Personeelslid neemt overleg op

[mdvb]

Allen,

 

Ik heb een bedrijf met circa 15 personen in vaste dienst en 3 teamleiders, waarvan één in zijn functioneringsgesprek recent heeft aangegeven alle overleggen en gesprekken op te nemen. Hij gaf aan dit te doen omdat hij dyslectisch is en dat hij niet snel aantekeningen kan maken. Ook zegt hij het gebruiken om te kunnen terugluisteren of hij inconsistenties kan ontdekken in de afspraken en uitvoering van werkzaamheden. En hij wees me in ons functioneringsgesprek op een aantal zaken die in zijn ogen inconsistent zouden zijn in de informatieverstrekking.

 

Ik heb aangegeven dat ik het een onprettig idee dat één van mijn interne leidinggevenden buiten mijn weten om overleggen heeft opgenomen. Het is niet een blijk van vertrouwen naar mij toe en naar zijn ondergeschikten. Ook ondergeschikten zijn niet op de hoogte hiervan. Hij gaf aan dat er toch niets aan de hand is "als niemand iets te verbergen heeft". De bekende, ondoordachte, naïeve reactie op veel privacygerelateerde discussies. Ik ben hier dan ook niet verder op ingegaan.

 

Ik twijfel of het heimelijk opnemen van gesprekken met collega's wel toegestaan is. Ik weet niet zeker op hij hiermee mijn privacy of die van de andere medewerkers schaadt. Echter er schijnt wetgeving te zijn dat je gesprekken mag opnemen zonder medeweten van de ander, zolang je deelnemer ben van het gesprek.

Bron : Opnemen van gesprekken

 

En deze nog :

Opnemen van vertrouwelijke personeelsvergadering geen reden voor ontslag

 

Ook binnen een bedrijf mag je zakelijke gesprekken zonder meer in het geheim opnemen zonder toestemming vooraf, zo begrijp ik.

 

Mijn probleem hiermee is dat hij gesprekken opneemt waarin bedrijfsvertrouwelijke informatie aan de orde komt. En bovendien ook wel eens persoonlijke zaken van medewerkers en mede leidinggevenden. Deze informatie wordt nu zonder kennis van de andere deelnemers volledig opgenomen. De inhoud wordt (blijkbaar) uitgebreid teruggeluisterd en tot op detail uitgeplozen op inconsistenties. Ik vind toch tenminste dat iedereen aan tafel moet weten dat deze persoon onze (weliswaar zakelijke) gesprekken opneemt ter referentie. Zodat zij vooraf kunnen beslissen of zij persoonlijke zaken aan de orde wensen te brengen.

 

De werknemer in kwestie heeft een jaarcontract en nu een eerste verlenging gekregen. Echter vind ik de gang van zaken onprettig.

 

Wat is jullie ervaring en hoe zou ik hier mee om moeten gaan?

 

Groeten,

Marc

[fvddungen]

Je bent als werkgever toch gewoon vrij om het hem te verbieden, toch?

[Marjan]

Volgens mij kun je als werkgever (of particulier) op jouw eigen terrein bepalen wat wel en niet mag. Bijvoorbeeld gebruik van mobiele telefoons, maken van geluids- of filmopnamen verbieden.

 

Maar ik beluister eerder een ondertoon dat het wellicht niet helemaal goed zit tussen die werknemer en de werkgever?

Misschien kun je met hem afspreken dat een ander (jijzelf of een collega) een verslag maakt van de gesprekken?

[TwaBla]

De inhoud wordt (blijkbaar) uitgebreid teruggeluisterd en tot op detail uitgeplozen op inconsistenties.

 

Er zit een ietwat neurotisch aspect aan deze zaak.

[Norbert Bakker]

Mijn probleem hiermee is dat hij gesprekken opneemt waarin bedrijfsvertrouwelijke informatie aan de orde komt.

 

Behoudens als jij het als werkgever uitdrukkelijk verbiedt, mag een deelnemer aan een gesprek daarvan - kennelijk - heimelijk opnamen maken. (was nieuw voor mij, maar de tekst van Ius Mentis is duidelijk) Maar die opnamen blijven bedrijfsgeheim. Verstrekking aan derden of ander misbruik daarvan is net zo strafbaar (en reden voor ontslag, bij accute situaties zelfs op staande voet) als misbruik van schriftelijke documenten.

 

 

[Antwoord voor bedrijven]

Beste Marc,

 

Daarnaast kan ook de privacywetgeving meespelen. Het opnemen van gesprekken zonder medeweten kan gezien worden als een personeelsvolgsysteem (bijvoorbeeld een camera). Maar ook voorzieningen die buiten het zichtsveld van een werknemer vallen (in dit geval dus het opnameapparaat) kunnen daaronder vallen.

 

Als het opnemen van de gesprekken onder de privacywetgeving valt dan is de vraag of het vanuit de werkgever of leidinggevende nodig is om deze gesprekken op te nemen. Op de website van het CPB vond ik een brochure over Privacy: checklist voor de ondernemingsraad. Op pagina 26 en verder wordt ingegaan op personeelsvolgsystemen.

 

Misschien verstandig om het een en ander voor te leggen aan het CBP?

 

Kan natuurlijk zijn dat ik de plank volledig mis sla, maar toch interessant om dat uit te zoeken.

 

 

Rakesh

[fvddungen]

Wat ik me ook afvraag: Als hij vindt dat het gewoon moet kunnen, waarom doet hij het dan toch in het geheim?

[TwaBla]

Rakesh,

 

had je informatie achter de links in de oorspronkelijke vraag al bekeken?

[TwaBla]

 

Er is geen sprake van verstrekking aan derden in de probleemstelling. Tussen de regels door is te lezen dat de werkgever/ondernemer niet blij is met een middel-manager vrijwel alle gesprekken opneemt (niet alleen functioneringsgesprekken) en dat gegeven nu gebruikt om de stellen dat er inconsistenties in het beleid zijn.

 

De werkgever heeft klaarblijkelijk nagegaan of dat aanleiding kan zijn voor ontslag en gevonden dat dat niet het geval is.

 

Suggestie is om elke bespreking voortaan te beginnen met de mededeling dat X het geheel opneemt. De dynamiek die daaruit ontstaat kan ook wel eens effectief zijn.

 

Maak het bespreekbaar. ;D

[Highio]

Laat hem maar een open brief schrijven aan collegae waarom hij dit doet en hoe lang hij meent deze gegevens te moeten bewaren...

 

... ik ken heel wat dyslectische mensen, maar die zijn ook geen van alle wandelend dictafoon en audio-archief.

 

Dit geeft een gespannen werksituatie waar een open organisatie niet bij gebaat is.

 

Groet,

 

Highio

[Dennis_van_Dijk]

Even resumerend:

 

[*]er is een leidinggevende met een functieprobleem (dyslexie);

[*]de leidinggevende weet prima om te gaan met dit probleem, hij neemt namelijk gesprekken op in plaats van aantekeningen maken;

[*]de leidinggevende functioneert zelfs zo goed dat er een contractverlenging is gegeven, op dat vlak geen klagen dus;

[*]door zijn feilloze manier van registreren komt de leidinggevende er zelfs achter dat er inconsequenties zijn in het gevoerde beleid, althans, inconsequenties op basis van de hem beschikbaar gestelde gegevens. Daar kan een organisatie alleen maar profijt van hebben.

 

Tot zoverre het goede nieuws. Het slechte nieuws is dat blijkbaar niet bekend is dat gesprekken opgenomen worden. Maar:

 

[*]het opnemen van gesprekken is toegestaan, mits degene die het gesprek opneemt zelf deelneemt aan het gesprek;

[*]de opnames vallen onder hetzelfde geheimhoudingsbeding als schriftelijke notities;

[*]als gewoon bekend gemaakt wordt dat alle gesprekken opgenomen worden, dit in plaats van notuleren, zal er vanuit de medewerkers ook geen probleem zijn (voor zover dat er al kan zijn).

 

Bovendien zal de registratie veel nauwkeuriger en betrouwbaarder zijn en kan er geen meningsverschil zijn over wat er nou eigenlijk gezegd is (natuurlijk wel over wat er bedoeld is te zeggen, maar dat is een heel ander punt).

 

Hebben we het hier niet over een goed functionerende werknemer die ondanks zijn beperkingen op een goede manier invulling aan zijn verantwoorde taken weet te geven. Als gewoon bekend wordt gemaakt dat deze manager op deze manier werkt wat is dan eigenlijk het probleem?

[fvddungen]

Je gaat even voorbij het feit dat de werknemer het in het geniep heeft gedaan. Als de werknemer vindt dat het alles zo positief bijdraagt, waarom dan zo stiekem? Juist omdat hij anders bang is tegenstand te krijgen? Dan is het juist voor hem de uitdaging om de mensen te overtuigen. Ik ben dan ook van mening dat hij het eerst had moeten voorleggen en toestemming had moeten vragen. En niet naderhand er mee komen en verbaasd staan kijken dat mensen er boos om worden. Zo lijkt het eerder op een lichte vorm van spionage en vind ik het niet zo vreemd dat mensen er zich wat onprettig bij voelen.

[Dennis_van_Dijk]

Je gaat even voorbij het feit dat de werknemer het in het geniep heeft gedaan. Als de werknemer vindt dat het alles zo positief bijdraagt, waarom dan zo stiekem?

 

Ik vind geniep en stiekem hele zware woorden. Ten eerste heeft de werknemer zelf aangegeven naar zijn werkgever toe dat hij gesprekken opneemt. Ten tweede is er dus helemaal niets verkeerd aan het opnemen van gesprekken waar de opnemer zelf aan deelneemt, zoals blijkt uit de jurisprudentie en de andere punten die TS heeft aangehaald. Je kunt je dan afvragen waarom er wel aantekeningen gemaakt mogen worden maar geen opnamen - terwijl ook de andere partijen veel meer waarde zouden moeten leggen aan een objectieve opname dan aan een subjectieve aantekening.

 

Juist omdat hij anders bang is tegenstand te krijgen?

 

Wellicht wat het nooit bij hem opgekomen dat het een probleem zou kunnen zijn en heeft hij zijn werkgever vol trots uitgelegd hoe hij zo goed kan functioneren met zijn beperking?

 

Ik ben dan ook van mening dat hij het eerst had moeten voorleggen en toestemming had moeten vragen.

 

Maar dat is een mening die dus absoluut niet is gestoeld op een juridische basis maar puur op onderbuik. Dat wil ik niet bagatelliseren, maar het is geen basis om mensen de oren mee te wassen. Ik vind ook wel eens iets niet leuk, maar als het binnen de regels past kan ik er niet moeilijk over doen.

 

En niet naderhand er mee komen en verbaasd staan kijken dat mensen er boos om worden. Zo lijkt het eerder op een lichte vorm van spionage en vind ik het niet zo vreemd dat mensen er zich wat onprettig bij voelen.

 

Tja. hele zware woorden. Deze meneer doet gewoon zijn werk en doet dat ook nog eens binnen de wettelijke kaders. Maar ja, dat is mijn mening ;)

[mdvb]

Allen,

 

Dank voor de reacties tot nu toe. Een aantal aanvullingen en gedachten naar aanleiding van de reacties. En iets meer informatie over de situatie. Met het risico op een lang verhaal, maar goed.... gezien de commentaren is een schets van de context wellicht nuttig.

 

De teamleider geeft leiding aan een restaurant. Hij zorgt ervoor dat een restaurant operationeel is. Marges zijn op orde en het draait redelijk. Hij doet zelf zijn inkopen en ik kan hem wat dat betreft zelfstandig zijn ding laten doen. Wij werken voornamelijk met vakantiewerkers/oproepkrachten. Vooral studenten. Ik heb er wat dat betreft geen omkijken naar. Hij is nu net 1 jaar in dienst en op basis van bovenstaande heb ik hem een verlenging gegeven.

 

Echter.... het lastige is dat hij een bijzondere stijl van leidinggeven blijkt te hebben. Hij is nogal direct en neemt geen blad voor de mond. Zoals hij zelf zegt "ik ben eerlijk en direct. Ik zeg het zoals ik het zie.". Op zich nog niets mis mee. Echter hij trekt zijn commentaar regelmatig in het persoonlijke. Aan de ene kant is hij nogal joviaal met zijn medewerkers. Regelmatig een drankje drinken na het werk. Hij nodigt ze thuis uit als team. Aan de andere kant is hij keihard en ontslaat hij iedereen die zijn werk niet doet of hem niet aanstaat. Een gekleurde jongen die homoseksueel is in zijn team noemt hij geregeld bij namen die ik hier niet zal herhalen. Ook waar die jongen en de rest van het team bij is. En ook op kantoor waar mensen van andere teams bij zijn. Ook anderen geeft hij bijnamen, die bij mijn wat beledigend over komen. En heeft de neiging om mensen "onder zijn hoede" te nemen. Echter diezelfde persoonlijke benadering kan ook geïnverteerd worden als je aangeeft zijn "hulp" niet op prijs te stellen. Dan kom je al snel in problemen en dan wordt hij net zo "direct en eerlijk" over wat hij van je vind. Het verloop is relatief hoog.

 

In werkoverleggen met collega-teamleiders is hij al een paar keer compleet uit zijn stekker gegaan over relatief kleine dingen. Hij is licht ontvlambaar wat dat betreft. Later blijkt dan dat er bij hem iets opgekropt zit wat er dan op die manier uit komt. Ik heb hem al een paar keer tot kalmte moeten manen en een werkoverleg moeten pauzeren om even 5 minuten rust te nemen.

 

Kortom ... er zijn 2 kanten aan deze man. Zijn restaurant op orde. Hij is wat dat betreft de beste teamleider van het restaurant die ik tot nu toe binnen heb gehad. Echter een bijzondere persoonlijkheid die geen blad voor de mond neemt.

 

Aan het einde zijn functioneringsgesprek (dus na de toezegging van contractverlening) meldde hij dat hij alle gesprekken opnamen. Nadat we kleine aanvaring hadden over dat hij mij beschuldigde dat ik zaken te persoonlijk zou maken. Eén van de mede teamleiders is een goede vriend van me. En hij gaf aan dat ik regelmatig partij trek voor hem, omdat het "mijn vriendje" is. Ik was hier nogal verbaasd over omdat ik met die vriend al ruim 3 jaar in dit bedrijf samenwerk en wij juist expliciet aandacht besteden aan het scheiden van onze zakelijke en persoonlijke relatie. We zijn juist uiterst kritisch op elkaar en we zijn het regelmatig (zakelijk) oneens met elkaar in werkoverleggen. Een werkrelatie die wij juist als gezond zouden karakteriseren, beoordeelde hij als het tegenovergestelde.

 

Ik heb hem hierop gewezen. En toen kwam de aap uit de mouw over de opnamen. Want hij zei namelijk nog precies te weten wat er gezegd was, want hij neemt alles op. Vooral de timing van de onthulling van de opnamen gaf mij een onprettig gevoel.

 

Ofwel is er van mijn zijde geen sprake dat

"hij zijn werkgever vol trots uitlegt hoe hij zo goed kan functioneren met zijn beperking".

 

Ook niet dat

"De werkgever heeft klaarblijkelijk nagegaan of dat aanleiding kan zijn voor ontslag en gevonden dat dat niet het geval is."

Op het moment van contractverlenging was ik nog niet op de hoogte van de opnamen.

 

En wat betreft :

"Maar ik beluister eerder een ondertoon dat het wellicht niet helemaal goed zit tussen die werknemer en de werkgever?"

Nou, ik vond dat het allemaal redelijk goed ging, behoudens zijn soms directe stijl van leidinggeven. Allemaal zaken die ik als "bijstuurbaar" ervoer. De wijze waarop de opnamen aan het licht kwamen en de wijze waarop deze in het gesprek werden gebruikt zette me behoorlijk op het verkeerde been. Het stelde alles in een ander licht.

 

Mijn vraag spitst zich dus toe over hoe ik als leidinggevende met een dergelijke werkwijze van een teamleider moet omgaan. Enerzijds is hij waardevol, want hij runt mijn restaurant goed. Echter zijn manier van handelen staat me niet aan, echter hoe krijg ik dit omgebogen?

 

Ik zal zeker vanaf nu werkoverleggen beginnen in alle openheid. En vragen aan de betreffende teamleider of hij dit werkoverleg opneemt en dat alle aanwezigen hiermee akkoord zijn. Dat lijkt me het minste wat we "bespreekbaar" moeten maken.

 

Verder ga ik hem scherper in de gaten houden over hoe hij met personeel omgaat en hem hier vaker op aanspreken.

 

Groeten,

Marc

[Hans van den Bergh]

Als ik het zo teruglees, heb jij als persoon moeite met deze teamleider en ben je over de zakelijke aspecten wel goed te spreken. Wat ik ook tussen de regels terug denk te lezen, is dat jij het (oogluikend) toe lijkt te staan dat hij medewerkers met een bepaalde huidskleur of geaardheid publiekelijk belachelijk maakt, dat er een hoog personeelsverloop is en dat het één met het ander in verband lijkt te staan.

 

Ik denk dan toch aan - een gebrek aan - sturing van jouw kant, terwijl het jouw toko is. Jij hebt dus wel de eind- en hoofdverantwoordelijkheid.

 

Succes en groet,

 

Hans

[P.J.]

Ook leidinggevenden zijn niet perfect. Maar als zijn omzet en toko OK is, zou je verbeteringen kunnen aanbrengen door hem op cursus te sturen en dat vooral van heel dichtbij te volgen en te bespreken. Dat maakt hem aan de ene kant duidelijk dat je hem waardeert vanwege zijn resultaten, maar dat je hem ook de mogelijkheden biedt om zich te verbeteren en dat jij daar veel belang aan hecht.

[Hans van den Bergh]

Ik denk dat een cursus hier niets oplost PJ. Zoals ik het lees, geeft TS te weinig sturing op (on)gewenst gedrag.

 

Succes en groet,

 

Hans

[Dennis_van_Dijk]

Ik denk dat een cursus hier niets oplost PJ. Zoals ik het lees, geeft TS te weinig sturing op (on)gewenst gedrag.

 

Wellicht kunnen ze dan samen op cursus?

[Ron van der Kolk]

Een licht ontvlambare leidinggevende die medewerkers beledigd om hun geaardheid en huidskleur? Die stiekem opneemt wat je tegen hemt zegt en dan later tegen je gebruikt? Of hij dat allemaal juridisch mag of niet, voor mij is het reden om heel snel afscheid te nemen. >:(

 

Maar ja, als je elkaar daarna eventueel voor de rechter treft heeft hij vast iets meer aan dossieropbouw gedaan dan jij ::)

[Hans van den Bergh]

Een licht ontvlambare leidinggevende die medewerkers beledigd om hun geaardheid en huidskleur? Die stiekem opneemt wat je tegen hemt zegt en dan later tegen je gebruikt? Of hij dat allemaal juridisch mag of niet, voor mij is het reden om heel snel afscheid te nemen. >:(

 

Maar ja, als je elkaar daarna eventueel voor de rechter treft heeft hij vast iets meer aan dossieropbouw gedaan dan jij ::)

 

Eens met dit standpunt. TS geeft zijn visie, maar dit is slechts één kant van de zaak, helder is het wat mij betreft wel dat TS hier de werkgever moet zijn, die meer en beter op het functioneren van deze teamleider moet sturen, op de volle breedte, niet alleen op de puur zakelijke resultaten. Ik lees nergens terug dat TS hier heeft ingegrepen, wel dat hij het constateert.

 

Succes en groet,

 

Hans

 

Edit: Hé, dit is mijn 2500e! ;D

[Grenzlooz]

Leidinggeven kun je enigszins aanleren maar de echte leiders worden geboren als leider.

Als je moeite hebt met het corrigeren van een ondergeschikte leidinggevende moet je het functioneringsgesprek zo formeel mogelijk maken, met de nadruk op formeel. Je kunt netjes op een formele wijze de punten aanstippen die volgens jouw verbeterd moeten worden zonder het op de man te spelen. Functioneringsgesprekken zijn immers heel normaal en gangbaar. Je maakt een aantal afspraken en deze worden uiteindelijk ondertekend zodat je het zwart op wit hebt. Hij mag het opnemen als hij wilt. Werknemers vinden het beleid altijd inconsistent en het is fijn om input te krijgen maar jij bent er om de lijnen uit te zetten en hij mag het uitvoeren.

Hoogstwaarschijnlijk doe je het ook wel op deze manier maar je moet extra scherp zijn op de punten die je verbeterd wilt zien en je kunt tijdens het volgende gesprek de punten nogmaals toetsen en hem confronteren. Persoonlijk vind ik de manier waarop je je gedraagt erg belangrijk in de horeca.

Zo te lezen heb je moeite met sterke karakters in het team, sterke karakters kunnen de oorlog voor je winnen maar moeten wel met regelmaat terug gefloten worden.

[TwaBla]

Zo te lezen heb je moeite met sterke karakters in het team, sterke karakters kunnen de oorlog voor je winnen maar moeten wel met regelmaat terug gefloten worden.

 

Iemand die zijn team neerbuigende toespreekt en gesprekken opneemt, dat klinkt niet als een sterk karakter. Er spreekt juist verhulde onzekerheid uit, het onderofficiers-syndroom. Wat voor mijn gevoel de doorslag geeft, is een element van chantage in het melden dat alle gesprekken opgenomen zijn. Hondje hapt naar de baas; hondje moet strak gecorrigeerd worden.

 

Het opnemen an sich is niet zo'n probleem. Stel dat je een collega hebt die zegt: 'sorry, ik kan mijn eigen aantekeningen niet lezen en daarom zou ik dit soort gesprekken graag opnemen'. Daar zullen mensen minder problemen mee hebben dan met een collega die achteraf zegt: 'Jij doet je werk niet goed en ik kan dat bewijzen want ik heb alles opgenomen.'

 

Sterk karakter? Eerder vals karakter.

[Grenzlooz]

Jij hanteert een andere definitie van een sterk karakter dan ik denk ik, met een sterk karakter bedoel ik iemand die op de voorgrond treedt en zich vaak doet gelden. Die zijn soms ook erg onzeker.

Persoonlijk zou ik niet meer met deze persoon kunnen samenwerken maar dat is mijn subjectieve mening in dit verhaal.