Eerste factuur vergeten te sturen, wel herinnering

[Wbroekho]

Hallo iedereen,

 

Even een moeilijke uitleg over waarschijnlijk iets heel simpels. Nadat ik me af begon te vragen waarom de betaling van een (grote) klant moeilijk verliep na al reeds twee herinneringen te hebben verstuurd en nul contact van hun zijde, ging ik maar even op zoek naar een mogelijke oorzaak bij mezelf.

 

Wat blijkt, op de dag dat ik dacht de eerste factuur te hebben verstuurd met kort gezegd een bericht als: ''Hallo, hier is de factuur, groetjes", was ik die vergeten toe te voegen als bijlage. Beetje dom dus.

 

Nu is het ook niet chique dat ze dan zelf niks laten weten, al kan ik me voorstellen dat ze vooral de herinneringen vreemd vinden en zoiets hebben als 'lekker professioneel, laat maar'.

 

Maar wat zijn nu de opties? Heb ik de vrijheid om bij wijze van voorbeeld na telefonisch contact een nieuwe betalingstermijn te laten ingaan? Is daarvoor een nieuwe factuur nodig of kan de oude nog gebruikt worden, weliswaar met verlopen datum?

 

Alvast bedankt.

 

 

[Luinstralukas]

Opzich een overkomelijke fout toch?

Waar mensen werken worden fouten gemaakt.

 

Wanneer jij je werk hebt gedaan, wat het geval is denk ik.. Dan kan je gewoon bellen en de situatie uitleggen. Voor jou is het ondernemen ook ' nieuw' en dit zijn mooie leermomenten!

 

Succes ermee!

[Linda Maas]

Ik zou gewoon even bellen en uitleggen wat er is gebeurd. Daarbij tevens aangeven dat, indien gewenst, je de eerste factuur nog even na kunt sturen. Geef ze dan nog even de tijd, maar een belletje doet vaak wonderen!

 

Zijn de data van de herinneringen inmiddels ook weer verlopen, lees dat je die inmiddels ook twee hebt verstuurd?

[Wbroekho]

Ik zou gewoon even bellen en uitleggen wat er is gebeurd. Daarbij tevens aangeven dat, indien gewenst, je de eerste factuur nog even na kunt sturen. Geef ze dan nog even de tijd, maar een belletje doet vaak wonderen!

 

Zijn de data van de herinneringen inmiddels ook weer verlopen, lees dat je die inmiddels ook twee hebt verstuurd?

 

Ben van plan om maandag te bellen inderdaad. De datum van de eerste herinnering is verlopen, de tweede verloopt op komende dinsdag.

[Linda Maas]

Ok, dan in dat telefoongesprek even aangeven dat je nog geen betaling hebt ontvangen en je afvraagt of er nog onduidelijkheden zijn aangezien de tweede herinnering nog niet betaald is. Daarbij kan je dan ook vermelden dat bij het nakijken van je administratie duidelijk werd dat de eerste factuur niet als bijlage was bijgesloten en dat je die, indien gewenst, nog kunt nasturen.

 

Al zou ik er dan wel op aan sturen dat ze nog voor dinsdag kunnen betalen. Je hebt namelijk inmiddels wel 3 mails/brieven gestuurd.

[electra]

Het gebeurt vrij vaak dat ik de aanslag gemeentelijke belastingen niet ontvang, maar ineens een aanmaning en zelfs een keer een dwangbevel tussen de post tegenkom. Dat kan natuurlijk aan de postbezorging liggen, maar erg vrolijk word ik daar niet van. Nu heb ik niet de keus om belasting te betalen aan een andere gemeente. Maar zou dit gebeuren bij een bedrijf waar ik klant was, dan is er wel kans dat ik voortaan naar een ander zou gaan.

 

Wil je de klant houden, dan zou je de factuur opnieuw moeten sturen, maar dan met een aangepaste verzend datum erop, plus een excuus voor het niet verzenden op de oorspronkelijke datum. De betalingstermijn pas je ook aan. En natuurlijk bel je er even over op.

 

Grote kans, dat de klant dan denkt, zand erover.

 

 

[Joost Rietveld]

Volgens mij moet je, wel zo netjes ook, opnieuw beginnen met een factuur.

 

Je herinnering en aanmaning zijn gebaseerd op een nooit verstuurde factuur en hebben daardoor geen waarde.

 

Factuur opnieuw versturen met een nieuwe betaaltermijn.

Ik zou dat als klant zeker op prijs stellen, als ook excuses voor de gang van zaken.

 

Groet

Joost

[TwaBla]

''Hallo, hier is de factuur, groetjes"...

 

Heb je een contactpersoon bij de klant? Heb je die ooit gesproken? Dan zou ik als de wiedeweerga de telefoon oppakken en deze zaak persoonlijk rechtbreien. De toonzetting is al aardig joviaal, bijna puberaal. Maar dat past wellicht bij het contact. Nou toch even volwassen handelen: nieuwe factuur verzenden en daarna professioneel afwikkelen.

 

Voor je eigen boekhouding (en de doornummering van facturen) is het waarschijnlijk beter om de originele datum te handhaven, maar je kan wel even de omstandigheden toelichten in een begeleidend briefje of telefoontje. Als de verdere dienstverlening wel professioneel is en de onderlinge verstandhouding goed, zal dat allemaal wel goedkomen.

 

[Wbroekho]

''Hallo, hier is de factuur, groetjes"...

 

Heb je een contactpersoon bij de klant? Heb je die ooit gesproken? Dan zou ik als de wiedeweerga de telefoon oppakken en deze zaak persoonlijk rechtbreien. De toonzetting is al aardig joviaal, bijna puberaal. Maar dat past wellicht bij het contact. Nou toch even volwassen handelen: nieuwe factuur verzenden en daarna professioneel afwikkelen.

 

 

Excuses mocht dit verwarrend zijn geweest, maar ik stuur natuurlijk geen factuur met letterlijk zo'n bericht. Is altijd juist op een nette, professionele manier.

 

Ik neem in ieder geval vandaag contact met ze op om de situatie uit te leggen en dan verstuur ik een factuur met nieuwe betaaldatum.

 

Bedankt voor de reacties tot nog toe.

[mmint]

En, al gebeld? :)

 

Wat was hun reactie?

 

In mijn ervaring is het bij betalingssituaties altijd beter om eerst te bellen. Alleen een mailtje is vaak te onpersoonlijk en makkelijk te negeren.

[R.I.P. - Benm]

Zoiets kan iedereen natuurlijk een keer gebeuren.

 

Maar ik vroeg me af: heb je bij de herinnering niet alsnog de originele factuur als bijlage meegestuurd?

 

Ik doe dat eigenlijk altijd, zodat de klant niet hoeft te gaan zoeken naar de factuur en meteen kan betalen (of het helpt is 2, maar goed, soms moet je dingen gemakkelijker maken).

 

Uiteraard passen excuses voor het sturen van de herinneringen, maar je klant is ook niet zo heel netjes geweest natuurlijk. Als je een mail stuurt waarin je duidelijk zegt dat er een factuur bij zit, maar het attachment vergeet, kunnen ze ook gewoon even terugmailen om je daarop te wijzen.

[StevenK]

Wow, wat zijn jullie allemaal lief voor die klant. Die klant heeft toch gewoon boter op het hoofd? Er wordt een email gezonden waarin staat dat er een factuur bijgevoegd is, alleen de bijlage ontbreekt.

Dan ligt de bal toch echt bij de klant om om die factuur te vragen. De klant doet dat niet en negeert daarna ook aanmaningen.

Dat komt op mij over als een typische wanbetaler. Niks 'eerst nog factuur sturen', maar gewoon hard erop. Ze nemen een loopje met TS.

[RT....]

Ik weet niet hoe die aanmaningen er uit zien, maar als je geen factuur krijgt kun je ook niks betalen natuurlijk. Het is niet netjes van de klant om TS niet te wijzen op het feit dat hij geen factuur heeft ontvangen, maar ik zou niet weten hoe je 'hard erop' moet als je überhaupt geen factuur hebt gestuurd.

Misschien dat de klant een beetje met TS dolt...'laat hem er zelf maar ontdekken dat hij geen factuur heeft gestuurd, ik hoef zijn administratie niet bij te houden.'

 

[Erik van Ficsus.nl]

Dit kan ook een reden zijn om bij herinneringen altijd een kopie factuur mee te sturen. Daarnaast kan het praktisch handig zijn als degene die de herinneringen ontvangt niet meer de factuur hoeft te gaan opzoeken in hun systeem maar deze direct bij de herinnering aantreft.

 

 

[mmint]

Verder kan je er ook niet op vertrouwen dat je e-mail altijd werkt. Bij twijfel nabellen dus...

 

(Ik had onlangs een klant waar van mailtjes niet aankwamen. Nader onderzoek wees uit dat sinds een tijdje de inhoud van het SPF record voor sommige mailservers belangrijker is geworden.)

[StevenK]

Ik weet niet hoe die aanmaningen er uit zien, maar als je geen factuur krijgt kun je ook niks betalen natuurlijk.

Ook een typische wanbetalerssmoes. In de regel is er sprake van een overeenkomst waaruit een betalingsverplichting voortvloeit. Op een aanmaning staat het bedrag in de regel ook wel en dat is bij elkaar genoeg om te betalen.

Die factuur moet er uiteraard wel komen, maar het niet hebben van een factuur, terwijl er wel een onderliggende contractuele verhouding is, is geen reden om niet te betalen.

[Wbroekho]

Wow, wat zijn jullie allemaal lief voor die klant. Die klant heeft toch gewoon boter op het hoofd? Er wordt een email gezonden waarin staat dat er een factuur bijgevoegd is, alleen de bijlage ontbreekt.

Dan ligt de bal toch echt bij de klant om om die factuur te vragen. De klant doet dat niet en negeert daarna ook aanmaningen.

Dat komt op mij over als een typische wanbetaler. Niks 'eerst nog factuur sturen', maar gewoon hard erop. Ze nemen een loopje met TS.

 

Dat is inderdaad wat ik standaard doe en waarom ik het ook niet erg chique van ze vind. De herinneringen hebben allemaal alsnog de bijgevoegde factuur waar alles netjes en duidelijk op staat.

[RT....]

Ook een typische wanbetalerssmoes. In de regel is er sprake van een overeenkomst waaruit een betalingsverplichting voortvloeit. (...)

Die factuur moet er uiteraard wel komen, maar het niet hebben van een factuur, (...) is geen reden om niet te betalen.

En wanneer is de wederpartij in verzuim dan? Een andere 'harde aanpak' dan alsnog een factuur te versturen lijkt me dan weinig zinvol.

 

Enfin, TS heeft bij de eerste herinnering netjes alsnog de factuur bijgevoegd, dus wat dat betreft is het voor wederpartij duidelijk waar hij aan toe is.

@Wbroekho: heb je inmiddels de telefoon opgepakt en is het opgelost?

[Wbroekho]

Kleine update.

 

Heb opgebeld. De factuur bleek niet bij ze in de administratie te staan. Aangezien het tot tweemaal toe als herinnering is verstuurd is dat twijfelachtig, maar bon. Ze wist me ook te melden dat ze zelf standaard facturen binnen 60 dagen voldoen.

 

Dat stootte me een beetje tegen het zere been. 60 dagen lijkt me mogelijk, maar toch enkel als ik daar vooraf mee akkoord ben gegaan. Toegegeven heb ik zelf ook niet vooraf mijn termijn met ze afgesproken, maar in zo'n geval lijkt de wettelijke termijn van 30 dagen me wel toepasbaar.

 

Er is in ieder geval afgesproken dat ik de factuur opnieuw zou versturen met de datum van de eerste herinnering als ingang van de betaaltermijn.