Administratie kloppend krijgen

[timoenhilda]

Voor onze webshop verzorgen we de administratie zelf en dit gaat natuurlijk nooit helemaal foutloos.

Zo krijgen we de administratie momenteel niet kloppend.

 

Overzicht:

Klant kan via ideal, via overmaken of contant betalen.

Bestellingen worden afgehaald of verzonden.

 

Er is dit jaar (halverwege gestart) een bedrag binnengekomen, dus de totale omzet (bijv xxxx,xx).

Als je dan alle inkomsten (dus kasboek + inkomsten rekening) bij elkaar optelt hoort dit hetzelfde te zijn als de omzet.

 

Dit klopt natuurlijk niet helemaal want: tnt heeft ons eens uitbetaald nadat er door hun fout iets kapot was gegaan. Een vriendin heeft ooit eens het rekeningnummer van de webshop geplukt en hierop iets van prive betaald.

Verder nog wat foutjes van onze kant, een betaling niet in het kasboek gezet bijvoorbeeld. Tja zoiets kan altijd gebeuren.

Deze bedragen hebben we dus gecorrigeerd.

 

Maar we blijven nu met een verschil zitten van 56,01, teveel ontvangen wel te verstaan.

We hebben het volgende nu gedaan:

-Alle facturen gecontroleerd dat alles exact zo staat in het excel bestand.

-Elke kasboek ontvangst mutatie gecontroleerd of alles overeen kwam met de factuur en zoniet, waarom niet (bijvoorbeeld een vooruitbetaling gedaan).

-De kasboek na gespit op uitgaande bedragen, wat klanten teveel hebben betaald en wij dus terugstorten.

-De rekening na gespit van inkomende bedragen, en hier een aantal zoals TNT en de vriendin vanaf gehaald.

-De rekening na gespit op uitgaande bedragen, wat klanten teveel hebben betaald en wij dus terugstorten.

-Zowel de rekening als het kasboek gecontroleerd welke betalingen zijn er in 2011 binnen gekomen, maar horen bij 2010.

 

Toch lijkt dit alles nu te kloppen en nu zoeken wij 'ideeën' wat het nog meer kan zijn.

 

Bijvoorbeeld: klanten die we contant geld hebben teruggegeven doordat ze teveel hebben betaald, kan ik me niet herinneren maar goed. Daardoor is die betaling niet er af gehaald.

 

Of: klant die te veel heeft betaald (via rekening, contant is alles gecheckt) en dit zowel bij ons als bij de klant niet is opgevallen.

 

Iemand nog meer ideeën waarom we 56,01 te veel hebben binnengekregen volgens kasboek + bankrekening?

[djluc]

Het probleem is dat je niet weet of dat bedrag daadwerkelijk klopt. Als het goed is doe je dubbel boekhouden en is iedere transactie te verantwoorden. Op het moment dat je transacties niet 100% geboekt zijn heb je geen flauw idee of het nu 5 tientjes verschil of 5 x 100 euro verschil is. Je moet dus echt de fouten vinden en die corrigeren om de boel af te ronden.

 

Werk je wel in een boekhoudpakket? Dat checked vaak in ieders geval of je bankmutaties sluitend zijn omdat je de totalen in moet voeren (maar ook een totaal kan je verkeerd invoeren).

 

Een klant die teveel betaald heeft, en dan contant want anders zie je een negatieve debiteur, kan het mogelijk zijn. Dat klinkt wel aannemelijk. Je moet dan echter bij je kastelling weer een probleem krijgen want je had meer in kas dan je verwacht had.

[Kau]

Tja, we hebben geen inzage in je administratie dus kunnen moeilijk zeggen waar dat 56,01 verschil zit. Eigenlijk is de kans dat het niet sluit heel klein. Als je de bank goed ingeboekt hebt (en dus sluitend met het saldo op de afschriften) dan hoor je in ieder geval al geen verschillen te hebben.

 

Je kan er een boekhouder na laten kijken, dan weet je ook meteen of je de rest ook goed gedaan hebt.

[KindSupport]

Werk je wel in een boekhoudpakket? Dat checked vaak in ieders geval of je bankmutaties sluitend zijn omdat je de totalen in moet voeren (maar ook een totaal kan je verkeerd invoeren).

 

Volgens mij werkt betrokkene met een excel sheet.

 

Kijk goed na of er geen typefouten gemaakt zijn (cijfers omgedraaid e.d.).

Suc6

[timoenhilda]

Alle excel sheets (de kas, de omzet enz) zijn allemaal kloppend.

We lopen ze sowieso elk kwartaal na, maar nu ook nog eens extra stuk voor stuk na gelopen.

 

Geen fout in te vinden, de btw aangiftes kloppen dan ook exact.

 

Dus het cijfertje van de totale omzet klopt exact.

 

Tja of de kas klopt kan ik lastig nagaan. We zijn ook beide afwisselend een tijdje ziek geweest en aan administratie is toen alleen het hoognodige gedaan. Of de keren dat we diverse groothandels bezoeken, 's avonds dood moe thuiskomen en de volgende dag 1 kas mutatie in vergeten te voeren.

 

Maar goed als we nu 1 kas mutatie zijn vergeten in te voeren, komt dat bedrag nog eens bij dat bedrag op wat we nu te veel hebben ingevoerd. Dus dat gaat het probleem sowieso niet oplossen.

 

We gaan straks online alle afschriften nazoeken. In de bankafschriften staat bij rabobank geen naam bij een ideal betaling. Alleen dat het met ideal betaald is en natuurlijk het bedrag.

[Astrid Heijkamp]

In dit geval zou ik het bedrag gewoon afboeken op betalingsverschillen en vanaf nu jullie administratie zorgvuldiger bijhouden.

[Roel J]

Ach begin deze week had je nog een kasverschil van 959 euro dus het gaat de goede kant op.

 

Waar je ook nog even naar kan kijken is of je een ontvangst als uitgave hebt geboekt of andersom een uitgave als ontvangst. Dat betekent dus als je een ontvangst van 28 euro als uitgave hebt geboekt dat je dan een kasverschil hebt van 56 euro.

 

Maar ja als je verschil uit meer dan 1 fout bestaat kan het best lastig zijn om te zoeken.

 

Als je door de bankafschriften gaat, denk dan ook even aan de zoekfunctie van de bankwebsite, volgens mij kun je bij rabo ook zoeken op bedragen die zijn af of bijgeschreven in een bepaalde periode. dat scheelt een hoop zoekwerk tenopzichte van er regel voor regel doorheen te gaan.

[anymous]

Ik heb zelf wel eens perongeluk een foute afrondings instelling ingesteld, kreeg ik na der hand een balans verschil omdat er met afrondinging werd doorgerekend.

 

 

[timoenhilda]

Die vraag over de kas was geen verschil. Dat was puur een vraag hoe ik een kas op 0 krijgt, dus wat dat betreft gaat het balletje niet op.

 

Ik leef gewoon van de kas qua boodschappen of contante uitgaven, dat wordt allemaal wel bijgehouden.

 

Maar het is voor het eerst dat we een kasboek bijhouden en met contante betalingen werken, dus wou graag weten hoe dat zit.

 

Was dus heel simpel het overblijfsel als priveopname te boeken, zoals het dus ook in werkelijkheid was.

Niks geen verschil of een bedrag dat we kwijt waren.

 

Ik denk zelf toch wel dat we voor de gemiddelde kleine startende webshop alles toch wel redelijk goed hebben bijgehouden.

 

Alle facturen zijn exact kloppend met de verkopen. Net zijn we alle bankmutaties nagelopen en nogmaals gecheckt of echt iedereen had betaald en of iemand niet teveel had betaald.

Dat was niet het geval, alles klopt precies. Degene die we niet op de bank konden vinden waren keurig te vinden in het kasboek.

Bankmutaties en alle facturen + administratie klopt prima.

Mensen die te veel hadden betaald zijn exact terug betaald, alles is vastgelegd...

We gaan nu nog eens de hele kas doorlopen, net zoals we met de bank mutaties hadden gedaan. Elke kas inkomst of uitgave nogmaals controleren.

Een mutatie via de zoekfunctie van de bank met dat bedrag is niet gevonden.

Ook is er geen factuur aanwezig met dat bedrag.

 

We hebben alles (op die vriendin na) gescheiden gehouden van prive. Het is dus absoluut niet lastig zoeken, nu we alle mutaties keurig onder elkaar en elke mutatie met een omschrijving in excel hebben staan. Rechtstreeks uit de online bankgegevens, dus kan niet mis zijn.

 

We blijven verder zoeken, het moet gewoon ergens zitten.

 

Tnx voor jullie respons! Mochten jullie nog een idee hebben hoor ik het graag.

Ik begrijp dat jullie niet in mijn administratie kunnen kijken, maar veel hebben dezelfde vergelijkende administratie en er zijn vast wel bepaalde dingen wat vaker fout gaat.

 

EDIT: net de hele kasboek nagezocht, elke mutatie bekeken en vergeleken en alles klopt. Niets staat in de verkeerde rij.

 

Ik weet nu niet meer waar te zoeken. Bank mutaties staat niks verkeerds tussen (of althans worden er afgetrokken en is bovendien niet dit bedrag), kasboek klopt exact, geen extra betalingen geboekt die er niet zijn en er zijn geen facturen die niet betaald zijn of terugbetaald zijn of iets dergelijks... Ook de paar creditfacturen (waarschijnlijk bestellingen van kinderen) zijn echt niet binnen gekomen als betaling...

 

Kortom, loop momenteel even dood.

Morgen weer verder kijken en opnieuw alles berekenen.

[Martien Noppe]

Met kas betalingen blijft het altijd moeilijk. Vorige was ik een clubhuis waar lootjes werden verkocht. Iemand kocht 5 lootje van 1 euro. Hij betaalde met een 10 euro biljet en hij kreeg 20,-- terug. Daar heb ik ze wel op gewezen.

Zo zie je, een foutje is snel gemaakt. Dan kun je blijven zoeken tot je een ons weegt.

[timoenhilda]

Misschien zie ik het niet, maar waar kan in de kas een fout worden gemaakt?

 

Ik bedoel heb net elke inkomende kas bedrag gecheckt en klopt exact met de facturen welke contant zijn betaald.

Idem alle uitgaande. De kas moet dus net als de bank exact kloppen.

 

Een foutje is inderdaad zo gemaakt, maar als je zo grondig alles na spit zoals wij de afgelopen dagen hebben gedaan moet het toch te vinden zijn.

 

Er is bijvoorbeeld geen bank mutatie niet simpel te verklaren en te bewijzen. Idem met de kas.

 

Maar goed, genoeg cijfertjes gezien voor vandaag. :)

[VNIS]

Ik denk dat de oplossing is dat "derden" eens naar je excel werk kijken.

 

Meestal ben / raak je blind voor een eventuele fout indien je lang naar eenzelfde reeks(en) van cijfers kijkt.

 

Mijn advies is dus iemand met enige ervaring met je mee laten kijken.

 

Met vriendelijke groet,

 

[timoenhilda]

Vanochtend met een fris oog nog eens de berekening gedaan (gister datzelfde stuk 10 keer nagerekend) en ja hoor een cijfertje omgedraaid wat vanochtend bij de eerste berekening direct duidelijk werd.

Verder nog in het nieuwe jaar een terugbetaling van een paar cent niet meegenomen en ineens klopte het exact.

[Joost Rietveld]

blijf daar ook scherp op letten. Een onjuiste kas kan betekenen dat de fiscus bij controle je administratie verwerpt, zeker als de kas negatief is. Je kunt immers geen geld opnemen uit de kas als er niets in zit.

 

 

[timoenhilda]

Wat te doen bij een negatieve kas?

 

En ik zou graag nog willen weten hoe ik de betalingsverschillen van de kas kan verwerken.

Er wordt daar gepraat over wegboeken, alleen begrijp ik niet waar, in welk bestand. Is dit gewoon in de kas?

[Joost Rietveld]

laat ik even de kassa van een winkelier erbij halen:

 

Als ik een winkel heb en ik krijg geld in de kassa, dan kan ik dat eruit halen. Als ik daar de boodschappen van betaal, dan is dat een privé opname. Als ik de dag start met 100 euro in de kassa en ik verkoop helemaal niets, dan kan ik fysiek ook maar 100 euro uit de kassa halen. Meer zit er niet in. De kassa kan nooit een negatief bedrag bevatten omdat er geen negatief geld is. Je kunt wel een minteken op een briefje van 50 zetten of een IOU in de kassa stoppen, maar dat schiet niet echt op ;)

 

Zo werkt je kasboek ook. Als er niets in zit dan kan er niets uit. Zit er wel wat in, dan kan er nooit meer uit dan wat er in zit.

 

Als je kasboek ergens een negatieve stand kent, dan weet je sowieso dat het niet klopt. Dan heb je ergens meer opgenomen dan wat er in de kas zat. Dat betekent dat je omzet in de kas hebt die niet in de boeken hebt staat.

 

Vergelijk: barkeeper heeft 100 in kas en rekent een barbon af van 50 euro. Die 50 euro steekt hij in zijn zak en niet in de kassa. Hij slaat die 50 euro ook niet aan op de kassa, dus de kas klopt. 100 erin, niks erbij, dus 100 eindstand.

 

De verkoop van 50 zit in zijn broek en niet in de kassa. Kas klopt, maar via diefstal is hij 50 euro rijker.

 

Zo kun je ook onbewust rijker worden: je kunt geld fysiek wel in de kas stoppen, maar als je die omzet niet aanslaat op de kassa dan staat die niet geregistreerd. Zodoende kan een negatieve kas ontstaan. Weet wel dat de fiscus ook andere methodes heeft om te controleren of je kas klopt. Denk aan de standaard winstmarges op je inkopen die in verhouding zijn tot je branche. Een fust bier = 120 glazen. Een patatje met kost 80 cent.

 

Aan de hand van de inkoop kunnen ze redelijk goed schatten wat je verkocht zou moeten hebben.

 

Succes en zorg dat je je kas op orde krijgt,

Joost

[KindSupport]

En ik zou graag nog willen weten hoe ik de betalingsverschillen van de kas kan verwerken.

Er wordt daar gepraat over wegboeken, alleen begrijp ik niet waar, in welk bestand. Is dit gewoon in de kas?

 

Betalingsverschillen boek je weg op de grootboekrekening "betalingsverschillen".

Is een rubriek 9 grootboekrekening die van invloed is op je Winst/Verlies.

[timoenhilda]

Zo had ik het nog niet bekeken.

Bij mij is de kas puur iets waar ik alle contante betalingen op boek. In en uitgaand.

Ook als het saldo nul is of minder.

 

Maar inderdaad zo werkt het ook niet bij een kassa, geld wat er niet is kun je niet uitgeven.

 

Als de kas staat op + 30,00.

En er moet 51 euro betaald worden aan een crediteur, contant.

 

Moet het dan zo:

 

Afhaalbestelling 190 in 30 euro

Privestorting in 21 euro

Crediteur uit 51 euro

 

Dus elke keer als de kas op negatief dreigt te raken een prive storting invoeren, aangezien ik dan dus uit prive geld betaal?

 

Op de rekening werken we immers ook met prive opnames en prive stortingen.

 

[timoenhilda]

Zou iemand dit kunnen bevestigen?

[vdhork]

Denk wel dat dat klopt.

Voor kas (contant) betalingen en creditcard heb ik hetzelfde systeem: elke maand moet deze op 0 uitkomen.

Dat komt dan zo uit door prive op te nemen. Ook facturen die niet door mij (enige eigenaar) zijn betaald, maar door mijn partner zijn voorgeschoten (met pinbetaling) worden via de kas verrekend.

 

Overigens: hulde dat je er zo lang naar hebt gezocht, kan me voorstellen dat je het per sé wilt uitzoeken, maar anders moet je voor dit soort zaken domweg de post afrondingsverschillen gebruiken.

 

Werk zelf voor de dagelijkse betalingen alles in een enorme Excelsheet uit, inclusief voorraadbeheer en klantenkortingsysteem, maar de daadwerkelijke boekhouding gaat elke maand (soms minder vaak) via Davilex.

Onze huidige boekhouder gebruikt Davilex dus ben daarmee aan de slag gegaan.

Davilex werkt minder fijn dan Excel als het om dagelijks gebruik gaat , maar qua boekhoudingsregels etc is dat beter. Of een online systeem (zoals bij onze vorige boekhouder).

't Fijne van Excel is namelijk dat het veel inzichtelijker is en je zelf heel veel verschillende formules en soorten opmaak kan gebruiken.. Loop met 300MB nu wel tegen grenzen van de pc aan (net een quad core pc aangeschaft en zelfs die had nog opstartproblemen).

 

[timoenhilda]

Bedankt voor de fijne reactie.

 

We hebben er inderdaad een tijdje naar gezocht maar ik wil niet zomaar iets makkelijk wegmoffelen. Liever zoek ik een paar uren langer. Het moet immers kloppend te krijgen zijn, dat kan niet anders.

De inkoop was overigens snel kloppend te krijgen dus dat was snel rond.

 

Voor het andere bedrijf werken we dus met Mill7 (ook voor de boekhouder inderdaad) maar vind excel veel fijner werken, overzichtelijk en zelf goed in te delen.

 

Ben ik nog wel benieuwd naar:

Voor ons ader bedrijf hebben we geen kas en wordt ook niks afgerond (behalve omzetbelasting dan) dus op de jaarrekening is niets terug te vinden van afrondingsverschillen uiteraard. Maar hoe verwerk je dit in de jaarrekening?

Iemand misschien een voorbeeldje?

[vdhork]

De post afrondingsverschillen staat los van het feit of iets wel of niet per kas is betaald.

Vaak gebruik ik deze tussentijds als 'stoplap' om snel het boekhoudprogramma af te kunnen sluiten en dan een tijdje later verder te kunnen werken.

Wat hyper-irritant bij Davilex was/is , is dat je bijv bankboeken echt voor de volle maand afgeboekt met hebben, omdat het niet lukte om het eindbedrag voor de maand achteraf te wijzigen. Heb zo in het begin een aantal maanden opnieuw kunnen invoeren.. het is niet direct een boekhoudprogramma dat wij zelf zouden hebben gekozen, maar onze huidige boekhouder gebruikt het nu eenmaal.. met de lusten ook de lasten.

 

Er is mij overigens diverse malen gezegd dat het 'achterlijk' was om nog met Excel te werken, maar heb er ruim 10 jaar ervaring mee (gebruik vast nog niet alle mogelijkheden) en vind het heel fijn werken.. vooral kleurcoderingen zijn supermakkelijk.

[timoenhilda]

Maar de post afrondingsverschillen heb ik nog nooit mee te maken gehad, er hoeft ook niks te worden afgerond in het andere bedrijf.

Alles gaat gewoon via de bankrekening dus kan op de cent nauwkeurig.

 

Ik zie dan ook in de jaarrekening (met daarboven vlottende activa enz) niks staan van afrondingsverschillen.

en ben dan dus ook vooral benieuwd waar deze moet...