Verplicht factuur sturen bij maandelijkse incasso?

[Piet Rol]

Voor een service abonnement gebruik ik een incasso om het abonnementsgeld maandelijks automatisch af te schrijven. Nu vraag ik me af:

 

[*]Ben ik verplicht maandelijks een factuur verzenden?

[*]Zo niet, heeft de afnemer van het abonnement geen problemen met zijn administratie?

 

Ik heb de volgende zaken geregeld: vooraankondiging, contract met bank en machtigingsformulier Europese incasso.

 

 

[Mod edit: typefout in titel hersteld]

[Richard Theuws]

Als ik me niet vergis krijg ik van alle diensten met maandabo zoals basecamp ed iedere maand een factuur, dus ik schat van wel.

[Iwan van Geelen]

"vroeger" was voor (o.a.) huur incasseren geen maandelijkse factuur sturen nodig...

 

Maar nu met SEPA moet je sowieso een vooraankondiging doen:

 

"Vooraankondiging

Een incassant moet u 14 dagen voor uitvoering van de incasso laten weten welk bedrag hij wanneer gaat incasseren. Tenzij met u een kortere of langere termijn is afgesproken. Deze vooraankondiging ontvangt u meestal via een factuur, maar een melding per e-mail of sms kan ook. Betaalt u maandelijks een voorschot via incasso, bijvoorbeeld voor uw energienota, dan ontvangt u de aankondiging van de bedragen en data van de voorschotten via de jaarafrekening van het voorafgaande jaar."

 

Kijk ook even bij De Bank

 

Dus... ik vraag mij af.. jij doet dit al; waarom combineer je dit niet met een factuur?

 

[Piet Rol]

@Iwan: Dat is een goede suggestie. Waarom ik het nog niet doe? Omdat dit nieuw voor me is.

 

Mijn doel is om zo efficiënt mogelijk te werken. Ik wil niet elke maand een factuur versturen, die identiek is aan de vorige. Is bijvoorbeeld een factuur met alle incassodata en bedragen ook voldoende? En dat bij voortzetting van het abonnement jaarlijks herhalen?

 

 

[Bert.]

Van de belastingdienst:

 

" U levert op basis van een doorlopende overeenkomst

 

 

Levert u goederen of diensten op basis van een doorlopende overeenkomst, bijvoorbeeld abonnementen? Dan kunt u op de factuur, in plaats van de datum van de levering, het tijdvak vermelden waarover u factureert. Deze periode mag niet langer zijn dan een jaar. Doorlopende intracommunautaire leveringen worden steeds geacht te zijn voltooid bij afloop van elke kalendermaand. ?"

[Roel J]

Is bijvoorbeeld een factuur met alle incassodata en bedragen ook voldoende? En dat bij voortzetting van het abonnement jaarlijks herhalen?

JA dat is voldoende zie de quote van Iwan

 

"Vooraankondiging

Een incassant moet u 14 dagen voor uitvoering van de incasso laten weten welk bedrag hij wanneer gaat incasseren. Tenzij met u een kortere of langere termijn is afgesproken. Deze vooraankondiging ontvangt u meestal via een factuur, maar een melding per e-mail of sms kan ook. Betaalt u maandelijks een voorschot via incasso, bijvoorbeeld voor uw energienota, dan ontvangt u de aankondiging van de bedragen en data van de voorschotten via de jaarafrekening van het voorafgaande jaar."

 

het voorbeeld is de energie nota.. maar voor een ander abonnement lijkt me dat niet anders.. dus jaarfactuur met aankondiging is voldoende..

en met de reactie van BJM.. heb je ook gelijk gezien dat het voor de BTW ook geen probleem hoeft te zijn.

[Piet Rol]

Aha, dank jullie wel :) Ik ga een factuur maken met alle bedragen de data voor de incasso's.

 

en met de reactie van BJM.. heb je ook gelijk gezien dat het voor de BTW ook geen probleem hoeft te zijn.

 

Begrijp ik je goed als je bedoelt dat ik de tijdvakken voor de BTW bij moet zetten? Of bedoel je zoiets dat ik moet aangeven over welke periode het abonnementsgeld gaat (bijvoorbeeld 01-03 -> 31-03)?

[R.I.P. - Benm]

het voorbeeld is de energie nota.. maar voor een ander abonnement lijkt me dat niet anders.. dus jaarfactuur met aankondiging is voldoende..

 

Helaas weet ik niet meer wat het was, maar ik heb dit wel eens gezien: Een factuur voor een jaar met daarop de bedragen zoals die ieder kwartaal afgeschreven zouden gaan worden. Ik neem aan dat werken per maand of kwartaal verder geen verschil maakt.

 

Strict genomen denk ik dat het ook los staat van automatische incasso: Wat zou het bezwaar zijn om 1 factuur te versturen die in 12 termijnen betaald moet worden? Afgezien van het praktische punt dat mensen het gaan vergeten te doen zou je toch best kunnen vragen dat een factuur van 120 euro wordt voldaan met 10 euro per maand, voor het eind van iedere maand, gedurende een kalenderjaar?

[Ward van der Put]

Begrijp ik je goed als je bedoelt dat ik de tijdvakken voor de BTW bij moet zetten? Of bedoel je zoiets dat ik moet aangeven over welke periode het abonnementsgeld gaat (bijvoorbeeld 01-03 -> 31-03)?

Nee, helaas niet: de datum van de factuur bepaalt in welk tijdvak u de btw moet aangeven. Je bent dus voor een deel aan het voorfinancieren op nog te ontvangen betalingen: als je per 01-01 factureert voor een jaarabonnement, draag je de volledige btw af voor Q1 (01 t/m 03), ook al ontvang je later nog betalingen gespreid per kwartaal (Q2 t/m Q4) of per maand (04 t/m 12). Dáár heb je dus een reden om toch frequenter dan één keer per jaar te factureren.

[Roel J]

ik geloof dat mijn opmerking en vergelijking met de energienota wat ongelukkig uitpakt.. ik was meer gefocusd op de opmerkingen over automatische incasso

het is inderdaad zo wat ward zegt, zodra je een (jaar)factuur stuurt moet je de hele btw afdragen je kunt het niet gespreid afdragen. voor dat doel lijkt de jaarfactuur als hulpmiddel van vooraankondiging niet handig. Dus toch maar weer even op de site van de belastingdienst zitten graven hoe het ook al weer was... en kwam het volgende tegen..

 

Voor de btw gelden afwijkende factuureisen voor automatische afschrijvingen, het bankafschrift mag als factuur worden beschouwt als er aan bepaalde eisen is voldaan.

 

◾de datum waarop de afschrijving plaatsvond

◾de naam van uw bedrijf

◾een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd

◾het btw-bedrag of gegevens aan de hand waarvan dit berekend kan worden, zoals het totaalbedrag en het btw-tarief

 

De eerste 2, datum en bedrijfsnaam worden door de bank al afgedekt.

de omschrijving van diensten en btw gegevens zul jij dus moeten toevoegen bij de aanmaak van het incasso bestand.

 

maar voor de btw hoef je dus geen maandelijkse btw factuur te sturen, voor de ondernemers onder jou klanten is het in principe voldoende om voor aftrek voorbelasting in aanmerking te komen als jij voor een afdoende omschrijving zorgt op het bankafschrift.

 

 

[Eric Mailer]

Zo doen we het eigenlijk ook met de KPN factuur voor de mobiele telefoon. Al sinds een jaar sturen zij geen factuur meer en boeken we maar op het dagafschrift van de bank.

 

De jaren ervoor moesten we de maandfactuur zelf downloaden vanuit ons KPN account, maar een jaar geleden hebben ze de mobiele diensten uit ons account voor vaste telefonie gegooid, zonder dat ze ervoor zorgden dat we de factuur weer per post krijgen.

[R.I.P. - Benm]

Energieleveranciers doen dat inderdaad ook zo, althans, de mijn wel. Op het bankafschrift staat het BTW bedrag vermeld.

 

Wat die telefoonrekening betreft is het wellicht lastiger. Men kan daar namelijk niet op voorhand bijvoorbeeld de kosten voor het komende jaar vermelden gezien die (mogelijk) afhankelijk zijn van je gebruik.

 

Dat is bij energie natuurlijk ook zo, maar daar hanteren ze voorschotten en maken ze op het einde van een jaar de balans op. Bij telefonie doen ze dat normaliter iedere maand.

[Piet Rol]

Als ik dit allemaal samenvat:

 

[*]Verstuur aanvullende informatie (vooraankondiging, geen factuur) met 12 data + bedragen

[*]Mijn incasso's bevatten datum, naam mijn bedrijf, omschrijving, btw bedrag

 

Nu hoef ik niets voor te financieren en slechts één extra document te versturen. De afnemer van het abonnement heeft een overzicht met alle te verwachten boekingen en kan op basis van de bankafschriften de boekingen verwerken.

 

Doe ik het zo juist?

[Piet Rol]

Ter afsluiting: De belastingdienst heeft telefonisch bevestigd dat ik een abonnement op deze manier mag afhandelen.

 

Zelf doe ik het nu zo:

 

- 1 factuur + vooraankondiging 11 data + bedragen

- elke incasso in de omschrijving dienst, totaalbedrag en btw bedrag.

 

De enige hobbel die een abonnee heeft is het ontbreken van factuurnummers. In sommige pakketten kun je niet zonder factuurnummers werken.

 

 

 

[prinsrachid]

- 1 factuur + vooraankondiging 11 data + bedragen

- elke incasso in de omschrijving dienst, totaalbedrag en btw bedrag.

Is het misschien een idee om die ene factuur een 'master'-factuurnummer met volledig bedrag mee te geven en een vooraankondiging te doen van 12 data + (btw) bedragen + fictief of sub-factuurnummer? Dan blijven de hoofdfactuur en subincasso nog enigszins via oplopende reeksen identificeerbaar met elkaar gelinkt.

 

Dus factuurnummer 1500001 met 1452,00 euro (252,00 euro btw)

-- Incasso 1 - 1500001A - 121,00 euro (21,00 euro btw)

-- Incasso 2 - 1500001B - 121,00 euro (21,00 euro btw)

-- etc.

 

Je kunt - als je wil - die ene hoofdfactuur dan inboeken en vervolgens elke maandbetaling daar tegen wegboeken. Het nadeel is inderdaad wel, dat je dan de btw waarschijnlijk zit voor te financieren.

[Piet Rol]

Voorfinancieren wil ik juist voorkomen :)

 

De door mij genoemde 'hobbel' valt wel mee nu ik er over nadenk. Een bonnetje bevat immers ook geen factuurnummer.

 

[prinsrachid]

Voorfinancieren wil ik juist voorkomen :)

De door mij genoemde 'hobbel' valt wel mee nu ik er over nadenk. Een bonnetje bevat immers ook geen factuurnummer.

Ja, als je voor het gemak kas- en factuurstelsel wil verhaspelen, dan krijg je alles kloppend.

[Piet Rol]

Ja, als je voor het gemak kas- en factuurstelsel wil verhaspelen, dan krijg je alles kloppend.

 

Wat bedoel je hiermee Rachid?

[Eric Mailer]

De enige hobbel die een abonnee heeft is het ontbreken van factuurnummers. In sommige pakketten kun je niet zonder factuurnummers werken.

 

Wat let je om een factuurnummer op het bankafschrift te zetten? De KPN zet b.v. ook de factuurnummers bij de incasso opdracht op het bankafschift.

[Piet Rol]

Wat let je om een factuurnummer op het bankafschrift te zetten?

 

Factuurnummers impliceert toch een factuurplicht? En het was juist de bedoeling om een grote hoeveelheid facturen te voorkomen :)