postcode> hoeven in te vullen, waarmee het dan automatisch goed komt te staan. 
Op dit moment gebruiken wij wat ik al zei word, alleen soms gebeurt het nog wel is, dat we wat vergeten aan te passen, en ondanks dat het door meerdere mensen gecontroleerd wordt, zien we het als nog over het hoofd! 

Zelf heb ik al rond gekijken, alleen ik weet niet zo goed waar ik op moet zoeken ( zeg ik eerlijk ) 

 

 

Zoekingang: CRM (Customer Relationship Management = klantrelatiebeheer) software + installatiebedrijf/installatiebranche. CRM wijzer voor eerste online oriëntatie?

 

Mvg,

 

Wigbolt

30 augustus 20222 j aangepast door Wigbolt

  Op 30-8-2022 om 07:39, Wigbolt zei:

Zoekingang: CRM (Customer Relationship Management = klantrelatiebeheer) software + installatiebedrijf/installatiebranche. CRM wijzer voor eerste online oriëntatie?

 

Mvg,

 

Wigbolt

Goedemorgen,

Bedankt voor je toelichting. Op dit moment gebruiken wij al een CRM systeem, Monday. Echter zit deze optie niet in dit systeem. 

  Op 30-8-2022 om 07:18, Patrickmh zei:

Nu zijn wij opzoek naar een programma en / of website, waarbij de standaard brief er al instaat, en alleen de onderwerpen <Naam VvE>, <Voornaam>, <Achternaam>,  <Adres>, <Postcode> hoeven in te vullen, waarmee het dan automatisch goed komt te staan. 

In principe heb je het meeste al. Iemand die handig is met Word en macros zou zo een formuliertje kunnen maken waarbij je deze velden in kunt vullen, de brief eruit komt rollen (mailen/bestand/printer), en e.v. een regeltje toegevoegd aan een log-bestand.

 

Voorbeeldje na letterlijk 15 seconden zoeken: https://www.youtube.com/watch?v=5adLGJjVYWY

Maar er zijn zo nog vele voorbeelden te vinden.

 

Anders zal je inderdaad moeten zoeken op andere CRM systemen (waar natuurlijk veel meer inzit maar andere dingen misschien ook weer nét anders zijn dan je ze zou willen hebben).

 

Dit is perfect met Word en Excel te doen.

 

In Excel zet je de adressen die je dan importeert in Word, waarbij Word dan alles op de juiste plaats zet. Even googelen op verzendlijsten denk ik.

  Quote

Dank voor jullie reactie. Het gaat hierbij niet om een brief per mail, of mailing list. 

 

Laat je niet verwarren door het Engelse woordje "mail" in mijn reactie. Die opties die ik gaf in mijn bericht zijn bedoelt voor als je de brief uitprint en met een postzegel wilt versturen.

  Op 30-8-2022 om 07:18, Patrickmh zei:

Op dit moment gebruiken wij wat ik al zei word, alleen soms gebeurt het nog wel is, dat we wat vergeten aan te passen, en ondanks dat het door meerdere mensen gecontroleerd wordt, zien we het als nog over het hoofd! 

 

 

In elk systeem blijft de menselijke factor het zwakke punt, dat is moeilijk uit te sluiten.

Een CRM van waaruit je geen standaard brief kunt versturen? Daar is een CRM juist voor bedoelt. Is er geen module bij te kopen? (ken Monday niet)

Je kan het misschien ook via Zapier (zapier.com) automatiseren. Ik zie dat er een koppeling is met Monday.

DocuGen – Generate documents from your monday.com boards

 

is dit niet precies wat jij zoekt?

Dit wordt na iets meer dan een dag al best een aardig en gezellig topic.

 

Heb je de klantenservice van jouw huidige oplossing ook al naar mogelijkheden of om advies gevraagd?

 

Wat is het gewenste format van de garantie-/bewonersbrieven? PDF?

 

Mvg,

 

Wigbolt

  Op 30-8-2022 om 19:33, Wigbolt zei:

Dit wordt na iets meer dan een dag al best een aardig en gezellig topic.

 

Heb je de klantenservice van jouw huidige oplossing ook al naar mogelijkheden of om advies gevraagd?

 

Wat is het gewenste format van de garantie-/bewonersbrieven? PDF?

 

Mvg,

 

Wigbolt

Het begint inderdaad een gezellig topic te worden :-) 

Op dit moment maken wij de documenten in word, en wordt daarna omgezet in PDF.

  Op 30-8-2022 om 12:55, IJsbrand Schipperus zei:

DocuGen – Generate documents from your monday.com boards

 

is dit niet precies wat jij zoekt?

Dit had inderdaad kunnen werken, als wij de klant gegevens in Monday.com verwerken. Echter doen wij dit niet, helaas 

Je gebruikt wel Monday maar slaat er geen klantgegevens in op. Waarvoor gebruik je dan wel een CRMpakket?

Hoe houd je nu je klantgegevens bij? Dan kunnen we van daaruit verder kijken wat een mogelijke oplossing is.

  Op 31-8-2022 om 08:28, DaMedia zei:

Je gebruikt wel Monday maar slaat er geen klantgegevens in op. Waarvoor gebruik je dan wel een CRMpakket?

Hoe houd je nu je klantgegevens bij? Dan kunnen we van daaruit verder kijken wat een mogelijke oplossing is.

Monday gebruiken wij als een intern ticket systeem / taken pakket. 

Exact gebruiken wij waar alle klant gegevens in bewaard blijven. 

Om het nog wat gezelliger te maken ;-)

 

Even samenvattend zou je aan verschillende opties kunnen denken:

1- Brieven vanuit Exact (Online?) genereren. Dit is ongetwijfeld mogelijk, afhankelijk van jullie gebruik de beste / één na beste oplossing (mijn mening)

2- Exact (Online?) koppelen met monday, klantgegevens overnemen en de brieven genereren vanuit Monday. Afhankelijk van jullie gebruik de beste / één na beste oplossing (mijn mening)

3- Eigenlijk het antwoord op jouw initiele vraag. Google eens op 'document generator'. Ik kwma de volgende tegen die lijken te doen wat jij zoekt: templafy.com, xpertdoc.com

4- Zelf automatiseren, kan tegenwoordig zonder code te hoeven schrijven. Bijvoorbeeld binnen Office365: Create PDF Invoices Using Word Templates with Microsoft Flow

Wellicht is Mailchimp een oplossing voor jullie. Hiermee kan je met meerdere oplossingen tegelijkertijd een koppeling maken en altijd een standaard opmaak maken voor brieven / mails.

 

Kun je niet iemand een halve dag inhuren die jullie bestaande systemen op de juiste manier koppelt?