Opdracht cancellen: dom of niet?

[Ilja van Roon]

Twee weken geleden werd ik gebeld door een designer uit mijn netwerk. Of ik wilde meewerken aan de totstandkoming van een corporate brouchure van een onderneming. Spoed, spoed, spoed.

 

Prima, opdracht klonk leuk, dus ik meteen tijd vrijgemaakt om vooroverleg te plegen met de designer. De dag erna meteen naar het bedrijf voor een meeting (waar ik afspraken met bestaande klanten voor moest reschedulen). Goede meeting, inhoudelijk veel nieuwe ideeen en het klikte wel met de contactpersoon van dat bedrijf.

 

Afspraak was dat wij - designer en ik - de dag erna een voorstel de deur uit zouden doen. Immers: spoed, spoed, spoed. Prima, ik 's ochtends meteen voorstel naar de designer gestuurd, die deze dezelfde dag nog door zou sturen met zijn prijsopgave.

 

Niet dus. Einde van de week polshoogte genomen bij de desiger. Druk druk druk zegt de designer, dus nog geen tijd gehad. Prima, zei ik, maar ik ga dan-en-dan naar dat bedrijf toe om de CEO te spreken voor de brochure, dus daarvoor wil ik duideljkheid. Zou allemaal goed komen, zei de designer.

 

Niet dus. Morgen heb ik die afspraak, maar ik heb nog steeds geen reactie ontvangen. Heb ik een opdracht? Zijn mijn voorwaarden geaccepteerd? Geen flauw idee. ik heb hem zojuist per - nette - mail aan de designer en mijn contact bij dat bedrijf de meeting gecancelled. Kernboodschap: geen reactie, geen duidelijkheid, geen afspraak.

 

Ik besef dat de kans groot is dat de designer en de potentiele opdrachtegever hiet niet blij mee zullen zijn. Ik had er best voor kunnen kiezen om te gaan, gokkende dat het "wel goed zal komen".

Bij een bestaande klant, waar ik een goede relatie mee heb opgebouwd, zou ik dit zeker doen. Maar dit is de eerste keer dat ik met beide partijen werk en ik heb er zo geen goed gevoel over.

 

Het is een aardige opdracht met een goed stuk omzet. Daar zeg ik misschien dag dag tegen. Jammer dan. Ik heb er geen goed gevoel over, het is niet de manier waarop ik wil werken en als dat al zo aan het begin moet, hoe moet dat dan later als de druk echt groot wordt?

 

Dit gaat - zoals ik er naar kijk - om mijn normen en waarden. Er is een groot gat tussen wat gezegd wordt en wat gedaan wordt. Dat vind ik niet geloofwaardig. Dus daar handel ik naar. Grappig wel, want ik denk dat ik aan het begin van mijn ondernemerschap zou hebben gezegd: toch maar gaan, grote opdracht, we zien het wel.

 

Ben ik gek of stom? Of heb ik juist gehandeld? Wat denken jullie?

 

Zal jullie de komende tijd op de hoogte houden, kan een leuke case zijn voor ons allen :)

[robberttk]

Moeilijke keuze. Hangt ook een beetje af van hoe hard je het nodig hebt om de opdracht binnen te halen.

 

Als het niet goed voelt en je hebt de positie om nee te kunnen zeggen, moet je naar je eigen gevoel luisteren.

 

Als het niet goed voelt en je hebt niet de positie om nee te kunnen zeggen, moet je het goed overwegen en een moeilijke afweging maken

 

Volgens mij prima toch, zolang je het maar netjes doorgeeft", wat je dus ook gedaan hebt :-)

 

[R.J. Sloep]

Persoonlijk zou ik de klant opbellen en de situatie grof schetsen.

Dat je al enige tijd je offerte hebt uitgebracht maar geen respons hebt gehad dus niet weet waar je aan toe bent. Vervolgens laten doorschemeren dat jij niet vast zit aan die designer en dat je altijd bereid bent om de situatie nog eens door te nemen maar niet met die designer omdat je duidelijke afspraken wilt.

 

Je geeft dan je goede wil aan, meer kan je niet doen, maar als je het netjes inkleed ondanks je wat minder nette boodschap, hoeft de opdracht niet verloren te zijn.

[DEvRV]

Persoonlijk zou ik de klant opbellen en de situatie grof schetsen.

Dat je al enige tijd je offerte hebt uitgebracht maar geen respons hebt gehad dus niet weet waar je aan toe bent. Vervolgens laten doorschemeren dat jij niet vast zit aan die designer en dat je altijd bereid bent om de situatie nog eens door te nemen maar niet met die designer omdat je duidelijke afspraken wilt.

 

Je geeft dan je goede wil aan, meer kan je niet doen, maar als je het netjes inkleed ondanks je wat minder nette boodschap, hoeft de opdracht niet verloren te zijn.

 

Nou.. ik zou sowieso niet laten doorschemeren dat je zonder de designer door wil (de persoon waardoor jij de opdracht op de eerste plaats kreeg!!).

 

Tuurlijk, hij houdt zich niet (helemaal) aan de afspraken dat de zaken op korte termijn geregeld moeten worden, maar om nou achter zijn rug de opdracht compleet oppakken, not done denk ik.

 

Ik denk dat je het goed opgelost hebt, ook in ogenschouw dat je (mijn inziens) de opdracht niet broodnodig hebt. Maw je zit in de situatie dat je jezelf de vrijheid geeft om bepaalde opdrachten dus niet te doen omdat je gevoel (lees: intuitie) niet goed is.

 

En waar ik me persoonlijk aan vast hou, en ook een aantal keer gelezen heb op dit forum: Ondernemen gaat op intuitie/gevoel!

 

Uiteraard is er ook een andere kant, zo had je ook de deur op een klein kiertje te houden en wie weet had je op een of andere manier toch nog samen die opdracht kunnen doen!

 

Maar hee! wie ben ik! :D

 

Ben benieuwd naar de reacties, heel interessante thread dit! Chapeau!

[nonex.nl]

Ik hebook wel eens een opdracht weer teruggeketst omdat het niet boterd. Een keer kwam het verzoek om een bioscoop in te richten wat een heel klein bioscoopje bleekte zijn waarbij je eerst dooreen bepaald soort winkeltje moest, en er moesten wel veel rare fratsen in (en geen licht).... laat maar.

 

Een andere keer leek de opdrachtgever me niet helemaal koosjer, allerlei gezever over een ltd op de bahama's (met de verkeerde argumenten omkleed, dus dan wordt het verdacht).

 

 

Ik zit nu in een projectgroep met een grote ontwikkelaar, een gemeente en nog een adviseur, en samen met de andere adviseur merken we dat de ontwikkelaar ons te lastig vind, en we er eigenlijk voor spek en bonen bijzitten. We hebben het er al even over gehad om hier de pijp ook maar aan Maarten te geven, want die ontwikkelaar heeft geen ambitie, behalve op iedere euro nog 50 ct. besparen.

Soms gebeuren dat soort dingen gewoon, en ik ben er meestal niet rouwig om. er komt wel weer een nieuw project, waar ik wel met plezier aan werk.

[R.J. Sloep]

 

Nou.. ik zou sowieso niet laten doorschemeren dat je zonder de designer door wil (de persoon waardoor jij de opdracht op de eerste plaats kreeg!!).

 

Sorry dat ik het zo stel maar dat vind ik een puur Calvinistische instelling.

Omdat je met iemand samen een project aanpakt en deze zich niet aan de afspraken houdt, dien je maar gelaten achterover te zitten en te zien hoe deze persoon ook jouw naam door het slijk haalt.

 

Tuurlijk, hij houdt zich niet (helemaal) aan de afspraken dat de zaken op korte termijn geregeld moeten worden, maar om nou achter zijn rug de opdracht compleet oppakken, not done denk ik.

 

Samenwerken geeft om bovengenoemde oorzaak extra verantwoordelijkheden aan de deelnemers, als iedereen zich aan de afspraken houdt is er niets aan de hand. Het is wat anders als je achter de rug om van je collega hem eruit probeert te werken om "persoonlijk zakelijke" redenen (een bevriende onderneming binnenhalen ofzo).

 

Ik heb ook wel eens een opdracht weer teruggeketst omdat hij niet botert.

 

Afhankelijk van de noodzaak om de opdracht aan te nemen en de branche waar je inzit, en dus zeker in zakelijke dienstverlening, zou iedere ondernemer zelf aan de hand van een eerste gesprek moeten bepalen of hij/zij een opdracht wel aanneemt.

[Irma]

@Ilja van Roon

Ik denk dat je een goed besluit nam.

Wij hebben in ons bedrijf iets soortgelijks meegemaakt.

Voor het opzetten van onze website hadden we 2 mensen bij elkaar gebracht die samen de klus zouden klaren.

Leek allemaal goed te gaan.

Totdat een van de mensen naar de ander toe essentiele afspraken niet nakwam.

Wij hebben er uiteindelijk zelf voor gekozen met de ander door te gaan.

Uiteindelijk is dat op niets uitgelopen, maar dat kwam door het kostenplaatje. Had niets met de man in kwestie te maken.

Die kwam zijn afspraken na, en dat was voor ons van het grootste belang.

 

Jij kon die afspraak met dat bedrijf niet zomaar nakomen, omdat je immers niets daar had liggen om over te praten, omdat de designer zijn huiswerk niet maakte.

Simpel toch?

Niets is zo belangrijk voor een opdrachtgever als de betrouwbaarheid van een eventuele "leverancier".

Omzet wel of niet nodig: als wij niet achter onze eigen boodschap kunnen staan, gaat de deal niet door.

Ik vind daarom ook dat je een goede beslissing hebt genomen.

Mocht het bedrijf waarmee je zaken wilde gaan doen een zelfde isnteek hebben, dan komt het wellicht allemaal nog goed,.

Immers, je beschreef dat het eerste contact goed was.

Vaak is dat een belangrijke factor.

 

Het samenwerken met de designer zal zo te zien uitlopen op weinig tot niets, immers, de man komt zijn afspraken niet na.

Als jij een andere visie hebt op zakendoen, moet je met dat soort figuren niet samen willen werken.

Ook al simpel.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Ben ik gek of stom? Of heb ik juist gehandeld? Wat denken jullie?

 

Ik denk dat ik de designer nog even had gebeld met de mededeling dat ik morgen een afspraak bij die klant had, en wilde weten wat de stand van zaken was voordat ik daar heen ging. Gaat het nog door? Waar sta je zelf nu? Heeft het zin als ik daar nog heen ga? Wanneer wordt je concreet? Zal ik de klus anders maar op eigen titel gaan doen?

[Patrick de Boevere]

Ilja,

 

Ik had vorige week ook zo'n leermoment over iemand in m'n netwerk.

Met een groepje serieuze (> 30 man) ondernemers en twee kleintjes (waaronder ik) een offerte opgesteld.

Het is nogal multi-disciplinair dus werd per expertise in deel-opdrachten gehakt.

Ik had een gedetailleerde uitwerking van de plannen, maar het andere kleintje (is op deze verdieping m'n buurman) ging z'n eigen weg.

Hij dacht dat het beter was een bedrijf waar hij bij het scoren van een opdracht procenten op vangt in de aanbieding op te nemen, nota bene op de deelopdracht die de kern-activiteit van m'n bedrijf betreft.

Volgens hem kon ik ingeschakeld worden om de specificaties met de klant door te nemen, interview enkele uren werk.

Dit ondanks het feit dat heel duidelijk door de projectleider was omschreven wat ieders deeltaak in de opdracht zou zijn.

Dit project zou nota bene een voorbeeld worden van hoe de ondernemers samenwerken.

En voor hem lag er al een hele mooie deel-opdracht, maar meneer wilde meer, meer, meer.

O.K. , de scoringskans van de opdracht was/is laag, maar de opdrachtsom was voor mij toch aanmerkelijk geweest.

 

Deze streek leerde me wel dat de mensen in je netwerk waar je van op aan kunt klein is. Wel dure lessen zo en weer eentje minder om een kerstkaartje naar te sturen.

 

Patrick

[Ilja van Roon]

Even een update van mijn kant:

 

Mijn besluit de meeting te cancellen was slecht gevallen bij de designer en de opdrachtgever. Beiden voelden zich voor het blok gezet en vonden mijn motivatie moeilijk te begrijpen.

 

Toch wilden ze - en dit verbaasde me eerlijk gezegd - doorgaan. We hebben nu e.e.a. uitgepraat en de lucht is geklaard. Mijn voorwaarden zijn geaccepteerd en we zijn nu de puntjes op de i aan het zetten voor wat betreft de planning.

 

Ik ben blij met de uitkomst, maar voel me erg moe en gestressed. Het is geen ideaal begin van een werkrelatie... Ik vond de situatie zelf hoogst onprettig, en ik zit hard na te denken over wat ik zelf anders had kunnen doen.

 

Wat ik hieruit heb gehaald is dat ik - zowel in mijn eigen belang als dat van de klant - in een eerder stadium uitleggen wat ik verwacht van het voortraject.

 

Dus ik heb het niet over de financiele kant, maar een antwoord op de vraag: hoe weet ik dat ik samen met mijn opdracht maximale duidelijkheid heb over de aard, het doel en de planning van het project? Er zat nu zoveel tijsdruk aan alle kanten, dat dit onderbelicht was gebleven.

 

Pff, even uitpuffen. Fijn wel om jullie reactie te horen, ben benieuwd of anderen weer andere ervaringen hebben.

[Karen]

Hallo Ilja,

 

Bij jouw soort bedrijf (tekstbureau dat naar ik aanneem op uur/opdrachtbasis werkt) betalen je klanten in feite rechtstreeks je salaris. Waar werknemers voor de start van een nieuwe baan ook graag een contract hebben en de arbeidsvoorwaarden kennen, mag jij dat ook verwachten van je klanten.

 

Vandaar mijn complimenten dat jij duidelijk durft melden aan een nieuwe opdrachtgever waar jouw grenzen liggen en wat je vooraf duidelijk wilt hebben. Veel ondernemers durven dat (helaas voor hen) niet, jij wel en zeker omdat het ongetwijfeld niet makkelijk was, mag je daar best trots op zijn. En zeker gezien het feit dat ze toch met je verder willen, want dat is natuurlijk een erg prettige bevestiging van je capaciteiten en de kwaliteit van je werk...

 

Even een update van mijn kant:

 

Mijn besluit de meeting te cancellen was slecht gevallen bij de designer en de opdrachtgever. Beiden voelden zich voor het blok gezet en vonden mijn motivatie moeilijk te begrijpen.

 

Ik ben blij met de uitkomst, maar voel me erg moe en gestressed. Het is geen ideaal begin van een werkrelatie... Ik vond de situatie zelf hoogst onprettig, en ik zit hard na te denken over wat ik zelf anders had kunnen doen.

 

Als ik je situatiebeschrijving goed heb begrepen heb je de opdrachtgever gemeld dat je een door hem gemaakte afspraak met zijn baas hebt afgezegd. Hij leidt daardoor waarschijnlijk gezichtsverlies bij zijn baas en moet uitleggen wat er fout is gegaan. Daar houden de meeste mensen niet van.

 

In feite hadden hij en jij gezamenlijk een probleem en je hebt hem de kans ontnomen dit samen op te lossen voordat zijn baas ermee werd geconfronteerd. Het belang van veel opdrachtgevers in loondienst gaat verder dan het bedrijfsbelang, zij hebben ook het belang van hun eigen carriere. Op zich niets mis mee, alleen betekent het als kleine leverancier dat je soms rekening moet houden met dat aspect. Net als in priverelaties geldt dat je vaak beter je zorgen (over dit soort zaken) kunt delen met je klanten dan ze opkroppen. Dat kost namelijk alleen maar heel veel negatieve energie.

 

Als ik een probleem heb in een leverancier/klant relatie vraag ik meestal mijn klant of zij willen meedenken over het oplossen van het probleem. Dan kom ik er iedere keer weer achter hoe hulpvaardig de meeste mensen zijn.

 

Ik hoop dat je iets mee kunt met deze kijk op de situatie en wens je veel succes met deze klant, waarvan je nu in ieder geval weet hoe graag ze zaken met je doen. :)

 

Karen

 

 

 

[Ilja van Roon]

Karen, dank voor je feedback en hand onder de riem.

 

Je hebt gelijk met je opmerkingen over waar voor de designer en opdrachtegever de pijn zit. Wat nu zo moeilijk was, was dat ik (nog) geen relatie met de opdrachtegever heb en er een principeafspraak was gemaakt met de designer dat hij 'leading' zou zijn in het offertetraject.

 

Dus ik wilde ook niet over zijn hoofd gaan en de opdrachtegever bellen, omdat ik daarmee kwaad bloed zou zetten bij de designer.

Dat is nu ook gebeurd - echter zowel de designer en de opdrachtegever zijn (waren) gepikeerd.

 

Dus heb ik verstandig gehandeld? Had ik niet toch gisteren over het hoofd van de designer moeten gaan? Alles is nu op zijn pootjes terecht gekomen, maar het is wel een groot 'leermoment', zoals men dat zo mooi zegt.

 

 

 

 

[R.J. Sloep]

 

Dus heb ik verstandig gehandeld? Had ik niet toch gisteren over het hoofd van de designer moeten gaan? Alles is nu op zijn pootjes terecht gekomen, maar het is wel een groot 'leermoment', zoals men dat zo mooi zegt.

 

 

Je hebt duidelijk een oplossing gecreëerd voor een probleem waarvan je zelf slachtoffer dreigde te worden.

En of je je doel links- of rechtsom bereikt maakt niets uit. Je hebt duidelijk gemaakt waar je grenzen liggen en de mensen waar je meer moet samenwerken wakker geschud en toch je opdracht behouden.

 

Felicitaties bij deze dus.

[TwaBla]

 

Mijn aanpak voor opdrachtgevers die niet altijd even goed weten wat ze wanneer willen en collega-netwerkondernemers die projecten aandragen maar wat minder strak werken, is dat ik voorstel een onafhankelijke projectmanager aan tafel te schuiven. Het voegt wat kosten toe, maar het trekt de planning wel strak als er iemand bij is die de betrokkenen aan hun afspraken herinnert.

 

Vergelijk het maar met de bouw. Je kan pas gaan tegelen als de loodgieter en de electriciën hun werk gedaan hebben. Het is een teken van professionaliteit als je ernaar steeft dat dat goed gecoödineerd wordt. Dat blijkt ook wel, want jouw leermoment was blijkbaar ook een schrikmoment voor de designer die het voortouw heeft in dit project.

 

In dit geval zou ik overigens eerst de designer herinnerd hebben aan de noodzaak van duidelijke afspraken alvorens de afspraak gecancelled te hebben.

[Karen]

Karen, dank voor je feedback en hand onder de riem.

 

 

Ha Ilja,

 

Nu heb ik me toch echt even af zitten vragen of jouw eega mij niet aanklaagt als ik mijn hand onder jouw riem steek.

 

Ik ben het overigens weer eens met Twalevel eens dat als de vormgever leidend zou zijn, ik ook eerst hem had gebeld.

 

Een echte deskundige (prof ondernemerschap) hoorde ik ooit drie voorwaarden noemen waaraan succesvolle ondernemers volgens hem voldoen. Een daarvan was de bereidheid fouten te maken om er daarna van te kunnen leren zodat een lerende organisatie ontstaat. Beschouw het dus maar gewoon als leermoment en doe er in de toekomst je voordeel mee.

 

Rest mij je veel succes en vooral plezier te wensen met de opdracht.

 

Karen (die zelden haar hand bij vreemde mannen onder de riem steekt)

 

 

[Annedien Hoen]

 

Toch wilden ze - en dit verbaasde me eerlijk gezegd - doorgaan.

 

Ja hè hè, je bent de beste die er te vinden is ;D Logisch dat ze met je door willen gaan. Nog even en je wil alleen maar blauwe M&M's in je kleedkamer, LaVanroon :-*

 

[R.I.P. - Fred Wiersma]

 

Dus heb ik verstandig gehandeld? Had ik niet toch gisteren over het hoofd van de designer moeten gaan? Alles is nu op zijn pootjes terecht gekomen, maar het is wel een groot 'leermoment', zoals men dat zo mooi zegt.

 

 

 

 

 

Ilja,

 

NOOIT, NOOIT, NOOIT!!! over het hoofd van de tussenpersoon (in dit geval de designer) gaan! Zoals je aangeeft kost dat uiteindelijk meer energie, verlies je goodwill, en is er andere ellende mogelijk (zoals verlies van vertrouwen in jou, door de designer, maar ook de klant).

 

Uit eigen pijnlijke ervaring: ik heb wel eens mijn manager (ja, toen was ik nog in loondienst - don't shoot me ;D) gepasseerd en met zijn manager gesproken. Dat is me door beiden niet in dank afgenomen...

 

Achteraf is het makkelijk praten natuurlijk, maar ik had voor de afspraak met de klant eerst met de designer willen praten om duidelijkheid te krijgen. Desnoods verplaats je de afspraak naar later. Geen duidelijkheid - geen deal.

 

Ik ben wel benieuwd of de relatie tussen de designer en jou goed komt? In jouw ogen was hij 'fout' (kwam afspraak niet na). Was wat jij deed 'fout'? In dat geval: bied je excuses aan. Dat kan de relatie alleen maar verbeteren.

[Karmijn]

@ Ilja:

Wat een top-topic, thanks!

Dit soort overwegingen zijn volgens mij voor ons allemaal heel herkenbaar. Ook ik volg uiteindelijk altijd het ondernemer-onderbuik-instinct (ook al heb ik dan met m'n kop al een keer of 3 flink tegen de muur gelopen...). Ik ben er van overtuigd dat je van dergelijke situaties echt veel kunt leren ;D