Weiger pdf als factuur: je mag de btw niet aftrekken

[jjdevries123]

Wij verhuren bouwgereedschappen. In 2006 ging onze grootste leverancier failliet en bij de belastingcontrole krijgen we te horen dat de facturen die we per e-mail ontvingen niet geldig zijn en dat we de btw niet terug mochten vragen. Nu moeten we alle btw terugbetalen die van onze leverancier hadden afgetrokken onder 'voorbelasting'. Volgens de inspecteur moet er een soort digitale handtekening onderstaan en volgens hem waren ze ook niet beveiligd (??).

 

Kan dit zomaar? Heeft iemand hier ervaring mee? De man die hier voor de controle was zegt dat 'de inspecteur' hierover beslist. Lopen wij nou de kans btw terug te moeten betalen ... dan hebben we een groot probleem!!

 

Jan-Jaap

[Christine]

Wij verhuren bouwgereedschappen. In 2006 ging onze grootste leverancier failliet en bij de belastingcontrole krijgen we te horen dat de facturen die we per e-mail ontvingen niet geldig zijn en dat we de btw niet terug mochten vragen. Nu moeten we alle btw terugbetalen die van onze leverancier hadden afgetrokken onder 'voorbelasting'. Volgens de inspecteur moet er een soort digitale handtekening onderstaan en volgens hem waren ze ook niet beveiligd (??).

 

Kan dit zomaar? Heeft iemand hier ervaring mee? De man die hier voor de controle was zegt dat 'de inspecteur' hierover beslist. Lopen wij nou de kans btw terug te moeten betalen ... dan hebben we een groot probleem!!

 

Jan-Jaap

 

Ik denk dat die belastinginspecteur abuis is. Binnen Nederland kan de belastingdienst beide partijen controleren, ze kunnen van jouw pdf facturen ook de andere partij controleren. Buiten Nederland ligt het anders, maar zelfs dan kun je facturen als pdf versturen, mits ze op de juiste manier digitaal zijn ondertekend. Ik heb daarover overleg gehad met een belastinginspecteur, voor een klant die in heel Europa facturen elektronisch (als pdf) verstuurde). Voorzien van den digitale handtekening - dat was ons product - kon dat gewoon. Het bleek zelfs dat de eisen aan die elektronische handtekening helemaal niet zo hoog waren. Een simpel Verisign certificaat voldeed.

 

Dus als je buiten Nederland facturen als pdf kan versturen, lijkt het me sterk dat dat binnen Nederland niet zou kunnen.

 

[Maarten]

De facturen (of de e-mail waarin ze worden verstuurd) moeten inderdaad ondertekend zijn, zodat deze niet door derden kunnen worden aangepast. Het is een beetje vreemd vind ik zelf want papieren facturen zijn misschien nog wel eenvoudiger te vervalsen.

 

Wat is precies de reden dat je de BTW moet terugbetalen? Is er door de leverancier gefraudeerd en is de door jou als voorbelasting afgedragen BTW nooit door de leverancier afgedragen?

[Hans van den Bergh]

Vreemd verhaal. Al schrijf je het bij wijze van spreken achterop een bierviltje - wel met alle vereisten, zoals BTW-nummer, KvK-nummer e.d. - dan nog is het rechtsgeldig. Dus ik begrijp dit niet goed.

 

Succès en groet,

 

Hans

[Iwan van Geelen]

Ik zal ze lekker printen en zeggen, kijk hier zijn de facturen :-)

 

Maar ze kunnen inderdaad hoe gek het ook is moeilijk gaan doen:

http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/elektronisch_factureren/index.html

 

meer in het bijzonder:

http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/elektronisch_factureren/elektronisch_factureren-07.html#P41_3859

 

Suc6 (en sterkte)

 

 

[Christine]

De facturen (of de e-mail waarin ze worden verstuurd) moeten inderdaad ondertekend zijn, zodat deze niet door derden kunnen worden aangepast.

 

Dat geldt voor pdf facturen die je naar het buitenland stuurt of vanuit het buitenland ontvangt. Dat geld niet voor facturen binnen Nederland, volgens de belastingmedewerker die speciaal voor dat onderwerp naar een meeting bij onze klant was gekomen.

 

[Iwan van Geelen]

De facturen (of de e-mail waarin ze worden verstuurd) moeten inderdaad ondertekend zijn, zodat deze niet door derden kunnen worden aangepast.

 

Dat geldt voor pdf facturen die je naar het buitenland stuurt of vanuit het buitenland ontvangt. Dat geld niet voor facturen binnen Nederland, volgens de belastingmedewerker die speciaal voor dat onderwerp naar een meeting bij onze klant was gekomen.

 

 

std moeten ze wel ondertekend zijn echter mag een inspecteur een uitzondering maken

[Ed]

Hier: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzetbelasting/ob02/ob02-41.html#P582_54787

staat waaraan een factuur moet voldoen. Als ik de factuur gewoon print, ziet niemand toch meer dat 'ie als PDF verstuurd is?

 

 

[jjdevries123]

Dat heb ik ook gezegd: je kan in hun boekhouding (van de leverancier) toch gewoon zien dat het klopt. Antwoord 'van een plaatje mag geen btw verrekenen'. Op de site van de belastingdienst staat dat facturen aan authenticiteit moeten voldoen en beveiligd moeten zijn dat ze niet veranderd kunnen worden. Het gaat nu allang niet meer alleen om de facturen van die failliete toko maar om alle pdf-jes. Niet getekend (moet dus kennelijk echt ook in NL) en niet beveiligd allemaal ongeldig en allemaal btw terugbetalen. Volgens mij kan dat toch niet zomaar! Iedereen stuurt plaatjes als factuur.

 

Jan-Jaap

[Henri Kroeze]

Vreemd verhaal.

 

Een PDF is toch geen plaatje? Daar zit wel degelijk losse tekst, fonts en afbeeldingen in!

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Als ik de factuur gewoon print, ziet niemand toch meer dat 'ie als PDF verstuurd is?

 

Klopt. Bovendien moet je van de belastingdienst een papieren versie van je inkomende en uitgaande facturen bewaren, volgens mij, dus uitpinten moet je ze toch.

[Klaas Weeda]

Wij hebben e.e.a. laten uitzoeken door een EDP auditor t.b.v. onze digitale facturatie module (wij zijn softwareleverancier). Belangrijk zijn authenticiteit en integriteit. Kortom, als je kunt aantonen dat de factuur daadwerkelijk afkomstig is van je leverancier en de factuur in de tussentijd niet is aangepast, is het ok. De belastingdienst heeft wel aangegeven dat een alternatieve methode (anders dan digitale handtekening) altijd getoetst moet zijn door een inspecteur.

 

Heeft de leverancier nog de PDF bestanden? Wanneer de datum/tijd en de exacte grootte in bytes overeenkomen met jouw PDF, mag je aannemen dat de bestanden in de tussentijd niet zijn veranderd.

 

Staat er iets in de factuur of het mailtje waarmee je kunt vaststellen dat hij van de leverancier afkomstig is? Alleen een emailadres is niet voldoende, dat is gemakkelijk na te doen door een derde.

 

[Henny van der Pluijm]

 

Staat er iets in de factuur of het mailtje waarmee je kunt vaststellen dat hij van de leverancier afkomstig is? Alleen een emailadres is niet voldoende, dat is gemakkelijk na te doen door een derde.

 

 

Wat veel mensen mbt email vergeten, is dat een email-bericht ook een heel pad bevat waarlangs het verzonden is.

In Outlook kun je dat zien door op een bericht te gaan staan, rechterknop indrukken en op Opties (onderaan) te drukken.

 

Dat pad is het pad tussen de computer van de verzender en van de ontvanger. Niet alleen staan daar alle tussenstations in, maar het bevat ook allerlei unieke sleutels.

 

Nu is natuurlijk alles na te bootsen, maar dit is wel heel ingewikkeld. Een emailbericht is dus niet zomaar een berichtje met een emailadres. Er zit veel meer in waarmee je de autenticiteit van het bericht kunt identificeren.

 

 

 

 

[Karel Stromph]

De Vries,

 

Een factuur hoort helemaal niet ondertekend te worden. Indien het voldoet aan de vormvereiste (zie elders waaraan een factuur dient te voldoen), en je hebt er rechtsgevolgen aan verbonden (ingevoerd in je boekhouding, crediteurenadministratie, betaald, zie ook je bankafschriften), dan is het een factuur. Je moet het wel kunnen voorleggen, dus hij moet op papier staan. Of het nu op jouw printer of op die van je leverancier uitgeprint is, doet er niet toe. Check het echter of hij voldoet aan de vormvereiste en ook de rechtsgevolgen correct zijn.

 

Karel

 

[Iwan van Geelen]

De Vries,

 

Een factuur hoort helemaal niet ondertekend te worden. Indien het voldoet aan de vormvereiste (zie elders waaraan een factuur dient te voldoen), en je hebt er rechtsgevolgen aan verbonden (ingevoerd in je boekhouding, crediteurenadministratie, betaald, zie ook je bankafschriften), dan is het een factuur. Je moet het wel kunnen voorleggen, dus hij moet op papier staan. Of het nu op jouw printer of op die van je leverancier uitgeprint is, doet er niet toe. Check het echter of hij voldoet aan de vormvereiste en ook de rechtsgevolgen correct zijn.

 

Karel

 

 

Ondertekend in dit verhaal is "digitaal ondertekend" en dat moet in principe wel

[jjdevries123]

Op de emailfacturen van onze leverancier stond ons adres verkeerd, dus het was wel duidelijk dat we die niet per post hadden gekregen. M'n baas heeft net een (veeeel te dure) fiscale speciliast gebeld die kende wel meer zaken, ook dat de beslissing van de inspecteur definitief was waarin emailfacturen gewoon als geen facturen bestempeld werden; dus btw terugbetalen!!

[R.I.P. - Benm]

Wat een belachelijke toestand eigenlijk.

 

Ik zie werkelijk niet in wat het verschil is tussen zelf de pdf uitprinten, of je leverancier die de pdf uitprint het het papiertje vervolgens met de post opstuurt. Normale papieren facturen hoeven niet met de hand ondertekend te worden, dus het lijkt me krom dat die eis er dan wel zou zijn aan een versie als pdf.

 

Voor de belastingdienst is het eenvoudig genoeg te controleren of een factuur zowel bij leverancier als ontvanger in de administratie voorkomt, mochten ze fraude vermoeden.

[Iwan van Geelen]

Vraag bij de curator papieren "kopie" facturen op! of desnoods 1 verzamelfactuur

[Merkava]

Hoe rechtsgeldig is dan je digitale BTW aangifte ?

 

Menig ISP, telco enz zet ook digitale facturen(incl BTW) klaar voor jezelf om te downloaden.

Rechtsongelijkheid ? Of gewoon moeilijk doen om belangrijk te zijn, bang dat hun baantje gedigitaliseerd word ?

[Iwan van Geelen]

Je aangifte onderteken je toch (twee keer zelfs...)

 

Het is niet gezegd dat het niet mag maar je moet aan een paar voorwaarden voldoen, zie mijn eerdere post met de links

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Hoe rechtsgeldig is dan je digitale BTW aangifte ?

 

Menig ISP, telco enz zet ook digitale facturen(incl BTW) klaar voor jezelf om te downloaden.

Rechtsongelijkheid ? Of gewoon moeilijk doen om belangrijk te zijn, bang dat hun baantje gedigitaliseerd word ?

 

 

Alleen rechthebbenden kunnen die facturen downloaden, dus zal de BD dat wel accepteren denk ik. Hetzelfde geldt voor de aangifte, is voldoende geautoriseerd dmv username/password (en is trouwens geen factuur al moet er wel betaald worden :P).

 

De BD kan in principe wel beide partijen (zakelijke klant en leverancier) qua BTW controleren, maar wie zit fout als er verschillen optreden?

 

Maar (al eerder gesuggereerd in dit draadje) druk de PDF facturen af, en laat de BD die maar zien. Keep it simple ;).

[willemj]

Menig ISP, telco enz zet ook digitale facturen(incl BTW) klaar voor jezelf om te downloaden.

Rechtsongelijkheid ? Of gewoon moeilijk doen om belangrijk te zijn, bang dat hun baantje gedigitaliseerd word ?

 

Uit de faq over de digitale factuur van xs4all:

Mag deze manier van factureren van de belastingdienst?

Ja, het tonen van de factuur in het Service Centre valt volgens de Belastingdienst onder 'ter beschikkingstellen'. Door het gebruik van SSL-beveiliging is de authenticiteit en integriteit voldoende gewaarborgd.

bron

[Karel Stromph]

De Vries,

 

Een factuur hoort helemaal niet ondertekend te worden. Indien het voldoet aan de vormvereiste (zie elders waaraan een factuur dient te voldoen), en je hebt er rechtsgevolgen aan verbonden (ingevoerd in je boekhouding, crediteurenadministratie, betaald, zie ook je bankafschriften), dan is het een factuur. Je moet het wel kunnen voorleggen, dus hij moet op papier staan. Of het nu op jouw printer of op die van je leverancier uitgeprint is, doet er niet toe. Check het echter of hij voldoet aan de vormvereiste en ook de rechtsgevolgen correct zijn.

 

Karel

 

 

Nogmaals herhaal ik mezelf, naar ik aanneem is een digitale factuur niets anders dan een factuur via de e-mail/Internet is verzonden. Als die factuur voldoet aan de vormvereiste en ook aan de archiefvereiste (uitprinten voor je administratie), en er is rechtsgevolg aan verbonden, dan is het een factuur. Dan hoeven we niet moeilijk te doen door hem anders te zien (bv. als digitale factuur). Je moet bij een controle alles op verzoek kunnen voorleggen (dus je kunt je niet beroepen op je computeradministratie), het moet een "hardcopy" (danwel origineel) zijn.

 

Maar zo te zien waren de gewraakte facturen verkeerd geadreseerd, de leverancier is failliet. Dat is big trouble.

 

Karel

[Iwan van Geelen]

Sorry Karel je zit er echt naast! Waarom kijk je niet ff op de site van de belastingdienst, heb al eerder twee links geplaatst en nu nog een over het bewaren van een digitale factuur:

 

http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/elektronisch_factureren/elektronisch_factureren-11.html#P70_7215

 

Ik snap de logica ook niet, ik bewaar ook niet de enveloppe van de papieren facturen maar het is nu eenmaal (nog) zo

[Hans v N]

Ik krijg digitale facturen van Reeleezee en Casema met BTW. Moet ik die nu gaan weigeren?

[Iwan van Geelen]

Vraag ze om een verklaring hoe ze factuur "ondertekenen" dit voor je weet maar nooit