Boeken van zakelijk diner in Exact Online

[Vertigo11]

Hi, 

 

Ik heb recentelijk een voortgangsgesprek gehad met een van mijn medewerkers in een restaurant (medewerker zit op externe locatie 'ver' van eigen kantoor).

Totaal 74 euro incl btw + 6 euro fooi maakt 80 euro totaal.

Duidelijk is dat de btw niet aftrekbaar is, en dat ik (betreft een BV) maar 73.5% van de 80 euro kan aftrekken van de winst, echter is niet helemaal duidelijk hoe dit in Exact Online moet. 

 

Ik zie niet helemaal hoe ik exact het onderscheid kan maken tussen aftrekbare kosten en niet-aftrekbare kosten gezien Exact niet standaard rekeningen/systematiek heeft voor dit soort diner-constructies. 

 

Hoe zit zo een boeking eruit, op welke rekening boek ik de niet aftrekbare kosten?

 

Bedankt,

[Remco TH]

Er zijn naar mijn idee grofweg twee keuzes mogelijk. Hieronder ben ik uitgegaan van het standaard grootboekschema in Exact online voor zover bij mij bekend.

 

1) Je boekt alleen 73,5% van het bedrag in je boekhouding. Achter het bonnetje stop je de berekening van het te boeken bedrag. Dit is verreweg de makkelijkste methode. Deze methode is vooral makkelijk als je van je privé rekening of contant betaald hebt en dit later declareert. De boeking die je dan maakt is:

4510 Kosten	x
Aan 10XX bank	x

Mocht je het van je zakelijke rekening betaald hebben kan je deze methode ook gebruiken door het terug te storten vanaf je privé rekening en vervolgens het aftrekbare deel te declareren zoals hierboven voorgesteld.

 

2) Je kan ook full retard gaan en het apart boeken. Daarbij behoudt je in je boekhouding het volledige factuurbedrag. Dit is natuurlijk boekhoudkundig het mooiste en is de mooiste methode als je het van de zakelijke rekening betaald hebt. De boeking die dan maakt is:

4510 Lunches en diners	x
4511 Niet-aftrekbare Lunches en diners	x
Aan 10XX bank	x

De rekening 4511 zal je handmatig aan moeten maken, als je het handig vindt om 1 grootboekrekening te maken voor alle categorieën niet-aftrekbare kosten (bijvoorbeeld omdat het om een beperkte, overzichtelijke administratie gaat) zou ik persoonlijk rekening "4600 - Niet aftrekbare kosten" aanmaken zodat dit duidelijk los staat van de andere grootboekrekeningen. Beide mogelijkheden (GRB 4510/GRB 4600) zullen in Exact een kleine moeite zijn, maar dan heb je het een en ander wel makkelijk gescheiden: Je kiest een nieuwe GRB en het nummer/omschrijving ervoor en je koppelt deze aan "Algemene kosten", "Winst en Verlies", "Debet" en BTW code 0: "Geen BTW".

 

Je vindt in de VPB aangifte ook een vakje voor niet-aftrekbare kosten onder "Fiscale winst" en dan subcategorie "Saldo fiscalewinstberekening" waar je het kwijt kan.

 

Succes.

6 september 2019 aangepast door Remco TH

[Erik vd Weerdhof]

12 uur geleden, Remco TH zei:

1) Je boekt alleen 73,5% van het bedrag in je boekhouding. Achter het bonnetje stop je de berekening van het te boeken bedrag. Dit is verreweg de makkelijkste methode. Deze methode is vooral makkelijk als je van je privé rekening of contant betaald hebt en dit later declareert. De boeking die je dan maakt is:

4510 Kosten	x
Aan 10XX bank	x

Mocht je het van je zakelijke rekening betaald hebben kan je deze methode ook gebruiken door het terug te storten vanaf je privé rekening en vervolgens het aftrekbare deel te declareren zoals hierboven voorgesteld.

 

Deze optie is niet handig, want om de 26,5% die je niet declareert naar privé te halen moet je belasting betalen. Declareer je 100%, dan krijg je het geld gratis terug in privé .

 

Ik vraag me overigens af of in hoeverre de kosten als beperkt aftrekbaar aan te merken vallen. Wanneer het via de WKR als loon kwalificeert is het volledig aftrekbaar. Of dat voor deze uitgave geldt weet ik niet, maar het lijkt me niet onaannemelijk.

[Remco TH]

17 uur geleden, Erik vd Weerdhof zei:

 

Deze optie is niet handig, want om de 26,5% die je niet declareert naar privé te halen moet je belasting betalen. Declareer je 100%, dan krijg je het geld gratis terug in privé .

 

Ik vraag me overigens af of in hoeverre de kosten als beperkt aftrekbaar aan te merken vallen. Wanneer het via de WKR als loon kwalificeert is het volledig aftrekbaar. Of dat voor deze uitgave geldt weet ik niet, maar het lijkt me niet onaannemelijk.

Je boekt alleen 73,5% als zakelijke kosten en betaalt alleen 73,5% zakelijk. De overige 26,5% betaal je in alle gevallen zelf vanuit privé (mocht dit uit mijn post niet duidelijk blijken, dan bij deze).

[Rik ·]

2 uur geleden, Remco TH zei:

De overige 26,5% betaal je in alle gevallen zelf vanuit privé

Bij een BV? En waarom zou één van de personen dat uit privé moeten betalen? Er kunnen best meerdere aandeelhouders/bestuurders zijn. Waarom zou één van de bestuurders dit privé moeten betalen?

 

Zoals je zelf al stelde... Niet het totale bedrag is aftrekbaar maar je kunt het niet aftrekbare gedeelte dus apart boeken en apart opgeven als niet aftrekbaar in de vpb. Helemaal niet nodig voor iemand om dat direct in privé te betalen (omdat dit ten koste kan komen voor meerdere aandeelhouders).

 

Dus optie 2 lijkt mij het meest handige en zuiverste.

 

 

7 september 2019 aangepast door Rik ·

[Erik vd Weerdhof]

Ook als er slechts één aandeelhouder is, is het idee om maar 73,5% te declareren niet voordelig. Wanneer je maar 73,5% declareert blijft er 26,5% ''achter'' in de B.V. Die 26,5% had je daar wel ''gratis'' mogen declareren. En geld uit een B.V. naar privé halen kost normaliter geld.

[Rik ·]

Ja, maar dat zijn de regels.

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/werk-en-inkomen/content/aftrek-zakelijke-kosten

 

Of die WKR een optie is weet ik niet. Vroeger was dat bedrag maar heel laag. Maar zelfs als het onder WKR valt (en je geen loonheffing hoeft te betalen) is het maar de vraag of het volledig aftrekbaar is (zie vorige link).

 

[Erik vd Weerdhof]

Declareren is iets anders dan aftrekken. Privé kan je  zakelijke kosten 100% declareren bij de B.V., ook als er een aftrekbeperking zou gelden, alleen kan de B.V. dan slechts 73,5% aftrekken.

 

Mij is ooit verteld dat wanneer een bedrag via de WKR als loon kwalificeert de aftrekbeperking die je bedoelt niet meer geldt. Ik heb even gegoogled op ''kosten volledig aftrekbaar werkkostenregeling'' en de eerste zoekresultaten bevestigen de aftrekbaarheid wanneer kosten onder het forfait (vrije ruimte) vallen. (Volgens mijn bron hoefden kosten niet per se onder het forfait te vallen en kon het ook om gerichte vrijstellingen gaan, maar dat zie ik niet direct terug in deze zoekresultaten.  Op dit punt ben ik nu wel sterk aan het twijfelen gebracht.)

7 september 2019 aangepast door Erik vd Weerdhof

[Rik ·]

Dit dus:

https://www.habermehl.tax/week-20-wijs-beperkt-aftrekbare-kosten-aan-in-de-wkr/

[Vertigo11]

Allen, bedankt voor het meedenken.

 

Zoals Erik al aangaf gaat dit niet zo zeer over declareren, maar meer over de verwerking van het niet-aftrekbare deel. Ik heb het diner ook met de zakelijke pas betaald dus declareren speelt niet.

Tevens speelt dezelfde vraag voor diners met relaties dus de WKR gaat hier niet op (mede omdat de vrije ruimte al redelijk 'vol' zit). 

Wat ik op andere plaatsen ook tegenkomen is dat de niet-aftrekbare kosten als het ware opdezelfde manier geboekt worden als privé-gebruik kosten. Misschien dat daar de insteek van Remco vandaan komt. 

 

Opsommend dan wat ik nu gedaan heb:

 

2 Nieuwe rekening aangemaakt:

45100 - Kosten lunches , diners (Algemene kosten, Winst & Verlies, Debet)

45200 - Niet-aftrekbare kosten (Overige kosten, Winst & Verlies, Credit)

 

De boeking vervolgens betrof 80 euro incl btw en incl 6 euro fooi. Geboekt als:

45100 - 58.80 euro, Btw code = Geen BTW

45200 - 21.20 euro, Btw code = Geen BTW

Maakt totaal 80 euro, bank-boeking doet Exact verder.

 

[Terlouw]

De kosten kunnen volledig worden geboekt als kosten in je verlies- en winstrekening. De correctie op deze kosten vindt later plaats via de aangifte inkomstenbelasting (indien er sprake is van een eenmanszaak). Daar geef je aan welke kosten er beperkt aftrekbaar waren waarna er een bijtelling in de aangifte volgt.

[Lex van Roode]

TS schrijft dat het hier een B.V. betreft.

[Terlouw]

Dan geldt dat deze correctie plaatsvindt in de aangifte vennootschapsbelasting van de BV.

[Roel J]

De werkwijze van Terlouw is wat mij betreft de juiste.. zo is de aftrekbeperking bedoeld. Het is slechts een fiscale beperking en geen verplichting om het prive te betalen.

 

Constructies met boeken als priveopname zijn zeker binnen een bv niet gepast / noodzakelijk. 

 

Ook bij ib ondernemers is het niet meer dan een boekingsgang om te zorgen dat ondernemers die zelf de boekhouding doen deze aftrekbeperking meteen te verwerken zodat het niet vergeten wordt bij de ib aangifte

[Vertigo11]

Op 11-9-2019 om 09:45, Terlouw zei:

Dan geldt dat deze correctie plaatsvindt in de aangifte vennootschapsbelasting van de BV.

Oke...maar is het dan niet makkelijker om dit op het moment van boeken al te verwerken/onderscheiden zoals ik nu gedaan heb? 

Klopt de verwerking dan zoals ik deze gedaan heb in mijn post van maandag om 13:35 (vorige post)?

 

Of is het beter om gewoon de gehele 80 euro op de GBR van lunches en diners te boeken en via een memoriaalboeking gewoon 'handmatig' bij te houden wat de som is van de niet-aftrekbare kosten.

12 september 2019 aangepast door Vertigo11

[Roel J]

1 uur geleden, Vertigo11 zei:

Klopt de verwerking dan zoals ik deze gedaan heb in mijn post van maandag om 13:35 (vorige post)?

De verwerking die jij hebt gemaakt klopt. Daardoor is je commerciele winst lager dan de fiscale winst en hoef je bij de aangifte Vpb alleen maar te zorgen dat het saldo van de rekening "45200 - Niet-aftrekbare kosten" in de vpb aangifte bij de juiste vraag wordt vermeld.

 

Er is niet 1 "heilige" werkwijze, elke boekhouder heeft zijn eigen methodiek.

Alleen bij een bv is het onverstandig om met boekingen via privé / rekening courant te gaan werken dat maakt het nodeloos ingewikkeld en je doet meer dan de wet vereist, zoals eerder vermeld er is alleen een fiscale beperking in de hoogte van de aftrek. Maar er is geen verplichting om het ook echt uit eigen zak (privé) te betalen.

[Vertigo11]

Bedankt, duidelijk.

 

Wat gebeurd er op de achtergrond met die niet-aftrekbare kosten-vraag eigenlijk?

Wordt dat ook nog eens meegenomen in de berekening van de totale kosten? want in dat geval is het beter om wél de volledige 80 euro te boeken op de GBR lunches en diners, omdat dan bij de VPB aangifte het niet-aftrekbare-deel er pas af gaat. Wordt het nu niet dubbel berekend dan zoals ik het nu heb?

[Terlouw]

Ik hoop dat ik je  laatste vraag goed begrijp.

Je boekt in je boekhouding

kosten 80,--

aan/ crediteuren (ervan uitgaande dat het factuurstelstel gehanteerd wordt).

 

Deze kosten worden hierdoor voor 100% meegenomen in het resultaat van de BV.

In de aangifte vennootschapsbelasting wordt dan uiteindelijk de 80,-- aangegeven als beperkt aftrekbaar en volgt hier een geringe bijtelling zodat de belastbare winst hoger wordt dan de winst uit onderneming (volgens de jaarstukken).  Het dient dus uiteindelijk alleen om te berekenen wat je aan vennootschapsbelasting dient te betalen.

In je jaarstuk wordt het gezien als volledig zakelijke kosten.  

[Vertigo11]

Beste Terlouw, 

 

Mij vraag kwam meer neer op of de nieuwe GBR die ik nu heb 45200 - Niet-aftrekbare kosten (Overige kosten, Winst & Verlies, Credit) of dat Credit of Debet moet zijn, maar ik zie nu al dat dit Debet moet zijn als ik het als kostenpost benader (Exact boekt dit net als gewone kosten), zolang ik later bij de VPB aangifte maar dit bedrag als correctie opgeef.

 

Maar jouw antwoord creëert bij mij wel weer een vraag...

Bij jouw insteek mis ik namelijk de aparte GBR voor niet-aftrekbare kosten zoals ik in mijn post aangaf hieronder.

Deze bereken jij dan handmatig achteraf bij de VPB aangifte? Waarom dit niet meteen doen dan zoals in onderstaande boekingsvoorbeeld. Dan bespaar ik mezelf wat werk door dat direct gesplitst te boeken toch?

 

optie 1

In onderstaande boeking heb ik het zo gedaan dat ik de 73.5% van het diner boek als volledig aftrekbaar  en het restant direct op de niet-aftrekbare kosten GBR boek. Totaal komt er dan wel 80 euro op de W&V, maar dan weet ik wat ik dus bij de VPB aangifte moet opgeven als correctie (het totaal van 45200 - Niet-aftrekbare kosten).

 

optie 2

Jij suggereert dan dus 80 euro volledig op 45100 - Kosten lunches , diners te boeken en dan later zelf te correctie te berekenen bij de VPB aangifte, maar stel dit wil je wel direct doen. Zou je dan via memoriaal boeking het niet-aftrekbare-deel al boeken naar 45200 - Niet-aftrekbare kosten?

Op deze manier behoud je wel een correcter overzicht lijkt mij overigens omdat de gehele 80 euro toegewezen worden aan de Kosten lunches, diners-rekening.

 

Ik begrijp overigens zoals Roel al aangaf dat er meerdere opties kunnen, maar de verschillende insteken zetten me wel aan het denken...ook leuk om wat bij te leren.

 

 

Quote

2 Nieuwe rekening aangemaakt:

45100 - Kosten lunches , diners 

45200 - Niet-aftrekbare kosten

 

De boeking vervolgens betrof 80 euro incl btw en incl 6 euro fooi. Geboekt als:

45100 - 58.80 euro, Btw code = Geen BTW

45200 - 21.20 euro, Btw code = Geen BTW

Maakt totaal 80 euro, bank-boeking doet Exact verder.

 

15 september 2019 aangepast door Vertigo11

[Terlouw]

Beste Vertigo,

 

Voor de beperkt aftrekbare kosten heb ik aparte grootboekrekeningen welke ik ook zo in het jaarstuk/administratie benoem.

Bij de aangifte vennootschapsbelasting doe ik dan een correctie voor het gehele saldo van desbetreffende grootboekrekeningen.

 

Je hebt in je verlies- en winst geen aparte grootboekrekening nodig omdat je deze correctie niet in je winst-en verlies rekening maakt.

Deze maakt je alleen in je VPB aangifte. De kosten worden dus in je jaarstuk/winst en verlies wel voor 100% meegenomen wat dus een ander resultaat laat zien.

 

Ik snap je redenering dat het op hetzelfde neerkomt.

Dat is ook een beetje zo (alhoewel de jaarcijfers bij mij  een lagere winst geven omdat de correctie hier niet in is verwerkt).

 

Het is wel zo dat je ook het juiste afdraagt volgens jou methode. Dus er zal m.i. geen correctie volgen bij controle.

Zo zie je maar; boekhouden is zeker niet saai en ook een creatief vak !

 

[Vertigo11]

Duidelijk, bedankt voor de inzichten :)