Opzetten administratie

[Peterpaul]

Hallo iedereen op dit forum,

 

Na veel zoeken ben ik op dit topic terecht gekomen. Graag wil ik mijn informatie delen met jullie betreft het juist ordenen van mijn administratie.

 

Ik ben een startende ondernemer die zelf zijn administratie gaat doen.

Ik hoorde dat je eens in de drie jaar wordt gecontroleerd of je de boekhouding wel goed doet.

 

Ik heb nu een map met de volgende tabbladen:

 

1. Verkoopfacturen

2. Inkoopfacturen/ bonnen

3. Bankafschriften

4. Kasboek

 

1. Hier doe ik alle verkoopfacturen in op volgorde van factuurnummer. Bij het inboeken geef ik ze geen boekstuknummer omdat in mijn ogen dit al het factuurnummer is.

 

2. Hier doe ik alle inkoopfacturen en bonnen in van het hele jaar. Bij het inboeken geef ik ze wel een nummer. Zo is het bij een controle makkelijk terug te vinden. Het boekstuk begint met de B van bank.

 

3. De bankafschriften doe ik op volgnummer in de map.

 

4. Het kasboek gebruik ik bijna niet, maar als ik iets met de kas betaal doe ik daar alle stukken achter. Het boekstuk begint met de K van kas.

 

Vragen:

Ik hoorde dat ze bij een controle het grootboek willen inzien. Dat ze dan willekeurig de facturen willen inzien van het grootboek. Dit is dus wel makkelijk terug te vinden voor zowel de in- en verkoop. De inkoop aan de hand van boekstuk en verkoop aan de hand van de nummers.

Alleen nu weet ik niet hoe ze makkelijk een betaling via de bank of kasboek kunnen terugzien.

Wanneer ik de facturen inboek, boek ik ze op debiteur of crediteur. Bij een betaling boek ik dit via het bankboek af.

Wil de belastingdienst ook weten hoe en wanneer het betaald is? Zo ja, hoe maak ik het dan mezelf makkelijk in de administratie zodat ze dit direct kunnen inzien?

 

Nu zag ik bij een kennis in zijn map ook een tabblad met memoriaal. Zijn boekhouder boekt dit in met de M, en dat het boekstuk.

Is dit gebruikelijk?

 

Een fijne avond allemaal!

 

Groeten Peter

[Marcel Spruit R.I.P.]

Hoi, welkom op HigherLevel! Kun je meer vertellen over wat je doet en hoe groot je onderneming is? Dat is voor administratieve kwesties soms wel relevant.

 

Wanneer ik de facturen inboek, boek ik ze op debiteur of crediteur. Bij een betaling boek ik dit via het bankboek af.

Wil de belastingdienst ook weten hoe en wanneer het betaald is? Zo ja, hoe maak ik het dan mezelf makkelijk in de administratie zodat ze dit direct kunnen inzien?

Als jij bij een betaling de debiteur of crediteur ook weer via het bankboek 'afboekt', dan wordt daarmee toch zichtbaar wanneer het betaald is? Wellicht begrijp ik je verkeerd.

 

Nu zag ik bij een kennis in zijn map ook een tabblad met memoriaal. Zijn boekhouder boekt dit in met de M, en dat het boekstuk.

Is dit gebruikelijk?

Welke letter/cijfer-combinatie de boekhouder er aan geeft is niet zo boeiend, maar het bestaan van een memoriaal wel. In vrijwel elke boekhouding zijn er boekingen die niet met een debiteur/crediteur/kas/bank te maken hebben, maar wel geboekt dienen te worden. Denk bijvoorbeeld aan het afsluiten van de btw-rekeningen en het boeken van de btw-suppletie, het boeken van 'nog te betalen kosten' die wel bij 2014 horen maar pas in 2015 of later betaald worden, het boeken van 'onderhanden werk' (geld verdiend in 2014 wat je pas in 2015 of later gaat factureren), afschrijvingen op activa, allemaal zaken die via memoriaalboekingen lopen. Dus ja, zo'n dagboek is wel gebruikelijk.

 

Helpt dit?

[Peterpaul]

Beste Marcel

 

Ik koop op dit moment sieraden in in Polen en verkoop het weer in Nederland.

Bij het inkopen gebruik ik btw verlegd binnen EU.

Met het terugvinden van bankbetalingen werkt het in mijn ogen anders.

Ik boek een factuur op debiteuren. Het boekstuknummer is het factuurnummer.

Dit is terug te vinden via het grootboek bij omzet en dan in de map de factuur opzoeken.

 

Daarna wordt het betaald. Dan wordt er geboekt bank aan debiteur. Dan is het idd wel terug te vinden op de bank, maar niet eenvoudig. Er wordt toch geen nummer aan de betaling gegeven? Of kan dat anders.

Ik nummer de bankmutaties op het afschrift bijv niet. Ik vink het wel aan bij een betaling.

 

Memoriaal:

Moet ik ook een tabblad aanmaken met memoriaal dan?

Komen daar dan ook facturen achter. Alle inkoop en verkoop zitten toch achter de tabbladen verkoop en inkoop?

 

 

 

[henkh]

Misschien ben ik ouderwets of klopt het helemaal niet wat ik doe maar ik print mijn bankafschriften en stop de facturen er achter. Maar ja heb ook een simpele administratie waarbij een heel jaar in 1 ordner past. zo'n 100 in- en 100 verkoopfacturen. Verder werk ik met een opvolgend boekingsnummer wat ik op de factuur schrijf zodra deze ingeboekt is.

[mmint]

Ik zet vaak een stempel op de factuur met daarop de betalingsdatum en soort (het is zo'n tweekleurig instelbaar stempel met teksten als "betaald per bank", "verstuurd", etc.. Met die datum kan ik het betreffende afschrift makkelijk terugvinden en andersom ook.

Daarnaast wordt in mijn boekhoudprogramma de ingelezen betaling ook nog eens gekoppeld aan de ingevoerde factuur. Bij nazoeken geen tijdverlies dus...

[Peterpaul]

Om even terug te komen op mijn reactie.Zojuist keek ik in mijn boekhoudprogramma, en je kunt dan inderdaad zien wanneer de facturen zijn betaald.Het is alleen niet snel terug te vinden in mijn ogen omdat er geen nummer aan gekoppeld is.

 

Wanneer er iets op 01-01-2014 wordt geboekt, en pas op 01-05-2014 wordt betaald is dat vrij lastig zoeken. Dit omdat het best een grote administratie aan het worden is.Vraagt de belastingdienst überhaupt bij een controle wanneer en hoe je iets betaald hebt? Zoja, wat is voor mij dan de handigste manier om het te ‘coderen’.

 

 

 

[Erik van Ficsus.nl]

Om even terug te komen op mijn reactie.Zojuist keek ik in mijn boekhoudprogramma, en je kunt dan inderdaad zien wanneer de facturen zijn betaald.Het is alleen niet snel terug te vinden in mijn ogen omdat er geen nummer aan gekoppeld is.

 

Wat bedoel je met niet snel terugvinden? Je geeft aan dat het factuurnummer in je boekhouding staat, daarmee kun je de fysieke factuur terugvinden. Verder geef je aan dat er bij de betaling van de factuur een betaaldatum wordt aangegeven. Zo kun je ook snel de betaling op je bankafschriften terugvinden.

 

[mod edit: vanwege leesbaarheid quotes aangebracht]

 

 

 

 

[Peterpaul]

Stel ik wil een factuur betreft de inkoop terugvinden.

Ik zoek deze dan via het boekstuknummer op. Klaar.

Nu wil ik ook zien wanneer deze betaald is.

Dat kan via het bankboek. Maar omdat het bankboek erg veel is, is dat lastig te vinden.

Daarom zoek ik een snellere methode.

 

En het memoriaal.

Hebben jullie in de map ook een extra tabblad voor memoriaal boekingen/ facturen?

[Dennis_van_Dijk]

Stel ik wil een factuur betreft de inkoop terugvinden.

Ik zoek deze dan via het boekstuknummer op. Klaar.

Nu wil ik ook zien wanneer deze betaald is.

Dat kan via het bankboek. Maar omdat het bankboek erg veel is, is dat lastig te vinden.

Daarom zoek ik een snellere methode.

 

En kun je in het bankboek niet zoeken op boekstuknummer of factuurnummer?

[Peterpaul]

Jawel, maar het gaat mij erom dat er bij een controle niet eeuwig hoeft worden gezocht.

Of mag je dan ook je computer gebruiken?

[Dennis_van_Dijk]

Of mag je dan ook je computer gebruiken?

 

Natuurlijk, waaom zou dat niet mogen?

[Peterpaul]

Dat dacht ik.

Dan gaat het een stuk makkelijker!!

Thanks

 

De indeling van mijn map is wel juist:

Bankafschriften

Kasboek

Inkoop/ kosten

Verkoop

 

Is het verstandig om de bankmutaties ook te nummeren?

Op dit moment nummer ik alleen de inkoop/ kosten.

 

[Dennis_van_Dijk]

Is het verstandig om de bankmutaties ook te nummeren?

Op dit moment nummer ik alleen de inkoop/ kosten.

 

De bankmutaties worden per bankafschrift ingevoerd. Deze bankafschriften zijn genummerd. In het bankboek kun je dus terugvinden op welk afschrift de mutatie terug te vinden is. Iedere mutatie op zich nummeren grenst in mijn ogen aan waanzin ;)

[Peterpaul]

Dank u Dennis.

Voor mezelf wil ik het voortaan nu zo doen:

Tabblad met uitgaande facturen. Op volgorde van factuurnummer. Op elke factuur noteer ik de betaaldatum.

Tabblad met binnengekomen facturen. Op volgorde van crediteur en datum. Elke factuur krijgt een boekstuknummer. Ook hier noteer ik weer de betaaldatum.

Tabblad met betaalde bonnetjes op volgorde van datum.

Tabblad met daarachter de bankafschriften.

Tabblad met kosten die Prive betaald zijn. Op volgorde van datum.

 

Zijn er dingen die ik over het hoofd heb gezien of die ik anders kan doen?

 

Groet

[Dennis_van_Dijk]

Dat zou een keurige administratie moeten opleveren.

 

Tabblad met kosten die Prive betaald zijn. Op volgorde van datum.

 

Deze kosten (facturen) zijn natuurlijk ook boekstukken en zouden ook genummerd moeten worden. Hoe de facturen betaald zijn (privé, contant, zakenrekening) is veel minder relevant dan de kosten kunnen terugvinden.

[Peterpaul]

Dank u!!

[MennoK]

Goedenavond allen,

 

Zojuist hier aangemeld en direct al een vraag.

Het is een zelfde vraag betreft het onderwerp van het topic.

Namelijk, hoe order ik mijn map.

 

Met behulp van dit forum heb ik ook deze indeling gemaakt.

Tabblad uitgaande facturen, blad binnengekomen facturen/ bonnen/ en een blad met bankafschriften en de privebetaalde stukken.

 

Nu zag ik vandaag de map van een vriend en begon te twijfelen.

Hij deed op aanraden alles achter zijn bankafschrift, zowel de betaalde als ontvangen stukken. En alles wat nog niet betaald was achter een apart blad.

Wanneer dit betaald was voegde hij dit achter het bijbehorende bankafschrift.

Het nadeel was in mijn ogen dat de facturen absoluut niet op volgorde liggen. Daarnaast hadden de facturen en bonnen helemaal geen nummer.

 

In mijn ogen extra veel werk, maar ik kan het mis hebben. Hij deed dit op aanraden van zijn adviseur.

Ik boek het nu eerst allemaal in. Daarna pak ik de afschriften en ga het weg boeken.

 

Ook ik geef alleen een nummer aan de inkomende kosten. Ik twijfel of het niet beter is om de bonnetjes direct achter het bankafschrift te doen.

 

Wat is nu de beste manier, en is het ook niet beter om het nummer van het afschrift te noteren bij een betaling in mijn programma.

Ipv boekstuknummer zet ik er dan het nummer van het volgnummer op.

 

Ik hoor het wel.

 

Menno

 

 

 

 

 

 

 

[Hermes Ratgers]

Vraag is makkelijk te antwoorden.

 

Veel boekhouders (wellicht nog van de oude stempel) werkten (ivm tijdsbesparing) vanuit de kas / bank alle mutaties bij. Was het een ontvangst dan werd er op omzet geboekt, anders op kosten. Zo konden ze als alles op volgorde van de bankmutaties in de map zit eenvoudig boeken. Openstaande posten waren op dat moment (uit de administratie) niet te achterhalen.

De methode daarin is dus kasstelsel en mag (tegenwoordig) niet meer altijd gebruikt worden.

 

Tegenwoordig wordt het boekhouden makkelijker gemaakt.

De inkopen/verkopen boeken en dan de bank / kas afboeken is veel sneller dan het vroeger ging. Daarnaast is het ook veel nauwkeuriger. Open posten zijn eenvoudig na te zoeken, net als betaalde facturen.

 

Als je dus de methode volgt van verkopen en inkopen eerst boeken, dan is het handig om dit apart op te bergen. Wellicht de niet betaalde facturen even apart houden mocht je dat niet uit het systeem willen of kunnen halen.

Op deze manier kun je ook veel makkelijker en sneller de facturen vinden.

 

Wanneer het betaald is kun je evt coderen op de factuur, maar wordt uiteraard ook geregistreerd in je pakket.

 

Uiteindelijk moet je een methode vinden die voor jou werkt. Het is ten slot van rekening jouw administratie waar jij verantwoordelijk voor bent. Je adviseur dient zich maar aan te passen aan jou, jij niet aan hem.

 

Mijn persoonlijke mening

Heb je een adviseur die tegenwoordig nog de facturen achter de bankafschrift wil hebben, denk er dan nog eens goed over na om met zo iemand in zee te gaan.

[MennoK]

Bedankt voor je bericht.

 

Mijn vriend heeft wel een apart tabblad met nog niet betaalde facturen. Dit wordt dus wel verwerkt.

Of dit vervolgens zelf door de adviseur wordt verwerkt achter het bankafschrift weet ik niet.

 

Mijn manier is ook nog niet ideaal.

Al die losse bonnen nummeren kost ook veel tijd.

Kan ik dit niet direct op de bank boeken? Wanneer dit kan, geef je zo'n bon dan ook een nummer?

Bij een betaling van of een debiteur of crediteur, is het dan niet handig om het volgnummer van het afschrift te noteren, het is wel terug te vinden via het bankboek, maar is soms wel even zoeken.

 

[Roel J]

ik heb slecht nieuws voor je, de beste manier bestaat niet... belangrijkste bij het organiseren van je administratie is dat het voor jou logisch is en dat je (eenvoudig) aan je wettelijke verplichtingen kan voldoen. waarbij btw aangifte en inkomstenbelasting aangifte de belangrijkste zijn.

 

ik ben al 25 jaar boekhouder en heb het allemaal al gezien, ordners gesorteerd alfabetisch gesorteerd, op nummer zowel oplopend als aflopend, op datum gesorteerd ook weer oplopend of aflopend en ook alles achter de bankafschriften. en ik heb al vele discussies gehad met mening collega over wat beter is.

Persoonlijk kijk ik altijd naar hoe een bedrijf met zijn (boekhoud)processen omgaat

 

waar je voor kiest hangt ook een beetje af van het boekhoudpakket wat je gebruikt( of alles in excel doet) en hoe je het gebruikt, voer je 1x per maand of 3 maanden alles in om je btw aangifte te fdoen of werk je wekelijks alles bij en draai je daarna een openstaande posten lijst uit om te zien wat je zelf moet gaan betalen en welke klanten moeten gaan betalen.

 

ALs je je administratie uitbesteed aan en boekouder of wat minder vaak je boekhouding bijwerkt dan is vaak de methode van alles achter bankafschriften het meest praktisch, alle ontvangen facturen komen in een mapje te betalen, zodra je ze betaald haal je ze eruit, en zodra het bankafschrift is ontvangen stop je ze daar achter. Zelfde verhaal met debiteruen / klanten. OP die manier kun je zonder boekhoudpakket of excel lijst snel in je ordener zien wat er nog openstaat, zolang dat niet om tientallen posten gaat is dat prima te doen

 

 

Dan over doorlopende nummering, de enige eis is dat verkoopfacturen doorlopend genummerd zijn en dat je het kunt aantonen, het isgeen eis ze doorlopend genummerd gearchiveerd zijn. elk systeem (ook excel) is in staat om een lijstje uit te printen met factuurnummers, klant en factuurbedrag (eventueel gesplitst naar ex btw, btw en incl btw). volledigheid en doorlopen van de nummering word zelden tot nooit gecontroleerd door een hele map met facturen één voor één door te bladeren.

 

Kortom organiseer het zoals jij het handig vind en eventueel in overlege met je boekhouder.

[Hermes Ratgers]

Het geheel hangt af van het pakket waar je mee werkt.

 

Het pakket waarmee ik werk is daarin zeer flexibel. We kunnen factureren vanuit het pakket, we kunnen ook de verkopen 1 voor 1 inboeken maar we kunnen ook de verkopen boeken vanuit de bankontvangst. Elk boekstuk krijgt naast een factuurnummer ook (vanuit het pakket) een boekstuknummer mee (op volgorde van boekstuk, inkoop en verkoop achter elkaar) dus met dat systeem is alle opties mogelijk.

Het hangt af van wat jij prettig vind en handig vindt.

 

Normaliter als je met verkoopfacturen werkt, zou ik zeggen boek deze eerst in (of maak een factuur vanuit het pakket) en leg deze op volgorde. Hoe je het met inkoopfacturen doet, is geheel de keus aan jou. Let er wel op dat je voor de belastingdienst de juiste methode volgt (kasstelsel of factuurstelsel en facturen op volgorde)

 

Succes.

[MennoK]

Maar Roel, als je het achter de bankafschriften doet, boek je het dan ook nog op debiteur/ crediteur of direct via de bank. En geef je de betreffende factuur dan ook een boekstuknummer.

Als je het direct op de bank boekt dan kan ik er geen factuurnummer aangeven ( mijn programma kent dit niet)

 

 

 

 

 

 

[Hermes Ratgers]

Zelf boeken wij altijd eerst de verkoopfacturen, dan de inkoopfacturen en dan de bank. Ongeacht hoe de klant zijn spullen heeft aangeleverd.

 

Maar kijk gewoon wat voor jezelf het prettigst is. Dat is het belangrijkst. Jij bent verantwoordelijk.

[MennoK]

 

Normaliter als je met verkoopfacturen werkt, zou ik zeggen boek deze eerst in (of maak een factuur vanuit het pakket) en leg deze op volgorde. Hoe je het met inkoopfacturen doet, is geheel de keus aan jou. Let er wel op dat je voor de belastingdienst de juiste methode volgt (kasstelsel of factuurstelsel en facturen op volgorde)

 

Succes.

 

Ik maak via excel facturen en boek dit dan in. Een boekstuknummer is dan toch niet nodig? Is dat niet het factuurnummer.

De inkoopfacturen gaan op datum in de map. Ik boek alles op crediteuren ook de bonnen.

Daarna pak ik de afschriften en boek ik ze via de bank af.

 

Op het bankboek staan wel de betalingen, maar door de hoeveelheid niet makkelijk terug te vinden.

Uiteraard wel via mutaties zoeken in het programma.

 

Betalingen die contant zijn voldaan boek ik af via prive.

Kan dit, En hoe orden ik dit, met een kladje in mijn map?

 

[Iwan van Geelen]

Zelf boeken wij altijd eerst de verkoopfacturen, dan de inkoopfacturen en dan de bank. Ongeacht hoe de klant zijn spullen heeft aangeleverd.

 

Maar kijk gewoon wat voor jezelf het prettigst is. Dat is het belangrijkst. Jij bent verantwoordelijk.

 

en maak een documentje waarin staat hoe jij het doet... is makkelijk voor jezelf, voor je boekhouder, de belastingdienst en als iemand je een keer vervangt.

 

Dit document kan je dan telkens aanvullen, maak je meteen een check-list voor je handelingen..... Ik denk dat je dan een mooi begin hebt voor in ieder geval een consistente boekhouding, net echt!

 

 

[Hermes Ratgers]

Inkoopfacturen zou ik gewoon op datum inboeken en archiveren (ook degene die prive betaald zijn).

Wellicht wel handig om op deze facturen naast de interne boekstuknummer (door je pakket bepaald) erbij te zetten hoe deze betaald is (P van Prive en R022 als deze op afschrift 22 van de Rabobank is betaald).

 

Bij de verkoopfacturen is geen boekstuknummer nodig, dat is je verkoopnummer. Mocht je pakket daarnaast een intern nummer aanmaken, dan kan het handig zijn die te noteren (hoeft niet).