Kilometervergoeding en WKR: snelste of gebruikelijke route?

[Klierin]

Goedenavond,

 

Sinds 1 september jl. heb ik een nieuwe werkgever. De reisafstand tussen mijn woning en kantoor is 72 kilometer, uitgaande van de snelste route. Er zijn echter meerdere (zo’n 4) routes mogelijk, waarvan de kortste slechts 52 kilometer is. Overigens zijn alle andere routes ongeveer 70 kilometer lang.

 

De kortse route gaat helaas door 2 stadscentrums, is een lange 1-baansweg zonder inhaalmogelijkheid, bevat veel stoplichten en veel vracht- en landbouwverkeer. Om die reden rijd ik dus ook altijd de snelste route, welke route praktisch alleen maar over de snelweg gaat.

 

Mijn reistijd is via de snelste route 45 minuten en zou via de kortste route 1 en 5 minuten zijn.

 

In mijn contract is afgesproken dat ik de reiskosten maximaal krijg vergoed, voor zover dit fiscaal onbelast mogelijk is. Volgens mij is dit 72 km x 2 x € 0,19. Volgens mijn werkgever is dit 52 x 2 x € 0,19.

 

Argument van mijn werkgever is dat de Belastingdienst bij een controle aan het begin van het kalenderjaar heeft aangegeven dat de reisafstand moet worden bepaald aan de hand van de ANWB-routeplanner, onder instelling van de kortste route.

Ik heb echter uit diverse bronnen vernomen dat van de reisafstand van de meest gebruikelijke route mag worden uitgegaan.

 

Mijn vraag: Heeft mijn werkgever c.q. de Belastingdienst gelijk en moet onder de WKR altijd van de kortste route worden uitgegaan?

 

Alvast bedankt voor jullie reacties.

[shoptillyoudrop]

En waarom is dit relevant voor ondernemers die "het gebeuren" op HL volgen?

[Klierin]

Omdat het over de kilometervergoeding en de WKR gaat. Je zou het verhaal ook vanuit de werkgever kunnen bekijken.

[Norbert Bakker]

En waarom is dit relevant voor ondernemers die "het gebeuren" op HL volgen?

 

Om de door Klierin genoemde reden. Er zijn al diverse WKR en reiskosten gerelateerde vragen op HL gesteld door ondernemers, en deze past daar prima bij als aanvulling.

 

Door het moderatorenteam is besloten soepeler om te gaan met onze forumregels m.b.t. werknemers- en student-start-up vragen.

Dit, omdat we ons forum wat meer toegankelijk willen maken en we ook een podium willen bieden voor relevante vraagstukken m.b.t. ondernemerschap uit andere invalshoeken. Deze werden tot op heden beoordeeld op het feit of Topicstarter wel/niet een (startende) ondernemer is, i.p.v. op relevantie en alsnog interessant voor andere ondernemers.

 

[shoptillyoudrop]

Om de door Klierin genoemde reden.

 

OK.

 

De belastingdienst spreekt van "uit privéoverwegingen gereden omrijkilometers". Deze mogen dan niet vergoed worden.

Zij geven hierbij als voorbeeld om "een kind naar de crèche te brengen".

 

Dan is dus de vraag of de 'omrijkílometers' in dit geval zijn gemaakt vanuit privéoverwegingen:

Het lijkt mij van niet, gezien het veel langer duurt om de kortere weg te nemen.

 

Normale mensen gaan niet 20 minuten langer in de auto zitten om een klein beetje brandstof te besparen (als daar überhaupt sprake van zou zijn, mat al dat remmen en optrekken voor stoplichten e.d.).

Lijkt mij dan eerder uit praktische (en zakelijke?) motieven dit.

 

[RT....]

de Belastingdienst [heeft] bij een controle aan het begin van het kalenderjaar heeft aangegeven dat de reisafstand moet worden bepaald aan de hand van de ANWB-routeplanner, onder instelling van de kortste route.

De Belastingdienst zal in principe uitgaan van de kortste route. Lijkt me logisch.

 

Je kunt evt. met de Belastingdienst overleggen of er in jouw specifieke geval toch niet voor de andere route gekozen mag worden.

Of je laat die extra kilometervergoeding als loon belasten.

 

[Highio]

Die wil deze werkgever voorlopig helemaal niet betalen...

 

...snelgerekend € 7,60 p/d of € 38,-- p/w verschil.

 

Ik heb echter uit diverse bronnen vernomen dat van de reisafstand van de meest gebruikelijke route mag worden uitgegaan.

 

Welke bronnen zijn dat dan? Ik lees her en der inderdaad 'gebruikelijke' route, maar ja...

 

...de website van de Belastingdienst zegt dit.

 

Normale mensen gaan niet 20 minuten langer in de auto zitten om een klein beetje brandstof te besparen

Dat is maar net de vraag. Op Nederlandse snelwegen schijnen ook regelmatig files te staan.

 

Groet,

 

Highio

 

[RT....]

Die wil deze werkgever voorlopig helemaal niet betalen...

Nee dat denk ik ook niet. Maar de vraag of hij dat moet doen op basis van de arbeidsovereenkomst, is wellicht een andere dan de vraag welke kilometers de Belastingdienst als onbelast aanmerkt. Toch niet, want "voor zover dat fiscaal onbelast mogelijk is".

 

[shoptillyoudrop]

Fiscaal moet het de gebruikelijke route zijn.

 

En zoals ik het las, moet dit dan ook door de werkgever vergoed worden (stond toch in het contract?).

Maar wie ben ik...

 

 

[prinsrachid]

Mijn vraag: Heeft mijn werkgever c.q. de Belastingdienst gelijk en moet onder de WKR altijd van de kortste route worden uitgegaan?

Het kan zijn dat de werkgever twee zaken door elkaar haalt, namelijk (a) de berekening van de afstand voor het betalen van de kilometervergoeding enerzijds én (b) de berekening van de afstand voor het belastingvrij verrekenen met de eindejaarsbonus anderzijds.

 

(a) Enerzijds is er de gewone kilometervergoeding. Die kan zijn afgesproken in je arbeidscontract (of CAO). Dat kan ook betekenen dat daarin staat dat de reisvergoeding op basis van de kortste afstand is. In dat geval zul je echt van de kortste afstand moeten uitgaan. Maar dan moet dat dus wel vooraf zijn afgesproken.

 

Zonder dergelijke afspraken is het redelijke uitgangspunt niet de kortste route, maar de meest gebruikelijke route. Hoewel dat betekent dat je niet per se uit hoeft te gaan van de kortste route, kan dit de zaak wel wat vager maken, want wat is gebruikelijk?

 

De gebruikelijke route is de route die een 'redelijk belastingplichte' met een 'vergelijkbaar vervoermiddel' onder 'dezelfde omstandigheden' zou gebruiken. Nu kan het zijn dat de snelste (in plaats van de kortste) route de meest gebruikelijke is, maar als het nemen van een kortere sluiproute gebruikelijk is om bijvoorbeeld een file te ontwijken tijdens de spits, dan moet je toch van die kortere weg uitgaan. Je kunt ook niet blind uitgaan van wat een willekeurige routeplanner aangeeft, omdat de geadviseerde route afhankelijk is van het gebruikte algoritme en in steeds grotere mate van actuele file-informatie. Maar in heel veel gevallen zal mijns inziens de snelste route weldegelijk ook de meest gebruikelijke zijn. Zeker als het - zoals in jouw geval - 20 minuten reistijd scheelt.

 

(b) Maar anderzijds is er de eindejaarsregeling, waarbij de werkgever (een deel van) de (belaste) eindejaarsbonus mag uitkeren in de vorm van (belastingvrije) woonwerkkilometers. Voor deze berekening moet echter wél de kortste route in de ANWB routeplanner worden gebruikt. Maar dat is uitsluitend omdat de fiscus dat expliciet zo heeft bepaald (en waarschijnlijk ingegeven om de kosten van deze uitruilregeling ietwat te drukken). Maar ook hier is kortste route niet altijd de korste route. Je mag bijvoorbeeld tolwegen en veerponten buiten beschouwing laten. Feit blijft dat de uitgangspunten van de fiscus voor het uitvoeren van deze regeling niet bepaalt hoe je werkgever de woonwerkafstand moet berekenen!

 

[Roel J]

De laatste reactie van shoptillyoudrop en het gelinkte artikel is ook mijn visie én ervaring. De praktijk is de meest gebruikelijke route en fiscaal wordt dit ook geaccepteerd.

 

Vervelende is dat dit niet wettelijk is vastgelegd maar ontstaan in de praktijk en voortkomend uit jurisprudentie. Als ik die vrij vertaal gaat het in principe om de kortste route, want die zal vaak het meest gebruikelijk zijn en heel vaak zal het verschil ook maar een paar km zijn waar men uberhaubt niet snel over valt, maar er zijn uitzonderingssituatie waarbij het verschil groot is, maar dat sluit vergoeding niet uit.

 

De motieven van de werkgever kan ik alleen naar raden, maar als boekhouder heb ik meer dan eens meegemaakt dat een werkgever na een controle en correctie opeens doorslaat naar fiscaal de meest veilige optie (dat is de kortste route, zal je nooit discussie over krijgen) en niet durft of wil afwijken.

 

Ik heb ooit hetzelfde probleem gehad, ook bij mij was het verschil ook ca 20 km tussen de routes waarbij de werkgever op mijn reiskostenvergoeding aan de veilige kant ging zitten. Ze waren het zelfs met me eens dat mijn route de meest gebruikelijke was en de kortste ondoenlijk was, Uitkomst was uiteindelijk dat ik een deels belaste reiskostenvergoeding kreeg. om het te vertalen naar jou voorbeeld

ik kreeg 50km tegen 19 cent als vaste onbelaste vergoeding en ik kreeg 20 km tegen iets van 25 cent volledig belast. Netto kwam dat neer op 70 km tegen 19 cent. mij maakte het verder niet uit hoe de vergoeding in elkaar zat, ik kreeg wat in mijn ogen als werknemer was afgesproken en de werkgever betaalde, in mijn ogen als boekhouder, vrijwillig teveel (loon)belasting. Vind ik best, dat is zijn afweging.

 

Wellicht kan dit een compromis zijn dat voor jou ook werkt.

 

Wat ook niet onbelangrijk is, is dat de routeplanner (of het nu ANWB of een andere is) niet heilig zijn en ook geen wettelijk (alls verplicht) aangewezen methode is, het is simpelweg het eenvoudigst.

 

Een tip om ook eens te bekijken is hoe de bewegwijzigering is ingericht op de route.

In mijn geval ging het om de route Leiden - Utrecht. in de periode dat de huidige N11 nog niet was aangelegd en het oude tracé van de N11 liep van Leiden >Zoeterwoude> Hazerswoude > Alphen a/d Rijn > Bodegraven > A12

 

In Leiden werd je via de bewegwijzering voor Utrecht naar de A4 geleid (om via Den Haag op de A12 naar utrecht te komen) en niet naar de lokale weg.

Uit Utrecht stond bij de afslag bodegraven Leiden ook niet op de afritborden, pas als je op de toenmalige N11 kwam stond Leiden aangegeven, je werd dus op de A12 gehouden en pas bij Den Haag volgde de afslag Leiden.

 

Er waren bij mij dus duidelijke aanwijzingen dat A4-A12 de meest gebruikelijke route was terwijl dat ook ca 20 km langer was. Mijn eerst belaste vergoeding is later ook aangepast naar onbelast omdat er een nieuwe salarisadministrateur kwam die, vanwege het grote verschil tussen de kortste en meest gebruikelijke route, bovenstaand verhaaltje als onderbouwing bij mijn onbelaste vergoeding heeft opgenomen.

 

Dus dat lijkt mij ook een mogelijke werkwijze voor jou werkgever, door het grote verschil tussen de 2 routes kan je werkgever iets meer moeite nemen om te onderbouwen waarom de vergoeding onbelast verstrekt wordt.

 

[RT....]

Enerzijds is er de gewone kilometervergoeding. Die kan zijn afgesproken in je arbeidscontract (of CAO). Dat kan ook betekenen dat daarin staat dat de reisvergoeding op basis van de kortste afstand is. In dat geval zul je echt van de kortste afstand moeten uitgaan. Maar dan moet dat dus wel vooraf zijn afgesproken.

Probleem is dat in de arbeidsovereenkomst kennelijk is afgesproken dat werknemer slechts recht heeft op een kilometervergoeding voor zover die vergoeding fiscaal onbelast zou zijn.

 

Hoeveel km werknemer vergoed krijgt laat werkgever dus afhangen van het oordeel van de belastingdienst.

De belastingdienst zegt (althans volgens de werkgever) dat ze de kortste route als gebruikelijke route aanmerken. Ergo, alleen de kilometers van de kortste route krijgt werknemer van zijn werkgever vergoed.

 

Dat de belastingdienst zich in eerste instantie op het standpunt stelt dat gebruikelijk=kortste, lijkt mij voor de hand liggen. Wil werknemer van zijn werkgever méér kilometers vergoed krijgen, dan zal hij dat met de belastingdienst moeten kortsluiten.

 

[prinsrachid]

Enerzijds is er de gewone kilometervergoeding. Die kan zijn afgesproken in je arbeidscontract (of CAO). Dat kan ook betekenen dat daarin staat dat de reisvergoeding op basis van de kortste afstand is. In dat geval zul je echt van de kortste afstand moeten uitgaan. Maar dan moet dat dus wel vooraf zijn afgesproken.

Probleem is dat in de arbeidsovereenkomst kennelijk is afgesproken dat werknemer slechts recht heeft op een kilometervergoeding voor zover die vergoeding fiscaal onbelast zou zijn.

Fiscaal onbelast vergoeden mag je dus de meest gebruikelijke route op basis van jurisprudentie. Fiscaal onbelast uitruilen mag je echter alleen de kortste route op basis van een regeling. De laatste is alleen geen maximering van de eerste!

 

De vragensteller noemt de WKR expliciet in dit verband. Dat doet me vermoeden dat er wellicht nog iets anders speelt, want eigenlijk heeft dat hier niets mee te maken. Als je namelijk als werkgever niet meer dan 19 cent per kilometer vergoed voor die meest gebruikelijke route, dan gaat dat niet ten koste van je vrije ruimte in de WKR en heb je dus ook niet met de WKR te maken.

 

Nu kan het zijn dat er in dit specifieke geval een samenloop is van een belastingvrije vergoeding van woonwerkkilometers én een uitruil met de eindejaarsuitkering. Dat zou dus inhouden dat de werkgever simpelweg even een andere berekening moet maken voor die uitruil, waardoor een groter deel van de eindejaarsuitkering is belast dan op basis van de daadwerkelijke belastingvrije vergoeding die je gewoonlijk belastingvrij zou mogen ontvangen.

 

Stel dat de kortste route 50 km is en de meest gebruikelijke route 60 km. De werknemer zou dan recht hebben op een reguliere belastingvrije vergoeding van 11,40 euro (60 km x 0,19 euro) voor die afstand. Echter, wanneer diezelfde werknemer normaal geen reiskostenvergoeding krijgt, maar wel recht heeft op een deels (via uitruil) belastingvrije eindejaarsbonus, dan zal deze bonus voor de loonheffingen slechts belastingvrij zijn op basis van 9,50 euro (50 x 0,19 euro) in plaats van 11,40 euro.

 

Als iemand echter normaal al een reiskostenvergoeding krijgt (op basis van die 60 km), heeft dit geen effect. De uitruil vindt dan sowieso niet plaats, omdat er geen ruimte meer is om uit te ruilen. De reeds betaalde reguliere belastingvrije vergoeding overstijgt de maximaal te verrekenen belastingvrije vergoeding. Dit laatste zou inhouden dat de eindejaarbonus volledig wordt belast (met loonbelasting).

 

Dan misschien nog een aanvulling met betrekking tot de WKR. Zelfs als de werknemer niet een route neemt die het kortst, of zelfs niet het meeste gebruikelijk, dan nóg is het mogelijk dat de werkgever die belastingvrij kan vergoeden. Voor de WKR wordt allereerst uitgegaan van de meeste gebruikelijke route - en die gaat niet ten koste van de vrije ruimte. Mochten de werkgever en werknemer overeenkomen om akkoord te gaan met een iets langere (in afstand en/of tijd) of ongebruikelijke route, dan zou dat meerdere in beginsel loon zijn (waarop loonbelasting wordt ingehouden), maar de werkgever kan ook kiezen om dat in de vrije ruimte van de WKR te laten vallen. De vergoeding is dan alsnog belastingvrij.

 

Dus heel technisch en theoretisch gesproken zou de opmerking dat werknemer "slechts recht heeft op een kilometervergoeding voor zover die vergoeding fiscaal onbelast is" ook kunnen impliceren dat de werknemer recht heeft op een dusdanige (hoge!) reiskostenvergoeding dat de werkgever daarvoor zijn gehele vrije ruimte in de WKR moet uitputten! Tot dát bedrag is de vergoeding namelijk feitelijk fiscaal onbelast!

[RT....]

Dus heel technisch en theoretisch gesproken zou de opmerking dat werknemer "slechts recht heeft op een kilometervergoeding voor zover die vergoeding fiscaal onbelast is" ook kunnen impliceren dat de werknemer recht heeft op een dusdanige (hoge!) reiskostenvergoeding dat de werkgever daarvoor zijn gehele vrije ruimte in de WKR moet uitputten! Tot dát bedrag is de vergoeding namelijk feitelijk fiscaal onbelast!

 

Eensch.

 

En op dat laatste zal de werkgever al helemaal niet zitten te wachten. Lijkt mij dat werkgever er goed aan doet om een regeling zoals bij Roel toegepast te hanteren.

 

[HvLaarhoven]

In mijn contract is afgesproken dat ik de reiskosten maximaal krijg vergoed, voor zover dit fiscaal onbelast mogelijk is.

 

de Belastingdienst bij een controle aan het begin van het kalenderjaar heeft aangegeven dat de reisafstand moet worden bepaald aan de hand van de ANWB-routeplanner, onder instelling van de kortste route.

 

Mijn vraag: Heeft mijn werkgever c.q. de Belastingdienst gelijk en moet onder de WKR altijd van de kortste route worden uitgegaan?

 

Wat mij opvalt: De werkgever zegt dat de belastingdienst zegt.... maar is dat wel zo?

Zegt de belastingdienst dat echt? Of denkt de werkgever dat dat zo is, is het hun eigen interpretatie?

Ik vermoed het laatste.

 

Volgens het contract én de belastingdienst mag de gebruikelijke route onbelast worden vergoed. Helemaal als je dit met een routeplanneruitkomst kunt laten zien. Printje in personeelsdossier en de kilometers zijn verklaarbaar.

 

Vraag het nogmaals na bij de werkgever is mijn advies.

"Zeggen ze dat? Kun je me laten zien waar het staat dan?"

[Highio]

Dat is natuurlijk mooi als jullie dat gezamenlijk uit kunnen gaan vinden, maar sommige werkgevers hebben nog meer personeel met een reiskostenvergoeding en dan snap ik enige starheid wel (net door de proeftijd of nog geen zes weken binnen en dan direct zo'n discussiepunt krijgen). Dan komen vroeg of laat collega's die met terugwerkende kracht, enfin jullie snappen vast wat ik bedoel... ;)

 

Weekendgroet,

 

Highio

 

[Roel J]

Het hoeft geen discussiepunt te zijn als de werkgever doet wat hij heeft toegezegd, ik ken ook werkgevers die in het personeelshandboek hebben staan dat ze de kortste route uit via 2 of 3 routeplanners pakken (scheelt ook nog wel eens per planner)

 

Er is hier wel sprake van een vrij bijzondere situatie, ten eerste zullen de meeste werknemers niet zo ver van hun werk wonen.

 

 

Wat mij opvalt: De werkgever zegt dat de belastingdienst zegt.... maar is dat wel zo?

Zegt de belastingdienst dat echt? Of denkt de werkgever dat dat zo is, is het hun eigen interpretatie?

Ik vermoed het laatste.

 

Ik vermoed het ook, weet het eigenlijk wel bijna zeker.

Maar vragen om bewijs dat de belastingdienst dat heeft gezegd heeft niet zoveel zin denk ik. De kans dat het antwoord iets in de trant van "waar bemoei je je mee, wij hanteren de regeling zo" is lijkt me vrij groot en als nieuwbakken werknemer je werkgever vragen om maar te bewijzen het klopt wat ze zeggen lijkt me niet zo handig..

 

Als werknemer kun je een werkgever alleen overtuigen dat je nu onredelijk getroffen wordt want daar lijkt mij hier wel sprake van door het grote verschil in routes in combinatie met de hoge kosten voor het reizen door de toch al grotere afstand, want dat zijn omstandigheden die ook de werkgever vooraf kende en acceptabel vond (de wg had ook kunnen zeggen, we nemen je niet aan omdat je te ver woont en het ons dan teveel kost om te vergoeden)

 

op basis vn een fulltime dienstverband praat je voor een vaste reiskostenvergoeding toch wel over en flink bedrag

20km per dag x 214 dagen x 19 cent = 813 euro p jr (~67 p mnd)

40km per dag x 214 x 19 cent = 1.626 euro p jr of 135,50 p mnd..

 

Ik snap heel goed dat Klierin naar argumenten zoekt om het er nog een keer over te hebben.

In mijn eerste reactie heb al de optie besproken om een deels belaste vergoeding te krijgen.

andere optie is om een andere vorm van compensatie te vragen. bijv een iets hoger salaris of een andere onkostenvergoeding erbij die ook binnen de WKR past.

 

het gaat niet alleen maar over wat wettelijke positie is, maar vooral wat de meeste kans op succes heeft als werknemer..

 

edit: berekening geupdate na opmerking highio (thanks)

[Highio]

Het dubbele zelfs, net onder de grens van 75 km enkele reisafstand voor verplichte nacalculatie die door de Belastingdienst genoemd wordt.

 

Groet,

 

Highio

 

[Klierin]

Bedankt allemaal voor alle reacties.

 

Inmiddels heb ik van mijn werkgever de toezegging dat als de Belastingdienst schriftelijk akkoord gaat, ik de route van 72 kilometer volledig vergoed krijg tegen € 0,19 per kilometer. Dat zal ik dus binnenkort met de Belastingdienst verder gaan afstemmen.

 

Het is overigens nooit de bedoeling geweest om een deel van mijn reiskostenvergoeding onder de vrije ruimte binnen de WKR te brengen of een eindejaarsregeling toe te passen (zoals in een aantal van de reacties werd opgemerkt). Dat verwacht ik ook helemaal niet van mijn werkgever, we hebben de bepaling over de reiskostenvergoeding in mijn arbeidscontract beide namelijk nooit zo bedoeld. Wel een goed punt overigens.

 

Ik heb de boekhouder voor de volledigheid nog gevraagd of de Belastingdienst met de opmerking over de ANWB-routeplanner op kortste route, niet op de belaste vergoeding of eindejaarsregeling doelde (in plaats van op de onbelaste kilometervergoeding), maar volgens haar was dit niet het geval. De Belastingdienst heeft schijnbaar de onbelaste kilometervergoedingen van alle werknemers nagerekend via de ANWB korte route. Vraag me niet waarom...

 

Zodra ik nieuws heb van de Belastingdienst zal ik dit posten om jullie op de hoogte te houden.