Hallo,

Ik vroeg me af hoe het zit met het online, via e-mail factureren. Ik stuur nu mijn facturen iedere maand met de post, het zou natuurlijk voordeliger zijn dit via het internet te doen.

 

Kan ik gewoon de factuur via e-mail versturen of zijn hier bepaalde regels aan verbonden?

 

Jelmer.

  Op 17-4-2007 om 19:43, willemj zei:

Niet helemaal hetzelfde als het mailen van een PDF maar een SSL servercertificaat en het daarmee tonen van je facturen is dus blijkbaar genoeg.

 

Zou kunnen. Maar het belang van SSL wordt al net zo overschat als dat van PDF. Het enige dat SSL doet is het verkeer tussen browser en webserver beschermen tegen aftappen en wijzigen door derden die toegang hebben tot het netwerkverkeer. Het zegt niets over de manipuleerbaarheid door verzender en ontvanger, waar het meestal om gaat bij belastingkwesties.

 

Ik bedoel, maakt de belastingdienst zich ooit zorgen om manipulatie van papieren facturen met tippex en inkt door medewerkers van de postbezorging? Nee. Nou, daar beschermt SSL tegen. Lekker belangrijk :P

  Op 17-4-2007 om 20:41, willemj zei:

Ook voor zakelijke abonnementen?

 

Daar heb ik niet bij stilgestaan, ik heb inderdaad geen officieel zakelijk abonnement. Geen idee, dus! :)

In de praktijk ben ik dit reeds enkele malen tegen gekomen, en de belastingdienst (lees inspecteur) heeft toen niet gekeken naar hoe de facturen waren verzonden, alleen hoe deze zich verhouden tot de administratie.

 

Ofwel de aanvaarbaarheid daarvan. De betreffende inspecteur heeft alleen gekeken of de administratie sloot, alle facturen aanwezig waren en of deze op enige manier in de administratie waren verwerkt.

 

Er zijn toen geen opmerkingen over het digitaal verzenden gemaakt. Maar zoals eerder gepost, de folder van de belastingdienst zegt iets anders, maar ja de belastinginspecteurs weten ook niet welke folders er allemaal in omloop zijn.

 

Een dergelijke controle wil niet zeggen dat bij toekomstige controles er niet naar gekeken zou gaan worden.

 

Veel ondernemers bewaren de per post verzonden facturen ook in kopie, vaak zelfs blanco. Ik denk dat dit net zo risicovol is als digitaal. Is het verzonden? Is dit de factuur die de opdrachtgever heeft ontvangen etc.

  Op 17-4-2007 om 21:02, renep zei:

Ik bedoel, maakt de belastingdienst zich ooit zorgen om manipulatie van papieren facturen met tippex en inkt door medewerkers van de postbezorging? Nee. Nou, daar beschermt SSL tegen. Lekker belangrijk :P

 

Een SSL verbinding op zich geeft inderdaad alleen bescherming bij het bekijken. Maar voor jij een pagina kunt laten zien op de url https://www.mijnbedrijf.nl/ heb je en een domeinnaam geregistreerd en een certificaat aangevraagd. Beide geven enige authenticiteit / integriteit aan de bron (tenzij je zelf CA gaat spelen natuurlijk)

  Op 18-4-2007 om 09:23, willemj zei:

  Op 17-4-2007 om 21:02, renep zei:

Ik bedoel, maakt de belastingdienst zich ooit zorgen om manipulatie van papieren facturen met tippex en inkt door medewerkers van de postbezorging? Nee. Nou, daar beschermt SSL tegen. Lekker belangrijk :P

 

Een SSL verbinding op zich geeft inderdaad alleen bescherming bij het bekijken. Maar voor jij een pagina kunt laten zien op de url https://www.mijnbedrijf.nl/ heb je en een domeinnaam geregistreerd en een certificaat aangevraagd. Beide geven enige authenticiteit / integriteit aan de bron (tenzij je zelf CA gaat spelen natuurlijk)

 

Nou weet ik hier niet veel van, maar met MS server 2003 kan je zelf certificaten aanmaken, welke gekoppeld kunnen worden aan een HTTPS omgeving.

 

Zo is de integriteit ook niet goed aan te tonen. Toch ???

  Op 18-4-2007 om 09:36, erik boom zei:

Nou weet ik hier niet veel van, maar met MS server 2003 kan je zelf certificaten aanmaken, welke gekoppeld kunnen worden aan een HTTPS omgeving.

 

Zo is de integriteit ook niet goed aan te tonen. Toch ???

 

Aanmaken van een certificaat is een ding, het laten verifieren is een tweede. Als je dat laatste niet doet wordt 'ie door je browser niet als betrouwbaar aangemerkt.

  Op 18-4-2007 om 09:36, erik boom zei:

Nou weet ik hier niet veel van, maar met MS server 2003 kan je zelf certificaten aanmaken, welke gekoppeld kunnen worden aan een HTTPS omgeving.

 

Zo is de integriteit ook niet goed aan te tonen. Toch ???

 

Dat bedoel ik met zelf CA (certificate authority) spelen. Je browsers controleert het certificaat van de https verbinding bij de uitgever van dat certificaat. Als je zelf de uitgever bent zegt het inderdaad niets (al zal een browser zo'n certificaat niet klakkeloos accepteren) Heb je het certificaat bij diginotar aangeschaft en geven zij die certificaten alleen uit na identiteitscontrole bij een notaris dan wel. Gemiddels certificaat hangt hier tussen in.

Op de volgende pagina van Bedrijvenloket.nl vind je interessante info en links over elektronisch factureren.

Link: http://www.bedrijvenloket.nl/index.cfm?vid=22DD1172-1560-0B8F-B01BCDC49FE585A4#35671970-1560-0B8F-B08F3471C55AC732

 

Meer informatie vind je bij Syntens

Syntens: http://www.syntens.nl/SYNTENS/Innovatieadviseur/Klaar+voor+digitaal+ondernemen/Themawijzer/DigitaalFactureren/Theorie/

Bijlagen: http://www.syntens.nl/SYNTENS/Innovatieadviseur/Klaar+voor+digitaal+ondernemen/Bijlagen/

 

Denk eraan dat bij elektronisch factureren er ook aanvullende/ aparte regels gelden voor het bewaren van de elektronisch facturen.

"U moet facturen bewaren in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen.

Elektronische facturen bewaart u dus als elektronisch bericht. Bij een elektronische

factuur moet u ook de elektronische handtekening bewaren."

Link: http://www.belastingdienst.nl/download/480.html

Een postzegel kost je tegenwoordig geloof ik ,44 ct. dan komt de envelop, het a4-tje de printkosten en nog de tijd dat je erin steekt.

 

Ik ben voor de electronishe factuur in PDF formaat. Geef de klant desnoods een korting als ze electronisch de factuur willen ontvangen. Een stuk sneller en goedkoper.

Zojuist start ik in oktober een nieuwe online gamestore, maar hoe kan ik de facturatie proces goed aanpakken?

 

Klant krijgt altijd een bevestiging van zijn betaling, betaald in alle gevallen vooruit.

 

Zal ik een factuur sturen via de post sturen, of zal ik dit een orde bevestiging noemen, en mijn klanten via email een factuur sturen?

 

 

De meeste online shops sturen een factuur per email. Je zou bijvoorbeeld een PDF-factuur kunnen bijsluiten.

Digitaal factureren werkt perfect. Ik geef de klant de mogelijkheid om direct na zijn bestelling de factuur te downloaden. Daarna blijft de factuur beschikbaar via zijn account. Op die manier weet ik zeker dat de factuur is uitgereikt en de klant weet dat de factuur authentiek is.

Bij netwerkshop, waar wij regelmatig wat bestellen, krijg je een proforma factuur per mail na je bestelling. Na betaling ontvang je het pakketje. Na enkele dagen komt de officiële factuur per post.

In eerste instantie rolt er bij ons digitaal een factuur uit. Deze zal ten alle tijden zichtbaar zijn voor de klant daar het aan zijn/haar account gekoppeld is.

Bij het te verzenden pakketje voegen wij wederom een factuur toe in plaats van een pakbon o.i.d..

 

Bedankt voor jullie reacties.

 

Ik heb besloten dat ik mijn klanten digitaal een factuur ga toesturen, en zal een order bevestiging met het artikel meezenden.

 

 

Simpel en snel echte brieven laten versturen. Word en PDFjes

Denk dat dit een nieuw bedrijf is: www.wingmail.nlSPAM Zie andere topic voor meer uitleg.

Elektronisch factureren is de goedkoopste oplossing. Er zijn al veel ondernemingen die een factuur als pdf versturen naar klanten.

 

Realiseer je wel dat de belastingdienst dit alleen toestaat als je facturen naar particulieren wil sturen. Het is verboden om facturen als pdf naar ondernemingen te sturen. Tenzij de factuur is voorzien van een elektronische handtekening die aan bepaalde voorwaarden voldoet.

 

Ondernemingen die facturen ontvangen die niet voldoen mogen de BTW op deze facturen niet aftrekken.

 

Ga voor meer informatie naar link verwijderd.

Op deze pagina staat beschreven hoe je een document kan aanvragen met meer informatie over elektronische facturatie. In dat, eenvoudig geschreven, document staan ook de antwoorden op de meest gestelde vragen.

 

edit: als je een link naar een document op je eigen website wilt plaatsen, doe dat dan alstjeblieft zo dat mensen niet eerst hun hele doopceel in hoeven te vullen. We zijn hier allemaal ondernemers die elkaar belangeloos helpen, en daarbij ben je van harte welkom om mee te doen!

Wederom spam? Gewillig onderwerp dit blijkbaar.

 

Ik wil er wel even over doorgaan: waarom stelt de belastingdienst van die "vage" eisen?

 

Uit de folder over elektronisch factureren haal ik het volgende:

  Quote

De factuur moet authentiek en integer zijn

De factuur moet authentiek zijn: de afnemer moet er zeker van kunnen zijn dat de

factuur werkelijk van de leverancier afkomstig is. De factuur moet ook integer zijn:

de leverancier en de afnemer moeten er zeker van kunnen zijn dat de factuur niet

is veranderd.

Hoe kunt u ervoor zorgen dat facturen authentiek en integer zijn? Bij een papieren

factuur kunt u dat doen door facturen te gebruiken met uw logo of een watermerk

in het factuurpapier. Bij een elektronische factuur door gebruik te maken van een

methode van elektronisch factureren die de Belastingdienst heeft goedgekeurd

(zie hoofdstuk 4).

 

In hoofdstuk 4 staat nog een heel verhaal over EDI en nog wat gedoe. dat elektronische facturen makkelijker te veranderen zijn dan papieren facturen.

Ik stuur mijn facturen ook via mail. Vanuit mijn boekhoudpakket (Snelstart) komt er een PDF factuur uitrollen waar ik met Adobe Acrobat mijn briefpapier achter zet. De factuur is in mijn ogen dan net zo echt en authentiek als een papieren factuur. Een papieren factuur kan ik immers met wat kunst en vliegwerk ook kopiëren en dan zorgen dat er ineens andere getalletjes op verschijnen of andere informatie?

Ik ontvang soms zelfs papieren facturen die ik makkelijker kan veranderen dat digitale facturen.

Van klanten heb ik tot noch toe geen commentaar gehad op mijn digitale facturen, altijd prima.

Wat ik me nou even afvraag, de fiscus zegt als die elektronische factuur niet authentiek is mag je de BTW niet aftrekken. Wie krijgt hier uiteindelijk de problemen mee? De ontvanger van de factuur dan toch? Of krijg ik hiervoor een boete of weet ik het?

We behoren allen de wet te kennen. Een pdf met als achtergrond je eigen briefpapier voldoet volgens de belastingdienst niet aan de voorwaarden. Als verzender ben je strafbaar.

 

En de ontvanger kan, als de belastingdienst dat wil, naar de terug te vorderen BTW fluiten.

 

Op dit moment loopt het niet zo’n vaart. Maar er komt een moment waarop de belastingdienst deze regels keihard gaan hanteren. Dat kan sneller zijn dan je verwacht.

 

Als je dit weet wil je dan een veroordeling en de reactie van je klanten riskeren?

Ze gaan je echt niet met open armen ontvangen als ze dit een hoop geld gaat kosten.

 

Het staat iedereen vrij om met deze informatie wel of niet iets te doen.

  Op 8-1-2008 om 14:56, hcv zei:

Op dit moment loopt het niet zo’n vaart. Maar er komt een moment waarop de belastingdienst deze regels keihard gaan hanteren.

 

Hoe gaat de belastingdienst er dan achter komen of de factuur per envelop is aangekomen, of dat de ontvanger de PDF-versie even heeft uitgeprint?

  Op 8-1-2008 om 18:25, Zaph - Peter Bonjernoor zei:

  Op 8-1-2008 om 14:56, hcv zei:

Op dit moment loopt het niet zo’n vaart. Maar er komt een moment waarop de belastingdienst deze regels keihard gaan hanteren.

 

Hoe gaat de belastingdienst er dan achter komen of de factuur per envelop is aangekomen, of dat de ontvanger de PDF-versie even heeft uitgeprint?

Dat vraag ik me dus ook af. En hoe controleer ik van mijn leveranciers dat zij voldoen aan de eisen die de fiscus stelt?

 

Ik heb bijvoorbeeld nu net mijn KPN Backup online factuur binnen. Dat is gewoon een mailtje met als extra een html bestand. Hallo? Dát is pas makkelijk te veranderen?

Idem hier: web-site van de zaak via HetNet met elke maand een html factuur.

 

Als je een papieren factuur, die via de post is binnen gekomen, en een afgedrukte pdf naast elkaar legt zie je geen verschillen als het gaat om de inhoud van de factuur. De factuurregels komen exact overeen. Dat is logisch want beide hebben laserprinterkwaliteit.

 

Maar, je kan wel goed zien dat het logo anders is. Het is veel minder scherp.

 

En je afgedrukte factuur staat op kopieerpapier in plaats van het originele papier wat overeenkomt met de huisstijl van de betreffende onderneming.

 

Probeer het maar eens. Geef een willekeurig persoon 2 facturen. Een originele factuur op origineel briefpapier en een afgedrukte pdf. Het is niet moeilijk om te bepalen wat de originele en wat een kopie is.

 

En dat kunnen ze bij de belastingdienst ook zien.

  Op 9-1-2008 om 14:26, hcv zei:

Als je een papieren factuur, die via de post is binnen gekomen, en een afgedrukte pdf naast elkaar legt zie je geen verschillen als het gaat om de inhoud van de factuur. De factuurregels komen exact overeen. Dat is logisch want beide hebben laserprinterkwaliteit.

 

Maar, je kan wel goed zien dat het logo anders is. Het is veel minder scherp.

 

En je afgedrukte factuur staat op kopieerpapier in plaats van het originele papier wat overeenkomt met de huisstijl van de betreffende onderneming.

 

Probeer het maar eens. Geef een willekeurig persoon 2 facturen. Een originele factuur op origineel briefpapier en een afgedrukte pdf. Het is niet moeilijk om te bepalen wat de originele en wat een kopie is.

 

En dat kunnen ze bij de belastingdienst ook zien.

 

Daarmee ben ik het niet helemaal eens. Namelijk; vanuit mijn boekhoudpakket stuur ik mijn klanten per email een PDF factuur. Deze kunnen ze zelf uitprinten als ze dat willen.

Zakelijke klanten stuur ik ook per post nog eens de factuur. Maar dit is exact dezelfde factuur als die ik per email verstuur. De PDF die ik per email opstuur is ook de PDF die ik uitprint en per post verstuur. Dus tenzij mijn klant een slechte printer heeft, is het verschil niet te zien.

 

De enige manier dat mijn klanten zouden kunnen bewijzen dat ze de factuur per post hebben gekregen, is door de enveloppe te bewaren (die zijn in onze huisstijl gedrukt). Maar dat is natuurlijk niet te doen.

Ik heb begrepen dat KPN Backup online een product is voor particulieren. In dat geval is het toegestaan om een html als factuur te sturen.

 

Als onderneming moet je deze factuur weigeren. KPN is dan verplicht om een papieren factuur te sturen. Of een elektronische factuur die wel aan de voorwaarden van de belastingdienst voldoet.

 

De echtheid van een goede elektronische factuur is te controleren door de toegevoegde elektronische handtekening te controleren.