Onzekerheden administratie. Feedback gevraagd

[Nadiath]

Beste boekhouders, accountants en administrateurs.

 

Ik wil graag mijn onzekerheden over het inboeken van de administratie van mijn man even met jullie delen.

 

Mijn man is dit jaar voor zichzelf begonnen als zzp'er. Hij is keukenmonteur. Veelal wordt hij ingehuurd door een bedrijf. Ook krijgt hij soms wel een klus van een particulier.

 

De verkoopfacturen maak ik. Naar de opdrachtgever/ bedrijf wordt de btw netjes verlegd. Dit zijn alleen maar uren.

 

Naar de particulieren wordt netjes btw berekend. Het komt ook wel voor dat mijn man naast de uren ook wel eens apparatuur besteld voor de klant en dit dan weer met winst verkoopt. Op deze factuur vermeld ik dan de uren met 21% btw en het apparatuur wat geleverd wordt met 21%.

 

Totaal zijn er dus 3 omzetgroepen in de w-v rekening: omzet btw verlegd, omzet uren en omzet materiaal.

 

1. Volgens mij doe ik dit zo wel goed. Graag ontvang ik feedback als dit niet zo is. Of een bevestiging dat het wel goed gaat.

 

Over de kosten heb ik meer onzekerheden. De standaardkosten zoals telefoon, verzekeringen en km vergoeding privé auto kom ik nog wel uit. De controle die ik elke maand doe is kijken of er wel een bedrag is geboekt op telefoonkosten en verzekeringen. Zo moet je dus jaarlijks 12 bedragen in beide grootboekrekeningen hebben.

 

2. Ook hier graag weer feedback als dit anders kan/ moet.

 

Dan de inkoop, gereedschap en klein materiaal.

De inkoop en kleinmateriaal zoals schroefjes, rubbertjes boek ik allemaal op 7000 inkoop. Het gereedschap zoals zaagjes wordt op gereedschap geboekt.

Soms worden deze kosten weleens contant betaald en krijg ik een los bonnetje wat nauwelijks meer te lezen is van bijv de Gamma. Dit boek ik wel gewoon in als kosten met als tegenrekeningen 1410 privé.

De grotere uitgaven zoals inkoop van apparatuur wordt wel via de bank betaald.

 

3. Mijn vraag over dit gedeelte is hoe er wordt gekeken bij een eventuele boekencontrole naar deze kosten.

We kunnen natuurlijk niet elke bon verantwoorden. Daarmee bedoel ik, op de verkoopfactuur staat alleen wat er geleverd is, en niet wat voor materiaal er allemaal voor gebruikt is om het te installeren/ repareren.

De apparaten die we leveren kunnen we nog wel verantwoorden. Dit wordt namelijk vermeld op de verkoopfactuur. Op de verkoopfactuur staat niet elk schroefje, draadje vermeld.

 

4. Ik wil het graag goed doen. Ik weet van het andere zzp'er die bij een kantoor zijn administratie doet hier nooit naar gevraagd wordt. Deze boeken alles gewoon weg.

Kan hij bij een controle geen problemen krijgen? Ik las namelijk ook iets van verwerpen administratie. Gebeurd dit snel?

 

Sorry voor alle vragen.

 

Groetjes Nadia

[Roel J]

nadia,

 

niet zo onzeker hoor! wat je beschrijft is prima er valt weinig aan op te merken zoals je het beschrijft. en je bent wat mij betreft bang voor spoken, een administratie word niet zomaar verworpen.. voor dat gebeurd moet je er echt een puinhoop van maken en niet af en toe een factuur verkeerd boeken of kwijt zijn. dus zet uit je hoofd dat je het risico loopt dat de administratie verworpen word, de belastingdienst is geen eindexamen met een boete als er meer dan 4 fouten in je administratie

 

Zo te lezen heb je een goed beeld van welke kosten je waar boekt en waarom en hoe je controleert of het volledig is.

Die vage bonnetjes? dat is al 30 jaar een probleem sinds de introductie van de thermische printers.

niet te streng in zijn en gewoon als kosten boeken, vage bonnetje scannen of kopiëren en kosten boeken, niet zomaar op prive boeken, alleen als er helemaal geen bonnetje meer is en er is contant betaald dan zou je kunnen overwegen het prive te boeken.

Een bonnetje is verplicht voor de btw en ja dan is leesbaarheid wel "handig", dus kies er desnoods voor om de btw niet te verrekenen, maar voor de inkomstenbelasting is het echt genoeg dat er een vaag bonnetje is, scan zo'n bonnetje in of kopieer het. dan heb je een kopie voordat het helemaal onleesbaar is. voor de inkomstenbelasting is dat voldoende.

 

Je verkoopfacturen moeten de geleverde diensten omschrijven maar hoeft geen materiaallijst met elk gebruikt zaagje en schroefje erop te zijn dat zou echt onwerkbaar zijn. Iedereen snapt, incl de belastingdienst dat als je een keukenkastje in mekaar moet zetten en ophangen dat je schroeven spijkers en zaagjes nodig hebt. het risico is vele malen groter dat een klant gaat klagen dat een factuur niet gedetailleerd genoeg is dan dat de belastingdienst dat doet.

 

[RiVe]

 

3. Mijn vraag over dit gedeelte is hoe er wordt gekeken bij een eventuele boekencontrole naar deze kosten.

We kunnen natuurlijk niet elke bon verantwoorden. Daarmee bedoel ik, op de verkoopfactuur staat alleen wat er geleverd is, en niet wat voor materiaal er allemaal voor gebruikt is om het te installeren/ repareren.

De apparaten die we leveren kunnen we nog wel verantwoorden. Dit wordt namelijk vermeld op de verkoopfactuur. Op de verkoopfactuur staat niet elk schroefje, draadje vermeld.

 

Groetjes Nadia

 

Is ook niet mogelijk elk schroefje, draadje, elastiekje te vermelden. Je man heeft natuurlijk een zg. grijp-voorraad in de bus, je zou standaard een regel gebruikt kleinmateriaal op de factuur kunnen zetten, bv. 5 euro. Of je verrekent het in het uurtarief of in de marge op de geleverde materialen.

 

Het zijn vaak materialen waarvan je niet vooraf kunt weten of je ze nodig hebt, maar zit je zonder dan is het vaak duur, want dan moet er speciaal voor gereden worden. Periodiek vul je het aan, en heb je weer een bonnetje erbij. Het zij zo, ook voor een belastinginspecteur aannemelijk.

[Eric Mailer]

Is ook niet mogelijk elk schroefje, draadje, elastiekje te vermelden.

De belastingdienst zal het verbruik aan kleinmateriaal ook vergelijken met wat in de branche gebruikelijk is, want dat houden ze vast bij. Als dat binnen de norm valt dan zullen ze niet snel aan de bonnen twijfelen.

 

Andersom kan ook. Bij controle van een horlogemaker-kennis kwam de BD aanzetten met een kopie van een factuur van een leverancier van kleinmateriaal. Hij moest dan maar eens uitleggen waarom hij zoveel bladveertjes inkocht omdat het boven de inkoop aantallen van zijn collega's zat. Dat iemand gewoon hard werkt, is iets wat de BD zich blijkbaar niet kan voorstellen.

[Frans Sijtsma]

De inkoop en kleinmateriaal zoals schroefjes, rubbertjes boek ik allemaal op 7000 inkoop. Het gereedschap zoals zaagjes wordt op gereedschap geboekt.

 

Klein dingetje : Ik zou zaagjes niet zozeer als gereedschap zien maar gewoon in dezelfde categorie als schroefjes en rubbertjes boeken.

 

Ik weet niet wat voor gereedschap je man heeft, maar als het een paar jaar meegaat neem ik aan dat het op de balans staat. En zaagjes horen daar niet imho

 

 

[Nadiath]

Allen bedankt voor de reacties.

Zo te lezen doe ik het toch wel aardig.

 

De opmerking van Frans:

Hij heeft wel wat hamers etc gekocht, deze gaan ook wel een paar jaar mee. Ik had gelezen dat wanneer je een activa kooptvan boven de 450 euro dit op de balans moet. Het gereedschap wat hij heeft gekocht is totaal nog geen 450 euro waard. Dit moet dan toch in de w-v?

 

In welke categorie moet ik rubbertjed en schroefjes boeken dan?

Nu boek ik het op de inkoop.

 

Ik las dat je voor het opmaken van een jaarrekening het volgende controlemiddel kunt gebruiken om je winstmarge te betekenen op goederen:

Omzet goederen - inkoop goederen - voorraad 31-12 is de winstmarge.

Wanneer ik dus ook de schroefjes etc op de inkoop boek krijg ik daar geen goed beeld van.

En om nu op elke factuur 5% grijpmateriaal te vermelden lijkt me geen goed idee.

Daarnaast werken we ook wel eens met offertes en wordt op de factuur verwezen naar de offerte.

 

Lastig, lastig. Iemand hier weer een tip voor?

 

Groetjes Nadia

 

 

[Erik van Ficsus.nl]

Wat is precies je vraag over het werken met offertes? Je bedoelt dat je de specificatie niet meer overneemt op de factuur? Je zou kunnen overwegen om de offerte als bijlage bij de factuur te doen.

 

Wat gebruik je nu om je boekhouding bij te houden? Er zijn ook programma's met de functionaliteit om een offerte om te zetten in een factuur.

[ronaldinho]

Er is geen harde grens voor het activeren van bedrijfsmiddelen, formeel gaat het om "voorwerpen van geringe waarde" en dat is nogal een rekbaar begrip. Vaak wordt € 450 aangehouden in verband met de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. In theorie kun je een discussie voeren of bij een specifieke (kleine) ondernemer de grens lager zou moeten liggen, maar in de praktijk is het belang daarvoor gewoon te klein naar de maatstaven van de fiscus. Als je vele miljarden moet innen, ga je niet zeuren over een paar honderd euro aan belasting die misschien wel en misschien niet in het juiste jaar wordt betaald.

 

Voor schroefjes en rubbertjes geldt dat ook. Als je een magazijn met 10.000 verschillende soorten hebt, is het prettig als je in je administratie direct kan zien hoeveel je nog van wat hebt, zodat je niet zonder komt te zitten. Als je 10 bakjes met schroefjes in je bus hebt, heb je die administratie niet nodig om te zien wat er op is. Voor de fiscus is alleen relevant wat er aan het begin en eind van het jaar is en dan alleen nog als het om relevante bedragen gaat. Je kunt dus ook volstaan met alle kleinmateriaalinkopen direct als kosten te boeken en aan het eind van het jaar even in de bus te kijken hoeveel er nog over is en wat dat ongeveer heeft gekost.

 

Voor wat betreft offertes en facturen: beide behoren tot je administratie. Dus als een factuur naar een offerte verwijst, kun je later als de inspecteur erom vraagt, gewoon die offerte erbij pakken, want die moest je toch al bewaren. Het is dan wel handig als je die offerte weet te vinden, bijvoorbeeld doordat je je offertes nummert en het nummer op de (kopie)factuur vermeldt.

[RiVe]

 

En om nu op elke factuur 5% grijpmateriaal te vermelden lijkt me geen goed idee.

Daarnaast werken we ook wel eens met offertes en wordt op de factuur verwezen naar de offerte.

 

Een bedrag van 5% aan grijpmateriaal is veel te veel, dat accepteert een klant ook niet.

 

Om een offerte op te maken, gaat er een calculatie aan vooraf, die calculatie gaat vrijwel nooit naar een klant, de offerte wel. Als er in die calculatie een bedrag zit van 5 tot 10 euro kleinmateriaal, heb je voor een keuken genoeg schroeven, bouten, moeren, lijm gerekend om deze te monteren. De overige benodigde materialen die feitelijk bepalend zijn voor je marge, kun je natuurlijk nauwkeurig berekenen.

 

Na de arbeid schrijf je de factuur, verwijs je naar de offerte en de klant betaalt het overeengekomen bedrag.

 

Heb je nu te maken met een klant die geen offerte wil, maar je man laat komen op basis van een afgegeven richtprijs of schatting, dan kun je altijd op de factuur de verbruikte materialen zetten, de gemaakte uren en bv. 5 euro kleinmateriaal, maar dat laatste kun je ook overslaan en de prijs van de materialen iets verhogen. Dan ben je uit de kosten. :)

 

[Mathias@evelo]

Ikzelf maak eigenlijk weinig complete offertes. Zit nog niet aan 10 dit jaar. Wel eens een prijs doorgeven voor een type inbouwspot of zo. Omdat de meeste mensen wel weten dat er daar veel keuze in prijsverschillen in zijn.

 

Meestal belt de klant gewoon, legt uit wat hij/zij zou willen en dan doe ik dat.

 

Wel maak ik altijd nogal gedetailleerde facturen: werkuren met datum, starttijd, stoptijd. Alle materiaal behalve schroeven en dergelijke; aantal + prijs per stuk.

 

Als ik ooit controle zou krijgen van de fiscus dan zullen ze niet moeten zeggen dat er iets niet duidelijk is idem voor de klant. En voor mij is het ook gemakkelijk om eens terug te bladeren in de facturen voor als ik gelijkaardige werken moet doen.

[Nadiath]

Aaaah, conclusie zoals ik het nu lees:

Gereedschap zoals hamers, zaagjes en ander gereedschap direct op de kosten onder gereedschappen.

Is klein inventaris ook goed?

 

De schroeven, dopjes etc op de inkoop boeken als kleinmateriaal.

Kan dit bovenop de grotere inkopen zoals de apparaten die weer geleverd worden ( 7000)

Of kan ik beter een ander grootboek gebruiken zoals 7001 inkoop kleinmateriaal.

 

Verder begrijp ik dat er bij de inkoop van grote apparaten die weer worden gebruikt voor een project een referentie op de factuur vermeld moet worden. Zo kun je deze inkopen direct linken aan de verkopen.

Ook offertes moeten bewaard blijven als bewijs.

 

Wat voor een referentie kan het beste benoemd worden, is dat de naam van de debiteur zodat je bij een controle deze factuur/ offerte er direct bij kan pakken?

Ik las ook iets over projectadministratie. Dit is helaas niet te doen in het programma.

 

Thanks allen en ik hoor wel weer jullie aanbevelingen.

[Nadiath]

Hej hallo,

 

Nog iemand die mij kan helpen?

 

Ook nog een extra vraagje waar het internet vol van staat maar ik door alle inform beetje in de war raak:

In ons koophuis willen we een kamertje gaan inrichten om de administratie te doen.

Daarvoor willen we een nieuwe vloer gaan plaatsen.

De kosten zijn zo'n 250 euro. Kunnen we dit als kosten opvoeren?

Mag de btw opgevoerd worden/ teruggevraagd worden?

 

Fijn wknd

 

 

[henkh]

in ons koophuis hebben we ook een ruimte voor opslag van de spullen en een kantoortje. Zelf doe ik hier helemaal geen kosten voor opvoeren om geneuzel met de BD te voorkomen. Loop wellicht een paar tientjes mis maar heb er ook geen werk aan om het allemaal uit te zoeken.

 

Tijdje geleden in dit topic ging het over de zakelijke was thuis. toch maar besloten om er niks mee te doen. :P

 

Mijn winst haal ik uit scherp inkopen, kritisch naar kosten kijken en efficiënt plannen en werken. ;)