Veranderen van boekhoudprogramma

[Bosjeeee]

Hallo

 

Graag wil het volgende met jullie delen en vragen:

Mijn boekhouding doe ik nu met het programma e-boekhouden.

Nu ga ik stoppen met m'n bedrijf en dus het programma stopzetten.

 

De klantenservice daar bevolen aan om oa een Auditfile op te slaan van alle jaren.

Dit heb ik gedaan. Het moet per jaar. Daarnaast moet je aangeven of je het per week of per maand wilt opslaan.

Klinkt allemaal leuk, alleen kan ik zelf dit programma, een xml bestand niet openen.

 

Dit hoefde dan ook niet volgens hun, als de belastingdienst dit maar kan voor een boekencontrole.

 

Iemand bekent met dit verhaal?

 

Gr. Harry

 

 

 

[Jeroen Bakker]

Hallo Harry, je kunt eens Googlen op 'xml viewer', dan vind je genoeg programma's. Ik zou namelijk wel zorgen dat je zeker weet dat alles er in staat, het is immers jouw verantwoordelijkheid.

[Bosjeeee]

Hallo Jeroen

 

Is zo'n auditfile verplicht?

Wat kun je nog meer aanbevelen om te bewaren als ik het programma afsluit.

 

 

 

[Branko Collin]

Gaat het om dit ding? Vanaf die pagina staat een link naar een brochure waarin de belastingdienst uitlegt hoe ze de Auditfile gebruiken.

 

Wat verplicht is, is een sluitende administratie. Ook met Auditfile ben je verplicht al je bonnen en facturen een X aantal jaren te bewaren. Als ik het zo lees, maakt een Auditfile het met name makkelijker voor de bd een controle uit te voeren. (De implicatie is, als ik het zo lees, dat doordat de belastingdienstmedewerker efficiënter werkt, jij ook minder tijd aan de controle kwijt bent.)

[4711]

Op zich hoef je geen auditfile op te kunnen hoesten. Hier wordt wel om gevraagd overigens, wanneer zij bij de BD een (boeken)onderzoek willen doen.

 

Maar je moet wel (wanneer je administratie 'elektronisch' is) de administratiebestanden bewaren.

Dus hoe dat dan in jouw geval werkt, dat zou ik niet durven te zeggen.

 

Sterker nog, ik zal een praktijkvoorbeeld geven van afgelopen zomer:

Bij een controle wilde de ambtenaar in kwestie allerlei Excel-files van belastingplichtige gemaild krijgen. Dat is veel werk, maar dat terzijde.

 

De ondernemer in kwestie had wel alle Excel-spreadsheets uitgedraaid en bewaard in de administratie.

Dus mijn stelling is/was: belastingplichtige hoeft niet alle spreadsheets die ooit gemaakt zijn, bij wijze van spreken om iets uit te rekenen, elektronisch te bewaren. Alleen de administratiebestanden dus.

 

De BD-medewerker dacht daar anders over (althans in de eerste instantie), maar hij heeft genoegen genomen met kopieën van de uitgedraaide overzichten (uit Excel dus).

Wij hebben afgesproken dat hij intern zou checken wat het huidige standpunt (van de BD) is in deze.

Ik heb verder nog niets gehoord (misschien gebeurt dat ook nooit trouwens), maar ik blijf wel - althans voorlopig - op mijn standpunt (dat je dus niet 'elke sheet' die je op de computer uitrekent, ook elektronisch hoeft te bewaren in een spreadsheet e.d.).

 

 

[Hermes Ratgers]

 

Klinkt allemaal leuk, alleen kan ik zelf dit programma, een xml bestand niet openen.

 

Dit hoefde dan ook niet volgens hun, als de belastingdienst dit maar kan voor een boekencontrole.

 

Iemand bekent met dit verhaal?

 

 

Auditfile is zeer belangrijk en het verhaal wat je is gezegd klopt helemaal.

Auditfile openen is met excel op zich geen enkel probleem, alleen dan moet je nog enkele bewerkingen doen wil je er verder iets aan hebben.

 

 

[Bosjeeee]

Ik heb nu een xml viewer gedownload.

Echter, kan ik het niet openen.

Achter het bestand staat ook xfc.

Terwijl in het programma 'download xml auditfile' staat.

Heel apart.

Een andere manier om alles in te zien?

[Joost Rietveld]

Google eens op xfc audit file. Genoeg tools die je kunnen helpen.

 

Groet

Joost

[Bosjeeee]

Klopt. Staat idd genoeg.

Alleen de vraag, moet dit? Aan de pakketten hangen namelijk wel aardige bedragen.

Daarnaast, heeft de belasting zelf niet zo'n programma bij een controle?

Zoja, waarom moet ik dit dan hebben. Ik kan het toch gewoon opslaan en bewaren wanneer er een controle komt.

 

Peter, wat bedoel je met administratiebestanden?

 

 

[Allwww]

Naast de auditfile kan je bij E-boekhouden ook een "offline export" doen.

Ze hebben daarbij een speciaal eigen programma (offline module) waarmee je alles uit je boekhouding op een later moment kan teruglezen en uitprinten.

[Joost Rietveld]

Voor jou is het van belang dat je de boekhouding desgewenst kunt overleggen aan de fiscus en dat die leesbaar is. Een auditfile helpt maar is niet verplicht. Mensen die boekhouden in excel of op papier kunnen ook geen auditfile overleggen.

 

De fiscus zou in staat moeten zijn om een xfc uit te kunnen lezen.

 

Voor de gemoedsrust zou ik het ook wel fijn vinden als ik de xfc leesbaar zou kunnen maken. Gewoon zodat je weet wat erin staat.

 

Groet

Joost

[LeegR1]

Hallo

 

Graag wil het volgende met jullie delen en vragen:

Mijn boekhouding doe ik nu met het programma e-boekhouden.

Nu ga ik stoppen met m'n bedrijf en dus het programma stopzetten.

 

De klantenservice daar bevolen aan om oa een Auditfile op te slaan van alle jaren.

Dit heb ik gedaan. Het moet per jaar. Daarnaast moet je aangeven of je het per week of per maand wilt opslaan.

Klinkt allemaal leuk, alleen kan ik zelf dit programma, een xml bestand niet openen.

 

Dit hoefde dan ook niet volgens hun, als de belastingdienst dit maar kan voor een boekencontrole.

 

Iemand bekent met dit verhaal?

 

Gr. Harry

 

 

 

 

Als het goed is kan Excel vanaf 2007 een xml bestand openen. Je hebt ook nog xml notepad is gratis. (dit is een amateuroplossing.) De meeste boekhoudpakketten kunnen overigens ook gewoon exporteren naar excel. Dat zou mijn voorkeur hebben. Je kan dan namelijk al je mutaties exporteren naar 1 werkblad. Deze sorteer je vervolgens op rekeningnummer. Daarna voeg je een draaitabel in op rekeningnummer, periode en saldo bedrag. Dus als je debet en credit kolommen hebt, dan doe je debet - credit in Excel. Vervolgens is je periode balans en je grootboek klaar.

 

 

[LeegR1]

Vergeet overigens ook niet openstaande posten lijsten van debiteuren en crediteuren per balansdatum te exporteren.

[Bosjeeee]

Nou, het lukt me niet om dat bestand te openen. Heb van alles geprobeerd.

Wat ik nu heb gedaan is een PDF uitdraai opgeslagen van het grootboek per jaar, de wv rek. per jaar, de begin- en eindbalans per jaar, de btw aangifte per jaar en de openstaande deb. en cred. per jaar.

 

Daarnaast wel de auditfile per jaar opgeslagen.

 

Die PDF bestanden is dat al genoeg?

Ik hoorde dat ik ook de memoriaal boekingen moest opslaan.

Dit kan alleen niet in e-boekhouden. Ze werken namelijk niet met dagboeken.

 

Wat een gedoe!

 

 

[Roel J]

tsja, jij wilde graag van boekhoudpakket wisselen... ;D

 

maarre.. je mag ook wel wat logica toepassen hoor iets wat niet bestaat kun je ook niet bewaren..

dus als er geen dagboeken zijn kun je ook geen memoriaal journaalposten bewaren..

 

de reden dat deze in veel lijstjes apart genoemd worden is omdat iedereen het volstrekt logisch vind om je inkoopboek, verkoopboek en bankboek te bewaren maar vergeet dat je af en toe ook nog een paar ander soortige boekingen in het memoriaal boekt en dan is je boekhouding niet compleet (als je een "traditioneel" boekhoudpakket met dagboeken werkt)

[Bosjeeee]

Eboekhouden kent wel het memoriaal, alleen zou ik niet weten hoe ik deze boekingen zou moeten bewaren. Via het memoriaal zijn alleen de afsluitende boekingen gemaakt en via priverekening betaalde facturen.

 

Vandaar dat ik het grootboek, wv, balans, btw en de deb en cred heb opgeslagen in PDF per jaar.

Is dit niet genoeg voor een eventuele controle?

Het grootboek geeft toch alles weer?

 

 

[LeegR1]

Dat lijkt mij voldoende als de periodebalans en grootboek en deb en cred aansluit met de jaarstukken die opgemaakt zijn voor bijvoorbeeld de belastingdienst.

 

 

[Bosjeeee]

Helemaal goed. Doe ik het zo.

Nu een vraag over de archivering van mijn financiële stukken.

Over elk jaar heb ik een map aangemaakt met 4 tabbladen.

1) verkoopfacturen. Dit is gearchiveerd op factuurnummer.

2) inkoopfacturen. Dit is gearchiveerd op boekstuknummer.

3) bankafschriften. Dit is gearchiveerd op volgnummer. Achter de bankafschriften heb ik de pinbonnen gedaan welke betrekking hebben op zakelijke kosten.

4) contante betalingen.

 

Nu lees ik ergens dat je het beste 6 tabbladen kunt hanteren.

Dit zijn de 4 die ik gebruik plus 1 voor de nog niet betaalde facturen en 1 voor de nog te betalen facturen. Dit zijn kopien van facturen die al achter tabblad 1 en 2 zitten.

Telkens wanneer er een factuur wordt betaald of wanneer je een factuur betaald doe je deze achter het betreffende afschrift.

 

Is het hanteren van de 6 tabbladen niet dubbel?

Hoe doen jullie adviseurs dat?