betalingsherinneringen en andere incassokwesties

[TwaBla]

 

Voor abonnementen en andere reguliere betalingen hanteer ik doorgaans automatische incasso. Soms gaat dat echter mis, omdat er onvoldoende saldo op de betaalrekening staat. Vandaag kreeg ik een incassobedrijf aan m'n broek, omdat mijn betaling via internet gedaan was na de twee weken die me ter beschikking gesteld waren in de betalingsherinnering. Ik had een brief gekregen van dat incassobedrijf, maar toen was de nota reeds voldaan. Alleen was dat niet aan de incasseerders doorgegeven. Krijg je gedoen over administratiekosten.

 

Dat gedoe begrijp ik wel, want die molens gaan in beweging en postzegels moeten betaald worden. Maar mij viel ineens op dat er heel verschillende incassoprocedures bestaan. Een aantal leveranciers maakt gebruik van mail en zelfs sms om debiteuren aan hun betalingsafspraken te herinneren. Soms kun je zelfs online de status van openstaande nota's checken. Dat heb ik eerlijk gezegd veel liever dan schriftelijke correspondentie en telefoongespreken waarvan je het gevoel krijgt dat je een dubieuze debiteur bent. Zeker wanneer het proces begint met automatische incasso en de debiteur waarschijnlijk niet eens weet dat een betaling geen doorgang vond. Eén enkel sms-je en desnoods zelfs een tweede is veel effectiever dan al die arbeidsintensieve correspondentie.

 

Wie maakt er gebruik van mail en sms voor betalingsherinneringen? Wat is jullie ervaring?

[mysmiley]

ik gebruik zelf e-mail voor het sturen van een herinnering.

Ik heb hiervoor ook in mijn voorwaarden opgenomen dat al mijn correspondentie via e-mail verloopt en de klant verandwoordelijk is voor het zorgen dat ik zijn juiste e-mail adres heb.

 

Probleem is wel dat het nogal eens kan voorkomen dat mijn betalings herinnering in de spam box terecht komt en dus niet gelzen wordt. Mede daarom overweeg ik toch over te stappen op het herinneren per post.

 

Overigens krijgt de debiteur na het verstrijken van de termijn van de herinnering nogmaals een e-mail van me dat de vordering is overgedragen aan het incasso bureau voor een laatste herinnering.

het incasso bureau verstuurd vervolgens per normale post een brief aan de debiteur dat hij nog 10 dagen heeft om de vordering zonder bijkomende kosten alsnog te betalen.

 

Mijn ervaring is echter dat nog geen 10 procent van de debiteuren iets met die waarschuwing doet en het op een daadwerkelijke incasso procedure laat aankomen.

Volgens mij gaan teveel mensen er vanauit dat er na die eerste brief nog wel een tweede komt zonder kosten, maar in werkelijkheid komen er dus zo rond de 70 euro extra kosten bij bij de tweede brief.

 

Of e-mail dus handig is is heel erg de vraag. voor sms is de kans op ontvangst iets hoger maar ook nog de vraag hoe effectief dat is.

[PimEffting]

Dit is hoe wij het doen:

- factuur eruit met 10 werkdagen betalingstermijn (per post of email, naar keuze van de klant)

- na ongeveer 3 weken een herinnering per email

- na 1 week een aanmaning per email

- na 1 week naar incassobureau, deze stuurt sommatie per post

- daarna deurwaarder / gerechtelijk traject bij hogere bedragen

 

De meeste klanten betalen gelukkig netjes. Sommigen hebben de herinnering nodig, maar verreweg het meeste wordt binnen één maand betaald. Ongeveer 3-5% van de facturen gaat naar het incassobureau, waarvan driekwart wordt betaald. De rest schrijven we meestal af.

[Johan B]

Wat ik mis in de genoemde methodes is de telefoon. Het grote gevaar van email komt hier weer eens naar voren. Er is geen direct contact meer dus je weet niet wat er speelt. In een telefoongesprek krijg je sneller en betere informatie waarop je de volgende stap kan baseren. Bijvoorbeeld nog een kopiefactuur toezenden maar dan met de toezegging direct na ontvangst betalen. Of als de nood hoog is direct incasseren via een externe partij.

 

Mijn methode:

aanmaning kort na de vervaldag van de factuur

telefoontje één week later

aannaming één week later

telefoontje één week later

laatste aanmaning met nog 5 dagen de tijd voor betaling anders uithanden geven ter incasso.

 

Je kan ook voor weinig geld een deal maken met een incassobureau om gebruik te maken van de naam van het incassobureau in je aanmaningen.

 

Johan

[m.stout]

Ik adviseer mijn klanten altijd de volgende methodiek te hanteren:

 

betalingstermijn bijvoorbeeld 30 dagen:

 

dag 33 aanmaning (geen 1e aanmaning noemen want dan wek je de indruk dat er ook nog een tweede gaat komen)

 

+ 5 werkdagen

 

+/- dag 40 telefonisch contact, probeer te achterhalen wat de reden van het niet betalen is. Factuur niet bekend? Gelijk kopie mailen/ faxen en afspraak maken dat deze met voorrang wordt behandeld. Klacht? gelijk proberen op te lossen of adresseren aan de juiste persoon binnen je organisatie.

 

+ 5 werkdagen

 

+/- dag 45 laatste aanmaning, refereer aan de eerdere aanmaning, vermeld dat als ze wederom ingebreke blijven de zaak uit handen zal worden gegeven aan het incassobureau met hierbij de vermelding van de naam en plaats van het bureau.

 

+ 5 werkdagen

 

+/- dag 50, daadwerkelijk uit handen geven, niet meer bellen. Debiteurenbeheer is een kwestie van opvoeden.

 

 

NB: het versturen van een aanmaning is wettelijk NIET verplicht, de overeenkomst die je met de klant hebt en het versturen van de factuur is voldoende. Het is echter wel zo prof. om minimaal 1 aanmaning te versturen alvorens je een incassobureau opdracht geeft.

 

 

Goede zaken allemaal !

 

Michael

 

een deal is pas rond als de factuur is betaald.........

[Phantor]

Uhm vroeger moest je minimaal 3x een aanmaling sturen voordat je het uit handen mocht geven, momenteel ben je verplicht minimaal 1 aanmaling te versturen.

 

Het verhaal dat je alleen aan je factuur voldoende hebt is niet waar.

 

 

[m.stout]

Aanmaning niet verplicht:

 

4. Voorafgaande waarschuwing niet (meer) vereist

4.1 Anders dan hetgeen in het rapport uit 1989 onder 2.5.3 is vastgelegd, is de

werkgroep van oordeel dat het ontbreken van een voorafgaande sommatie met

aanzegging dat bij niet tijdige voldoening de vordering uit handen wordt gegeven,

niet zonder meer een afwijzingsgrond kan opleveren. Onder het huidige BW is

immers in beginsel geen sommatie meer vereist. Wel is denkbaar dat het al dan niet

waarschuwen van de debiteur voor het ontstaan van buitengerechtelijke kosten een

factor oplevert waarmee rekening kan worden gehouden bij de toetsing of de

betreffende kosten redelijkerwijs (al) moesten worden gemaakt.

 

Bron: rapport voorwerk II via Nvvr (nederlandse vereniging voor rechtspraak.

[buffy]

Hallo allemaal,

 

Op het moment heb ik de eerste niet betalende klant.

De eerste herinnering is inmiddels verstuurd, een eerste mailtje om te vragen hoe en wat ook.

Klant laat niets van zich horen.

 

Ik ga binnenkort maar eens bellen om te horen wat er aan de hand is maar verwacht daar eigenlijk niet heel veel van.

 

Vooralsnog ben ik van plan om na het telefoongesprek nog een 2e herinnering te sturen en indien nodig daarna nog een extra aanmaning..

 

Als dat allemaal niet heeft geholpen, kan ik volgens mij maar weinig anders dan of afschrijven of deurwaarder.

Het gaat gelukkig niet om een groot bedrag maar ik zou het toch jammer vinden als het niet werd betaald.

 

Ik zou dan ook graag een idee hebben hoe het werken met een deurwaarder nu precies gaat en welke kosten daar aan verbonden zijn. Uiteraard zijn de kosten voor de klant, maar als de klant niet betaald? En moet ik die kosten voorschieten?

 

Ik lees op internet veel over de wettelijke rente, past iemand hier dat ook toe?

 

Alvast bedankt!

 

[renep]

Ik zou dan ook graag een idee hebben hoe het werken met een deurwaarder nu precies gaat en welke kosten daar aan verbonden zijn.

 

Ik heb eens een paar gerechtsdeurwaarderskantoren gebeld en kreeg nogal uiteenlopende antwoorden. Bij effiiënte kantoren hoef je alleen een opdrachtbriefje te sturen (1 regel) met een kopie van de factuur en de laatste aanmaning. Drie minuten werk.

 

Uiteraard zijn de kosten voor de klant

 

Als dat in je algemene voorwaarden staat of je dat in de laatste aanmaning hebt aangekondigd.

 

maar als de klant niet betaald?

 

Als de gerechtsdeurwaarder de kosten niet kan verhalen, dan brengt hij die achteraf bij jou in rekening.

 

Ik lees op internet veel over de wettelijke rente, past iemand hier dat ook toe?

 

De gerechtsdeurwaarder doet dat voor je.

 

Ik heb mijn ervaringen met dit traject verwerkt in een incassohandleiding op de site in mijn sig. Die is door een advocaat gecheckt en voorzien van voorbeeldbrieven.

[StevenK]

Als dat in je algemene voorwaarden staat of je dat in de laatste aanmaning hebt aangekondigd.

De kosten zijn op grond van de wet al voor rekening van de klant. (BW 6:96, lid 2)

 

[Marcel (Up)]

Ik had een hele goede....

 

Na het versturen van de derde aanmaning, bracht ik alle correspondentie naar deze heer. Hij ging dan persoonlijk langs en binnen een kwartier had hij cash het geld....

 

Genoemde heer werkte vroeger bij een incassobureau. Na een zeer zwaar ongeluk verlamd en in een rolstoel. Maar de brains nog niet verlamd. Zoals anderen op zondagochtend de voet tussen de deur steken, reed hij in zijn rolstoel naar de voordeur en zette deze klem. Deels uit medelijden en deels uit een schrikreactie kwam men altijd met geld over de brug.

(zijn factuur : "vervoerskosten : 15,00 piek" ) ;D

 

Hij blij dat hij weer een klusje had en gedaan had, en ik blij....

 

Misschien niet helemaal de methode, maar ik heb in 8,5 jaar tijd maar één post hoeven afschrijven !

 

 

[retail]

Ik had een hele goede....

 

Na het versturen van de derde aanmaning, bracht ik alle correspondentie naar deze heer. Hij ging dan persoonlijk langs en binnen een kwartier had hij cash het geld....

 

Genoemde heer werkte vroeger bij een incassobureau. Na een zeer zwaar ongeluk verlamd en in een rolstoel. Maar de brains nog niet verlamd. Zoals anderen op zondagochtend de voet tussen de deur steken, reed hij in zijn rolstoel naar de voordeur en zette deze klem. Deels uit medelijden en deels uit een schrikreactie kwam men altijd met geld over de brug.

(zijn factuur : "vervoerskosten : 15,00 piek" ) ;D

 

Hij blij dat hij weer een klusje had en gedaan had, en ik blij....

 

Misschien niet helemaal de methode, maar ik heb in 8,5 jaar tijd maar één post hoeven afschrijven !

 

 

 

Ik doe het ook zo.

 

Ik heb veel opdrachten van motorclubs en nieuwe en/of kleine clubs denken dat ze daarom dan bij het niet betalen geen bezoek krijgen.

Maar het is een klein wereldje dus via wat druk van buitenaf komt men altijd over de brug met de nodige excuses erbij.

En dat net zoals bij Down voor een habbekrats.

De slechtste betalers zijn overigens de studentenclubjes.

 

Zelf ben ik ook geen kleine jongen dus dat helpt ook.

 

Zoals Down al zei; niet de juiste weg maar wel efficient.

 

 

[buffy]

Dank je wel voor de antwoorden.

Lancelot had ik al gevonden en raadpleeg ik regelmatig.

 

Ik zit te denken over een ongebruikelijk alternatief gezien het beperkte bedrag (150 euro) maar twijfel of en hoeveel problemen ik daarmee kan krijgen.

Ik heb namelijk een incassocontract met mijn bank en mag dus incasseren.

Als ik in de aangetekende aanmaning aangeef dat te zullen doen als er niet betaald wordt, en dat vervolgens op de aangegeven datum ook daadwerkelijk doe.

 

Ervan uitgaande dat het geld er wel is en dus naar mij gestort wordt.

Als de klant dit vervolgens terugdraait en bij de bank gaat klagen.. welke gevolgen kan dat voor me hebben?

 

Ik incasseer niet zo vaak en tot nu toe nog altijd zonder problemen.

Komt mijn contract in gevaar met 1 klagende klant?

 

Ik besef heel goed dat dit zo niet hoort maar ik heb niet veel klanten die op factuur betalen en heb ook eigenlijk gewoon niet zoveel zin om voor dit bedrag een deurwaarder in de arm te moeten nemen..

[R.I.P. - Benm]

Een aantal leveranciers maakt gebruik van mail en zelfs sms om debiteuren aan hun betalingsafspraken te herinneren. Soms kun je zelfs online de status van openstaande nota's checken.

 

Ik heb wel een leverancier die het via mails en een status overizcht zo geregeld heeft, inclusief de mogelijkheid om openstaande facturen direct via ideal af te rekenen. Persoonlijk vind het ik een prettig systeem om een evt doorgeglipte factuur direct te regelen.

 

Tegen klanten die niet van zins zijn zonder 'gedoe' te betalen werkt het uiteraard niet - zo'n herinneringsmail of sms is eenvoudig gedelete - maar een herinnering of aanmaning per post negeren is natuurlijk net zo simpel.

 

Je kan ook voor weinig geld een deal maken met een incassobureau om gebruik te maken van de naam van het incassobureau in je aanmaningen.

 

Misschien dat het op particulieren indruk maakt... b2b heeft het denk ik zelden zin.

 

Maar het hangt vooral van de reden van niet-betaling af... het kan zijn dat iemand echt niet voornemens is te betalen zonder gerechtelijke uitspraak, of bijvoorbeeld (tijdelijk) niet over de middelen beschikt. In het eerste geval kun je dan dagvaarden of wegwezen, in het laatste beter afspraken proberen te maken.

[buffy]

Inmiddels heb ik de klant gebeld en tot mijn verbazing werd er al snel toegezegd dat het snel geregeld zou worden.

Bedankt dus voor de tip om toch even te bellen.

 

Nu nog even afwachten of die betaling ook echt komt..

 

Wel ben ik nog benieuwd naar wat men vindt van mijn ongebruikelijke eind-oplossing namelijk zelf incasseren.

Uiteraard hoop ik het niet te hoeven gebruiken, dat is natuurlijk altijd beter.

 

Alvast bedankt voor de input.

[nimda]

Nog 2 tips:

1. Probeer automatische incasso te regelen

2. Doe een servicecall: je belt b.v. 1 week voor het verlopen van de betalingstermijn op met de vraag of ze de factuur ontvangen hebben, of er nog problemen zijn en of ze denken dat het gaat lukken om de factuur op tijd te betalen. Bij mij werkt dat heel goed tot nu toe.

 

 

[A.vt.K]

Ik heb nu dus ook mijn eerste niet betalende klant..

 

Normaal verstuur ik nooit zonder dat het geld is bijgeschreven maar ik had een goed gesprek over de telefoon en die meneer had ontzettend haast met het onderdeel dusdurfde het wel aan. bedrag is 155 euro.

 

Nua 2 weken had ik nog geen geld gezien en toen belde ik hem op om aan te geven dat ik niks had gehad en het antwoord was ow sorry dan ga ik direct naar de bank want er is wat mis gegaan, ik ben niet zo dus maak je geen zorgen. Ik bel je vanmiddag terug als ik bij de bank ben geweest. Sindsdien neemt hij de telefoon niet op en helemaal geen bericht meer. meerdere malen voicemail ingesproken. Betalingsherinnering heb ik gestuurd. En nu ga ik een Sommatie uitsturen. Deze werkwijze heb ik op internet opgezocht.

 

Ik vraag me af of ik wel bericht krijg nu of dat ik gewoon geen geld er meer in moet stoppen en ernaar kan fluiten.

 

Erg irritant dat mensen zo misbruik maken van je vertrouwen. Dit is echt meteen de laatste keer >:(

[jurist]

Hiervoor zijn al meerdere goede tips gegeven, als aanvulling nog de tip om op de factuur duidelijk en overzichtelijk te vermelden welk bedrag betaald moet worden en wat de vervaldag van de factuur is. Nog steeds is dit op veel facturen onduidelijk.

 

Voor A.vt.K. is mogelijk betalen online via IDEAL een optie. Verder is het goed om bij achteraf betalen door de klant de koop schriftelijk (danwel fax / email) vast te leggen zodat achteraf geen misverstand kan ontstaan over het bestaan van de overeenkomst.