Praktische kant van het opzetten van een professionele administratie

[kuifje]

Ik zoek voor de professionalisering van mijn onderneming een beetje advies over twee zaken. Beide geen rocket science voor mensen met verstand van zaken, maar ik kan zelfs na uren googlen geen fatsoenlijk antwoord vinden

 

1) Briefpapier met logo in kleur. Wat is de met de huidige techniek qua kwaliteit/prijs het beste: Briefpapier professioneel laten drukken en daarop een brief/offerte/faktuur printen, of met een kleurenprinter een brief en logo in een keer printen op een fatsoenlijke printer? En wat is dat dan, een fatsoenlijke printer?

 

Het tweede heeft in principe mijn voorkeur, maar ik heb mijn twijfels over de kwaliteit.

 

(Het zou gaan om enkele tientallen brieven met logo per maand + 100-300 zwartwit bladen)

 

2) Klantenadministratie. Na enige jaren werken met excelsheets en papieren lijsten met klantenkontacten en handmatige copy-paste’s/overtypen, wil ik de zaak wat professionaliseren.

 

Ik zou daaarom graag een gecombineerd pakket hebben waarin ik mijn klantgegevens (B-to-B, maximaal 1000 klanten zelfs in mijn wildste dromen) kan beheren (dwz vooral administratieve gegevens), en waarin ik op basis van die klantgegevens offertes en facturen kan maken, en waarbij ik die gegevens gemakkelijk kan gebruiken voor het adresseren van correspondentie in Word en/of Libreoffice en email.

 

Linkjes naar de betreffende correspondentie en naar rapporten van klantencontacten bij het oproepen van klantengegevens zouden ideaal zijn, maar niet strikt noodzakelijk (De correspondentie moet trouwens zeker NIET ergens in een database verdwijnen, maar moet ook apart toegankelijk zijn).

 

In de cloud: Mag, maar moet niet.

Maximale prijs: enkele tientjes per maand

 

[Joost Rietveld]

Hoi Kuifje

 

1. Geen idee

 

2. Kijk eens bij www.Whiteworks.nl

 

Succes

Joost

[De Ketchupmaker]

Kom op Kuifje. Voor een spreekwoordelijke grijpstuiver kun je je briefpapier, visitekaartjes laten drukken. Als je goed voor de dag wil komen moet je niet gaan liggen miepen over de kosten van drukwerk en zelf gaan lopen knutselen.

[kuifje]

Aan Patrick: Ja, dat weet ik. Het gaat ook niet om de kosten, maar om het gemak: geen gedoe met verschillende templates voor een papieren brief of een pdf brief (en stel je voor dat je de brief eerst in pdf stuurt en dan op papier bevestigt, dan moet je hem twee keer aanmaken, eenmaal met logo in je bestand, en eenmaal zonder), geen gedoe met 'oei, op verkeerd papier afgedrukt'.

 

Dus als 'zelf printen' voor een redelijke prijs een technisch goede kwaliteit kan leveren in de lage aantallen die ik noem, dan heeft die optie mijn voorkeur. Misschien is mijn vraag beter te formuleren als: kan dat, of zit ik vast aan extern laten drukken?

 

Aan Joost: ziet er interessant uit. Werk je er zelf mee? Zoals ik het nu inschat is dit vooral voor offertes/fakturen/klantencontacten.

 

Ik zie nog niet direct een mogelijkheid tot een link tussen de klantendatabase die dan in whiteworks wordt bijgehouden en een lokaal tekstverwerkingsprogramma. En om twee simultane databases met klantgegevens te gaan bijhouden lijkt me ook niet goed, is vragen om moeilijkheden. Met andere woorden: hoe maak ik gemakkelijk een Word brief aan met de up to date klantegegevens uit whiteworks?

 

Na jouw suggestie bekeken te hebben realiseer ik me dat ik het waarschijnlijk toch liever lokaal heb. Dit heeft ook met mijn (misschien irrationele) angst te maken dat zo'n cloudfirma, bijv whiteworks, van de een op de andere dag failliet gaat: alle data weg, hoera.

 

KPN, of Microsoft, of Google, die zullen niet zomaar failliet gaan out of the blue, maar bij de kleinere spelers blijft dat altijd een risico.

 

Ik wil wel back-ups in de cloud zetten, en niet-kritische zaken, maar ben toch huiverig om kritische zaken in de cloud te zetten. Dit is niet vanwege technische of hacking redenen, maar vanwege, zoals ik schreef, het risico op dataverlies bij faillissement.

 

 

[De Ketchupmaker]

Voor wat jij wil volstaat iedere instapmodel inkjet- en laserprinter. Je hebt dan alleen te maken met de printmarges. In je teksverwerkingsprogramma kun je een sjabloon van je briefpapier maken. Dat kun je fysiek printen en naar pdf.

[kuifje]

Ja, ik weet dat dat kan. Ik doe dat al zo.

 

Alleen vind ik de technische kwaliteit met twee verschillende inkjets die ik geprobeerd heb slechter dan wenselijk. (kleinste beetje vocht en de inkt loopt uit, het zie er ook maar gewoontjes, amateuristisch uit).

 

Kan ik met een betere printer een resultaat bereiken dat drukwerk benadert, of is dat een droom?

 

 

[Richard Theuws]

Tja, er zijn zeker printers die drukwerk benaderen, bel gewoon een keer met Océ of Canon voor een topmodelletje. Denk wel dat die printer je meer gaat kosten dan al het briefpapier wat je ooit nog zou kunnen verbruiken samen.

 

Qua bedrijfssoftware; er zijn honderden pakketten die je kunt gebruiken zoals Unit4, Exact, enzovoorts, zowel on- als offline. Geen idee welke precies voldoet aan je wensen, ik heb voor mijn bedrijf nog niks gevonden dat voldoet (ik wil er persé mail, bestanden en workflow in hebben, en voor mij MOET het in de cloud), en betaalbaar is.

[Branko Collin]

Ik heb eenzelfde probleem opgelost door niet in kleur te printen. Daarbij moet ik aantekenen dat ik zelden nog iets op briefpapier verstuur, dus dan is die keus snel gemaakt.

 

Ik heb een laserprinter in plaats van een inkjet om dezelfde redenen als jij aangeeft, namelijk het ziet er gestoken uit (zelfs het goedkope instapmodel wat ik gebruik) en als een klant een druppel water op een factuur laat vallen, loopt niet meteen de inkt uit. Ik zie dat je al kleurenlaserprinters kunt kopen voor 130 euro (de kosten zitten met name in de inktcartridges).

 

Gedoe met sjablonen is iets waar ik me niet veel bij kan voorstellen. Tuurlijk, het kost even tijd om er eentje te maken, maar hoeveel sjablonen ga je nodig hebben? Het meeste gedoe wat ik tot nu toe heb gehad, is dat ik vergeten was de sjablonen in de backuplus te stoppen en dat ik ze daarom een keer opnieuw heb moeten maken.

 

Mocht je juist heel veel uitgaande post hebben in heel veel verschillende formaten, dan kan het handiger zijn je papier te laten drukken, maar dat kan ik lastig voor je beoordelen. Het voordeel is wel dat je je briefpapier in kleur kunt laten bedrukken, maar dat je zelf niet meer dan een z/w-laserprinter nodig hebt.

[kuifje]

Ik heb eenzelfde probleem opgelost door niet in kleur te printen. Daarbij moet ik aantekenen dat ik zelden nog iets op briefpapier verstuur, dus dan is die keus snel gemaakt.

 

 

Branko,

 

Bedankt. Ik zou dus juist wel graag enkele dingen (het logo, de footer met de bedrijfsgegevens) in kleur willen drukken, gewoon voor de wat sjiekere uitstraling,. Zwart wit doe ik al, ben ik niet tevreden mee.

 

Je impliceert dat laserjet niet uitloopt met water. Dat wist ik niet. Bedankt voor de tip.

 

 

 

 

[Eric Mailer]

Ik gebruikte tot 10 jaar geleden drukwerk met doorslagen. Om veel printwerk te voorkomen was het handiger om het meeste al voorgedrukt te hebben. Na een systeem upgrade was de matrixprinter niet meer te gebruiken.

 

Toen had ik dezelfde keuze: Voorgeprint drukwerk of alles zelf drukken. Ik heb voor het laatste gekozen en heb er nooit spijt van gehad.

 

Ik heb voor een Xerox kleuren-laserprinter gekozen met 2 papierlades. In 1 lade zit een duurdere papier kwaliteit voor de facturen en brieven. De 'doorslagen' en andere zaken gaan op goedkoper 70 grs papier. Iets dunner papier scheelt ook nog eens in je archiefvolume.

 

Het voordeel is dat je ook flexibel bent als er iets op de facturen moet veranderen. (omnummering telefoonnummer, invoering IBAN, verandering vestigingsadres KvK, etc.). Ik heb vroeger nooit drukwerk weg hoeven te gooien maar je moet er wel steeds in het voren bij stilstaan want bij 1 op de 3 nabestellingen moest er wel weer wat aangepast worden.

 

 

 

 

 

 

 

 

[StevenK]

Briefpapier laten drukken en de drukker ook een bruikbare PDF van dat briefpapier aan laten leveren; voor je PDF's gebruiken maken een PDFcreater (achtige) die de mogelijkheid heeft een template te gebruiken.

[Branko Collin]

Je impliceert dat laserjet niet uitloopt met water. Dat wist ik niet. Bedankt voor de tip.

 

Inderdaad, sorry, dat had wat explicieter gekund. Ik heb nooit meegemaakt dat wat met een laserprinter is geprint, uitloopt als het nat wordt. Laserjet is overigens de merknaam van de laserprinters van HP.

 

Als het belangrijk voor je is, zou ik er wat tijd in stoppen om uit te zoeken wat de beste opties voor je zijn. Misschien is bedrukt briefpapier wel goedkoper dan je dacht, er zijn ook inkjetprinters waarvan de inkt maar weinig uitloopt (Google: pigmented inkjet printers) enzovoort.

[DaMedia]

Bij enkele tientallen brieven per maand kan het uit om briefpapier te laten drukken. Zet er dan alleen de meest basale gegevens op zoals logo, bedrijfsnaam en adresgegevens.

Maak van het briefpapier ook een PDF die je als achtergrond in o.a. je factuurpakket kunt gebruiken. Print dan de gegevens zoals BTW-nummer, KvK nummer en rekeningnummer mee.

 

Naast briefpapier heb je ook enveloppen nodig? Die zijn lastiger te printen.

Door zowel briefpapier als enveloppen te printen weet je zeker dat de kleuren van die twee goed overeenkomen.

 

Een nadeel van briefpapier zelf printen is dat je niet tot de rand van het papier kunt printen (met de meeste printers). Je ontwerp moet je daarop dus aanpassen.