Aan het einde van 2021 sluit ik mijn 3e jaar als ZZP'er af. Mijn onderneming groeit nog steeds en ik merk dat ik relatief veel overhead heb door administratieve taken. Mijn huidige administratie / bedrijfsvoering proces is inefficiënt en ik hoop dat ik hier tijd kan besparen. Ik wil jullie advies vragen hoe ik dit efficiënter kan doen.

 

Huidige situatie: Ik doe mijn administratie en aangiftes zelf omdat ik wil leren hoe dat moet. Uit handen geven vind ik moeilijk omdat ik er zelf voor verantwoordelijk ben. Ik vind het ook belangrijk om overzicht te hebben hoe ik er voor sta. Toen ik drie jaar geleden als ZZP'er aan de slag ging heb ik gekozen voor een simpel boekhoud pakket dat op mijn eigen computer draait. De software kende ik al en met een beetje hulp werkte het best goed. Ik krijg het echter steeds drukker en mijn huidige proces schaalt niet goed mee.

Mijn huidige proces:

• Een klant komt voor een consult en betaalt na afloop via mijn PIN-terminal of in contanten. Ze kunnen ook middels een betalingsverzoek betalen en dan komt het geld later binnen op mijn bankrekening.
• Bij nieuwe klanten noteer ik de contactgegevens om een factuur te kunnen maken tenzij ze daar geen behoefte aan hebben. (dan is het gewoon een betaling in het kasboek / bankboek)
• Na afloop noteer ik mijn agenda hoe de klant betaald heeft en of ze een factuur willen
• In het weekend doe ik de administratie van de afgelopen week (facturen versturen, klantbetalingen koppelen, betaalde factuur doorboeken, etc.)

 

Software: GnuCash

 

Probleem: Ik moet per week een halve dag of meer besteden aan de administratie door de vele handmatige handelingen:

• Registreren contante betalingen (kasboek)

• Registreren van PIN betalingen (bankboek-1)

• Registreren van bank betalingen (bankboek-2)

• Registreren van aankopen, abonnementen, huur, etc.  (inkoopboek)

• Registreren contactgegevens van nieuwe klanten

• Facturen maken en versturen (verkoopboek)

• Facturen en betalingen boeken

Vooral het handmatig boeken van de facturen en koppelen uit drie verschillende geldstromen (Bank, PIN, contanten) kost veel tijd. De PIN terminal is van een andere aanbieder dan mijn bank en betalingen worden daarom op een andere rekening gestort.

 

Mijn overwegingen: De meeste handelingen zoals registreren van klantgegevens, inboeken van inkoop facturen, etc. hou je altijd. Waar ik veel tijd verlies is dat ik per klant en per betalingsvorm handmatig de betaling moet verwerken. Dat moet efficiënter kunnen.

 

Vragen:

1. Is een halve dag (en soms meer) administratie verwerken per week veel of normaal voor een ZZP'er?
2. Wat vinden jullie van mijn huidige proces?
3. Hebben jullie aanbevelingen die mij zouden kunnen helpen?

  Op 16-10-2021 om 10:13, lindazzp zei:

Is een halve dag (en soms meer) administratie verwerken per week veel of normaal voor een ZZP'er?

Ik schrik daar niet van...

 

  Op 16-10-2021 om 10:13, lindazzp zei:

Wat vinden jullie van mijn huidige proces?

Komt op mij georganiseerd over, haast voorbeeldig.

 

  Op 16-10-2021 om 10:13, lindazzp zei:

Hebben jullie aanbevelingen die mij zouden kunnen helpen?

Doe elke dag een half uurtje een stukje van de boekhouding in plaats van het op te sparen tot het weekend...

Hoe lang duurt een consult doorgaans?

In je agenda contactgegevens noteren om later een factuur te maken en die dan weer in te boeken en betalingen te koppelen? Nee, dat klinkt niet efficiënt: veel handmatige stappen, overkloppen, controleslagen. 

 

Direct (tijdens het consult!) contactgegevens en bestelgegevens invoeren in een pakket die automatisch de factuur maakt en mailt, de boeking doet en voor je bewaakt of er betaald is: beter!

 

Je zou het aantal betaalwijzen (en dus banken) ook kunnen verminderen: alleen nog maar direct pinnen scheelt al een kasboek en het bewaken van debiteuren. Je kunt ook alles achteraf laten betalen, en in de gemailde factuur automatisch een iDeal link opnemen. 

Dan moet je geen klanten hebben die weigeren op links in mail te klikken, of waarbij de IT deze links, of de hele mail niet aflevert.

Gewoon een goed boekhoudpakket met bankkoppeling en facturatiemogelijkheid nemen. Bv SNELSTART oid.

Spaart alles overkloppen uit en kost misschien 80 euro per maand. 

  Op 16-10-2021 om 10:13, lindazzp zei:

 

• Na afloop noteer ik mijn agenda hoe de klant betaald heeft en of ze een factuur willen

Nu onderneem ik nog niet zo lang dus mogelijk zie ik iets over het hoofd, maar dit begrijp ik nooit zo goed. Waarom richt je je proces niet zo in dat die factuur automatisch  altijd gegenereerd wordt? Zelfs als je iemand zou moeten betalen om een scriptje daarvoor te maken lijkt me dat nog steeds wel rendabel als je een redelijk volume hebt. 

17 oktober 20213 j aangepast door Peter73

  Op 16-10-2021 om 10:37, Hans van den Bergh zei:

Komt op mij georganiseerd over, haast voorbeeldig.

Dank je Hans. Het lijkt georganiseerd maar het lukt niet elke week hoor. Soms sla ik wel eens een weekend over. De halve dag per week is ook erg optimistisch heb ik afgelopen weekend weer ondervonden. Er gaat toch meer tijd in zitten dan ik zou willen.

 

  Op 16-10-2021 om 12:45, TwaBla zei:

Hoe lang duurt een consult doorgaans?

Dat hangt af van het type consult. Een standaard consult in mijn praktijk reken ik een uur voor.

 

  Op 16-10-2021 om 13:09, Ron van der Kolk zei:

In je agenda contactgegevens noteren om later een factuur te maken en die dan weer in te boeken en betalingen te koppelen? Nee, dat klinkt niet efficiënt: veel handmatige stappen, overkloppen, controleslagen. 

Dat dacht ik ook. Dit moet efficiënter kunnen alleen weet ik nog niet hoe.

 

  Op 16-10-2021 om 13:09, Ron van der Kolk zei:

Direct (tijdens het consult!) contactgegevens en bestelgegevens invoeren in een pakket die automatisch de factuur maakt en mailt, de boeking doet en voor je bewaakt of er betaald is: beter!

Dat klinkt véél beter ja! Ik had wel gekeken naar alternatieven maar de meeste pakketten werken niet met de MyPos PIN terminal die ik momenteel gebruik.

 

  Op 16-10-2021 om 13:09, Ron van der Kolk zei:

Je zou het aantal betaalwijzen (en dus banken) ook kunnen verminderen: alleen nog maar direct pinnen scheelt al een kasboek en het bewaken van debiteuren. Je kunt ook alles achteraf laten betalen, en in de gemailde factuur automatisch een iDeal link opnemen. 

Dit is een hele goede suggestie. Ik vind het wel een moeilijke afweging. Veel klanten zijn gehecht aan pinnen en het voordeel is dat je direct betaald wordt. Mijn PIN terminal is goedkoop in gebruik en werkt altijd. Het voordeel van achteraf betalen is dat het volledig geautomatiseerd kan worden met een modern boekhoudpakket. De vaste kosten en variabele kosten per betaling zullen wel stijgen. Het grootste nadeel is dat het risico op wanbetalers toeneemt bij achteraf betalen.

Het is een goed advies een combinatie van deze suggestie met je vorige tip zou ideaal zijn. Een pakket dat zowel PIN als achteraf betaling ondersteund en automatisch afhandelt in de administratie.

 

  Op 16-10-2021 om 16:34, herman van der helm zei:

Gewoon een goed boekhoudpakket met bankkoppeling en facturatiemogelijkheid nemen. Bv SNELSTART oid.

Spaart alles overkloppen uit en kost misschien 80 euro per maand. 

Snelstart kende ik nog niet. Helaas ondersteunt hun software mijn PIN terminal niet.

 

  Op 17-10-2021 om 15:51, Peter73 zei:

Nu onderneem ik nog niet zo lang dus mogelijk zie ik iets over het hoofd, maar dit begrijp ik nooit zo goed. Waarom richt je je proces niet zo in dat die factuur automatisch  altijd gegenereerd wordt? Zelfs als je iemand zou moeten betalen om een scriptje daarvoor te maken lijkt me dat nog steeds wel rendabel als je een redelijk volume hebt. 

Ik zou graag willen dat het automatisch kon maar ik weet niet hoe ik dat moet doen. Mijn huidige boekhoud pakket is GnuCash. Deze software heb ik goed leren kennen maar kan niet automatisch facturen genereren en betalingen verwerken.

Kijk eens naar rompslomp.nl 

Gebruik ik ook. 

Mypos moet geen probleem zijn. Betalingen kun je misschien niet automatisch laten toewijzen maar ik wijs betalingen in rompslomp gewoon handmatig toe en de rest gaat vanzelf. 

Overigens kun je als je alleen mypos gebruikt ook de "kassa" in hun systeem gebruiken. Werkt ook prima. Maar ik ben erg tevreden over bovenstaande aanbieder. 

  Op 18-10-2021 om 07:38, lindazzp zei:

Ik vind het wel een moeilijke afweging. Veel klanten zijn gehecht aan pinnen en het voordeel

 

Je moet pinnen absoluut niet afschaffen als betaalmogenlijkheid. Je moet gewoon een aantal dingen wat anders organiseren. Zoals voor iedereen een factuur maken en op die factuur de betaalmethode goed kiezen. 90% van je klanten zal altijd op dezelfde manier betalen dus dat kan je instellen op de klantkaart in je boekhoudpakket.

 

Veel moderne boekhoudpakketten kun je ook mee factureren vanaf een mobiel apparaat. dan kun je terwijl de klant punt de factuur ook inboeken met de juiste methode.

Je krijgt dan 3 factuur stromen met betaalmethodes

contant > die worden dan vaak al meteen aangemerkt als betaald en verwerkt in je kasboek, hoe dat gaat verschilt per pakken

pinbetaling > die facturen moet je dan per dag matchen aan het ontvangen bedrag op je bankrekening. Als je de factuur meteen maakt bij pin betaling dan hebben de betaling en factuur altijd dezelfde datum hebben en is het een fluitje van een cent om alle pin betalingen te koppelen aan de juiste ontvangt.

op rekening> zoals je zelf al zegt dat gaat nagenoeg automatisch bij het boeken van de bank.

 

Wat je eventueel ook nog kunt bekijken of een kassa module (ook wel POS genoemd) voor jou werkt en rendabel is je hebt feitelijk nu een "winkeltje" in consulten waar veel direct betaald wordt bij kassa modules zijn vaak weer extra functies waardoor contant en pin nog meer geautomatiseerd verwerkt kunnen worden. In een kassamdule kun je ook bijv standaard producten of diensten instellen zodat je alleen aanklikt en dan meteen een goede factuur krijgt, die je naar wens van de klant kunt printen, mailen of niets mee doen (alleen boeken als omzet in je administratie)

 

En als het echt meer dan een halve dag per week kost zou ik ook kijken naar oplossingen die misschien niet de goedkoopste zijn, Je bent nu 3 jaar zzp-er dus je weet nu hoeveel werk je eraan hebt, dus je hebt nu aardig zicht op wat je omzet en kosten zijn dus er is (hopelijk) geen noodzaak meer om overal het goedkoopste of gratis versie van te nemen. Automatisering scheelt een hoop tijd, maar kost ook wat geld. Veel ondernemers blijven teveel hangen in prijsvergelijking van de goedkoopste pintransactie of het goedkoopste boekhoudpakket.

Maar als je 100 euro (meer) per maand moet betalen om ca 2 dagen vrije tijd over te houden omdat je in het weekend geen halve dag boekhouding moet doen lijkt me dat ook waard

 

Ik denk dat het mogelijk moet zijn om door je processen anders in te richten dat je 70% van de boekhouding doet terwijl je al werkt, tussen consulten door en dan alleen nog 1x per week even een uurtje alles moet nalopen om weer bij te zijn.