self-billing eigen administratie zzp

[DJbouw]

Ik ben een zpp’er en heb begin dit jaar een aantal facturen ontvangen door zogenaamd self-billing.  Deze zijn gemaakt door twee verschillende intermediairs. Vervolgens heb ik sinds mei mijn eigen facturen opgesteld (voor andere latere opdrachten). Hiervoor ben ik begonnen met factuurnummer 1. 

De self billing facturen heb ik niet opgenomen in de nummerreeks. Bij mijn weten is het mogelijk om meerdere opeenvolgende factuurnummerreeksen te hanteren binnen één administratie maar het blijkt dat die self-billing facturen niet helemaal legitiem zijn omdat op de facturen niet vermeldt staat dat het een “factuur uitgereikt door afnemer” is en de oplopende factuurnummerreeks niet van mij is maar van het intermediair zelf. 

 

Daardoor twee vragen:

 1. hoe kan ik de facturen self-billing in mijn administratie verwerken?

a.     Kan ik een (niet te versturen) factuur voor de ontvangen self-billing factuur maken? De self-billing factuur is wel van een veel eerdere datum dan de laatste factuur in mijn nummerreeks. Voorbeeld: factuur nummer 20 (15.05.2020), factuur nummer 21 (05.02.2020). Ik heb begrepen dat oplopende factuurnummers en factuurdatum niet verplicht in relatie staan met elkaar 

b.     Zijn er nog andere mogelijkheden om dit te boeken in mijn administratie – bijvoorbeeld als “omzet zonder factuur”? 

2. Is het mogelijk dat ik in het vervolg voor elk self- billing factuur dat ik ontvang een eigen (niet te versturen) factuur maak in mijn boekhoudpakket en daarmee zorg voor aansluiting in mijn administratie (in dit geval worden oplopende factuurnummers en oplopende factuurdatums gehanteerd ). 

[prinsrachid]

De nummering heeft betrekking op de facturen die je zelf aanmaakt. De self-billingfacturen worden door een ander aangemaakt, dus die volgen de nummering van degene die ze opstelt.

 

De self-billingfacturen boek je gewoon direct als omzet. Je hoeft dus niet moeilijk te doen met het maken van een eigen factuur, of omzet zonder factuur (want je hebt wel degelijk een factuur, namelijk de self billing factuur).

 

[Rik ·]

12 minuten geleden, prinsrachid zei:

De self-billingfacturen worden door een ander aangemaakt, dus die volgen de nummering van degene die ze opstelt.

Die nummering moet dan vervolgens voor de leverancier (TS dus) wel opvolgend zijn voor die afnemer. Meerdere reeksen is mogelijk maar de self-billing per afnemer moet dan dus wel opvolgend genummerd zijn.

 

https://www.accountant.nl/magazines/accountant-oktober-2013/self-billing/#

 

Tevens dient de self-billing factuur jouw logo, adres gegevens en btw nummer te bevatten (het niet dus niet op een creditfactuur lijken). Ik ben benieuwd of die facturen wel allemaal aan de eisen voldoen. De zin "factuur uitgereikt door afnemer" staat er al niet op dus kun je sowieso al twijfelen aan de eisen die aan die facturen gesteld worden.

 

Van de belastingsite zelf:

Dan moet hij op de factuur vermelden: 'factuur uitgereikt door afnemer'.

 

Op zich zou je ze gewoon in kunnen boeken, maar realiseer je dat het hier gaat om gebrekkige factuureisen en documenteer dit dus heel goed (schrijf een a4 erbij hoe het zo gekomen is e.d.).

 

 

22 juli 2020 aangepast door Rik ·

[DJbouw]

25 minuten geleden, Rik · zei:

Tevens dient de self-billing factuur jouw logo, adres gegevens en btw nummer te bevatten (het niet dus niet op een creditfactuur lijken). Ik ben benieuwd of die facturen wel allemaal aan de eisen voldoen. De zin "factuur uitgereikt door afnemer" staat er al niet op dus kun je sowieso al twijfelen aan de eisen die aan die facturen gesteld worden.

 Dat klopt dat de factuur aan de door jou vermelde eisen voldoet. 

 

Zojuist een reactie ontvangen van het bedrijf. Ze gaan niet voor 200 verschillende klanten (zzp'ers)  dit aanpassen. Daarbij opgemerkt dat ze het al jaren zo doen en ze tot heden geen opmerkingen hebben gekregen van de Belastingdienst. Dat kan kloppen - want ze zijn zelf niet verantwoordelijk voor deze facturen, dat ben ik zelf. 

 

Advies vanuit het bedrijf is zelf een "niet te versturen" factuur opmaken. Werkwijze self-billing blijft dus ongewijzigd. 

[Rik ·]

9 minuten geleden, DJbouw zei:

Advies vanuit het bedrijf is zelf een "niet te versturen" factuur opmaken. Werkwijze self-billing blijft dus ongewijzigd. 

Leuk. En door het niet formeel "niet akkoord" te gaan met die self-billing facturen en er zelf nog eens een factuur overheen te sturen, ben je verplicht de btw twee keer af te dragen. Dat kan leuk worden bij controle. Ondanks dat de self-billing factuur niet aan de eisen voldoet ben je wel voor de btw verantwoordelijk. Het zelf maken van een factuur doet daar niets aan af.

 

Gaat u niet akkoord met de factuur van uw afnemer? Dan moet u de afnemer hiervan tijdig op de hoogte brengen. De factuur is dan ongeldig. U moet als leverancier dan zelf een factuur uitreiken, tenzij u het met uw afnemer eens wordt over een verbeterde factuur.

U bent als leverancier verantwoordelijk voor de betaling van de btw aan ons, ook als dat bedrag te hoog is.

 

[Cosara]

50 minuten geleden, Rik · zei:

Tevens dient de self-billing factuur jouw logo, adres gegevens en btw nummer te bevatten (het niet dus niet op een creditfactuur lijken).

Jouw logo is een brug te ver ... niet verplicht.

 

50 minuten geleden, Rik · zei:

Van de belastingsite zelf:

Quote

Dan moet hij op de factuur vermelden: 'factuur uitgereikt door afnemer'.

Op zich zou je ze gewoon in kunnen boeken, maar realiseer je dat het hier gaat om gebrekkige factuureisen en documenteer dit dus heel goed (schrijf een a4 erbij hoe het zo gekomen is e.d.).

Met die gebrekkige factuureisen valt het ook wel mee. Ook een self-billing factuur moet aan alle wettelijke voorwaarden voldoen + als extraatje de vermelding  ‘factuur uitgereikt door afnemer’.

 

21 minuten geleden, DJbouw zei:

Advies vanuit het bedrijf is zelf een "niet te versturen" factuur opmaken. Werkwijze self-billing blijft dus ongewijzigd. 

Daarmee verschilt de inkoopfactuur van de afnemer niet meer met de verkoopfactuur van u. 
Zolang de afnemer facturen maakt die aan de wettelijke voorwaarden voldoet, dan is er niets aan de hand. Daarbij is het niet verplicht om per klant een nummeringreeks te hanteren. Dat doet u zelf toch ook niet ?

[Rik ·]

Staat jouw btw-nummer en KvK-nummer wel op de factuur, als leverancier zijnde?

 

(Voor het opstellen van de factuur kan de afnemer dus niet zijn eigen briefpapier gebruiken.)

 

7 minuten geleden, Cosara zei:

Zolang de afnemer facturen maakt die aan de wettelijke voorwaarden voldoet, dan is er niets aan de hand. Daarbij is het niet verplicht om per klant een nummeringreeks te hanteren. Dat doet u zelf toch ook niet ?

Een van die wettelijke voorwaarden is een opvolgend factuurnummer. Die mag wel in een andere reeks liggen, maar niet wel opvolgend zijn. Wat opvolgend betekend hebben we hier vaker discussie over gehad.

 

(1004, 1009, 1150, 1167 zou dus niet mogen omdat de opvolging niet gecontroleerd kan worden. En dan zou je dus facturen weg kunnen moffelen.)

 

 

 

 

[Ward van der Put]

Zie ook paragraaf 3.2.3, “Leverancier, afnemer of derde reikt de factuur uit”, en paragraaf 3.3, “Inhoud van de factuur”, van de regeling Omzetbelasting, administratieve-, facturerings- en andere verplichtingen.

[DJbouw]

2 minuten geleden, Rik · zei:

Een van die wettelijke voorwaarden is een opvolgend factuurnummer. Die mag wel in een andere reeks liggen, maar niet wel opvolgend zijn. Wat opvolgend betekend hebben we hier vaker discussie over gehad.

 

(1004, 1009, 1150, 1167 zou dus niet mogen omdat de opvolging niet gecontroleerd kan worden. En dan zou je dus facturen weg kunnen moffelen.)

 Dit is inderdaad het geval bij de zogenaamde self-billing facturen - niet opeenvolgend dus. 

 

2 minuten geleden, Rik · zei:

Staat jouw btw-nummer en KvK-nummer wel op de factuur, als leverancier zijnde?

 

(Voor het opstellen van de factuur kan de afnemer dus niet zijn eigen briefpapier gebruiken.)

Kvk en btw-nummer staan wel in de tekst opgenomen als zijnde van de debiteur. Verder is het briefpapier van het bedrijf. 

 

14 minuten geleden, Cosara zei:

Met die gebrekkige factuureisen valt het ook wel mee. Ook een self-billing factuur moet aan alle wettelijke voorwaarden voldoen + als extraatje de vermelding  ‘factuur uitgereikt door afnemer’.

Wettelijke voorwaarden, daaronder valt de opvolgende nummerreeks. Daaraan wordt niet voldaan - zie hierboven. Het extraatje staat er ook vermeld. De vraag blijft: hoe kan ik deze self-billing facturen opnemen in mijn administratie? 

 

31 minuten geleden, Rik · zei:

Leuk. En door het niet formeel "niet akkoord" te gaan met die self-billing facturen en er zelf nog eens een factuur overheen te sturen, ben je verplicht de btw twee keer af te dragen. Dat kan leuk worden bij controle. Ondanks dat de self-billing factuur niet aan de eisen voldoet ben je wel voor de btw verantwoordelijk. Het zelf maken van een factuur doet daar niets aan af.

BTW is verlegd, maar inderdaad voor een eventuele factuur met BTW is dat wel een goed punt om rekening mee te houden. Ik zou de factuur dus in principe formeel moeten weigeren?  

[DJbouw]

3 minuten geleden, Ward van der Put zei:

Zie ook paragraaf 3.2.3, “Leverancier, afnemer of derde reikt de factuur uit”,

Dank voor de verwijzing. Wat echter speelt is de afhankelijheidssituatie van werk door het bedrijf dat de facturen opstelt. Zij hebben een machtspositie in deze en stellen ook gewoon dat ze het al jaren zo doen en dit niet gaan aanpassen voor de 200 zzp'ers die ze voorzien van deze facturen. Daarbij dat ze van de Belastingdienst geen opmerkingen hierover krijgen. 

 

A

[Rik ·]

12 minuten geleden, DJbouw zei:

Kvk en btw-nummer staan wel in de tekst opgenomen als zijnde van de debiteur. Verder is het briefpapier van het bedrijf. 

Voor verlegging klopt dat het btw-nummer van de afnemer/klant/debiteur in de tekst kan staan. Maar jouw btw-nummer en KvK nummer moet er opstaan als leverancier (alsook jouw adres). Als het op het briefpapier van de klant is, dan is dat natuurlijk helemaal onjuist.

 

12 minuten geleden, DJbouw zei:

Ik zou de factuur dus in principe formeel moeten weigeren?  

Ja, alleen zit je nu niet meer in de "redelijke termijn" daarvoor denk ik.

 

Moeilijk. Je kunt het er natuurlijk op gokken en de self-billing facturen gewoon inboeken maar het is niet volgens de regels.

 

22 juli 2020 aangepast door Rik ·

[Frank v C]

Ik ben geen fiscalist, maar als ik het zo zie dan valt het op zich mee.

 

Een factuur is een breed flexibel begrip (zie ook 3.2.4 factuur van de wet Omzetbelasting, administratieve-, facturerings- en andere verplichtingen).

De eisen zijn ook met name bedoeld om onnavolgbare geldstromen, facturen, witwassen en dergelijke te voorkomen. In art. 3.3.1 wordt ook specifiek de audit trail benoemd. De belastingdienst moet kunnen controleren, die controle moet redelijk eenvoudig mogelijk zijn - zo begrijp ik de tekst -.

 

Zonder de vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" voldoet de factuur formeel gezien niet aan artikel 35a lid 1 sub k van de Wet op de omzetbelasting 1968. Mogelijk dat een fiscalist hier duidelijkheid over kan scheppen, maar anders lijkt het mij logisch dat als maar uit het geheel blijkt dat de factuur is uitgereikt door de afnemer, deze letterlijke tekst op de factuur niet noodzakelijk is.

 

Op basis van de wetteksten zie ik geen reden waarom deze factuur niet op het briefpapier van de afnemer kan staan. Als de gegevens (btw-nummer van allebei) en het volledige naam en adres van allebei er maar op staat.

 

De niet of wel doorlopende nummering zou ik bij de afnemer laten. Voor de dienstverlener zal het nummer zeker niet doorlopend zijn. Het voordeel is nu juist dat de afnemer zelf "als service" de facturen verstuurd en dit waarschijnlijk op grote schaal doet. Misschien dat dit bedrijf wel iedere maand een nieuwe reeks van nummers hanteert.

 

Zelf zou ik deze facturen gewoon inboeken en zorgen dat het duidelijk traceerbaar is (eventueel brief/e-mail tevens bewaren en koppelen in administratie). Hiermee lijkt betoogbaar dat in ieder geval aan de geest voldaan is, maar het is niet juridisch sluitend.
Mocht je toch nog er achteraan willen gaan: misschien dat het bedrijf bewogen kan worden om aan de factuur toe te voegen "factuur uitgereikt door afnemer". Dit kunnen zij in het sjabloon eenvoudig aanpassen. Hiermee voldoen ze ook zelf meer aan de fiscale eisen.

Als dat tot niets lijdt, zal je moeten overwegen: stoppen met deze klussen, energie steken in het op andere gedachten brengen van je opdrachtgever (en waarschijnlijk geen werk meer krijgen), of het risico nemen dat de fiscus hier toch mee akkoord gaat (of niet).

 

 

[Cosara]

1 uur geleden, Rik · zei:

Als het op het briefpapier van de klant is, dan is dat natuurlijk helemaal onjuist.

Waarom zou dat onjuist zijn ?

Op de factuur staan immers de fiscale gegevens van de leverancier en de afnemer, de omschrijving van de leveringen of diensten, plus de tekst 'factuur uitgereikt door afnemer'.

De wet stelt geen regels over de vorm van een factuur, wel over de inhoud van de factuur.

 

[Rik ·]

7 minuten geleden, Cosara zei:

plus de tekst 'factuur uitgereikt door afnemer'.

Dat staat er dus juist niet op.

 

Verder zou je gelijk hebben als er heel duidelijk gemarkeerd "Leverancier:" met alle gegevens op zou staan. Met dus adres (geen postbus), btw nummer en KvK van die leverancier. Maar ook dat zal er niet op die manier op staan. En dan wordt het heel onduidelijk dat bij een factuur op het briefpapier van de klant (waar leverancier gegevens vaak vast bovenin staat), dat het gaat om een self-billing factuur. En verwarring is nu juist wat je wil vermijden.

 

(Ze zouden de factuur nog beter op blanco papier uit kunnen draaien en dan zou die nog duidelijk moeten zijn en alle gegevens bevatten)

 

 

22 juli 2020 aangepast door Rik ·

[Cosara]

2 minuten geleden, Rik · zei:

9 minuten geleden, Cosara zei:

plus de tekst 'factuur uitgereikt door afnemer'.

Dat staat er dus juist niet op.

Als dat er inderdaad niet opstaat dan heb je gelijk ... dat is essentieel.

 

3 minuten geleden, Rik · zei:

(Ze zouden de factuur nog beter op blanco papier uit kunnen draaien en dan zou die nog duidelijk moeten zijn en alle gegevens bevatten)

Beter of makkelijker ... zolang maar duidelijk gemaakt wordt wie leverancier en afnemer is en wie de factuur maakt.

Elke factuur moet sowieso alle wettelijke gegevens bevatten ... hoe en waar op het 'papier', maakt niet uit.

[Rik ·]

4 minuten geleden, Cosara zei:

Elke factuur moet sowieso alle wettelijke gegevens bevatten ... hoe en waar op het 'papier', maakt niet uit.

Precies. Maar dat moet dan wel zo duidelijk aangemerkt worden (op eigen briefpapier wordt dat nog wel eens onduidelijk).

 

Adres gegevens van de debiteur vast afgedrukt naast het logo zonder aanmerking dat dat de debiteurgegevens zijn, en leveranciergegevens in het adresvenster (waar normaal de debiteur gegevens staan) zonder aan te merken dat DAT de leverancier is, is dus niet juist.

 

[Cosara]

2 uur geleden, Rik · zei:

Adres gegevens van de debiteur vast afgedrukt naast het logo zonder aanmerking dat dat de debiteurgegevens zijn, en leveranciergegevens in het adresvenster (waar normaal de debiteur gegevens staan) zonder aan te merken dat DAT de leverancier is, is dus niet juist.

Met de vermelding 'factuur uitgereikt door afnemer' wordt direct duidelijk van wie het briefpapier is (als dat wordt gebruikt).

Aangezien deze gevleugelde woorden ontbreken in de self-billing facturen van TS, dan is DAT niet juist, maar dat is dan ook het enigste.

Een kwestie van afstemming tussen afnemer en leverancier ... en daarmee is het probleem opgelost.

 

22 juli 2020 aangepast door Cosara

[Roel J]

 

Quote

Daarbij opgemerkt dat ze het al jaren zo doen en ze tot heden geen opmerkingen hebben gekregen van de Belastingdienst. Dat kan kloppen - want ze zijn zelf niet verantwoordelijk voor deze facturen, dat ben ik zelf. 

 

Het stukje over factuur uitgereikt door aannemer is natuurlijk zo aan een lay-out toegevoegd. en dat excuus is de grootste dooddoener..

Volgens die logica kan ik jullie vertellen dat je in Amsterdam gratis kan parkeren, vorige maand een week lang gedaan en geen boete gehad terwijl het gewoon een betaald parkeren zone was dus je kunt gewoon gratis parkeren nooit problemen mee gehad..

 

Ik zou onder verwijzing naar de wet via de link(s) van Ward nogmaals het verzoek doen om de verplichte tekst wel toe te voegen aan de facturen. Dat is echt een kleine moeite.. Elk fatsoenlijk stuk factureringssoftware bied de mogelijkheid om wettelijk verplichte (BTW) teksten mee te laten printen bij het maken van bepaald type facturen of bij gebruik van bepaalde btw codes.

 

Zelf niet verstuurde facturen maken lost helemaal niets op en verhelpt het gebrek niet. Als de factuur niet voldoet moet jij hem weigeren en vervangen door je eigen factuur (en dus ook versturen aan de afnemer).

Praktisch gezien is jou  risico dat als zij teveel btw rekenen en dan moet je dat toch afdragen, als jij 21% diensten levert is we vrij weinig aan de hand. maar als ze te weinig btw rekenen dan kan jij wel te maken krijgen met naheffing en mogelijk boetes..

Als jij controle krijgt en dit probleem komt naar boven, dan krijgt de afnemer vanzelf een probleem want de kans is vrij groot dat hij dan ook een controle krijgt, juist omdat zij het proces uitvoeren voor enkele honderden zzp-ers..

 

 

 

[DJbouw]

Op 22-7-2020 om 12:23, Frank v C zei:

Zelf zou ik deze facturen gewoon inboeken en zorgen dat het duidelijk traceerbaar is (eventueel brief/e-mail tevens bewaren en koppelen in administratie). Hiermee lijkt betoogbaar dat in ieder geval aan de geest voldaan is, maar het is niet juridisch sluitend.

Het is inderdaad niet helemaal juist, maar ik ga jouw advies volgen. 

 

16 uur geleden, Roel J zei:

Zelf niet verstuurde facturen maken lost helemaal niets op en verhelpt het gebrek niet.

Nu zie ik dat dit inderdaad voor mij niet de oplossing is. 

 

16 uur geleden, Roel J zei:

Als jij controle krijgt en dit probleem komt naar boven, dan krijgt de afnemer vanzelf een probleem want de kans is vrij groot dat hij dan ook een controle krijgt, juist omdat zij het proces uitvoeren voor enkele honderden zzp-ers..

 

Hoop ergens ook wel een beetje dat de Belastingdienst dit controleert, maar ze doen het al jaren zo, dus de "pakkans" is laag. 

 

 

Cosara, Rik, Frans, Roel en Ward heel erg bedankt! Ik ben met jullie adviezen en informatie enorm geholpen.