werknemer maakt een potje van kilometerregistratie; fiscale bijtelling?

[obiwankunobie]

beste leden,

 

een praktisch gevalletje dat nu speelt bij mij. ik heb een werknemer wiens tijdelijke contract inmiddels niet is verlengd door mij. een van de redenen is dat hij een loopje nam met veel taken en verantwoordelijkheden die hem zijn gegeven en waar hij voor getekend heeft. een daarvan was het bijhouden van een km registratie voor onze bedrijfswagen waar hij regelmatig gebruik van heeft gemaakt voor werkzaamheden voor het bedrijf.

daar zit hem de crux; hij heeft op heel veel dagen geen km standen genoteerd op de lijst die in de wagen ligt. we missen veel km op dagen dat hij gereden heeft. ook heeft hij de wagen vaker mee naar huis genomen, zonder toestemming van de directie (ik dus).

ik heb hem hier meerdere keren schiftelijk op gewezen alsook mondeling. steeds waren er smoezen en het zou goed komen. nu zitten we in de afwikkeling van zijn laatste loon en mijn accountant stelt dat ik hem maar een fiscale bijtelling moet geven (mindering op loon) om eventuele toekomstige problemen met de fiscus te krijgen (=zelf ophoesten voor zo'n bijtelling). overbodig te stellen dat medewerker het daar niet mee eens is. wie heeft een goede second opinion in deze? fiscus zaken zijn niet bepaald mijn specialiteit.... dank!!

 

[Joost Rietveld]

Dag obiwan

 

Heb je van je werknemer een verklaring geen privégebruik auto ontvangen en die bewaard bij de loonadministratie?

Welke verplichtingen jegens hem heb je vastgelegd mbt het gebruik van de bus voor privé?

 

groet

Joost

[obiwankunobie]

hoi joost,

 

ik snap je vraag, dit staat bij belastingdienst op hun site. nee, geen verklaring en hij mocht geen privekm's maken, alleen als een opdracht de ochtend erop vroeg was kon hij hem meenemen en dan direct naar de opdracht.

geeft dit je een beter beeld?

[Joost Rietveld]

Ja, en ik begrijp dus dat er een verbod stond op privégebruik. Lag dit ook schriftelijk vast en heb je er op gecontroleerd?

 

Wat je accountant suggereert, kan niet zomaar. Beslissend is of er bepaalde afspraken mbt privégebruik of de KM admin zijn geschonden en of die afspraken een sanctie kennen zoals nu geopperd door je accountant.

 

Als de fiscus jou aanslaat voor privégebruik in de loonbelasting en jou valt niets te verwijten dan heb je wellicht een verhaalmogelijkheid op je ex-medewerker. Hem zomaar met de bijtelling om de oren slaan (hoe terecht ook) zal niet zonder meer standhouden.

 

Feitelijke casus dus en dus tijd voor hulp, niet de accountant, maar een fiscalist.

 

groet

Joost

[obiwankunobie]

ha joost,

 

ik vermoedde al zoiets. mijn accountant zei dat de regels echter zijn veranderd zinds een tijdje. dank voor je input!

[Joost Rietveld]

mijn accountant zei dat de regels echter zijn veranderd zinds een tijdje. dank voor je input!

 

Mij niets van bekend hoor

[Iwan van Geelen]

Volgens mij mag je niet zo maar inhoudingen doen op loon, enkele uitzonderingen daar... maar nooit zoveel dat de beslag vrije voet in gevaar komt.

 

Daarbij, voor de zgn fiscale bijteling prive gebruik zal je toch ook echt een schriftelijke verklaring moeten hebben.

 

Ik heb deze kennis als ondernemers ervaring en niet als fiscalist of jurist

[Hans van Dongen]

Hallo Obiwan,

 

Makkelijke vraag, maar uiteraard moeilijker een antwoord te geven omdat de kwestie een arbeidsjuridisch, administratief en fiscaal aspect heeft.

 

Ik zou het arbeidsjuridisch gezien praktisch insteken.

1.   U heeft met hem schriftelijke afspraken aangaande de auto van de zaak (in een arbeidsovereenkomst of in een bedrijfsreglement?);

2.   Hij moet op basis hiervan o.a. een sluitende schriftelijke km-registratie bijhouden;

3.   Hij heeft dat herhaaldelijk niet gedaan;

4.   Sterker, hij heeft ondanks mondelinge en schriftelijke waarschuwingen nog immer niet (tot het einde toe) aan zijn administratieve en normaal te achten werknemersverplichting in deze voldaan;

5.   Hij heeft waarschijnlijk privé met de auto gereden terwijl dat niet mocht;

6.   Hij heeft zelfs (op welke data?) de auto zonder toestemming mee naar huis genomen (werk-werkverkeer is overigens geen privé);

7.   U mist administratieve verantwoording en kilometers.

 

U kunt zelf uitrekenen aan de hand van de opdrachten die hij heeft verricht en aan de hand van de wel door hem verantwoorde/geregistreerde kms, wat het totaal aantal kilometers (ongeveer) zou moeten/kunnen zijn. U weet echter ook het feitelijke aantal kms.

 

Daar zit een gat tussen: de gemiste kms. De enige die hier een verklaring over kan en moet geven is de werknemer (ik neem aan dat hij de enige is die op die auto heeft gereden).

 

U kunt hem dus gewoon over:

a.   Zijn handelwijze aangaande de gebrekkige en onvolledige km-administratie en het meenemen van de auto zonder uw toestemming en

b.   De gemiste aantallen kilometers,

een aangetekende brief sturen waarin u hem een week de tijd geeft om met een schriftelijke verklaring te komen. U stelt gewoon dat u deze info van hem nodig heeft om de rechten en verplichtingen over en weer te kunnen vaststellen. Zolang u deze wezenlijke gegevens van zijn kant niet heeft moet u hem berichten dat u dan ook geen definitieve eindafrekening voor hem kunt opstellen. Noem, als u hem toch al iets aan geld doet toekomen, dat dan ook ”een voorlopige betaling”.

 

Komt hij niet, of niet met een redelijke uitleg over zijn handelwijze noch over de gemiste kms, dan zou ik dat met hem verrekenen. Misschien arbeidsjuridisch gezien niet in de haak (je mag niet een betwiste vordering met een eindafrekening verrekenen), maar er is wel een redelijke verklaring voor uw handelwijze in deze (schadepost, gemiste kms door zijn toedoen!). Het is gemakkelijker hem het geld later alsnog na te betalen, dan het bij hem terug te vorderen (kosten/baten-analyse).

 

Vanwege bovenstaande mijn praktische insteek.

 

Sterkte,

Hans van Dongen / Steunpunt Arbeidszaken / 6-9-2011

[adlasko]

Ja, en ik begrijp dus dat er een verbod stond op privégebruik. Lag dit ook schriftelijk vast en heb je er op gecontroleerd?

 

Wat je accountant suggereert, kan niet zomaar. Beslissend is of er bepaalde afspraken mbt privégebruik of de KM admin zijn geschonden en of die afspraken een sanctie kennen zoals nu geopperd door je accountant.

 

Als de fiscus jou aanslaat voor privégebruik in de loonbelasting en jou valt niets te verwijten dan heb je wellicht een verhaalmogelijkheid op je ex-medewerker. Hem zomaar met de bijtelling om de oren slaan (hoe terecht ook) zal niet zonder meer standhouden.

 

Feitelijke casus dus en dus tijd voor hulp, niet de accountant, maar een fiscalist.

 

groet

Joost

 

De formulier geen privégebruik moet de werknemer toch zelf verzenden naar de belastingdienst ?

De kopie hiervan bewaar je in je administratie i.v.m. de bijtelling.

 

Even een paar vraagjes hierover :

Maar de bijtelling is toch een werknemersheffing ?

De controle en bewijslast ligt toch bij de werknemer ?

Mocht hij geen sluitende kilometerregistratie hebben of die 500 kilometergrens overschrijden, wordt hij dan niet op persoonlijke naam aangeslagen door de belastingdienst ?

 

Je hebt toch je loonheffingen uitgevoerd conform je afspraken met je werknemer, pas achteraf kan de belastingdienst toch pas constateren dat je werknemer verkeerde informatie heeft verstrekt ?

 

Als ik het goed begrijp krijg je als werkgever de naheffing die je dan op je werknemer moet verhalen ?

Ik dacht namelijk altijd dat de werknemer persoonlijk deze naheffing opgelegd kreeg van de belastingdienst, vandaar de verklaring geen privégebruik op persoonlijke naam en niet op bedrijfsnaam.

 

Gelukkig nooit hiermee te maken gehad, vandaar mijn vragen, ik dacht altijd dat dit een privé kwestie was tussen werknemer en belastingdienst. Niet dus, :-[

 

Groetjes,

Rolamohu

[Hans v N]

Volgens mij hebben we het hier over een zogenaamde "pool auto". Dan zijn toch niet de individuele werknemers verantwoordelijk voor de km administratie maar de werkgever? Je kan wel waarschuwen als iemand zich niet aan afspraken houdt maar straffen met bijtelling en die gewoon inhouden lijkt me niet de oplossing en juridisch onhoudbaar.

 

Het moet toch niet zo moeilijk zijn om dmv agenda's, facturen ed de gaten te vullen. Als er een paar km onverklaard blijven is dat ook geen ramp als je onder de 500 km (per jaar) blijft.

 

Lijkt erop dat hier een probleem wordt gemaakt ipv opgelost.

 

[ArnoldJager]

Misschien voegt dit nog iets toe. Ik doe zaken met een, weliswaar bevriend, bedrijf dat zorgt voor een volledige kilometerregistratie. [Mod edit: naam en link verwijderd ivm zelfpromotie]

 

Mijn medewerkers rijden in verschillende auto's en wisselen deze door. ze hebben allemaal een sleuteltje om in te loggen op een sensor. Het kastje dat weggebouwd is onder het dashboard registreert wie wanneer waar gereden heeft.

 

Dan heb je in ieder geval altijd sluitende rapporten en is alles op te vragen.

[Norbert Bakker]

Ik doe zaken met een, weliswaar bevriend, bedrijf

"Bevriend"? Zo te zien aan IP-adres, overeenkomst bedrijfsnamen en adres is dit wel een erg "close" relatie.