Bewaarplicht/vernietigen stukken administratie klant

[ChantalBH]

Beste HL,

 

wij merken dat sommige klanten vrij laks zijn in het ophalen van hun administratie.  De meeste klanten werken tegenwoordig digitaal, maar er staan nog veel mappen van voorgaande jaren. In principe rekenen wij hier opslagkosten voor, klanten gaan hiermee akkoord wanneer ze onze ovk ondertekenen.  Echter zien wij dat dit niet genoeg motiveert om alle stukken op te halen en dat ze deze facturen vaak niet betalen. Inmiddels komen we kastruimte te kort, hoewel we eigenlijk willen inkrimpen. 
 

Hoe pakken jullie dit op? Kunnen we deze papieren items na diverse verzoeken tot ophalen vernietigen? 
 

Zijn wij verplicht om stukken te bewaren als men zijn deel van de ovk niet nakomt en de opslagkosten niet betaald?

 

Voor de duidelijkheid de bewaarplicht van 7 jaar zijn nog niet voorbij.  Het gaat om mappen/administraties uit 2018/2019 enzv. 
 

Hopelijk kunnen jullie hier advies over geven. 

[Joost Rietveld]

Dag Chantal

 

Waarom stuur je het niet gewoon op?

 

Groet

Joost

[Cosara]

7 uur geleden, ChantalBH zei:

Kunnen we deze papieren items na diverse verzoeken tot ophalen vernietigen? 

Alleen als de fiscale bewaarplicht is verstreken.

 

8 uur geleden, ChantalBH zei:

Zijn wij verplicht om stukken te bewaren als men zijn deel van de ovk niet nakomt en de opslagkosten niet betaald?

Ja … de fiscale bewaarplicht gaat op u over … ook als de klant niet (meer) betaald.

 

55 minuten geleden, Joost Rietveld zei:

Waarom stuur je het niet gewoon op?

Dan moet er wel een actueel woon- of werkadres brekend zijn … anders valt er niets op te sturen en blijft de bewaarplicht voor de resterende tijd bestaan.

Ik denk dat iedere boekhouder of administrateur wel een kast met (spook)dossiers heeft staan.

 

[Rik ·]

8 uur geleden, ChantalBH zei:

als men zijn deel van de ovk niet nakomt en de opslagkosten niet betaald?

Je hebt die bedragen dus ook op een factuur staan? Wat doe je daar dan mee als die niet betaald worden?

 

8 uur geleden, ChantalBH zei:

wij merken dat sommige klanten vrij laks zijn in het ophalen van hun administratie.

Gaat het hier om huidige klanten of ex-klanten. Als je nog werk voor ze doet lijkt het mij handig de boeken van voorgaande jaren mee te geven bij de volgende (balans-)bespreking. Als die niet fysiek plaatsvindt (wat ik raar zou vinden) kun je stellen dat ze de balans op kunnen komen halen i.p.v. dat jij deze digitaal naar hun stuurt.

 

[DaMedia]

Als je ook factureert voor het verzorgen van de administratie dan zou ik die prijs hoger maken en de opslagkosten daar bij in betrekken.

[Joost Rietveld]

1 uur geleden, Cosara zei:

Dan moet er wel een actueel woon- of werkadres brekend zijn

Het zijn bestaande klanten

[ChantalBH]

3 uur geleden, Joost Rietveld zei:

Dag Chantal

 

Waarom stuur je het niet gewoon op?

 

Groet

Joost

Omdat het veelal om oude klanten gaat die wij niet kunnen bereiken. Per mail of telefonisch. Sommige zijn al verhuisd, dus dat maakt het lastig

[ChantalBH]

2 uur geleden, Rik · zei:

Je hebt die bedragen dus ook op een factuur staan? Wat doe je daar dan mee als die niet betaald worden?

 

Gaat het hier om huidige klanten of ex-klanten. Als je nog werk voor ze doet lijkt het mij handig de boeken van voorgaande jaren mee te geven bij de volgende (balans-)bespreking. Als die niet fysiek plaatsvindt (wat ik raar zou vinden) kun je stellen dat ze de balans op kunnen komen halen i.p.v. dat jij deze digitaal naar hun stuurt.

 

Ja dat doen we ook bij huidige klanten. Het zijn veelal de oude klanten die een probleem opleveren. 
 

volgens cosara blijft de bewaarplicht bestaan (ook voor papieren dossiers) op het moment dat ze niet reageren op onze e-mails.  Erg lastig dit. 

[ChantalBH]

2 uur geleden, Cosara zei:

Alleen als de fiscale bewaarplicht is verstreken.

 

Ja … de fiscale bewaarplicht gaat op u over … ook als de klant niet (meer) betaald.

 

Dan moet er wel een actueel woon- of werkadres brekend zijn … anders valt er niets op te sturen en blijft de bewaarplicht voor de resterende tijd bestaan.

Ik denk dat iedere boekhouder of administrateur wel een kast met (spook)dossiers heeft staan.

 

Wij waren in de veronderstelling dat de bewaarplicht altijd bij de klant bleef. Vooral voor de oudere documenten. Wij hebben onze werkzaamheden namelijk afgerond.  Is dit gewijzigd met nieuwe Privacywetgeving? 

[Rik ·]

Ik was eigenlijk ook in de veronderstelling dat de bewaarplicht bij de ondernemer zelf ligt (maar ik zou het mis kunnen hebben).

 

Maar je zegt zelf dat je er een bedrag voor rekent om het op te slaan. Dan ligt, volgens de dienst die jij levert, er ook een gedeelde verantwoordelijkheid bij jou zelf.

 

Waarom heb je voor eigen opslag van de administraties gekozen? Beter was het om de boeken gewoon direct terug te geven. En na 7 jaar ook de verslagen van de boekingen (1 kleine folder) die gedaan zijn, die je volgens mij wel zelf moet bewaren, alsnog aan de klant leveren (of vernietigen).

 

Wat je nu zou kunnen doen... is zelf in de auto stappen en eens bij die oud-klanten op bezoek gaan. Dan kun je gelijk met ze bespreken of ze tevreden zijn over de nieuwe accountant (want je zegt dat het om oud-klanten gaat), en als ze geen tijd hebben kun je wel gelijk de administratie even afgeven (e.v. met afspraak dat je de openstaande factuur voor opslag zal crediteren). Dit uiteraard alleen als de bewaarplicht niet toch bij jullie zou liggen.

 

 

[Joost Rietveld]

1 uur geleden, ChantalBH zei:

Omdat het veelal om oude klanten gaat die wij niet kunnen bereiken. Per mail of telefonisch. Sommige zijn al verhuisd, dus dat maakt het lastig

Ah zo. Ik dacht even dat het om huidige klanten ging.

Maar dan nog, via de kvk en bijvoorbeeld Drimble moet toch te vinden zijn waar ze nu gevestigd zijn.

[Cosara]

2 uur geleden, ChantalBH zei:

Is dit gewijzigd met nieuwe Privacywetgeving? 

Nee ... de fiscale bewaarplicht blijft bestaan.

 

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) schrijft geen concrete bewaartermijnen voor. Het uitgangspunt is dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk. Wat noodzakelijk is hangt af van de situatie.

 

Die noodzakelijkheid wordt bepaald door de fiscale bewaarplicht.

 

zie ook: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens/bewaren-van-persoonsgegevens

[Cosara]

1 uur geleden, Rik · zei:

Ik was eigenlijk ook in de veronderstelling dat de bewaarplicht bij de ondernemer zelf ligt (maar ik zou het mis kunnen hebben).

Aangezien ook bij ons de spookdossiers zich opstapelen, heb ik meerdere keren bij de (hogere) Belastingdienst gevraagd wat te doen met deze dossiers ... en iedere keer was het antwoord dezelfde ... u moet de aan u toevertrouwde dossiers bewaren tot de fiscale bewaartermijn is verstreken.

[Rik ·]

1 uur geleden, Cosara zei:

Aangezien ook bij ons de spookdossiers zich opstapelen, heb ik meerdere keren bij de (hogere) Belastingdienst gevraagd wat te doen met deze dossiers ... en iedere keer was het antwoord dezelfde ... u moet de aan u toevertrouwde dossiers bewaren tot de fiscale bewaartermijn is verstreken.

Ok, dat lijkt mij dan inderdaad wel duidelijk. Helemaal als je dit gefactureerd hebt want dan is het zelfs een dienst. (We hebben alleen geen duidelijkheid of dit ieder jaar gefactureerd wordt of dat het een eenmalig bedrag was.)

 

Maar je mag ze dus wel verantwoord terug overdragen aan de klant/eigenaar. Dit lijkt mij zelfs, met het oogpunt op die privacy, een wenselijk punt. Want je hebt op dat moment gegevens in bezit van derden (je bent tenslotte derden-verwerker). Facturen/klantgegevens etc. waar je na verweking in de boekhouding zelf helemaal niets meer mee te maken hebt. En je dient die gegevens zo snel mogelijk terug over te dragen of te vernietigen (dat laatste mag echter niet gezien de bewaarplicht). (Die gegevens zijn niet voor je eigen administratie nodig, nét zo min als dat een adressenbestand niet van belang is voor een postverwerker na verzenden van een mailing.)

 

 

[Cosara]

1 uur geleden, Rik · zei:

Maar je mag ze dus wel verantwoord terug overdragen aan de klant/eigenaar. Dit lijkt mij zelfs, met het oogpunt op die privacy, een wenselijk punt. Want je hebt op dat moment gegevens in bezit van derden (je bent tenslotte derden-verwerker).

Inderdaad, wel wenselijk, want zolang je de administratie in bezit hebt blijf je daar verantwoordelijk voor. Voor het terugsturen van de administratie moet de klant wel traceerbaar zijn.

Aan dat terugsturen kleven echter ook de nodige haken en ogen ... er verdwijnen met enige regelmaat nogal wat postpakketjes. Persoonlijk komen ophalen door de klant of persoonlijk bezorgen door jezelf met handtekening voor overdracht/ontvangst is wenselijk.

 

1 uur geleden, Rik · zei:

Facturen/klantgegevens etc. waar je na verwerking in de boekhouding zelf helemaal niets meer mee te maken hebt. En je dient die gegevens zo snel mogelijk terug over te dragen of te vernietigen (dat laatste mag echter niet gezien de bewaarplicht).

Klopt ... alle gegevens die voor de Belastingdienst belangrijk zijn moet je in de administratie bewaren. zie ook: Welke gegevens moet u bewaren?

 

1 uur geleden, Rik · zei:

(Die gegevens zijn niet voor je eigen administratie nodig, nét zo min als dat een adressenbestand niet van belang is voor een postverwerker na verzenden van een mailing.)

Niet voor jezelf, maar wel voor de Belastingdienst.

15 november 2022 aangepast door Cosara

[insparcom]

Niet om het ingewikkelder te maken. maar bij wie komt de belastingdienst als ze bonnetjes willen zien? Bij de belastin gplichtige toch neem ik aan? En hoe beijst de belastingplichtige dat de bonnen (nog) bij de boekhouder liggen? 

[Ward van der Put]

De bewaarplicht ligt bij de belastingplichtige, niet bij de boekhouder. De boekhouder heeft echter een zekere mate* van zorgplicht: de boekhouder behoort beroepshalve te weten dat een cliënt niet langer aan de fiscale bewaarplicht kan voldoen als hij originele stukken vernietigt.

 

* De boekhouder is zeker schadeplichtig, maar je kunt discussiëren over de hoogte van de schadevergoeding.

[Cosara]

2 uur geleden, insparcom zei:

En hoe beijst de belastingplichtige dat de bonnen (nog) bij de boekhouder liggen? 

Doorgaans zijn er twee documenten beschikbaar …

1: opdrachtbevestiging door de boekhouder.

2. beëindiging van de opdracht en overdracht van de administratie.

 

De boekhouder kan met punt 2 bewijzen dat de “bonnen” niet meer bij hem (of haar) haar liggen.