Hoe houd je al die E-invoices inzichtelijk?

[Easy does it]

Hallo,

 

We krijgen steeds meer E-invoices.

Nu is het voor velen al een crime om gewone facturen op te bergen laat staan

allemaal bestanden.

Ik ben zo vrij geweest een hulpje hierbij in te voegen.

Veel plezier ermee.

En verbeteringen mag ik graag "horen".

 

Groetjes

E-Invoices.xlsx

[Easy does it]

Hallo,

 

Overheid stap 1 januari 2017 over op elektronisch factureren.

Bent U er al klaar voor?

Elektronisch factureren gaat verder dan een pdf 'je sturen dus als u dat doet bent u er nog niet klaar voor helaas.

 

 

Nieuwsbericht | 19-06-2016 | 15:12

 

 

De doelstelling om deze kabinetsperiode 2,5 miljard euro aan regeldruk te verminderen voor burgers en ondernemers is in zicht. Tot en met het voorjaar van 2016 is er 2,45 miljard euro aan regeldrukvermindering in kaart gebracht. Belangrijker nog, inmiddels is 2,09 miljard euro aan regeldrukvermindering daadwerkelijk gerealiseerd, een toename van 700 miljoen euro ten opzichte van het najaar 2015. Dat schrijft minister Kamp van Economische Zaken (EZ) in de Voorjaarsrapportage Regeldruk aan de Tweede Kamer. In dezelfde rapportage kondigt Kamp, mede namens minister Blok van Wonen en Rijksdienst, tevens aan dat de Rijksoverheid per 1 januari 2017 overstapt op e-factureren.

 

[JeffreyNL]

Bij e-mail berichten met PDF documenten waarin het woord Factuur in het onderwerp staat, wordt de PDF bijlage automatisch opgeslagen op Dropbox. Exact Online haalt deze PDF documenten op en verwerkt dit automatisch. Een collega controleert het vervolgens in Exact Online.

 

Alles is daardoor automatisch gearchiveerd en voor iedereen inzichtelijk.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Heb je dan geen ongelofelijke problemen met al die spam-facturen?

[JeffreyNL]

Nee, deze komen eigenlijk allemaal in de spamfolder terecht.

[Bob de webbouwer]

Ik sla ze gewoon op in een mapje "inkomende facturen". Elke vaste leverancier heeft zijn eigen mapje, en facturen van eenmalige leveranciers of webshops komen in het mapje overige. Een keer per maand boek ik dan alles in.

 

Die map "inkomende facturen" kan ik ook sorteren op datum in plaats van op map, dan krijg ik dus alle facturen in alle submappen op een rijtje.

 

[vloerengilde]

<- laat alle facturen naar een mail komen die voor facturen is aangemaakt

[Ward van der Put]

Anno 2016 kun je echt niet meer komen aanzetten met een 8-stappenplan dat van gebruikers verwacht dat ze documenten beheren met kopiëren-en-plakken van een lokaal pad ergens naar C:\Users\ op een partitie van één lokale harddisk. Dat werkte in 1996, maar was in 2006 al achterhaald en is in 2016 definitief een gepasseerd station.

 

 

[Easy does it]

Hallo,

 

Locatie is niet beperkt tot lokaal.

Waarom altijd van een negatief scenario uitgaan?

Ik neem aan dat Bob de mapjes in outlook maakt?

Lijkt mij ook logisch.

 

Groetjes,

[colombo]

De mapjes kun je ook op een Google drive of een Dropbox plaatsen.

[Easy does it]

Hallo,

 

Volgens mij kun je dat zelf in de regels inkomende post verwerken.

Maar worden ze ook automatisch in de administratie gekoppeld aan de mutatie?

 

 

[Ward van der Put]

Waarom altijd van een negatief scenario uitgaan?

Niet per definitie "altijd", dan ken je mij niet of slecht, maar een gebruikersinterface moet foolproof zijn. En daarbij:

 

A fool with a tool is still a fool.

 

Als ik zie dat je een spreadsheet bouwt met Help-instructies voor hoe gebruikers buiten jouw oplossing om de documenten-boel op orde kunnen houden, dan denk ik dat je wel een probleem of twee à drie of vier hebt.

 

Om te beginnen: je lost het probleem niet op…

 

[Easy does it]

A fool with a tool is still a fool.

 

Ach ik wou gewoon wat aardigs doen.

Maar dat is misschien niet meer van deze tijd.

[prinsrachid]

We krijgen steeds meer E-invoices.

Nu is het voor velen al een crime om gewone facturen op te bergen laat staan

allemaal bestanden.

Mijn foolproof oplossing voor het opslaan van e-invoices:

1. Druk op "print"

2. Maak gaatjes met een perforator

3. Plaats in een multomap

[Easy does it]

Mijn foolproof oplossing voor het opslaan van e-invoices:

1. Druk op "print"

2. Maak gaatjes met een perforator

3. Plaats in een multomap

 

Hihi, laat Ward het maar niet zien :).

[Ward van der Put]

Ach ik wou gewoon wat aardigs doen.

Maar dat is misschien niet meer van deze tijd.

Als je propositie beperkt blijft tot aardigheid en leuke dingen doen voor de mensen, heb je wel een probleem.

Zakelijk althans, niet persoonlijk.

 

Do-gooders always mean well but may misinterpret opposing preferences to be racist, cold, intolerant or greedy.

[Ron van der Kolk]

Mijn foolproof oplossing voor het opslaan van e-invoices:

1. Druk op "print"

2. Maak gaatjes met een perforator

3. Plaats in een multomap

Vergeet niet dat je de e-invoice digitaal moet opslaan van de Belastingdienst.

 

Wat digitaal binnenkomt, moet digitaal blijven. Wat op papier binnenkomt, moet op papier blijven. Dat wist ik gelukkig al, maar daar werd ook daadwerkelijk naar gekeken toen ik laatst controle had.

 

[Roel J]

Ach ik wou gewoon wat aardigs doen.

Maar dat is misschien niet meer van deze tijd.

 

iets aardigs doen is zeker nog van deze tijd.

maar de tool is dat een stuk minder, geeft niet, maar er zijn vast mensen die het handig vinden. (zie nu doe ik ook aardig ;D)

 

er staan op internet vba scriptjes die in een paar seconden de opgegeven hoofddirectory incl sub directories uitleest op alle aanwezige bestanden en in een tabel zet met hyperlink..

 

nagenoeg hetzelfde als jij doet in die excel maar dan in 7 stappen mindern namelijk 1 stap dat is opgeven van de hoofddirectory waar begonnen moet worden met zoeken.. maar dan zonder kans op fouten

 

maar goed ik zal ipv alleen kritiek geven ook een stukje kennis delen zodat het zich kan vermenigvuldigen. dus bijgevoegd een voorbeeld bestandje (heel basaal) waarmee je een lijst bestanden ophaalt uit de opgegeven directories. daarnaast zit er ook nog dynamisch zoekveld in (search filename) die resultaten begint te filteren en toont in je werkblad vanaf het intikken van de eerste letter. erg handig als je veel bestanden hebt en niet precies weet hoe die heet.

 

 

"disclaimer": dit is geen kant en klare tool, gewoon een freubelwerkje om te laten zien dat het werkt. de code is als bouwsteen te gebruiken in andere projecten. de code is eerlijk van internet gejat van sites die dit soort voorbeelden delen. (deze kode komt van een site die niet meer bestaat anders verwees ik daar naar)

 

___________

edit: zit je 10 minuutjes te zoeken waar dat voorbeeldje nu ook weer stond.. zijn we al een half boek aan reacties verder. hoop niet dat het als mosterd na de maaltijd komt

 

edit2: sjips.. HL zorgt goed voor haar leden ik mag geen .xlsm bestand uploaden..

 

edit3: dan toch maar een veilige link naar de code op een website http://software-solutions-online.com/2014/03/05/list-files-and-folders-in-a-directory/

 

kun je zelf knippen en plakken naar excel en lekker freubelen..

en hier dan een link naar wat code waarmee je ook hyperlinkjes kunt maken

http://software-solutions-online.com/list-all-files-in-a-folder-and-create-hyperlink-to-files-excel-vba/

 

[prinsrachid]

Wat digitaal binnenkomt, moet digitaal blijven. Wat op papier binnenkomt, moet op papier blijven. Dat wist ik al, maar daar werd ook daadwerkelijk naar gekeken toen ik laatst controle had.

Ja, ik weet het... Op dit punt ben ik wat burgerlijk ongehoorzaam. Ik heb alle facturen vanaf het hele begin altijd op papier gehad en elk jaar in (dezelfde kleur) ringbanden gedaan - en ben daar sinds de komst van steeds meer e-invoices eigenlijk gewoon mee door blijven gaan door iets vaker op Print te drukken. Al die papieren hebben inmiddels drie verhuizingen overleefd, terwijl de originele (digitale) gegevensdragers van destijds allemaal - of grotendeels - kaduuk zijn.

 

Het lijkt me trouwens in sommige omstandigheden voor de Belastingdienst nog best moeilijk om het verschil te zien. Zo heb ik facturen van bijvoorbeeld (mobiele en vaste) telefoon- en hostingbedrijven waarvan hun oude papieren factuur er exact hetzelfde uitziet als de nu door mij uitgeprinte e-invoice. En het omgekeerde geldt voor sommige leveranciers, waarbij de factuur "in originele digitale vorm" behoorlijk beroerd is. Met name Google Adsense en eBay ^{(meen ik me zo te herinneren)} hadden van die 'facturen' die geen mooie pdf waren, maar domweg op een webpagina stonden. Dan moest je hele .html-pagina's gaan zitten downloaden (mijn oplossing was dan dus: Print!)

 

Maar goed, op zich gok ik dat ik de meeste electronische facturen op verzoek wel weer ergens vandaan zou kunnen toveren. Aan de andere kant, bij de laatste controle wist de inspecteur niet hoe gauw hij weer wilde vertrekken. Ik had dusdanig weinig kosten dat hij zei dat verdere controle eigenlijk geen zin had, zelfs als álle kosten onterecht zouden zijn opgevoerd. Zijn tijd was duurder! Dus toen werd er nagenoeg niet meer gekeken naar de e-invoices, laat staan de papieren versies.

[Bob de webbouwer]

Ik neem aan dat Bob de mapjes in outlook maakt?

 

Nee, Bob maakt de mapjes gewoon op de harde schijf in een map die alle bedrijfsinfo bevat. Die map wordt uiteraard regelmatig gebackupt naar Google Drive, maar eigenlijk kan ik die map daar beter standaard neerzetten zodat alles altijd up to date is.

 

Aan de andere kant heb ik ook weer niet zo heel veel inkomende facturen, en ik krijg al mijn email ook binnen op gmail dus heb altijd wel een backup van alle inkomende facturen enzo.

 

Mijn CRM (waar alle contracten, uitgaande facturen en klantcommunicatie in zit) wordt wel iedere dag automatisch gebackupt naar Google Drive.

[Easy does it]

Hallo,

 

Ja mooi allemaal.

Ik gebruik zelf geen VBA omdat het meestal niet werkt met hogere versies.

Maar heb het toch maar gedownload en in Word geplakt, Ja ik ben zo een oude plakkerd.

Vraag me toch af hoe dat in 2017 allemaal gaat "uitzien" als Overheid alleen nog maar e-facturen accepteert. Grotere bedrijven zullen wel volgen.

Standaard UBL ?

Offertes ook?

Dienstverleners voor ZZP'ers die pdf " omzetten" (inkloppen en doorsturen?) ?

Wordt het er allemaal betrouwbaarder op?

Er wordt al gewaarschuwd voor spookfacturen met virussen.

 

Ben echt benieuwd.

 

 

[colombo]

Wat digitaal binnenkomt, moet digitaal blijven. Wat op papier binnenkomt, moet op papier blijven. Dat wist ik gelukkig al, maar daar werd ook daadwerkelijk naar gekeken toen ik laatst controle had.

Hoe zit dat eigenlijk met tankbonnetjes? Ik heb er een aantal liggen die ik destijds goed heb kunnen scannen maar waarvan de inkt nu langzamerhand begint te vervagen. Moet je daar een copy van maken zodat het op papier leesbaar blijft of is enkel bewaren in de originele vorm voldoende?

 

[Ron van der Kolk]

Hoe zit dat eigenlijk met tankbonnetjes? Ik heb er een aantal liggen die ik destijds goed heb kunnen scannen maar waarvan de inkt nu langzamerhand begint te vervagen. Moet je daar een copy van maken zodat het op papier leesbaar blijft of is enkel bewaren in de originele vorm voldoende?

Als het origineel onleesbaar wordt is dat natuurlijk niet voldoende. De factuur moet toegankelijk blijven. Maar of je dan een papieren kopie of een elektronische scan mag/moet maken staat nergens ;)

 

Vervagen van thermisch geprinte bonnetjes is trouwens niet het grootste probleem; een kopie/scan is zo gemaakt. Digitale duurzaamheid is veel lastiger, blijkt uit de brochure geautomatiseerde administratie en fiscale bewaarplicht.

 

Wanneer u gebruikmaakt van bijvoorbeeld elektronisch bankieren of online

boekhouden, dan moet u ervoor zorgen dat u gedurende de wettelijke termijn

toegang houdt tot de betreffende internetomgeving. Of u moet op een andere

manier de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en de inhoud van

de gegevens (integriteit van de inhoud) van de betreffende transacties waarborgen.

Bij online diensten moet je dus eigenlijk nog 7 jaar toegang hebben nadat je stopt met het gebruiken van de dienst. Dat geldt dan ook voor:

 

Met name Google Adsense en eBay ^{(meen ik me zo te herinneren)} hadden van die 'facturen' die geen mooie pdf waren, maar domweg op een webpagina stonden

Ik ken het, heb ook een paar opgeslagen HTML pagina's van Google Adwords in de administratie. Een fatsoenlijke factuur kan er helaas niet af.

 

[4711]

Ik ken het, heb ook een paar opgeslagen HTML pagina's van Google Adwords in de administratie. Een fatsoenlijke factuur kan er helaas niet af.

 

Nou, als je inlogt bij Google kan je in je Adwords account een factuur als PDF downloaden. Dat is een prima factuur, met alle gegevens erop.

Het is wel zo dat de factuur pas op de laatste dag van de maand gemaakt wordt, dus de betalingen die je gedurende de maand gedaan hebt zijn vooruitbetalingen. En het is ook wel een beetje 'gedoe' om precies te vinden waar je op moet drukken.

(uit mijn blote hoofd: inloggen Google, naar je Adwords account, 'tandwieltje' rechts boven, 'factureering' uit het menu, klik op de factuur...)

[Ward van der Put]

Vervagen van thermisch geprinte bonnetjes is trouwens niet het grootste probleem; een kopie/scan is zo gemaakt.

Ik maak altijd een kopie en niet daaraan de bon. Een A4 is namelijk meteen veel gemakkelijker te perforeren en op te bergen in een ordner of ringband.

 

Digitale duurzaamheid is veel lastiger, blijkt uit de brochure geautomatiseerde administratie en fiscale bewaarplicht.

Mijn anti-virusprogramma heeft een keer een zip-bestand met een back-up opgevreten. Daarin zat namelijk ook een complete back-up van alle e-mail, inclusief de map met geblokkeerde e-mail met gevaarlijke attachments. Een volledige back-up van alles maken is soms geen goed idee.

 

On topic: ik zou nooit de lokale Documents-directory van één Windows-account gebruiken. Dan kan namelijk alleen die ene gebruiker van die ene pc erbij. Ik gebruik een hiërarchische directorystructuur met /jaar/maand/-indeling die met Google Drive is gesynchroniseerd: dan kan ik er overal en altijd bij, ook op tablet en telefoon.

 

Google Drive download: https://www.google.nl/intl/nl/drive/download/

[Easy does it]

Hi,

 

Confused;

 

On topic: ik zou nooit de lokale Documents-directory van één Windows-account gebruiken. Dan kan namelijk alleen die ene gebruiker van die ene pc erbij. Ik gebruik een hiërarchische directorystructuur met /jaar/maand/-indeling die met Google Drive is gesynchroniseerd: dan kan ik er overal en altijd bij, ook op tablet en telefoon

 

Je kan je Windows Account toch ook benaderen met Phone en Tablet?

Gebruiker is toch niet apparaat, je account hangt aan een gebruikersnaam.

Microsoft maakt juist veel reclame voor "share" toepassingen.