administratiekantoor klopt alles met de hand in, kan dit beter?

[geertd]

Beste ondernemers,

 

ik heb nu een accountant voor het maken van jaarverslagen en het verzorgen van de administratie. Voorheen werden facturen en bonnen per doos afgeleverd en door de accountant in een begrijpelijke vorm verslagen. Hieraan zitten kosten verbonden. In feite had ik goedkoper uitgekund door een administratiekantoor (geen accountant) te nemen.

 

Nu heb ik inmiddels een administratie die goed op orde is, alles netjes in excel met een uitstekende zoekfunctie vindbaar en gekoppeld aan bankmutaties.

 

Bij het zoeken naar een goede partner merk ik dat een overzichtelijk excel sheet gewoon uitgeprint zal worden en dan met de hand overgeklopt in een stuk software dat ik als ouderwets en onvriendelijk beschouw. Ik heb nog maar bij drie kantoren informatie ingewonnen.

 

Mijn vraag is of dit overal zo moet. In principe wil ik een kantoor dat mijn bestand weet in te lezen en dan zonder al te veel handwerk in hun software weet te krijgen. Is dit mogelijk, en zo ja hoe vind ik die?

[Roel J]

Dat is alleen mogelijk als jij bereid bent jou excel sheet zodanig (om) te bouwen dat de data er in een gestandaardiseerd formaat uit komt zodat het voldoet aan de eisen van een importbestand voor het pakket dat de boekhouder van jou keuze gebruikt

 

 

[geertd]

Dat lijkt mij geen probleem. Wat voor boekhoudpakket accepteert importbestanden? Is er een register voor administratiekantoren waarin je dit kunt vinden?

[4711]

De vraag is natuurlijk of niet datgene je voor ogen hebt een beetje dubbel is allemaal.

Maar dat is dan weer afhankelijk van of jouw spreadsheets "voldoen" aan eisen die gesteld kunnen worden op een adequate administratie in jouw specifieke geval. En dat is hier vandaan niet te 'ruiken' of zo.

 

Want als jouw Excel-bestanden goed genoeg zijn, dan is het helemaal niet nodig om dit nog een keer in een financieel systeem/boekhoudprogramma te zetten. Dan zou het voldoende zijn wanneer iemand je helpt om (kloppende!) jaarstukken (voor de aangifte) te maken op basis van jouw administratie (je Excel dus).

 

 

[geertd]

Helder. Dit is ook de reden van mijn vragen hier. Ik weet dat er teveel geld naar de accountant gaat op dit moment, ook omdat ik helemaal geen accountantsverklaring nodig heb. Maar ja, wist ik veel.

 

Mijn plicht is het beschikken over "kloppende jaarstukken" (dus balans en resultatenrekening?) en dat vloeit in feite voort uit mijn sheet. Ik moet voor flink wat uren betalen voor het overtikken. Mag ik constateren dat ik 90% van het werk al gedaan heb en de rest ook wel kan doen?

[4711]

Ik denk, met alle respect overigens, niet dat jij zelf over voldoende fiscale/bedrijfseconomische kennis zal beschikken om zonder hulp (kloppende!) jaarstukken (dat zijn inderdaad een resultaatrekening en een balans overigens) te maken. Daar heb je toch doorgaans vakkennis voor nodig.

 

Of jouw spreadsheets genoeg zijn om met gerust hart te vinden dat je over een adequate administratie beschikt, dat weet ik natuurlijk niet. Maar meestal kom je wel met enkele aanwijzingen een heel end wanneer je een beetje in staat bent om met een zekere structuur je gegevens (zoals bijvoorbeeld over facturen die je gemaakt hebt, wanneer, welk bedrag, wanneer betaald enz.) in een spreadsheet te zetten.

[geertd]

Prima, ik was ook al verbaasd.

 

Wat mij betreft moet er simpelweg niet overgetypt worden tegen uurtarief, dat is dubbel werk. Voor vakkennis wil ik natuurlijk wel betalen.

 

Ik kan wel een zogenaamde accountants vergelijkingssite vinden maar daar moet je gegevens achterlaten en kom je verder nergens. Ik heb er ooit eens een enkele offerte door gekregen. Is er een manier om te vinden wie aan mijn verwachtingen voldoet (beter gezegd: welk boekhoudpakket een import accepteert uit Excel of .csv) en dat ik simpelweg aan 30 kantoren vraag welk pakket ze gebruiken?

[4711]

Ik denk dat er in de meeste moderne pakketten (eigenlijk: allemaal) csv en xml geïmporteerd kan worden.

Maar daar gaat het niet om, want de gegevens moeten op de juiste plek komen en dat is een heel ander verhaal.

 

Er is een gezegde: "Shit in, shit out".

 

En dat speelt hier een enorme rol. Dus of je het in een import van jouw spreadsheets moet zoeken, dat vraag ik mij af eerlijk gezegd. Maar wie weet? Vraag offertes dan maar aan, zou ik zeggen.

 

[prinsrachid]

Wat mij betreft moet er simpelweg niet overgetypt worden tegen uurtarief, dat is dubbel werk. Voor vakkennis wil ik natuurlijk wel betalen.

Waarom zoek je überhaupt een administratiekantoor als je de boel inmiddels zelf administreert? Wat is eigenlijk de omvang van je administratie? En wat voor ondernemingsvorm heb je? Als ik je namelijk zo hoor, dan zou het wel eens kunnen zijn dat je gewoon toe kunt met wat je nu al hebt.

 

Als je een relatief kleine eenmanszaak hebt en de cijfers gewoon uit je Excel-sheet kunt halen, dan is vervolgens zelf de (ondernemers)aangifte natuurlijk ook mogelijk. Het voelt alleen aanvankelijk wellicht als zwemmen zonder zwembandjes. Maar goed, of dat echt tot de mogelijkheden behoort ligt natuurlijk aan meer vaardigheden en factoren dan we hier te lezen krijgen.

[Bart Kooiman]

Wat mij betreft moet er simpelweg niet overgetypt worden tegen uurtarief, dat is dubbel werk. Voor vakkennis wil ik natuurlijk wel betalen.

 

En het overtikken doet de accountant zelf? Of doet een stagiaire dat met bijbehorend uurloon?

 

Mijn accountant laat eerst een stagiaire er op los en dan zijn de simpele problemen (missende factuur, foute boeking etc.) opgelost voor een aangenamer uurtarief. Kan de accountant zich beperken tot waar hij nodig is.

Daarnaast kwamen ze zelf al met dat er geen accountantscontrole nodig is en wat ze dan nog wel deden voor welk bedrag.

[Hermes Ratgers]

Mijn vraag is of dit overal zo moet. In principe wil ik een kantoor dat mijn bestand weet in te lezen en dan zonder al te veel handwerk in hun software weet te krijgen. Is dit mogelijk, en zo ja hoe vind ik die?

 

Moet dat? Nee

Gebeurt dat? Ja, praktisch overal.

 

Enkele jaren geleden heb ik me daarin verdiept. Met Afas kon ik makkelijk excel importeren in de administratie, nog makkelijker exporteren en derhalve ideaal dus.

 

Zekers, ware het niet dat de regels zeer nauwkeurig opgevolgd dienen te worden (BTW codes etc).

Maar je hebt als administratiekantoor feitelijk enkele problemen.

[*]Wat gebeurd er als jij een 1 maal door mij geimporteerde regel verwijderd of veranderd?

[*]Hoe kan ik goed controleren dat ik alle mutaties geimporteerd heb?

[*]Hoe kan ik goed controleren dat ik geen dubbelen heb?

 

Om die redenen heb ik er vanaf gezien om hier mee verder te gaan en heb gezocht naar een andere oplossing om de administratie samen uit te voeren.

Mijn oplossing was een online pakket waar ik met mijn klanten kan afspreken wie wat doet. Als er veel facturen zijn, start je met het beschikbaar maken van de factuurmodule. Willen ze alles uitvoeren onder controle. dan kun je meekijken indien mijn klant dat wenst etc etc.

 

Er zijn meerdere kantoren die een excelversie aanbieden en zo samenwerken. Daar kun je op zoeken. Je kan ook kijken naar een administratiepakket en dan zoeken naar een kantoor die daar mee werkt. Let wel, vaak staan kantoren ergens vermeld maar werken ze er zelf niet mee.

 

 

[Anouk V]

Waarom maak je de keuze alles in Excel in te voeren? Voor niet al te veel geld heb je al een boekhoudpakket. Er zijn er best een aantal die gebruiksvriendelijk zijn voor ondernemers. In zo'n pakket voer je alle inkoopfacturen in (dit doe je nu ook in Excel). Je kan in de meeste paketten zelf de verkoopfactuur aanmaken en die staan dan ook meteen in de boekhouding. De bank kan je aan het pakket koppelen zodat dit ook grotendeels automatisch gematcht wordt. In dit geval hoeft de accountant de administratie alleen nog maar te controleren en wat aanpassingen en enkele boekingen te doen. De kans op fouten is ook nog eens veel kleiner dan via een Excel sheet.

 

Over de keuze tussen een acountanskantoor en een administratiekantoor:

Hierbij is niet alleen van belang of je wel of niet controleplichtig ben. Een accountant is vaak hoger opgeleid en is ook verplicht deze kennis te onderhouden. Dit komt het fiscale/economische advies ten goede. Het ligt er natuurlijk net aan wat voor soort onderneming je hebt of je dit (vaak iets duurdere) advies nodig hebt. Je zou voor een acountanskantoor kunnen kiezen die ook lager geschoolde medewerkers heeft die tegen een lager uurtarief werken.

 

 

[geertd]

Ik geef cursussen, dit betekent weinig facturen voor relatief hoge bedragen. Facturen gaan de deur uit via een mail-merge.

 

De keuze voor excel is simpelweg gewoonte. Ik heb Snelstart geprobeerd en vond dat een onaangenaam pakket, Acumulus (miste een essentiele functie) en nog wat. Zodoende. Excel is voor MIJ goed genoeg en ik vind het een prima idee om de jaarrekening door een specialist te laten maken. Maar als een goed pakket tijd bespaart op een ander front zoals facturen, dan graag.

 

Accountant is een stuk duurder dan een administratiekantoor, ik weet niet precies wie het invoert maar ik zie de rekening ;)

 

In elk geval wil ik jullie bedanken voor deze geweldige reacties.

[brood]

Dat is alleen mogelijk als jij bereid bent jou excel sheet zodanig (om) te bouwen dat de data er in een gestandaardiseerd formaat uit komt zodat het voldoet aan de eisen van een importbestand voor het pakket dat de boekhouder van jou keuze gebruikt

 

Een soort omgekeerde Auditfile ;)

 

 

[Anouk V]

Ik denk dat een goed pakket jou inderdaad tijd bespaart en ook zeker tijd bespaart voor de accountant. Daarmee heb je het geld van de accountant zo terug verdient. Gekeken naar niet al te dure paketten vind ik e-boekhouden.nl een erg fijn pakket. Je kan daar zelf de keuze maken of je er wel of niet een facturatiemodule bij neemt. Als je die er wel bij neemt kan je de facturen ook rechtstreeks uit het pakket mailen. Als je ook btw - plichtig bent dan kan je vanuit het pakket ook de aangifte automatisch versturen.

[Highio]

Waarom meld je je eisen en wensen niet aan iedere potentiële administratieve partners? Vroeg of laat zou een kantoor toch met een bevredigende reactie en oplossing moeten komen...

 

...sta daarbij open om een volgende stap in administreren te maken.

 

Groet,

 

Highio

[Ab Bauer]

Het verbaast mij ook hoe veel er bij dit soort kantoren nog "met de hand" wordt gedaan. Vanuit klantenservice zou zo'n kantoor toch eens wat tijd moeten besteden aan het uitzoeken van handigheidjes om verschillende bestandsopmaken te verwerken. Ik neem aan dat jij niet de enige klant bent die met de vraag komt of ze ook Excel kunnen verwerken. Er zijn op Internet veel gratis tooltjes te vinden om databestanden aan te passen. En anders kan een goede developer in een halve dag er een maken. Nu legt het administratiekantoor wel heel gemakkelijk de bal bij jou.

 

Ik werkte vroeger in de grafische industrie. Van klanten kreeg ik vaak de meest vreemde bestandsformaten, logo's in lage resolutie of tekstbestanden met hopeloze opmaak. In plaats van te roepen "Dat moet je anders aanleveren, anders kan ik het niet verwerken" ontwikkel je een handigheid om zelfs van de beroerdst aangeleverde bestanden nog iets moois te maken. Dat hoort gewoon bij de service vind ik. Klanten blij maken.

 

[brood]

ik heb nu een accountant voor het maken van jaarverslagen en het verzorgen van de administratie.

Dit zijn dus 2 dingen:

 

1) Indien het verzorgen van de administatie betekent dat de accountant alles wat jij hebt genoteerd weer in een boekhoudprogramma gaat invoeren, dan is dat een extra werkzaamheid. Of dit nu handmatig of automatisch kan gebeuren is niet relevant.

 

Met de hand is er de één-voor-één controle en, indien automatisch, moet de lay-out passen op het import format. Overigens dat laatste heeft weer het probleem dat Excel veel te variant is en er dus misplaatsingen kunnen komen, of de Excel sheets moeten dit met voorzieningen zoveel mogelijk belemmeren. En dat vraagt weer een bijna boekhoudprogramma ontwikkelen in excel. Dus een accountant of administratiebureau zou dat nooit moeten doen.

 

De administratie die de accountant (liever administrateur) zou moeten doen, is de Excel controleren en uitbreiden met sheets en zeker met een extra sheet met minimaal slechts 4 kolommen.

Tot zover de administratie.

 

Dan komt het andere ding: Het maken van het jaarverslag.

 

2)De 4 kolommen die ik noemde is de jaarrekening (Lasten, Baten, Vorderingen en Schulden). Het moet toch eenvoudig zijn (ook voor een administrateur ;) ) om 4 kolommen netjes in te vullen uit de reeds aangeleverde excel-administratie. (Wat jij al netjes geleerd hebt). Volgens de eisen voor een EMZ is dat ruim voldoende. Indien je meer wenst rond de jaarrekening in de vorm van een mooi verhaaltje wat er dat jaar gebeurd is en wat statistiek misschien en een mooie print-out, , is sierlijke extra en zal in de prijs komen.

 

Uit de 4 kolommen de Inkomstenbelasting voor ondernemers te verzorgen (VpB is ook mogelijk) is weer een noodzaak die uitbesteed kan worden of zelf doen.

 

Conclusie: inkloppen (kopieren) in een boekhoudprogramma is niet essentieel nodig.

 

 

[Roel J]

Het verbaast mij ook hoe veel er bij dit soort kantoren nog "met de hand" wordt gedaan. Vanuit klantenservice zou zo'n kantoor toch eens wat tijd moeten besteden aan het uitzoeken van handigheidjes om verschillende bestandsopmaken te verwerken. Ik neem aan dat jij niet de enige klant bent die met de vraag komt of ze ook Excel kunnen verwerken. Er zijn op Internet veel gratis tooltjes te vinden om databestanden aan te passen. En anders kan een goede developer in een halve dag er een maken. Nu legt het administratiekantoor wel heel gemakkelijk de bal bij jou.

 

Ik werkte vroeger in de grafische industrie. Van klanten kreeg ik vaak de meest vreemde bestandsformaten, logo's in lage resolutie of tekstbestanden met hopeloze opmaak. In plaats van te roepen "Dat moet je anders aanleveren, anders kan ik het niet verwerken" ontwikkel je een handigheid om zelfs van de beroerdst aangeleverde bestanden nog iets moois te maken. Dat hoort gewoon bij de service vind ik. Klanten blij maken.

 

Jij verbaasd je hierover omdat je als developer naar bestanden kijkt.. een boekhouder kijkt echter naar boekhoudingen en hoe krijg je dat zo snel mogelijk jaarstukken uit. en net als die grafische bestaden krijgt een boekhouder van alles aangeleverd, van de spreekwoordelijke schoenendoos met bonnetjes naar in eigen logica uit geschreven handgeschreven lijsten of excel lijstjes met hotseklots houtje touwtje knutsel formules (en vooral bij die laatste: o wee als je durft te zeggen dat dat excel bestand niet zo goed werkbaar is voor jou als boekhouder)

 

Een van de eerste dingen die ik in mijn eerste baan als boekhouder bij een administratiekantoor leerde was. corrigeren / redigeren kost bij kleine administraties all snel 2-3x meer tijd dan opnieuw doen.

 

En er is nog een groot verschil tussen een grafisch ontwerp en een boelhouding.. een grafisch ontwerp maak je eens in de 5 of 10 jaar dus 1x straktrekken vn een bestand en daarna kan dat logo aan de gevel gehangen worden en klaar..

Zo eigen knutsel formaat komt elk kwartaal bij de boekhouder en moet dus elk kwartaal strak getrokken worden en zelfs als je een import weet te bouwen dan heeft de klant wel weer bedacht dat hij eerst het totaal bedrag en daarna pas het excl btw bedrag handiger vind en de kolommetjes even omdraait in zijn sheet.

 

Daar komt nog bovenop dat een hele grote groep liever niet meer betaalt dan 50-75 euro per maand "want hun administratie is niet zo ingewikkeld, dus hoeft niet veel te kosten"

 

En als je die (hier en daar wat uitvergrote) factoren bij elkaar telt dan kom je al snel op het punt dat je een klant vertelt, "dit zijn de mogelijkheden binnen de gegeven voorwaarden"

en vooral bij kleinere administraties is even alles inkloppen dan al snel de goedkoopste oplossing want tijdens het inkloppen zie je alle facturen en documenten voorbij en komt er dus meteen een fiscaal kloppend verhaal uit.

 

Kortom voor een buitenstaander klinkt handwerk misschien onlogisch, maar als oud medewerker van een administratiekantoor snap ik heel goed waarom veel boekhouders kiezen om de administratie in totalen of helemaal in te tikken in het eigen systeem.

 

 

 

[Ab Bauer]

En er is nog een groot verschil tussen een grafisch ontwerp en een boelhouding.. een grafisch ontwerp maak je eens in de 5 of 10 jaar dus 1x straktrekken vn een bestand en daarna kan dat logo aan de gevel gehangen worden en klaar..

Zo eigen knutsel formaat komt elk kwartaal bij de boekhouder en moet dus elk kwartaal strak getrokken worden en zelfs als je een import weet te bouwen dan heeft de klant wel weer bedacht dat hij eerst het totaal bedrag en daarna pas het excl btw bedrag handiger vind en de kolommetjes even omdraait in zijn sheet.

Juist omdat het een steeds terugkerende taak is lijkt het mij (als buitenstaander) handig om het te automatiseren. Maar als het vlotter of goedkoper is om het 'met de hand' te doen moet je dat natuurlijk blijven doen.

 

Net als met veel andere zaken gaat het om de intentie erachter. Als jij goed kunt uitleggen aan je klanten dat dit de goedkoopste manier is en de minste kans op fouten geeft dan lijkt mij dat geen probleem voor een klant.

Maar ik ken ook een administratiekantoor waar ze dit handwerk als een leuke extra inkomstenbron zien. Het zijn toch weer een paar uur per klant per kwartaal die je in rekening kunt brengen.

 

Mij lijkt de beste oplossing dat je van te voren, dus voordat je een administratiekantoor kiest hierover afspraken maakt met elkaar. Als je eenmaal hebt gekozen voor een werkrelatie moet je niet tijdens de rit gaan zeuren dat het toch allemaal wat goedkoper moet kunnen. Dan had je verder moeten zoeken naar een kantoor dat beter past bij het administratiesysteem dat je als bedrijf hebt. Dus mijn advies aan TS: zoek net zolang totdat je een kantoor hebt gevonden waar je je lekker bij voelt en waar je met vertrouwen je administratie laat verzorgen. Hoe ze het dan intern verwerken is eigenlijk niet jouw zorg.

[Mathias@evelo]

Ik heb zelf een kleine administratie.

 

Ik breng gewoon ieder kwartaal mijn uitgaande en binnenkomende facturen gesorteerd in een map binnen bij de boekhouder.

 

Mij lijkt het een voordeel dat de boekhouder de volledige facturen 'ziet passeren' om een beter zicht te krijgen op wat ik allemaal uitgespookt heb het voorbije kwartaal.

[Gerrit 1947]

Jammer dat je snelstart een onaangenaam programma vind, ik werk er al meer dan 10 jaar mee, heb wel veel hulp gehad om er mee te leren werken en ja dan is het geen kunst meer, ik denk dat dat voor ieder programma geld.

Maar om de mogelijk heden even te bekijken,

Transacties downloaden bij je bank, in map bankieren zetten, snelstart openen, programma herkend bekende boekingen (ook debiteuren als de fact nr klopt) en kiept het in het goede bakje, wel beschrijving wat inkorten anders word het een heel boekwerk.

de kolommenbalans met proefsaldi kan naar excel geëxporteerd worden.

Vanuit excel kan je alle grootboekrekeningen naar je jaarrekening zenden (wel even met het = teken en formules voordoen waar iedereen gaat staan), resultaat, Bedrijf analyse, Winst en Verliesrekening, Specificatie bedrijfskosten, Balans,BTW af te dragen/te vorderen, Fiscale

winstberekening enz. Mijn jaarrekening is eigenlijk compleet, Ondernemersaangifte met gebruikersnaam en wachtwoord openen voor BTW aangifte en IB ondernemersaangifte downloaden

invullen met gegevens van uitgeprinte jaarrekening.

 

Op de kolommenbalans heb je een duidelijk overzicht voor controle.