Klant betaalt factuur tweemaal

[Jan25]

Vaak hoor ik van bedrijven dat hun klanten niet betalen en zelf heb ik dat helaas ook een aantal keer meegemaakt. Nu heb ik echter het omgekeerde. Een klant betaald dezelfde factuur tweemal. Hoe kan ik dit inboeken zodat ik geen problemen krijg met de belastingdienst?

 

[titel aangepast - mod]

[Hans van den Bergh]

Heeft de klant geen recht op teruggaaf van het teveel betaalde? In dat geval is er fiscaal niets bijzonders te boeken. Of snap ik het niet goed?

 

Groet,

Hans

[Jan25]

Heeft de klant geen recht op teruggaaf van het teveel betaalde? In dat geval is er fiscaal niets bijzonders te boeken. Of snap ik het niet goed?

 

Groet,

Hans

 

Klant heeft recht op teruggave, hij heeft de factuur tweemal betaald. 1x te veel.

[Hans van den Bergh]

Dan gewoon terugbetalen en niet inboeken, hooguit even een aantekening in je bankafschrift maken, dat het één tegen het ander wegvalt. Groet, Hans

[Jan25]

Bedankt Hans

[Hans v N]

Dat is nog eens een creatieve oplossing. ;D

[Edjuh]

Ik zou ook de klant even bellen of desnoods een e-mail sturen dat je teveel hebt ontvangen en dat je het geld terug boekt.

 

Zorg dat jij de fout als eerste meldt, dit komt ten goede van jouw bedrijfsnaam ;D

[Jan25]

@Edjuh,

 

Bedankt voor je reactie. Dat was het eerste wat ik deed. Inmiddels is het bedrag teruggeboekt. Mijn topic was voornamenlijk gericht op de belastingtechnische gedeelte. Ik dacht eerst dat ik een kreditfacuur moest sturen.

 

 

[smart4u]

Wanneer een klant zijn factuur betaald, zul je deze betaling netjes registeren in de financiele administratie en de openstaande post afboeken.

 

Wanneer een klant deze factuur nogmaals betaald, zul je deze post ook moeten registreren in de financiele administratie. Plaats deze post dan op een tussenrekening met een duidelijke omschrijving. Wanneer je deze post niet registreert, zal bij een eventuele controle (als dit al wordt ontdekt) de vraag gaan ontstaan wat er nog meer niet is geregistreerd.

 

Bij de terugbetaling van de post boek je deze weer op dezelfde tussenrekening met dezelfde omschrijving. Het saldo van deze rekening zal hierdoor weer nihil bedragen, of er moeten nog meer bedragen worden teruggestort. Het opstellen van een factuur of iets dergelijks is niet nodig.

 

Wanneer je voornemens bent om dit bedrag niet uit jezelf terug te storten (die ondernemers zijn er ook), dan is het raadzaam om deze post zo'n vijf jaren op deze tussenrekening te laten staan. Pas na deze termijn boek je het dan over naar de winst- en verliesrekening. Doe je het binnen deze 5 jaarstermijn, dan moet je ook nog BTW afdragen over dit bedrag. Ook bij deze boeking hoef je geen factuur of iets dergelijks op te stellen.

 

Succes met boekhouden!

[ecofin]

Wanneer een klant zijn factuur betaald, zul je deze betaling netjes registeren in de financiele administratie en de openstaande post afboeken.

 

Correct; hier zal wel de debiteurenadministratie bedoeld zijn.

 

Wanneer een klant deze factuur nogmaals betaald, zul je deze post ook moeten registreren in de financiele administratie. Plaats deze post dan op een tussenrekening....

 

Waarom dan ook in deze situatie niet in de debiteurenadministratie. De rekening loopt dan "rood". De post is altijd zeer eenvoudig terug te vinden (ook na jaren) en het is de vraag of dit bij een boeking op een tussenrekening ook zo eenvoudig is, zeker als deze tussenrekening ook nog voor geheel andere zaken wordt gebruikt.

[smart4u]

In reactie op ECOFIN:

 

Het ging mij er voornamelijk om dat de regel van het dagafschrift in de financiele administratie geboekt wordt. Vele administraties kennen een subadministratie debiteuren, maar sommigen ook niet. Vandaar dat ik het iets algemener heb gesteld, maar als de administratie een subadministratie debiteuren kent, is het nog inzichtelijk om het hierop te boeken.

 

Het valt mij op dat er steeds meer boekhoudpakketten zijn, waarij het lastig wordt om een dubbele betaling op te boeken. Wanner de post eenmaal is voldaan moet je aardig je best doen om deze nogmaals te registreren op dezelfde post. Daarom maar weer een algemenere oplossing geboden door de tussenrekening te gaan gebruiken.

 

Per saldo maakt het niet uit; als het maar te volgen is voor derden wat je doet! Daarnaast geniet het mijn voorkeur om voor dit soort posten altijd een aparte tussenrekening aan te maken, want anders raak je al snel het overzicht kwijt.

 

Succes met administreren!

[Jan25]

Wanneer een klant zijn factuur betaald, zul je deze betaling netjes registeren in de financiele administratie en de openstaande post afboeken.

 

Wanneer een klant deze factuur nogmaals betaald, zul je deze post ook moeten registreren in de financiele administratie. Plaats deze post dan op een tussenrekening met een duidelijke omschrijving. Wanneer je deze post niet registreert, zal bij een eventuele controle (als dit al wordt ontdekt) de vraag gaan ontstaan wat er nog meer niet is geregistreerd.

 

Bij de terugbetaling van de post boek je deze weer op dezelfde tussenrekening met dezelfde omschrijving. Het saldo van deze rekening zal hierdoor weer nihil bedragen, of er moeten nog meer bedragen worden teruggestort. Het opstellen van een factuur of iets dergelijks is niet nodig.

 

Wanneer je voornemens bent om dit bedrag niet uit jezelf terug te storten (die ondernemers zijn er ook), dan is het raadzaam om deze post zo'n vijf jaren op deze tussenrekening te laten staan. Pas na deze termijn boek je het dan over naar de winst- en verliesrekening. Doe je het binnen deze 5 jaarstermijn, dan moet je ook nog BTW afdragen over dit bedrag. Ook bij deze boeking hoef je geen factuur of iets dergelijks op te stellen.

 

Succes met boekhouden!

 

Bedankt! Dit is exact wat ik zocht.

[ecofin]

Het valt mij op dat er steeds meer boekhoudpakketten zijn, waarij het lastig wordt om een dubbele betaling op te boeken. Wanner de post eenmaal is voldaan moet je aardig je best doen om deze nogmaals te registreren op dezelfde post.

 

En dus, per definitie, geen goed pakket!

 

Daarom maar weer een algemenere oplossing geboden door de tussenrekening te gaan gebruiken.

 

Accoord. Gegeven de omstandigheden.

 

Mijn opmerking was danook alleen maar een aanvulling op een op zich goed antwoord. ;)

[chielsen]

Ik blaas even nieuw leven in, maar ik heb dit dus nu ook. Heb al contact opgenomen met de klant dat ie het bedrag terug kan krijgen. Ik vraag me alleen nog wel af, is het normaal om administratiekosten te rekenen? Zoals gezegd moet ik weer allerlei boekingen verrichten, plus nog het contact opnemen ed.

Als het een vaste klant was dan zou ik niks doen, maar dat is in dit geval niet zo.

 

Ik maak dus nu kosten door zijn fout. Terugstorten is geen probleem (zelf had hij het ook niet door), maar dat het mij geld kost is ook niet helemaal de bedoeling. Dus wat doen jullie?

[miep]

Heb je uitgerekend hoeveel geld het je daadwerkelijk kost om de terugbetaling te verrichten? M.i. centenwerk. Het heeft je meer tijd gekost om dit bericht hier te plaatsen.

 

Terugstorten en geen administratiekosten rekenen is mijn advies. ([cynische modus aan}tenzij je wilt dat je klant géén vaste klant wordt...dan administratiekosten rekenen [cynische modus uit])

 

 

[Marnix Wansink]

Het lijkt mij ook dat een goede relatie met je klant in dit soort gevallen eigenlijk altijd meer weegt dan de mogelijkheid een paar euro's te kunnen rekenen voor administratiekosten. Dit is juist een erg makkelijke en goedkope manier om te laten zien dat je op een open een eerlijke manier zaken doet met je klanten door meteen terug te storten en dit even aan te geven met een belletje of mailtje.

[RiVe]

Het lijkt mij ook dat een goede relatie met je klant in dit soort gevallen eigenlijk altijd meer weegt dan de mogelijkheid een paar euro's te kunnen rekenen voor administratiekosten. Dit is juist een erg makkelijke en goedkope manier om te laten zien dat je op een open een eerlijke manier zaken doet met je klanten door meteen terug te storten en dit even aan te geven met een belletje of mailtje.

 

Ja, natuurlijk, ik heb zoiets vorig jaar gehad met een VvE, factuur dubbel betaald, ik heb het per mail gemeld aan de opdrachtgever.

Paar dagen later belt heel zenuwachtig de penningmeesteres met de boodschap dat het dubbel betaald was. Ik kon haar zo gerust stellen met de mededeling dat het geld teruggestort zou worden.

En dit jaar, zo weer een aantal opdrachten van dezelfde VvE, geen offerte-aanvragen o.i.d., meteen opdracht tot levering van goederen en diensten.

 

[chielsen]

Heb je uitgerekend hoeveel geld het je daadwerkelijk kost om de terugbetaling te verrichten? M.i. centenwerk. Het heeft je meer tijd gekost om dit bericht hier te plaatsen.

 

Terugstorten en geen administratiekosten rekenen is mijn advies. ([cynische modus aan}tenzij je wilt dat je klant géén vaste klant wordt...dan administratiekosten rekenen [cynische modus uit])

 

 

 

Nou zoals ik al zei is de kans nu ook al 0.1% dat het een vaste klant wordt, want hij had juist net de dienst opgezegd. De kosten raam ik op 10 euro. De tijd dat ik hier zit is misschien wel meer waard, maar dat doe ik ook niet voor het geld, maar om te leren.

Ik ken bedrijven die voor lullerige zaken geld vragen.

 

Wat ik nog vergat te melden is dat er nog wel een andere factuur open stond, maar hij dus de verkeerde (grotere) had voldaan. Die andere factuur stond al een jaar open. Daar heb ik dus ook al rente en aanmaningskosten aan gehad (nog geen incassobureau). Komt er dus op neer dat ik dus eigenlijk wel zat te denken om kosten te rekenen, maar ik vraag me af of dat totaal not done is, of dat ik alleen de extra credits laat liggen.

[Frans Sijtsma]

Wat ik nog vergat te melden is dat er nog wel een andere factuur open stond, maar hij dus de verkeerde (grotere) had voldaan. Die andere factuur stond al een jaar open.

 

Bel hem in dat geval gewoon ff op en vraag hem of hij zich vergist heeft in de factuur.

 

Melden dat factuur A nog open staat en factuur B betaald is en of je het verschil terug moet boeken

 

Frans

[miep]

Wat ik nog vergat te melden is dat er nog wel een andere factuur open stond, maar hij dus de verkeerde (grotere) had voldaan. Die andere factuur stond al een jaar open. Daar heb ik dus ook al rente en aanmaningskosten aan gehad (nog geen incassobureau). Komt er dus op neer dat ik dus eigenlijk wel zat te denken om kosten te rekenen, maar ik vraag me af of dat totaal not done is, of dat ik alleen de extra credits laat liggen.

 

Dat is natuurlijk best een belangrijk detail, als er nog een factuur open staat van een jaar oud.

 

Ik bedoelde ook niet te zeggen dat je hier je tijd zit te verdoen trouwens, maar gebaseerd op de (incomplete) informatie die je in eerste instantie gegeven hebt vind ik het 'not done' om administratiekosten te rekenen.

 

Gebaseerd op de aanvullende informatie sluit ik me aan bij Frans, bel je klant en probeer een en ander zo op te helderen en op een nette manier op te lossen. Leg uit dat je het nu ontvangen bedrag gaat gebruiken om de nog openstaande factuur mee te verrekenen.

 

Ik ken bedrijven die voor lullerige zaken geld vragen

Er zijn'veel bedrijven die voor 'lulligere zaken' geld vragen misschien, maar dat is nog geen reden om dat dan ook maar te doen. Probeer je klantvriendelijkheid hoog in het vaandel te houden en baseer je niet op (lullige) acties van andere bedrijven om dan ook maar 'lullig' te doen tegen je eigen klanten.

Los daarvan vraag ik me af waarom je, als je er zo op gebrand bent om 'extra' geld te vragen voor administratie- en incassokosten, die factuur die een jaar open staat niet eerder uit handen hebt gegeven om het bedrag te incasseren.

[Gast Verwijderd account]

Zelfs als een klant niet tevreden is ga ik ver in service. Ook al wordt het geen vaste klant, biedt top service!

 

Wat als hij op een verjaardag of Hl meeting komt en iemand zoekt een bedrijf zoals jij hebt. Denk je dat hij je naam noemt? Hij zal je meer schade dan die tien euro kunnen aandoen..

 

Dat je er al überhaupt over denkt er tien euro voor te rekenen...

 

Danny

[chielsen]

Danny, ik zei alleen dat de ik de kosten inschat op 10 euro (wat een antwoord op de vraag van miep was).

 

Maar goed, ik laat het er wel bij zitten. Slechte indrukken achterlaten doe ik idd liever niet. Het was meer het idee van een soort van payback vanwege het veel te late betalen.

 

Zelf heb ik een keer gehad dat een advocaat voor elk wissewasje veel te veel geld vroeg. Zo werd er 45 euro gerekend als ze mij probeerde te bellen en mijn voicemail kreeg (in totaal dus ong 90 seconden aan kwijt geweest, en 0 toegevoegde waarde). Dit gebeurde meerdere malen. Toen ik het gehad had, mailde ik terug dat ik de dienstverlening wilde stopzetten. Voor het lezen (en beantwoorden) van deze mail werd rustig nog eens 45 euro gerekend. Dus ja, die mensen zou ik ook nooit meer aanraden en zelfs afraden als men mij er naar vraagt.