Particulieren factureren

[CLabs]

Goedemorgen!

 

Ik zag net iets raar op internet voorbij komen, en dacht meteen ik ga hier eens kijken hoe het zit.

Er staat wel het een en ander over, maar in uitgebreidere context afhankelijk van situaties; dus dat hielp me niet veel verder.

 

Dus dan toch maar vragen. :)

 

Er stond in een artikel dat het niet verplicht is te factureren aan particulieren, en dat hierbij de voorwaarden ook niet gelden. Dat het factureren aan particulieren niet verplicht is, dat wist ik al.

 

Maar die eisen...? Hoe zit dat nu precies?

Op een factuur aan een ondernemer vermeld ik een heel scala aan gegevens, in ieder geval alles wat verplicht is staat er op. Ook hebben die netjes een eigen volgnummer (ik werk met cliënt reeksen; elke client heeft een unieke reeks), et cetera.

 

Maar nu staat er hier dat facturen aan particulieren eigenlijk aan geen donder hoeven te voldoen.

- Je hoeft je BTW nummer niet te vermelden

- Unieke volgnummers boeien totaal niet, je bent immers uberhaupt niet verplicht te factureren

 

En dan heb je nog de vereenvoudigde factuur, voor bedragen onder de €100. (Aan particulieren is dat dus gewoon in 100% van mijn facturen het geval. Zakelijk komt vaak echter ver boven dat bedrag uit.)

Op de site van de belastingdienst staat daar ook over dat er maar zeer summier eisen aan gesteld worden; waar inderdaad oa het btw nummer en unieke volgnummers totaal niet meer aan te pas komen.

 

In eerste instantie schreef ik ook geen facturen uit aan particulieren.

Later toen de MOSS regeling kwam met de nieuwe EU VAT regelingen werd dit echter noodzaak in bepaalde gevallen omdat je onder die wetgeving een godsvermogen aan (belachelijke, excuus.) informatie moet verzamelen aan bewijsmateriaal dat die klant wel zit waar hij/zij zegt dat hij zit.

We moesten dus wel iets sturen waar het correcte BTW bedrag op staat en al het bewijsmateriaal meteen in werd opgeslagen zodat, mocht er ooit controle komen voor EU VAT, dit met 1 druk op de knop allemaal boven wat er gehaald kan worden.

 

 

Anyway, maar hoe zit dat nou precies?

Ik dacht dat als je aan particulieren uitschreef dat er wel degelijk een uniek volgnummer moest zijn. Ook als de factuur onder de 100 euro ligt.

 

Maar is dat wel zo?

In principe zou het voor mij namelijk een stuk handiger zijn als het systeem zo ingericht wordt dat er geen facturen worden uitgereikt aan klanten, maar een prijsopgave om een maand te verlengen; welke indien betaald getransformeerd wordt tot een betaalbewijs. Hier zullen wel alle gegevens op staan, inclusief de betaalde BTW, maar geen volwaardige factuur zijn. Een uniek nummer kleeft er wel aan vast, maar de reeksen kunnen random zijn en er kunnen gaten in vallen als mensen dus het prijsopgaaf niet betalen en uiteindelijk uit het systeem getrapt worden. (Behalve historische data, dat lijkt me logisch.)

 

Die particulieren boeien me namelijk niet zo heel erg veel, is een fractie van de omzet en eigenlijk veel meer gedoe dan dat het werkelijk oplevert; maar zo hou ik nog wat lol in m'n werk door ook met "normale mensen" in plaats van louter professionals te werken. (Soms een verademing!)

 

 

In principe komt de vraag op het volgende neer:

- Klopt het dat je bij facturatie aan particulieren, inderdaad enkel deze gegevens moet vermelden:

http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur

- Als er meer dan €100 betaald wordt, moet er dan wel of niet een factuur uitgeschreven worden aan particulieren; of is dat *nooit* verplicht? (Op wat speciale uitzonderingen na)

- Klopt het dat er dan ook geen uniek volgnummer hoeft te zijn? Zeker in het geval van prijsopgave/betaalbewijs in plaats van werkelijk "Factuur?" (Eigenlijk staan er *exact* dezelfde gegevens op, alleen wijzigt de naam van "Factuur" naar prijsopgave/betaalbewijs.)

- Kortom: enkel bij factureren aan ondernemers moet je werkelijk aan *alle* eisen voldoen, maar bij particulieren is dat een stuk losser en moeten alleen essentiele gegevens vermeld worden?

 

 

Als dat zo is, dan zou het administratief namelijk een stuk minder werk zijn.

Al die factuurtjes van soms zelfs slechts 3 euro zijn gewoon erg tijdrovend om de hele tijd in de gaten te houden. (Maarja, 100 man die gemiddeld 15 EUR betalen is toch weer 1500 EUR...)

 

 

Het leek mij in ieder geval erg vreemd dat facturen aan particulieren aan geen enkele eis hoeven te voldoen als je ze *wel* uitschrijft.

 

Ik lees zowel hier als op andere sites zoveel tegenstrijdige info (bijvoorbeeld bij de KvK), en de belastingdienst vermeld ook niets over volgnummers bij particulieren: dus ben nu toch wel heel erg benieuwd wat hier nu de werkelijk gang van zaken mee is.

 

 

Heel erg bedankt voor een ieder die licht kan werpen op deze, in mijn ogen eigenaardige, situatie.

Heeft het internet gelijk, of klopt het gewoon niet wat er gezegd wordt?

[Cosara]

Iedereen heeft recht op een deugdelijk product, zo ook particulieren. Wanneer een product niet aan de verwachtingen voldoet, dan valt dat onder garantie. Eigenlijk valt elk product - iets dat is geproduceerd - onder garantie ... om het even of het nu één pak melk of één spaanplaatschroef betreft.

 

U als verkoper heeft verplichtingen inzake het garantierecht. Op uw beurt vraagt u om een bewijs dat een niet deugdelijk product door u is verkocht of bij u is gekocht.

 

Het is dus in uw eigen belang - tenzij u bewust rommel verkoopt - om op z'n minst een kassabon bij contante verkoop, of een pakbon bij internetverkoop, aan te maken. Een garantiebewijs uitschrijven kan natuurlijk ook, maar dan lijkt mij een kassabon toch iets eenvoudiger in z'n werk gaan.

 

Maar ik ben het wel met u eens ... De (internationale en nationale) wetgeving inzake facturen maakt er een grote puinhoop van. Iedere ondernemer die z'n eigen boekhouding doet weet wat boekhouders moeten doorstaan.

[CLabs]

Hallo Cosara,

 

Dank voor uw reactie!

 

Het gaat bij mij 100% om diensten, er komt nooit enig fysiek materiaal bij kijken voor de klant.

Er worden dus nooit artikelen verzonden. Van garantie op de dienst is in principe enkel sprake bij een jaarlijkse vooruitbetaling van de dienst. Mocht deze dan niet geleverd kunnen worden na een bepaalde periode, dan heeft de klant recht op een pro-rata teruggave van het vooruitbetaalde bedrag. (Hetgeen overigens nog nooit is voorgekomen, gelukkig!)

 

Uiteraard is het handig dat de klant dan kan bewijzen wat ze betaald hebben en voor welke periode; hier zou dan het prijsopgave/betaalbewijs gedeelte zorg voor dragen; al houdt de bestel software ook al bij welke runtime producten hebben.

 

 

Vandaar de vraag hoe het zit met factuureisen bij particulieren, onder andere de nummering. :)

(En in combinatie met facturen onder de €100 ex.)

[Ron van der Kolk]

Ergens wil je toch werk en betaling registreren om een deugdelijke boekhouding te voeren. Is het dan niet handig om te zoeken naar cq. investeren in een oplossing waarin je dat allemaal in een beweging doet en er ook automatisch een factuurtje uitrolt? Dan maak je het jezelf, je boekhouder, je klanten en ook de Belastingdienst (bij controle) heel erg makkelijk. Ook geen gescheiden routes meer voor ondernemers en particulieren.

[CLabs]

Ergens wil je toch werk en betaling registreren om een deugdelijke boekhouding te voeren. Is het dan niet handig om te zoeken naar cq. investeren in een oplossing waarin je dat allemaal in een beweging doet en er ook automatisch een factuurtje uitrolt? Dan maak je het jezelf, je boekhouder, je klanten en ook de Belastingdienst (bij controle) heel erg makkelijk. Ook geen gescheiden routes meer voor ondernemers en particulieren.

 

Nou die registratie is er wel, en de boekhouding an sich is relatief simpel omdat alle transacties netjes gelogd worden met alle informatie er op en eraan.

Het probleem is louter de facturatie aan particulieren. (Aan ondernemers is totaal geen probleem en 100% gedekt. Dat is extreem simpel. Het probleem zit hem echt enkel en alleen bij de particulieren.)

 

 

Wat u voorstelt zou ideaal zijn, maar gaat helaas niet helemaal op.

In principe zijn de mogelijkheden er, ook omdat er vorig jaar enorm veel geprogrammeerd is om de boel compatible te krijgen met de EU VAT regels en daar ook meteen een VIES check bij is ingebouwd, dat scheelt weer... Ware het niet dat we met dat systeem en in dat gedeelte van het bedrijf totaal geen zaken willen doen met bedrijven, we willen absoluut niets te verleggen hebben of te maken krijgen met rechten van ondernemers, gelazer met enige gedorven inkomsten mocht er ooit iets misgaan of wat dan ook. De dienst voor particulieren is uitsluitend gericht op particuileren, en daar willen we gewoon geen zakelijke klanten.

 

 

Het probleem is daarnaast echter dat particulieren stuk voor stuk allemaal vooraf vastgestelde diensten aanschaffen.

Bij ondernemers wordt er zonder uitzondering een pakket op maat in elkaar gezet, die zijn ook een factor 100 duurder met veel uitgebreidere garanties, no cure no pay, etc.; de facturering gebeurt daar dan ook altijd handmatig en nimmer automatisch; dat is in dit geval niet te realiseren.

 

 

Het grootste probleem waar tegen op gehikt wordt is dat de software die door particulieren gebruikt wordt, moet voorzien in een groot aantal zaken; in hoofdlijnen (op achtergrond komt er natuurlijk veel meer bij kijken):

- Bestellingen plaatsen

- Diensten managen

- API's met betaal providers

- Support systeem, gekoppeld aan diensten

- Automatische schorsing van diensten op de servers indien betaling niet geschied

- EU VAT compliancy, inclusief verzamelen van data vanuit payment processors

- Andere voorwaarden dan ondernemers

- Optie tot doorlopende grace periodes, waarbij de dienst 2 maanden door kan lopen terwijl de klant geen verlenging heeft betaald. Hierna wordt de dienst geheel stopgezet. Besluit de klant alsnog te betalen dan wordt het omgezet.

 

Dit laatste, samen met het moeten voldoen aan tig regels voor dat gedoe met grensoverschrijdende betalingen sinds de nieuwe EU belastingregels dit jaar, is waar het eigenlijk de mist in gaat en het niet samen te brengen valt. Daarnaast willen we ondernemers juist *niet* in hetzelfde systeem hebben, we willen niet dat die de particuliere diensten aankopen.

Althans: bedrijven binnen Nederland en buiten de EU is geen probleem; maar we willen niets te maken hebben met BTW verlegging. Dit kost administratief gewoon teveel tijd voor de lullige bedragen die ermee gemoeid gaan.

 

 

Een systeem dat dit allemaal kan, is beschikbaar voor een relatief laag bedrag: maar niet gericht op de zeer strenge eisen van Nederland. Het is gericht op de markt "as a whole", regels van individuele landen moet je zelf maar uitzoeken.

Als dit compatible gemaakt moet worden met ondernemers en particulieren samen, dan moet er vanaf de grond iets nieuws opgebouwd worden. Dit kost duizenden en duizenden euro's. Dat is niet realistisch, en eigenlijk gewoon een verspilling van geld puur om te voldoen aan alle regels, waar ook nog eens zo verschrikkelijk veel uitzonderingen en alternatieve regelingen voor gelden (binnen EU) dat je door de bomen het bos niet meer ziet; en de software met alles rekening moet kunnen houden. Dat wordt mij een veels te duur grapje, en maakt het ook volstrekt onbetrouwbaar.

 

In principe zou het voor de belastingdienst bij controle op dit moment volgens mij behoorlijk makkelijk moeten zijn. Er zijn namelijk niet heel erg veel facturen voor ondernemers, en voor particulieren zijn heel lang totaal geen facturen uitgeschreven; daar werd gewoon elk kwartaal netjes de BTW berekend over wat ze in totaal betaald hadden; en dat werd afgedragen... Dit is terug te zien in de administratie, en is ook keurig te zien op de afschriften. Dat lijkt me gewoon een kwestie van cross-reference en klaar is kees, het lijkt mij dat dit super makkelijk is voor de belastingdienst om te zien... Gewoon transactiedatum in administratie bekijken, checken of dat bedrag inderdaad binnen is gekomen; uiteindelijk de totalen controleren: en klaar is de inspecteur. Maar misschien heb ik dat mis.

 

 

Pas sinds dat enorme gelazer met de EU VAT regeling zijn er wijzigingen aangebracht, die ook al een godsvermogen hebben gekost, om ten eerste een gat te vinden in de wetten (dat was nodig, omdat het onmogelijk was om te voldoen aan de *letterlijke* tekst van de wet. Werkelijk op geen enkele manier mogelijk, hier zijn verschrikkelijk veel klachten over. Maar we hebben een methode die, volgens de inspecteur, legaal is gevonden.), data te verzamelen en dat dan te bundelen op een soort factuur.

Een ongewenst neveneffect was dat dit voor alle particuliere klanten van dat soort factuurtjes ging uitspugen, en daar zitten we dus totaal niet op te wachten en kost verschrikkelijk veel werk.

 

Als het nou een kwestie was van lossere regels die ook gelden voor factureren aan ondernemers, dan was het probleem opgelost. Voor ons is namelijk het allergrootste probleem die factuur reeksen... Het is gewoon NIET mogelijk om geen gaten te laten vallen in die factuur reeks met de coulante manier waarop er gewerkt wordt; zonder een enorme zooi aan credit nota's. En dat is nou net wat we nu dus proberen te gaan voorkomen: dat we van al dat gedoe af zijn. ;)

Je bent namelijk verplicht dan steeds te gaan werken met credit nota's, maar ook met correcties op de aangifte omzetbelasting omdat, zelfs als een factuur niet betaald is, je deze toch moet opgeven bij de omzetbelasting... Althans, dat moet volgens de belastingdienst. En daar willen we voor de particuliere leveringen heel erg graag vanaf.

 

Nogmaals: voor ondernemers is het geen probleem, en daar willen we het juist *wel* hebben; en voldoen we gek genoeg juist heel graag aan de Nederlandse en EU regels. Maar voor particulieren?

Nee. Dat is gewoon teveel gelazer, we kunnen slechts met extreme moeite coulant en super makkelijk ("losjes") zijn met de betalingen voor de diensten, et cetera. Die vrijheid willen we graag behouden, maar is in de huidige vorm met alle regeltjes onhoudbaar.

Dan wordt het dus kiezen: of we stoppen gewoon volledig met het leveren van diensten aan particulieren, en zullen alleen nog maar ondernemers accepteren. Gevolg: veel particulieren gedupeerd, en een stuk minder inkomsten. Dat willen we dus liever niet. Maar we willen ook af van de boekhoud druk die particulieren nu veroorzaken met die kleine bedragen... Dit kost teveel tijd, en is *extreem* complex met al die EU regeltjes. Het is echt niet normaal hoeveel tegenstrijdigheden, vage wetten, et cetera hier aan te pas komen als je zaken gaat doen met particulieren in andere EU landen en het voldoen aan die EU VAT/MOSS registratie plichten; er is werkelijk geen een belastingadviseur (ook niet bij de belastingdienst zelf!!) geweest die het aan me kon uitleggen... Niemand weet het. Niemand snapt het. Niemand vind het logisch. Dus je moet er maar het beste van maken.

 

En ga zo maar door en door: dit kost gewoon ziekelijk veel tijd om te voldoen aan al deze, soms conflicterende, regeltjes. Het is dan een godsgeschenk dat die facturen onder €100 aan heel andere regels moeten voldoen, ALS dit klopt... ;)

 

 

Vandaar de vraag:

- Klopt het dat factuur reeksen niet kloppend hoeven te zijn bij particulieren?

- Moet je nou wel of geen factuur uitrijken aan particulieren die een factuur hoger dan €100 ontvangen; geld de plicht om te factureren dus nooit voor particulieren?

 

Administratie technisch gezien blijft het voor de belastingdienst dan heel makkelijk te controleren wie waar nou precies voor heeft betaald en wanneer, alleen zal bij de particulieren facturen dan geen kloppende reeks bestaan; en zullen we spreken over betaalbewijzen/recu in plaats van daadwerkelijke facturen. Het is dus niet zo dat er helemaal geen bewijzen uitgereikt worden, er worden alleen geen werkelijke facturen uitgereikt, en de reeks kan niet kloppend zijn met gaten erin.

De belastingdienst kan dus nog steeds alle betaalbewijzen zien waar exact hetzelfde op staat als een factuur; het enige verschil is dus dat het vooral vereenvoudigde facturen zijn: en geen kloppende reeks.

 

Een bizar bijverschijnsel is dat als het klopt dat facturatie aan particulieren niet aan de eisen hoeft te voldoen, oa met de reeks, is dat we dan eindelijk ervoor kunnen zorgen dat *alle* facturen in EUR betaald worden, en nooit meer in USD. Dat scheelt echt uuuuuuuuren aan tijd en berekeningen, want het gelazer met PayPal en wisselkoersen in de administratie zal sommige mensen hier vast wel bekend zijn: PayPal bied namelijk geen historische wisselkoers data aan. Hierdoor is het kloppend maken van de administratie een veldslag, want je moet je aangifte in EUR doen; alleen komt je omzetbelasting (moet omgezet worden via koers van ECB) dan niet geheel overeen met je inkomstenbelasting (mag omgezet worden naar daadwerkelijke koers/inkomsten, immers hoef jij niet op te draaien voor het verschil in die kosten). Dit scheelt een paar EUR, maar die moet je dan wel weer logisch kunnen verklaren. Hop, weer een stuk complexiteit erbij. Internationaal zaken doen via PayPal is echt rampzalig: maar een noodzakelijk kwaad.

 

 

De vraag is dus of dat werkelijk legaal is.

En dan moet er ook nog uitgezocht worden of dit wel legaal is in EU verband. :(

Die hele EU VAT/MOSS Regeling is echt de grootste ramp op administratief gebied die we ooit voor onze kiezen hebben gekregen.

 

 

Ik hoop dat de setting zo wat duidelijker is. :)

Ik hoop tevens dat er ook eens wat gedaan wordt aan de rotzooi die het is geworden sinds die nieuwe regels betreffende zaken doen met particulieren in andere EU landen. Het is echt *bizar* hoe dat in elkaar gezet is, en ik kan me niet voorstellen dat hier goed over nagedacht is. Als zelfs de belastingdienst hier het niet kan uitleggen omdat ze het niet snappen, maar ik als ondernemer wel verplicht ben om er aan te voldoen: dan is er gewoon iets mis.

Blijkbaar was er iets mis met het simpele "aan particulieren gewoon 21% in rekening brengen en klaar.". :( Daar kan ik me iets bij voorstellen, er zal vast mee gefraudeerd worden door mensen die claimden ergens anders te wonen, maar zo complex als het nu geworden is... Poeh!

 

 

Excuses trouwens voor de lange reeksen tekst. :)

Het is een nogal complex stukje vaarwater waar we ons in bevinden sinds begin dit jaar, en vallen op sommige punten steeds tussen de wal in vanwege niet helemaal goed uitgewerkte internationale regelingen. En ik heb dan nog de mazzel gehad dat ik bij de belastingdienst iemand aan de lijn kreeg die het enorm leuk vond om "deze uitdaging" uit te gaan zoeken en, zonder sarcasme, hoe moeilijker het werd steeds vrolijker werd... Alleen wist ik toen niet af dat er dus blijkbaar geen reeks verplichtingen zijn bij particulieren. Ik heb nu al behoorlijk wat tekst neergepend, maar als ik alle details, uitzonderingen en regels zou moeten neerpennen dan zouden er nog een paar A4'tjes volgen helaas. :(

 

 

[4711]

Poeh....,

 

Je hoeft in Nederland geen factuur uit te reiken aan particulieren (art. 34c W.).

 

Maar je mag het wel doen. Als een factuur onverplicht uitgereikt wordt, hoeft deze niet aan de eisen die gesteld worden aan verplichte facturen te voldoen.

 

Overigens is het in sommige andere EU landen wél verplicht om facturen uit te reiken aan particulieren.

En als je een zgn. afstandsverkoop verricht, dan moet je ook een factuur uitreiken (verplicht), maar dat zal hier niet het geval zijn denk ik.

[ronaldinho]

(Aan ondernemers is totaal geen probleem en 100% gedekt. Dat is extreem simpel. Het probleem zit hem echt enkel en alleen bij de particulieren.)

Wat maakt het zoveel moeilijker om bij particulieren een (zelfde) factuur te sturen?

[Cosara]

Wat maakt het zoveel moeilijker om bij particulieren een (zelfde) factuur te sturen?

Persoonlijk zie ik het probleem ook niet zo.

 

Het maakt de boekhouding een stuk overzichtelijker en makkelijker ... de betalingscontrole eveneens.

 

Overigens ... Ik zou het probleem uit particulier oogpunt eens gaan bekijken. Zou u diensten afnemen waarvan u niet precies weet waarvoor, wanneer en hoeveel?

 

... en zullen we spreken over betaalbewijzen/recu in plaats van daadwerkelijke facturen. Het is dus niet zo dat er helemaal geen bewijzen uitgereikt worden, er worden alleen geen werkelijke facturen uitgereikt, en de reeks kan niet kloppend zijn met gaten erin.

 

Ook betalingsbewijzen (recu/kwitantie) bestaan uit aansluitende reeks ... anders wordt de fraude wel heel gemakkelijk.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

 

[4711]

Dat komt omdat zij de facturen handmatig maken.

 

Dus hoe minder facturen, hoe minder werk. En waarschijnlijk zijn de bedragen die zij ontvangen van particulieren veel kleiner (en waarschijnlijk ook vele malen groter qua aantallen) dan die van ondernemers.

 

Dat staat ergens in die enorme lappen tekst, dacht ik.

[Cosara]

Dat komt omdat zij de facturen handmatig maken.

Hoogste tijd voor enige automatisering ... dat bespaart een hele hoop werk, tijd en geld ... wordt de boekhouding ook wat overzichtelijker en begrijpelijker.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

[realist]

je hoeft ze niet uit te reiken, maar van wat ik begrepen heb moet je ze wel aanmaken, ook al met het oog op het volgnummer.

Verplichte gegevens als btw nummer, kvk nummer etc laat je er gewoon standaard op staan.

Het klopt, ik maak ze ook zelf aan, en het is een lastig werkje, voornamelijk vanwege het check check dubbelcheck. Je wilt absoluut niet te veel en ook zeker niet te weinig factureren.

[4711]

je hoeft ze niet uit te reiken, maar van wat ik begrepen heb moet je ze wel aanmaken, ook al met het oog op het volgnummer.

 

Nee hoor. Als je ze niet hoeft uit te reiken, hoef je ze natuurlijk ook niet te maken.

 

En als je ze dan (zoals al gezegd!) onverplicht uitreikt, hoeven zij niet aan de eisen die gesteld worden op verplichte facturen (zoals nummer, NAW-gegevens etc.) te voldoen. Maar het mag wel natuurlijk. En meestal doe je dat ook, want wie wil nou verschillende soorten facturen zitten maken.

 

 

[CLabs]

Allereerst heel hartelijk dank voor de reacties! :)

 

 

Wat maakt het zoveel moeilijker om bij particulieren een (zelfde) factuur te sturen?

Persoonlijk zie ik het probleem ook niet zo.

 

Een factuur versturen is het probleem niet.

Het voldoen aan de nummering is hier het probleem dat extreem veel tijd vereist.

 

Ik kan het wel gedetailleerd uit gaan leggen, maar ik denk niet dat het veel zin heeft.

 

Het maakt de boekhouding een stuk overzichtelijker en makkelijker ... de betalingscontrole eveneens.

 

Geenszins.

Ik weet niet wat u zich precies voorstelt in dezen, maar ik kan u zeggen dat de manier waarop wij het willen doen de boel juist een stuk overzichtelijker en makkelijker maakt, en bij een controle zelfs bizar veel tijd zal schelen voor de inspecteur.

 

Ik kan me op geen enkele wijze bedenken waarom de andere situatie juist makkelijker zou zijn... Wat moet je met al die nutteloze troep in de administratie? Dan heb je het over tig facturen en credit nota's die helemaal geen relevantie meer hebben en totaal geen verschil maken in de balans. Waarom zou het in hemelsnaam makkelijker zijn om door een berg aan volstrekt nutteloze informatie te wroeten, terwijl het ook simpel gehouden kan worden met enkel relevante data van daadwerkelijk betaalde facturen?

 

Overigens ... Ik zou het probleem uit particulier oogpunt eens gaan bekijken. Zou u diensten afnemen waarvan u niet precies weet waarvoor, wanneer en hoeveel?

 

Dat blijven zij zien in:

1.) Het controle paneel

2.) Bij betaling verschijnt eerst de prijsopgave, met alle details die ook gewoon op een factuur zouden staan. Als ze betalen gaan ze dus akkoord.

3.) Op het betaalbewijs staat het ook allemaal nog steeds heel netjes vermeld.

 

Daar is over nagedacht. Het enige dat wijzigt is dat er gaten zullen vallen in de factuurreeksen... Of nouja "betaalbewijsreeksen", zal dat nu worden.

Waarom staat dat gelijk aan niet weten waar ze voor betalen, wanneer zij dat betalen, en hoeveel zij moeten betalen? :)

 

U reageert er een stukje naar onder in uw post zelf ook al op.

 

Ook betalingsbewijzen (recu/kwitantie) bestaan uit aansluitende reeks ... anders wordt de fraude wel heel gemakkelijk.

 

Misschien ben ik hier te eerlijk voor of snap ik niet precies hoe boekhoudfraude werkt, maar ik ben dan toch benieuwd hoe een particulier daar in hemelsnaam mee wil gaan frauderen. Een prijsopgave waar met koeienletters "NIET BETAALD" op staat, of een betaalbewijs waar "BETAALD" op staat en die ze dan ook werkelijk betaald hebben.

Hoe zou zo'n reeks verschil maken? Hoe vaak ze betaald hebben...? Dat zou dan onmiddelijk blijken bij controle van de bankafschriften, dan kan je nooit bewijzen dat je ze ooit betaald hebt; en er staat tevens gewoon een datum en looptijd op dat betaalbewijs... Als je daarmee kan frauderen, dan zou je ook kunnen frauderen door de factuur eventjes door photoshop heen te halen en zelf een ander nummer oid in te vullen. :/ Ik zie niet in hoe ze hier ooit mee kunnen frauderen.

 

Ik ben geen doorgewinterde boekhouder ofzo, en begeef me niet in crimineel gebied (noot: ik suggereer NIET dat u dat wel doet!! U heeft waarschijnlijk gewoon meer gezien op dit vlak dan ik of er voor gestudeerd); dus kan me er niets bij voorstellen. Maar wellicht dat u daar wat meer over kan vertellen.

 

In theorie is het correct en opvolgend nummeren van de *betaalbewijzen* namelijk geen heel groot probleem. Als dat helpt fraude te bestrijden: prima, ik wil best een paar euro uitgeven om dat in de back-end mogelijk te houden terwijl in de front-end de prijsopgaven de enige stukjes zijn die totaal uit het facturatie circus getrapt worden.

 

Het hele probleem zit hem in de prijsOPGAVE. Die werd nu al als factuur aangemaakt, omdat dat gewoon niet anders kan...

Maar een "generate invoice upon payment" is een stukje techniek dat we wel prima kunnen onderhouden... Mits dat het werkelijk waard is. :)

 

Ons grootste probleem is de automatisering software niet open-source is, maar wij *alle* technieken die erin zitten nodig hebben voor bedrijfsvoering. Er is maar 1 vendor.

Als we het zelf zouden moeten laten bouwen, zouden we honderdduizenden euro's kwijt zijn. Dat hebben we niet bepaald liggen, en als we daar financiering voor zouden moeten krijgen zouden we dat nooit rendabel terugkrijgen, dus zal de bank een middelvinger opsteken. Dan moet je roeien met de riemen die je hebt.

En 1 groot hekelpunt daarin is de factuurreeks... Zonder een kloppende reeks kunnen we alles prima uitvoeren. Maar met kloppende reeks is het teveel werk en zal dienstverlening aan particulieren stopgezet moeten worden, het kost teveel tijd en daar hebben we genoeg van. Er is voor ons geen andere optie, zo simpel is het... Hoe pijnlijk dat ook is.

 

 

Hoogste tijd voor enige automatisering ... dat bespaart een hele hoop werk, tijd en geld ... wordt de boekhouding ook wat overzichtelijker en begrijpelijker.

 

Die automatisering is op dit moment juist het probleem.

En nogmaals: ik snap niet hoe u erbij komt dat de boekhouding overzichtelijker en begrijpelijker zou worden... Het tegendeel is in dezen juist het geval.

 

Ik dénk dat u en ik in een heel ander soort dienstverlening zitten, en dat u daarom misschien iets als vanzelfsprekend ziet wat bij ons gebonden is aan een compleet andere situatie en wij elkaar daarom niet zo goed snappen. U snapt niet waarom ik dit wil, en ik snap op mijn beurt weer niet hoe u denkt dat het makkelijker wordt. :)

 

Als ik dit probleem namelijk voorleg aan collega's binnen de EU, snappen die *onmiddelijk* waar ik op doel, waar de pijn ligt en waarom ik dit anders wil zien... Er is geen sector die zo verschrikkelijk veel klappen heeft gekregen door oa de nieuwe EU VAT regeltjes als die van ons. Het aantal collegiale bedrijven die ik per 1 Januari 2015 de deuren heb zien sluiten omdat ze de druk niet meer aankunnen is bizar. Ja zelfs Amerikaanse bedrijven hebben de deur dichtgegooid naar klanten uit de EU vanwege de nieuwe regels... Eigenlijk worden die klanten nu dus gediscrimineerd dankzij het volstrekt belachelijke beleid. De grote toko's gaan door met wat ze altijd hebben gedaan, en de kleintjes gaan ten onder. Zo is het altijd al gegaan, het is alleen wat jammer dat de EU net doet alsof deze regels verzonnen zijn om juist de kleintjes te beschermen... Dat is dus falikant mislukt. De vereisten waaran je moet voldoen voordat je een klant mag laten betalen, en de enorme boetes die je kan krijgen als je even niet kan BEWIJZEN dat iemand niet liegt over z'n verblijfplaats is ziek. Je moet ze bijna om ID vragen en vragen of ze eventjes dagelijks een foto van zichzelf voor hun huis en straatnaambordje willen nemen met een krant van vandaag onder de arm...

 

Enfin, ik denk dat hier ergens de kloof zit. U en ik zitten waarschijnlijk in een ander marktsegment waarbij andere pijnpunten, limitaties en wetten van kracht zijn; en elkaar daarom totaal niet snappen. :)

 

 

En als je ze dan (zoals al gezegd!) onverplicht uitreikt, hoeven zij niet aan de eisen die gesteld worden op verplichte facturen (zoals nummer, NAW-gegevens etc.) te voldoen. Maar het mag wel natuurlijk. En meestal doe je dat ook, want wie wil nou verschillende soorten facturen zitten maken.

 

De facturen naar zakelijk gaan met de hand. Die van particulieren worden automatisch aangemaakt. Met variabele BTW, met complete MOSS controles en dat hele bizare circus daar omheen. Het grote probleem is dat de software zonder plugins enkel facturen kan uitschrijven, maar het geen credit nota's kan initialiseren. We moeten dus van te voren de zekerheid hebben dat ALS een factuur aangemaakt wordt: deze al betaald is.

 

We zitten in een lastig pakket. De regels binnen de EU zijn sinds dit jaar echt ziekelijk geworden, de software kent zijn limitaties maar daar kunnen we niet vanaf stappen (en dat weet de vendor ook, die zijn dus verschrikkelijk arrogant en hebben geen "klant is koning" mentaliteit maar een "wij doen wel wat we willen" mentaliteit.)...

Als de nummering echter niet hoeft te kloppen, en wat wij voorstellen legaal is (verstuurd prijsopgaaf; indien betaald: omzetten naar betaalbewijs en sla deze op; inclusief MOSS data. Indien niet betaald: verwijderen, creeert gat met increment 1 in reeks.), zijn we in 1 klap van al het gelazer af; en wordt het voor iedereen makkelijker... Voor ons, voor een inspecteur bij inspectie, en ga zo maar door.

 

Voor de klant verandert er in principe weinig, maar voor ons verandert alles...

 

 

Ik snap dat dit allemaal misschien heel moeilijk te begrijpen is en verschrikkelijk vaag overkomt... Maar gelooft u mij als ik zeg: dit is dé manier in dit segment, en scheelt juist veel tijd; een win-win voor iedereen. Wij, klanten, belastingdienst bij eventuele controle. Dat kunt u zich misschien niet voorstellen, maar is wel de realiteit. Als ik echt ver in detail zou moeten gaan moet ik echt nog hele A4'tjes voltikken, en volgens mij zijn deze posts al lang zat. Misschien te lang. ;)

 

 

Fijn weekend!!

[Cosara]

Misschien ben ik hier te eerlijk voor of snap ik niet precies hoe boekhoudfraude werkt, maar ik ben dan toch benieuwd hoe een particulier daar in hemelsnaam mee wil gaan frauderen.

Tsja ...

 

... volgens mij bekijk je zaken telkens vanuit het verkeerde standpunt. 8)

 

... al eens nagedacht waarom facturen/kwitanties eigenlijk een aaneensluitende nummering moeten hebben?

 

Inzake kwitantienummering is het volgende interessant ... ECLI:NL:GHAMS:2008:BD3240

 

ook interessant ... http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/uw_bedrijf_en_het_afrekensysteem_on2001z2fd.pdf

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

[4711]

De facturen naar zakelijk gaan met de hand. Die van particulieren worden automatisch aangemaakt. Met variabele BTW, met complete MOSS controles en dat hele bizare circus daar omheen.

 

Maar dan is er toch weinig aan de hand!

 

Althans in Nederland niet. De onverplicht uitgereikte facturen aan particulieren hoeven hier geen (doorlopende) nummer, NAW-gegevens e.d. te bevatten zoals een paar keer gezegd.

 

Ik neem hierbij overigens aan dat je verder aan alle administratieve verplichtingen inzake de verkoopadministratie voldoet (zie bijvoorbeeld de link van Nedzhibe naar de BD site hier boeven).

 

 

Dan zou je eigenlijk alleen met die paar EU landen kunnen 'zitten' die wél B2C facturen verplicht stellen: Kroatië, Cyprus, Hongarije, Litouwen, Roemenië, Slovenië en Spanje.

 

Welke eisen zij aan de B2C facturen stellen, zou ik niet durven te zeggen.

In principe zijn factuureisen uniform binnen de EU (sinds enkele jaren). Dus je zou kunnen overwegen om voor de genoemde landen dan ook handmatig een factuur met "alles erop en eraan" te maken ook wanneer een consument iets koopt.

 

Of je kan met een BTW specialist in deze landen proberen na te gaan of jouw huidige B2C facturen ook daar voldoen. Voor Kroatië, Litouwen en Roemenië heb ik gezien dat zij ook "alternatieven" van B2C facturen accepteren. Daar zou het dus (waarschijnlijk) geen probleem zijn.

Cyprus, Hongarije, Slovenië en Spanje lijken alleen "echte" B2C facturen te accepteren, wat dat nou in hun ogen precies mag inhouden.

 

 

[Bart Kooiman]

Volgens mij denk je te moeilijk.

Voor particulieren is geen factuur nodig. Dus rijk je een offerte/kassabon/verzin een leuke naam uit (dit doe je al).

Zodra er betaald is boek je het pas in in je boekhoudpakket, met als referentie het offertenummer. Geen factuur voor maken, dat is namelijk niet verplicht. Dus is er ook geen oplopende factuurnummering nodig.

Bij controle geef je ze een map met betaalde offertes (je omzet) en als ze er om vragen geef je ze een map met alle offertes. Nummering van de laatste is opeenvolgend en verklaart de rare sprongen in de nummering van de eerste.

 

edit: Peter is sneller en vollediger.

[Highio]

Misschien een ouderwetse/ingewikkelde gedachte, maar als plaats/tijdstip van levering/betaling niet samengaan, kies ik voor factureren. Op die basis kun je namelijk administreren, herinneren en aanmanen. Een offerte hier, printcopy kassobon daar en dan nog meer verzinnen met menselijke fouten als risico... da's niet handig bij aantallen transacties.

 

Administratie van internationale online diensten kan natuurlijk een complex automatiseringsvraagstuk zijn.

 

Groet,

 

Highio

 

 

[CLabs]

Heel erg hartelijk dank voor de reacties dames en heren, dat stel ik zeer op prijs. :)

Het is met nu duidelijk welke stappen te ondernemen en te hernoemen, en dat met die aparte mappen met alle offertes vs alle betaalbewijzen is zeker een extra toegevoegde waarde om makkelijker aan te kunnen tonen hoe dat precies zit. Super!

 

Heel erg bedankt! :)