Werk al 8 (!) maanden aan een offerte die de klant nu cancelt: wat nu?

[Events]

In opdracht van een bedrijf 8 maanden voorbereiding voor een groot bedrijfsfeest getroffen. Agenda's, notulen, mailverkeer (500x) vergaderingen, planning datum (7 november 2009) en locatiebezoeken. Kortom alles wat nodig is voor een groot evenement waar 1600 gasten verwacht worden. Voorbereidingskosten ca. € 20.000,=

 

Net voordat een overeenkomst zou worden getekend en alles helder en duidelijk voor alle partijen was, annuleerde de opdrachtgever 6 weken voor aanvang van het event. Ik ontving een brief waarin staat vermeld "dat alles slechts orienterend" was.

 

Mijn vraag is of iemand weet wat mijn rechten zijn...

 

(Titel verduidelijkt.)

[Edward]

 

 

DANKJE HANS,

 

Maar voorwaarden gelden niet als er geen overeenkomst is! Wel bstaan er allerlei mogelijkheden (positieve contracten heet dat...)), die echter alleen juridisch kunnen worden bevochten helaas. kost dus geld, veel geld...

 

En waarom zou op een offerte geen voorwaarden kunnen gelden? Wellicht dat daarin niet is voorzien, maar het is wel degelijk mogelijk.

[Hans van den Bergh]

Beste Events,

 

Ik hoop dat je met de tips alhier voldoende houvast hebt gevonden om toch iets te repareren aan deze onfortuinlijke situatie.

 

Succès en groet,

 

Hans

[Frans Sijtsma]

Naast alle tips om te proberen iets van je inspanningen vergoed te krijgen nog even iets anders

 

Denk goed na hoe je het gaat aanpakken. Als je meteen met een rechtszaak gaat dreigen is er een gerede kans dat je wellicht (een deel van) je kosten vergoed krijgt maar dat je je relatie kwijt bent.

Aangezien je aangeeft dat het reeds een bestaande klant is kan dat op langere termijn vervelender zijn dan de korte termijn winst die je boekt.

 

Aan de andere kant kan ik me voorstellen dat je in de toekomst deze klant toch al niet meer wilt hebben.

 

Het is dus goed om hier en eventueel bij een advocaat advies in te winnen, maar wellicht is een goed gesprek waarin je je probleem op tafel legt voldoende om gezamenlijk een oplossing te creëeren.

De gang naar de rechter lijkt me de laatste stap en niet de eerste.

 

Ik weet ook niet hoe klein jouw markt en hoe goed iedereen elkaar kent waardooreen eventuele rechtsgang bekend raakt en afstraalt op jouw naam, en je in de toekomst andere klanten kan kosten.

 

Een paar dingen om over na te denken voor je verder gaat

 

Frans

[Events]

Naast alle tips om te proberen iets van je inspanningen vergoed te krijgen nog even iets anders

 

Denk goed na hoe je het gaat aanpakken. Als je meteen met een rechtszaak gaat dreigen is er een gerede kans dat je wellicht (een deel van) je kosten vergoed krijgt maar dat je je relatie kwijt bent.

Aangezien je aangeeft dat het reeds een bestaande klant is kan dat op langere termijn vervelender zijn dan de korte termijn winst die je boekt.

 

Aan de andere kant kan ik me voorstellen dat je in de toekomst deze klant toch al niet meer wilt hebben.

 

Het is dus goed om hier en eventueel bij een advocaat advies in te winnen, maar wellicht is een goed gesprek waarin je je probleem op tafel legt voldoende om gezamenlijk een oplossing te creëeren.

De gang naar de rechter lijkt me de laatste stap en niet de eerste.

 

Ik weet ook niet hoe klein jouw markt en hoe goed iedereen elkaar kent waardooreen eventuele rechtsgang bekend raakt en afstraalt op jouw naam, en je in de toekomst andere klanten kan kosten.

 

Een paar dingen om over na te denken voor je verder gaat

 

Frans

HELEMAAL MEE EENS....ECHTER...

1) Ik doe dit al 35 jaar en nog nimmer zoiets meegemaakt

2) Ben intussen 64, dus "mijn tijd zal het uitdienen"

3) Het onrecht is mijn grootste drijfveer

4) Opdrachtgever is een groot bedrijf dat met geld werkt en dus vooral betrouwbaarheid moet uitstralen

5) In eerste instantie hoefden wij slechts alleen de kostendekking maar er is nooit de kans gegeven een bedrag te noemen

6) Toen ik de agenda en notulen, waarin gemaakte afspraken staan vermeld, de 500 mailtjes en besprekingsverslagen voorlegde, reageerde men uitermate simpel, door te zeggen "het was slechts orienterend"

 

Je begrijp vast mijn reactie en onbegrip!

 

Deurwaarder ingeschakeld, waarop "zij" een advokaat inschakelden...nu is de vraag of we verdergaan...i.v.m. de kosten...

Daarom hoopte ik dat er iemand is met soortgelijke ervaringen die wellicht tips kunnen geven...

[Jaap Haagmans]

Dan zeg ik: go for it! Dit bedrijf zal ongetwijfeld weten welk risico ze nemen als ze het zo ver laten komen, dus stel ze vooral op de hoogte van je volgende stappen en dan is het, gezien het feit dat je de stappen ook direct neemt, afwachten uit welke hoek de eerste actie komt. Ik zou in je eis ook vooral niet terughoudend zijn. Je hebt je flink ingezet voor de klus en dat werd ook van je verwacht.

 

Succes!

[Events]

Dan zeg ik: go for it! Dit bedrijf zal ongetwijfeld weten welk risico ze nemen als ze het zo ver laten komen, dus stel ze vooral op de hoogte van je volgende stappen en dan is het, gezien het feit dat je de stappen ook direct neemt, afwachten uit welke hoek de eerste actie komt. Ik zou in je eis ook vooral niet terughoudend zijn. Je hebt je flink ingezet voor de klus en dat werd ook van je verwacht.

 

Succes!

 

Dankje Jaap,

 

Hoewel je nooit weet hoe een rechter zich opstelt en eveneens weet dat betrokken bedrijf groot Amerikaans is, probeer ik te zoeken om zoveel mogelijk info over soortgelijke zaken in te winnen.

Gezien de claim, die inderdaad nu hoog is...(natuurlijk) zijn de kosten van een rechtzaak al 125 euro, waarbij een advokaat noodzakelijk is, met alle financ. gevolgen van dien. Dus? Reden zo goed mogelijk beslagen ten ijs te komen nietwaar?

 

Nogmaals dank!

[member123]

Je kan ze dus ook nogmaals de claim sturen met de uitleg erbij waarom ze dat bedrag verschuldigd zijn en ze daarbij aanbieden dat als ze binnen een jaar alsnog een opdracht bij je laten uitvoeren van een zelfde omvang ze 50% van het bedrag dat ze je nu betalen dan aan korting krijgen op die volgende opdracht.

 

Daarmee laat je ook je eigen goede wil zien en behoud je mogelijk dit bedrijf nog voor een grote volgende opdracht aangeizne jij dan zo en zo altijd al een voordeel op elk ander bedrijf hebt met een korting van 10.000 euro (of een ander bedrag naar keuze).

[r.i.p. Ruben van den Oord]

Mijn advies: Op je tanden bijten en inslikken die hap. 20 ruggen is niet niks, maar het is maar de vraag of het de stress waard is die een bodemprocedure de komende jaren met zich mee gaat brengen. Ik denk dat je de tijd tussen nu en je pensioen wel op een betere manier kunt besteden.

 

Probeer er in den minne uit te komen, en als dat niet gaat lukken, zeker geen geld uitgeven aan advocaten en procedures. Dit gaat je anders veel meer kosten dan alleen de uren die je er nu in geïnvesteerd hebt.

[eentje]

Mijn advies: Op je tanden bijten en inslikken die hap. 20 ruggen is niet niks, maar het is maar de vraag of het de stress waard is die een bodemprocedure de komende jaren met zich mee gaat brengen. Ik denk dat je de tijd tussen nu en je pensioen wel op een betere manier kunt besteden.

 

Precies de reactie waarop de klant van TS anticipeert.

 

My 2 cents:

 

Mits je de financiële reserve hebt: procedure opstarten.

 

Heb je de financiële reserve niet: laat de advocaat een brief schrijven alsof je de procedure opstart met een optie voor nog een laatste gesprek om te kijken of er in de minne geschikt kan worden.

 

[Hans v N]

We weten uit de draad van Peter dat het afbreken van onderhandelingen in een gevorderd stadium niet zonder rechtsgevolgen hoeft te blijven.

 

Uitgangspunt is dat diegenen die met elkaar in onderhandeling treden verplicht zijn om de gerechtvaardigde belangen van de ander te respecteren.

 

De vraag is dus OF er sprake is van onderhandelingen, en zo ja in welke fase deze zich bevonden bij het afbreken ervan?

 

Ik kan me voorstellen dat het onderzoeken van de haalbaarheid van een evenement weliswaar veel werk kost maar dat er nog geen verwachtingen zijn gewekt. Juist omdat in dit specifieke geval pas in onderhandeling wordt getreden op het moment dat de haalbaarheid (organisatorisch en financieel) is vast komen te staan. Met andere woorden, je kon weten dat er op enig moment een punt zou komen waarbij de beslissing genomen moet worden om het evenement (niet) door te laten gaan.

 

Maar omdat er veel kosten zijn gemaakt, en nu de tegenpartij hiervan op de hoogte was, lijkt me een redelijke vergoeding op zijn plaats. Of hier juridisch aanspraak op kan worden gemaakt is een vraag die alleen een gespecialiseerd jurist kan beantwoorden. Persoonlijk denk ik dat de aard van de werkzaamheden zo zijn dat je eigenlijk van te voren af zou moeten spreken wat er gebeurd als het evenement niet door gaat.

 

Verder eens met Ruben. Eergevoel kost vaak heel veel geld, tijd en frustratie.

[JVerhallen]

Ik kan me voorstellen dat het onderzoeken van de haalbaarheid van een evenement weliswaar veel werk kost maar dat er nog geen verwachtingen zijn gewekt. Juist omdat in dit specifieke geval pas in onderhandeling wordt getreden op het moment dat de haalbaarheid (organisatorisch en financieel) is vast komen te staan. Met andere woorden, je kon weten dat er op enig moment een punt zou komen waarbij de beslissing genomen moet worden om het evenement (niet) door te laten gaan.

 

Maar omdat er veel kosten zijn gemaakt, en nu de tegenpartij hiervan op de hoogte was, lijkt me een redelijke vergoeding op zijn plaats. Of hier juridisch aanspraak op kan worden gemaakt is een vraag die alleen een gespecialiseerd jurist kan beantwoorden. Persoonlijk denk ik dat de aard van de werkzaamheden zo zijn dat je eigenlijk van te voren af zou moeten spreken wat er gebeurd als het evenement niet door gaat.

Wat ik nog niet uit het hele verhaal kon halen is, was de reden van het annuleren al eerder te tafel gekomen?

Mogelijk zat je uiteindelijk niet met een beslissings/teken (of misschien gedeeltelijk) bevoegd persoon aan tafel. Als een klant zegt dat "Alles goed komt", maar het nog wel "Even moet goedkeuren bij de baas..." loop je enorm veel risico dat het afketst.

 

Daarnaast noem jij het bedrag van €20.000, maar staat er ergens in een offerte of voorstel enige onderbouwing voor dit bedrag? Een uur of dagtarief voor de organisatie? Een projectbegeleidingsfee? Hoe zou jij betaald worden, en zou ik als klant op enige manier nog inzicht hebben in de kosten en specifiek jouw kosten?

[Hans van den Bergh]

Als ik het verhaal van TS goed lees, is hij ervan uitgegaan dat dit gaandeweg tot een harde opdracht leidde, maar de klant houdt vast aan een lange periode van 'oriëntatie'. Dus of het om 'annuleren' gaat is hier niet duidelijk, TS is daar mijns inziens zelf onzeker over.

 

In leveringsvoorwaarden zou ook altijd een annuleringsclausule opgenomen moeten zijn, dat is volgens mij ook precies waar de klant van TS zich aan wil onttrekken, want op een bepaald moment annuleren, kost geld (hoe later annuleren, des te hoger de kosten ervan).

 

Hier is nog steeds onduidelijk gebleven wanneer de energie en tijd van TS declarabel is geworden, in zo'n lang en intensief offertetraject als dit zou je offertekosten op mogen (zelfs moeten) voeren in een eerste, desnoods separate, opdrachtbevestiging.

 

Succès en groet,

 

Hans

 

 

[Rien Gluvers]

Naar mijn idee geeft TS in het onderwerp al aan dat hij geen schijn van kans heeft. Hij werkt nl. maanden aan een offerte en niet aan een opdracht. Een offerte = een aanbieding. Je kan niemand verplichten op een aanbieding in te gaan.

[Jaap Haagmans]

Naar mijn idee geeft TS in het onderwerp al aan dat hij geen schijn van kans heeft. Hij werkt nl. maanden aan een offerte en niet aan een opdracht. Een offerte = een aanbieding. Je kan niemand verplichten op een aanbieding in te gaan.

Klopt, maar gemaakte kosten bij het maken van een offerte kun je in bepaalde gevallen zeker wel factureren.

[Hans v N]

Naar mijn idee geeft TS in het onderwerp al aan dat hij geen schijn van kans heeft. Hij werkt nl. maanden aan een offerte en niet aan een opdracht. Een offerte = een aanbieding. Je kan niemand verplichten op een aanbieding in te gaan.

Klopt, maar gemaakte kosten bij het maken van een offerte kun je in bepaalde gevallen zeker wel factureren.

 

Maar dan vraag ik je: In welke gevallen? En op basis van welke wetgeving? De kosten voor het maken van een offerte kunnen voor zover ik weet alleen worden doorberekend voor zo ver daar van te voren afspraken over zijn gemaakt.

 

Creatief denkend zou je het eerste deel van het project kunnen zien als een haalbaarheidsstudie, een project op zich dus. Er is hiervoor meer dan voldoende bewijs te vinden in de e-mails en voortgangsverslagen.

Indien het tot een opdracht zou komen vormde de opbrengsten voldoende compensatie voor het vooronderzoek maar nu de opdracht uitblijft is een redelijke vergoeding gerechtvaardigd.

 

Dan moet je een jurist vinden die hier voldoende muziek in ziet om een procedure te starten. Dat zal nog wel lukken denk ik. Optimisten zijn er altijd. Maar hoe groot is dan de kans dat de gemaakte kosten en de stress opwegen tegen de succeskans?

 

[Wouter33]

Hans, dat is dus door de hoge raad enigszins gespecificeerd in het arrest Plas/Valburg. Dat is de wetgeving waar in dit onderwerp over wordt gesproken. En de gevallen worden in dat arrest beschreven in de fasen 1 tot en met 3:

Eerste stadium

De onderhandelingen verkeren in een stadium dat het beginsel van contractsvrijheid meebrengt dat het afbreken van de onderhandelingen geoorloofd is. Partijen hebben de vrijheid om met elkaar te onderhandelen, alsook om de onderhandelingen af te breken. De partij die de onderhandelingen afbreekt hoeft geen schadevergoeding te betalen.

 

Tweede stadium

Partijen zijn al zo ver in hun onderhandelingen gevorderd, dat het beëindigen van de onderhandelingen tot (grote) schade voor een van de partijen zou leiden. Als dan toch een partij de onderhandelingen verbreekt, kan het zijn dat deze een schadevergoeding verschuldigd is aan de wederpartij. Hierbij wordt gekeken naar de feitelijke omstandigheden.

Voorbeeld

Indien bijvoorbeeld een aannemer bouwmodellen heeft gemaakt, bouwtekeningen en vergaande voorbereidingsmaatregelen heeft genomen (tijd en geld heeft geïnvesteerd) en in de veronderstelling was dat hij de opdracht zou krijgen, dan is er een bepaald (gerechtvaardigd) vertrouwen gecreëerd door de wederpartij. Al is er geen feitelijke contract getekend, dan nog voorziet de redelijkheid en billijkheid erin dat de aannemer moet worden gecompenseerd voor gemaakte kosten

 

Derde stadium

De onderhandelingen verkeren in een stadium dat het afbreken van de onderhandelingen in strijd met de goede trouw moet worden geacht. De onderhandelende partijen mochten over en weer vertrouwen dat uit de onderhandelingen een contract zou voortvloeien. De afbrekende partij moet de gemaakte kosten van de wederpartij vergoeden en in sommige gevallen zelfs gederfde winst.

Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/Precontractuele_fase

 

Een offerte is naar mijn mening in eerste instantie ook vrijblijvend. Maar bij sommige bedrijven waar zoveel moet worden onderzocht en waar ook wordt onderhandeld (zoals in dit geval; 500 emails heen en weer is geen eenzijdige offerte) kan men wel spreken over precontractuele onderhandelingen, waar de hoge raad het dus ook mee eens was in dit arrest.

[P.J.]

Hmmm, ik lees dit nu eens op m'n gemak door, maar ik mis iets. Als de TS dit laat oplopen tot een rechtszaak, zal dit hem schade kunnen opleveren in de markt. Hij stelt zelf dat hij dit nog nooit eerder heeft meegemaakt, dus zal hij met andere klanten altijd eerst een clausule moeten opstellen, zoals al eerder hier is opgemerkt. Maar de schade kan wel eens aardig tegenvallen. Veel ondernemers ontwijken de rook en zeker het vuur. Als de TS de rechtsgangkant kiest, zal hij dus ook snel een andere werkwijze t.o.v. zijn andere klanten moeten gaan hanteren.

[Jaap Haagmans]

Maar dan vraag ik je: In welke gevallen? En op basis van welke wetgeving? De kosten voor het maken van een offerte kunnen voor zover ik weet alleen worden doorberekend voor zo ver daar van te voren afspraken over zijn gemaakt.

...

 

Zoals Wouter ook al aangeeft: ik heb dit al uitgebreid getracht uiteen te zetten in dit topic. Wellicht was ik niet duidelijk genoeg. Het gaat hier om een situatie waarin een opdrachtgever opdracht geeft tot het maken van een offerte waar enorm veel werk in gaat zitten. Daar is gewoon niets vrijblijvends meer aan. Je zet iemand aan het werk! Als dit een soort aanbestedingsfase was en hier dus duidelijk sprake zou zijn van acquisitie zou je je als opdrachtgever in die fase nog kunnen terugtrekken, maar dat stadium is hier al lang en breed gepasseerd. Zeker als je je bedenkt dat er drie offertevoorstellen hebben gelegen en er één is gekozen om uit te werken. Als je je na een proces van 8 maanden vlak voor een dergelijk groot evenement nog terugtrekt dan kun je niet afdoen met "het was allemaal oriënterend".

[Hans v N]

Ik snap je heus wel en ook Wouter.

 

lees eens hier:

pagina 2

 

Ik heb destijds niet alleen de uitspraak van de hoge raad bestudeerd maar ook de uitleg ervan in diverse stukken. Het heeft dus weinig nut om hier steeds op terug te komen.

 

Je kan hier niet eenvoudig stellen dat TS ervan uit kon gaan dat hij op enig moment de opdracht zou krijgen, simpel omdat dit niet aan de orde was.

 

TS had er goed aan gedaan om het project op te splitsen en te starten met een haalbaarheidsonderzoek en hier een honorarium voor af te spreken. Om vervolgens in de 2e fase de opdrachtgever de mogelijkheid te geven om hem de opdracht te gunnen of de zaak af te blazen of zelfs om een ander de opdracht te gunnen.

 

Nu er geen afspraken zijn en het project niet door kon gaan zou het netjes zijn om hem enige compensatie te geven. Nogmaals, wellicht kan daar ook juridisch een grond voor worden gevonden omdat enige vergoeding redelijk lijkt. Maar of je deze weg wil en moet gaan is nog maar de vraag. Je moet de kans op succes afzetten tegen de kosten en de stress.