vanaf volgende week facturen per e-mail toegestaan

[member123]

 

DEN HAAG - Het bedrijfsleven wordt per direct van een enorme papierwinkel verlost. De administratieve lastenverlichting levert ondernemers een besparing op van jaarlijks € 600 miljoen.

 

De Belastingdienst verklaart papier niet langer heilig. Ondernemers mogen ook rekeningen aan elkaar gewoon als email versturen, zonder allerlei regeltjes en voorschriften. De fiscus accepteert bij belastingaangiften voortaan nota's, die als een simpel bericht via het internet zijn verstuurd. Tot nu toe moesten bedrijven kunnen aantonen dat de bonnen aan allerlei echtheidskenmerken voldoen. Voor burgers gold deze plicht al niet.

 

De Belastingdienst gaat al aanstaande maandag met de nieuwe werkwijze aan de slag.

 

Klapper

 

Dat heeft staatssecretaris De Jager (Financiën) gisteren bekendgemaakt in een gesprek met De Telegraaf. "Dit is een gigantisch gebaar naar het bedrijfsleven, zonder dat het de belastingbetaler geld kost", aldus De Jager. "Dit wordt een enorme klapper."

 

De papieren rompslomp kost nu nog enorm veel geld en tijd. Door hun rekeningen simpelweg per e-mail te verzenden, kunnen ondernemers fors besparen op papier- en verzendkosten. Daarnaast is het digitaal makkelijk om facturen te verwerken en in de computer te bewaren. Ondernemers zijn nu vaak urenlang bezig met het verwerken van papieren.

 

Tot nu toe was het moeizaam aangiften elektronisch te verzenden in verband met de strenge authenticiteitseisen. Maar volgens De Jager zijn digitale facturen helemaal niet minder veilig. Vooruitlopend op een wetswijziging wil hij daarom al meteen de eerste stap zetten: "Dit is een enorme stimulans om veel meer automatisch te gaan doen en bespaart honderden miljoenen", aldus de CDA-bewindsman, die zich er ook in Europa sterk voor wil maken.

 

Bron: http://www.telegraaf.nl/binnenland/3232286/__Rekening_per_e-mail__.html?p=3,1

 

 

Persoonlijk ben ik niet zo dol op facturen per e-mail (of die je zelf moet downloaden) omdat ik die vaak vergeet uit te printen en dus niet of pas na maanden in mijn administratie terecht komen maar kan me voorstellen dat het voro veel bedrijven een verbetering is.

[Manon GJ]

Hé daar word ik nou blij van!

Lijkt me geweldig als je als bedrijf veel facturen verstuurt. Ook voor webwinkeliers scheelt het eventueel een handeling. En ook een stuk milieuvriendelijker op deze manier.

[Anoniem_2019]

Jippie, dat is echt goed nieuws.

 

Stel je het volgende eens voor: je factuur komt per email binnen en je plaatst het in een mapje in je computer. Je geeft het een bestandsnaam fact38 of ziets en je boekt hem in. Klaar!

 

Moet je eens voorstellen dat straks al die leveranciers niet meer die boel hoeven uit te draaien en op de post te doen. Dat verminderd de afvalberg tot wel aanzienlijk lijkt me, dan komt eindelijk dat 'papierloze' kantoor weer in zicht.

[MarcusM]

Ik vind deze regeling zeker van toegevoegde waarde, alhoewel in mijn geval ik ongeveer 5 a 6 facturen per maand stuur (opdachtgevers) dit niet tot een grote kostenbesparing zal leiden. Maar dit soort veranderingen juich ik alleen maar toe!

[Iwan van Geelen]

Jippie, dat is echt goed nieuws.

 

Stel je het volgende eens voor: je factuur komt per email binnen en je plaatst het in een mapje in je computer. Je geeft het een bestandsnaam fact38 of ziets en je boekt hem in. Klaar!

 

Moet je eens voorstellen dat straks al die leveranciers niet meer die boel hoeven uit te draaien en op de post te doen. Dat verminderd de afvalberg tot wel aanzienlijk lijkt me, dan komt eindelijk dat 'papierloze' kantoor weer in zicht.

 

Of je importeert hem direct in je boekhoudprogramma en koppelt hem aan de boeking, dan kan je hem met een click opvragen.

[member123]

probleem hier is meestal met facturen via de mail:

 

Je bent druk bezig en ziet een e-mail binnenkomen met een factuur: ohh kijk ik zo wel even en je gaat door met waarmee je bezig bent.

tegen de tijd dat je tijd hebt zijn er 25 nieuwe mails binnen gekomen en is de factuur alweer uit beeld verdwenen.

 

bedrijven die een factuur per mail sturen krijgen dan hier meestal ook later betaald als bedrijven die per post de factuur sturen door die rede

[Octa Foto]

Jippie, ;D dat is echt goed nieuws.

Had het al automatisch gemaakt maar nu hoef ik het dus niet meer uit te printen.

 

[1889]

Mooi. Nu de loonstrookjes nog!

[willemj]

Vraag me af of een printje maken en de mail weggooien voldoet aan de voorwaarden voor 'conversie' (onderdeel 3.2) zoals genoemd in het document bewaarplicht van de BD. Anders moet ik m'n mailbox ineens zeven jaar gaan backuppen....

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Anders moet ik m'n mailbox ineens zeven jaar gaan backuppen....

 

Ik zou dat eerlijk gezegd iets vaker doen als ik jou was... ;)

[gerard]

Goed bericht.

Persoonlijk maak ik al jaren PDF's van mijn rekeningen en facturen.

Altijd alles bij de hand, ook als een deel van de administratie bij de boekhouder ligt.

Meeste werk is het omzetten van en naar papier, dus als dat niet meer hoeft....prefect.

Het bewaren van email heb ik opgelost door alle email "door" mijn gmail account te laten lopen.

Gmail bewaard een keurige kopie van al mijn email en ik kan er via een willekeurige internetverbinding bij.

De administratie brand ik 2x per jaar op een dvd, die ik op een veilige plaats ver van mijn fysieke administratie bewaar.

Dus bij brand o.i.d. blijft er altijd wel kopie van de administratie over.

 

[renep]

Het bewaren van email heb ik opgelost door alle email "door" mijn gmail account te laten lopen.

Gmail bewaard een keurige kopie van al mijn email

 

Probleem is alleen dat jij de bewaarplicht hebt, niet Google.

[gerard]

Ik bewaar van iedere rekening een kopie.

Dus zowel gmail als de dvd hebben een kopie.

Dan gaat het wel goed....

[keitai]

absoluut een goede zaak.

 

Alleen praktisch gezien

- hoe zijn jullie van plan je factuur op te maken (plain text, html of als .pdf)

- vragen om een leesbevestiging

- admin@opdrachtgever.com, bestaat niet bij ieder bedrijf.

 

wie heeft er al tips, suggesties?

 

 

[Maurice73]

Ik zie eigenlijk een systeem zoals Echosign.com wel zitten.

Je verstuurt de factuur via een bepaalde website, die de factuur meteen back-upt.

Je kunt online in het systeem zien of de e-mail is gelezen, of de factuur ook daadwerkelijk is bekeken en misschien of er comments op zijn... Als de factuur niet binnen 5 dagen gelezen is, wordt er automatisch een reminder gestuurd etc etc.

Wanneer ie betaald is, vink je hem af.

 

Waarom is dat er nog niet? Lijkt me geweldig!

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Alleen praktisch gezien

 

- hoe zijn jullie van plan je factuur op te maken (plain text, html of als .pdf)

Ik doe het al 5 jaar middels een gewoon Word-document.

 

- vragen om een leesbevestiging

Nee, de enkeling die per se een papieren factuur wil hebben krijgt deze immers ook niet aangetekend toegezonden.

 

- admin@opdrachtgever.com, bestaat niet bij ieder bedrijf.

Daarom vraag je gewoon de eerste keer, als de klant nieuw is, naar welk emailadres de factuur gestuurd kan worden.

 

[Ronald Lammers]

Ik verstuur ze altijd als PDF, om de simpele reden dat de layout dan niet alle kanten op gaat.

 

Met een programma als cutepdf (voor word) of openoffice is zo´n pdf'je heel simpel te maken.

[renep]

Weet iemand misschien hoe het officieel precies zit met de bewaarplicht voor bankafschriften? Moeten we die nog wel op papier bewaren, of mag dat ook elektronisch (PDF-jes van Bizner, papieren bankafschriften inscannen)?

 

Als bankafschriften ook elektronisch mogen, kan de ordner echt de deur uit.

[Eitje68]

http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/geautomatiseerde_administratie_en_fiscale_bewaarplicht_al0401z7fd.pdf

[renep]

Dat is de brochure van vóór de versoepeling van de regels die we hier bespreken. Daar staat nog in dat je bij inscannen van een papieren document meer informatie kunt opvragen bij de belastingdienst over de beheersingsmaatregelen i.v.m. de echtheidskenmerken (de authenticiteit en de integriteit), en dat soort taal.

 

Je zou zeggen dat het in de geest van de versoepeling is dat je nu ook zonder moeilijke toestanden bankafschriften digitaal mag bewaren (na zonodig inscannen), maar ik heb er nog niks expliciets over kunnen vinden.

[Joost Rietveld]

Weet iemand misschien hoe het officieel precies zit met de bewaarplicht voor bankafschriften? Moeten we die nog wel op papier bewaren, of mag dat ook elektronisch (PDF-jes van Bizner, papieren bankafschriften inscannen)?

 

Als bankafschriften ook elektronisch mogen, kan de ordner echt de deur uit.

 

7 jaar en geen onderscheid in papier en digitaal, als je het maar kunt reproduceren en alles duidelijk is.

Goede backup dus!

 

Groet

Joost

[Edward]

Ik vraag mij af in hoeverre hier werkelijk iets gaat veranderen. Grote klanten, ongeacht of het overheid of bedrijfsleven is, zijn er simpelweg niet op ingericht. Daar dienende facturen langs een bepaalde route te worden ingeschoten. Die zie ik ook niet zomaar het beleid omgooien.

 

Kleinere ondernemingen zullen er wellicht minder strikt in zijn, maar ook daar valt te verwachten dat men niet akkoord gaat omdat het voor de administratie weer extra werk oplevert en het niet past binnen de bestaande workflow c.q. die daar eerst op moet worden aangepast. Daar komt nog eens bij dat ik altijd met juristen van doen heb en die zijn dol op papier ;D

 

Als debiteur laat het mij koud op welke wijze ik de factuur ontvang van mijn leveranciers omdat wij toch al hoofdzakelijk digitaal werken.

 

 

 

[renep]

7 jaar en geen onderscheid in papier en digitaal, als je het maar kunt reproduceren en alles duidelijk is.

 

Okay, dank.

 

Ik vraag mij af in hoeverre hier werkelijk iets gaat veranderen. Grote klanten, ongeacht of het overheid of bedrijfsleven is, zijn er simpelweg niet op ingericht.

 

Mee eens. Denk bijvoorbeeld aan de stempels die op een factuur gezet worden (om de status te annoteren) en geleidingsformulieren die eraan geniet worden (voor de juiste parafen). Dat heb je niet 1-2-3 digitaal geregeld.

 

Ik vind dit gedoe met PDF waar iedereen nu mee bezig is ook een halfbakken tussenfase. Het is een schoolvoorbeeld van met nieuwe technologie eerst de oude situatie nabootsen (factuur als visueel document), in plaats van de vernieuwende mogelijkheden van de nieuwe technologie benutten (factuur als gestructureerde gegevens, die aan de ontvangende kant geautomatiseerd kan worden ingelezen).

 

Nou ja, we komen er nog wel eens.

[djluc]

Klopt Renep, een factuur hoeft helemaal geen document te zijn. Het is gewoon een lijst met factuurposten en als dat goed gestandaardiseerd ingevoerd wordt kan je daarmee automatisch kosten wegboeken etc.

 

Dit proberen ze al aardig in de mode wereld met EDI wat ook in andere branches naar voren komt:

http://en.wikipedia.org/wiki/Electronic_Data_Interchange

 

Oja, even voor de duidelijkheid: Dat is echt droge kost. Ze zijn net zoals bij HTML ook hier allerlei versies aan het verzinnen die niet met elkaar kunnen praten. Maargoed, ze hebben een doel waar ik wel achter sta ;)

[R.I.P. - Benm]

Ik vraag mij af in hoeverre hier werkelijk iets gaat veranderen. Grote klanten, ongeacht of het overheid of bedrijfsleven is, zijn er simpelweg niet op ingericht. Daar dienende facturen langs een bepaalde route te worden ingeschoten. Die zie ik ook niet zomaar het beleid omgooien.

 

Tja, maar een heel simpele stap zou dan al zijn op om de print-knop te drukken in plaats van de enveloppe te opnenen. Uiteraard een tussenoplossing, maar wel eentje die vast portokosten elimineert.

 

Overigens zijn er genoeg 'grote bedrijven' die hun klanten electronisch factureren, dus wat dat betreft denk ik dat ze zelf ook wel aan de slag kunnen met verwerken van electronische inkomende facturen.

 

Ze zijn net zoals bij HTML ook hier allerlei versies aan het verzinnen die niet met elkaar kunnen praten.

 

Dat gaat vast toestanden geven, waarbij facturen niet verwerkt en betaald worden wegens 'incompatible'.

[djluc]

Klopt, dat gebeurt al inderdaad. Ook met pakbonnen enzo. Heb je versie 1.0 moet je 1.2 hebben ofzo omdat je voorraadsoftware het niet ondersteund >;(