Waar ging het ook al weer over? Powerpoint en de valkuil van de digitale trukendoos.

[ontwerpstudio]

Een Powerpoint-presentie op een regenachtige ochtend, een paar maanden geleden. Ik zit als publiek in de zaal. Alles beweegt op het grote scherm voor mij: kleurige grafieken komen van links en rechts het beeld ingerold, vallen van boven naar beneden en komen stuiterend neer. En met de stuiterende grafieken valt mijn concentratie naar een dieptepunt. Waar ging het ook alweer over?

 

Digitale trukendoos

Een veel gemaakte fout is te denken dat je de luisteraar vasthoudt door de presentatie zo leuk mogelijk te maken. Het gevaar van digitale presentaties maken is dat je al snel verleid wordt de hele trukendoos van een makkelijk toegankelijk programma als Powerpoint open te trekken. Het resultaat van leuke bewegende beelden en tekst is simpelweg verwarring en afleiding.

 

Vorm en verhaal

Een presentatie geven is in principe hetzelfde als het vertellen van een verhaal. Je wilt de luisteraar meenemen, vasthouden en uiteindelijk weer neerzetten met een dosis nieuwe informatie. Informatie die de luisteraar onthoudt. Om te zorgen dat vorm en verhaal elkaar versterken, is het van belang dat je eerst je verhaal op orde hebt. De vorm komt daarna.

 

Het Verhaal

 

Tijd en plaats

Kun je de presentatie in een grotere context plaatsen? Geef de luisteraar achtergrondinformatie, een kader waarin je je verhaal vertelt. Geef je publiek een gevoel voor tijd en plaats.

 

Personages

Als het mogelijk is, maak dan gebruik van personages in je verhaal. Betrek relevante personen, met naam, bij je presentatie. De luisteraar kan zich dan identificeren en raakt hierdoor meer betrokken.

 

Plot en verhaallijn

Wat is de plot van je verhaal? Voor een goed te volgen verhaallijn is het belangrijk dat de verschillende elementen van je presentatie op een duidelijke en interessante manier met elkaar verbonden zijn. Het plot van je verhaal is hierbij de leidraad.

 

Stemming

Wat is de toon van de presentatie? Welke stemming wil je oproepen? Deze wordt uiteindelijk, naast beeld en kleur, mede bepaald door je woordgebruik.

 

De Vorm

 

Tijd, plaats, eventuele personages, plot, verhaallijn en stemming zijn bepaald. Nu kun je beginnen met het vormgeven van je presentatie.

 

Het isolatie effect

Wat zijn de belangrijke punten en begrippen in je verhaal? Als je deze op een afwijkende manier presenteert, krijgen ze aandacht. Dit kan heel simpel door bijvoorbeeld tekst vet te maken. Het kan ook door ongewone woorden te gebruiken of afwijkende zinsconstructies. Door het 'isoleren' van deze elementen worden ze met meer belangstelling bekeken en beter onthouden. Het isolatie-effect werkt natuurlijk alleen als je er zuinig mee bent. Als je alles op een afwijkende en opvallende manier presenteert, valt niets meer op.

 

Vier, plus of min één

Hoe kun je zorgen dat lijstjes en opsommingen in je presentatie in een relatief korte tijd verwerkt én onthouden worden? Je publiek krijgt aardig wat informatie te verwerken. Het kortetermijngeheugen van de mens heeft echter grenzen. George Miller heeft een methode ontwikkeld die rekening houdt met die grenzen door informatie op te delen in kleinere eenheden: het maximum aantal brokjes informatie die het kortetermijngeheugen in het algemeen kan opnemen, is vier, plus of min één. Met andere woorden; een lijst met 5 woorden of begrippen gepresenteerd op een scherm wordt beter verwerkt dan een lijst met 10 woorden of begrippen. Heb je toch een lijst van bijvoorbeeld 10, deel die dan op in twee lijsten van drie en één lijst met vier woorden.

 

Ezelsbruggetje

Hoe maak je op een speelse manier gebruik van bij de luisteraar al aanwezige informatie? Door middel van ezelsbruggetjes kan nieuwe informatie gekoppeld worden aan (in het algemeen) bekende informatie in het geheugen van je publiek. Het gevolg is dat informatie beter opgenomen én onthouden wordt. In de presentatie kun je bijvoorbeeld algemeen bekende beelden laten zien die een beeldend bruggetje vormen met de nieuwe informatie die jij geeft. Of bekende woorden en uitdrukkingen in beeld brengen die duidelijk samenhangen met jouw nieuwe verhaal.

 

Kleur

Pas op met het gebruik van teveel kleur. Gebruik niet meer dan ongeveer vijf kleuren, meer kan een mensen-oog in één korte blik niet verwerken. En met het isolatie- effect in gedachten: als je alles met veel kleur presenteert, valt niets meer op. Denk ook aan de kleuren van je huisstijl. Bij een bedrijfspresentatie zou het belangrijk kunnen zijn om die herkenbaar door te voeren.

Gebruik kleur als ondersteuning. Met kleur kun je bepaalde elementen groeperen, betekenis geven en benadrukken.

 

Onzichtbaar

 

Als vorm en verhaal elkaar versterken, raakt de luisteraar verdiept in de inhoud van de presentatie, het bewustzijn vermindert en het medium verdwijnt naar de achtergrond. Het klinkt misschien gek, maar als je je werk goed gedaan hebt blijft de inhoud hangen en worden vorm en verteller 'onzichtbaar'. Doel bereikt.

 

Als je de digitale trukendoos goed gebruikt, dan kan Powerpoint een sterk onderdeel zijn van een zeer geslaagde presentatie.

[Joost Rietveld]

dank voor je tips Gaby.

 

Nu vraag ik me wel 1 ding af: als de presentator en de visuele presentatie toch moeten ´verdwijnen´ waarom dan niet presenteren met een flip-over?

 

Geen tekst die in het voren gelezen kan worden, geen visuele trucs en alleen die informatie op de flipover die echt noodzakelijk is.

 

groet

Joost

[Hans van den Bergh]

Goed weergegeven in deze column dat de vorm altijd ondersteunend moet zijn aan de inhoud en dat het middel (powerpoint, flip-over, whiteboard, etc...) nooit het doel op zich moet worden. Ook over opbouw goede opmerkingen, dat vat ik - aanvullend - samen zoals het mij ooit als handig ezelsbruggetje tijdens mijn studietijd als volgt is meegegeven: "Tell them what you are going to tell, Tell it and Tell them what you told" Anders gezegd: "Geef aan wat je wilt vertellen (hanteer agendapunten), vertel wat je te vertellen (behandel elk agenda punt, waarbij de agenda zelf tevens een agendapunt is!) en vat per agendapunt samen wat je zojuist behandeld hebt, vat uiteindelijk de gehele presentatie samen.

 

Tot slot: begin je presentatie altijd met een originele opening (een prikkelende vraag, plaatje en / of trucjes uit Powerpoint), daag jezelf uit bij de dia's (of flip-over vellen) het volgende na te streven: tracht maximaal 12 dia's te hanteren met maximaal drie korte zinnen, zes steekwoorden of totaal 9 woorden), hanteer gedoseerd plaatjes / visualisaties, zet de laptop in jouw zicht (als een soort autocue) en kijk nooit naar het presentatiescherm (dat is uitsluitend voor het publiek bestemd, slechts zijdelings naar je laptop maar vooral veel rond door / naar het publiek, laat dus op basis van bovenstaande je verhaal 'lopen', dan komt het over.

Tijd voor vragen uit het publiek ook agenderen, op deze vragen altijd reageren met het zwart zetten (of logo o.i.d.) van het scherm en pas 'LSD' (luisteren, samenvatten, doorvragen) toe, waarna je de vraag gericht beantwoordt.

 

Succès en groet,

 

Hans

[r.i.p. Ruben van den Oord]

Een paar interessante benaderingen voor als het dan toch echt met Powerpoint moet:

 

De 10-20-30 regel van Guy Kawasaki: 10 slides in 20 minuten met een minimale lettergrootte van 30 punt. http://blog.guykawasaki.com/2005/12/the_102030_rule.html

 

Of de huidige Peche Kucha trend:20 slides in 400 seconden.

http://nl.wikipedia.org/wiki/Pecha_Kucha

 

En zo spreek je Peche Kucha uit:

[Ewout Wolff]

Hoe het wel moet :

http://www.presentationzen.com/

 

Hoe het niet moet

 

Really Bad Powerpoint van Seth Godin : http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2007/01/really_bad_powe.html

 

Life after Death Powerpoint : http://www.youtube.com/watch?v=Rp8dugDbf4w (3 min 56)

[Hans van den Bergh]

Hoe het wel moet :

http://www.presentationzen.com/

 

Hoe het niet moet

 

Really Bad Powerpoint van Seth Godin : http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2007/01/really_bad_powe.html

 

Life after Death Powerpoint : http://www.youtube.com/watch?v=Rp8dugDbf4w (3 min 56)

 

Oh ja, (bedankt Ewout) die tip hoort er inderdaad ook bij: 'GEEN BULLETS!'

 

Succès en groet,

 

Hans

[Merkava]

Ik gebruik al jaren Keynote van Apple in plaats van PP en hanteer daarbij zoveel mogelijk Kawasaki's 10-20-30 regel.

Verder probeer ik de presentatie op het scherm zo simpel mogelijk te houden. De steekwoorden gebruik ik alleen als leidraad om mijn verhaal aan op te hangen. Zinnen gebruik ik niet.

Gebruik je Keynote dan krijg je op je laptop zowel het geprojecteerde beeld voorgeschoteld als het volgende beeld, erg handig.

 

Tijdens Calimero's verjaardag een presentatie gezien gedaan met Prezi door Hedwyg van Groenendaal van ViaMillia.

Hedwyg geeft ook workshops voor mensen die snel wegwijs willen worden in Prezi. En ja ik weet nog waar de presentatie over ging, voor mensen die PP zat zijn is Prezi misschien een interessante oplossing.

[P.J.]

Als je wilt weten hoe het niet moet, kijk je maar eens naar een presentatie van Steve Balmer. PP is idd voor noobs. Keynote is the thing! ;)

[Edo van Santen]

ik verbied powerpoint, tenzij het écht nut heeft. dus ben het een beetje eens :-)

maak connectie met de hoorders, voelers en zieners....

 

mijn beelden ipv tekst, zie http://www.talkedo.tv/index.php?groupid=U9dxRj4y

[Gast Wigbolt]

Stelling: PP is corporate of schools! (een verzorgd uitziende (flashy) presentatie is een doel, een goede presentatie een middel)