[Centraal MS Excel-topic] Gebruik geavanceerde mogelijkheden Excel

[Progression]

Beste allemaal,

 

In mijn huidige functie op een planning & control afdeling in een middelgrote onderneming werd in het verleden nauwelijks gebruik gemaakt van de mogelijkheden van Excel.

 

Managementinformatie werd voornamelijk uit verschillende bronsystemen (o.a. financieel, productie en personeel) gehaald en 'even vlug' in Excel geplakt. Deze informatie was dan ook niet echt overzichtelijk en volledig.

 

Geld was hier de voornaamste reden voor, er was geen budget voor de bekende management informatie systemen...

 

De afgelopen tijd heb ik met Excel compleet nieuwe rapportages opgesteld welke de informatie automatisch rechtstreeks uit de verschillende bronsystemen haalt en naar wens van de betreffende manager weergeeft. De rapportages zijn, mede door de flexibiliteit en nihile kosten, met gejuich ontvangen.

 

De verschillende rapportages worden opgesteld met behulp van Visual Basic for Applications (VBA), de 'programmeertaal' achter Excel, Word, Acces, etc.

 

Nu is mijn vraag, in welke mate worden deze mogelijkheden door (startende) ondernemers toegepast? Excel biedt immers dezelfde mogelijkheden als verschillende pakketten (klantbeheer, debiteuren beheer, etc etc) tegen een fractie van de kosten en een grote mate van flexibiliteit.

 

Ik zit er aan te denken om mijn diensten (freelance, danwel in ondernemingsvorm) te gaan aanbieden. Vandaar bovenstaande vraag. Deze post is overigens niet bedoeld om klanten te werven, maar om de vraag in te schatten.

 

 

 

 

 

 

[Enigmo]

Beste,

 

Ik denk dat je gelijk hebt. Ik merk tijdens mijn loopbaan ook dat ondanks dat er vele dure systemen zijn aangeschaft en "lopen", er toch steeds weer wordt teruggegrepen op het oude vertrouwde Excel.

 

Let wel, zelfs de consultants van zulke ERP systemen, maken veelal even een "uitje" via Excel.

 

Ik kan je vraag met volmondig JA beantwoorden en ik denk ook zeker dat er markt voor is. Zelf ben ik wel redelijk thuis in Excel, mag ik wel zeggen, al gaat voor mij het programmeren ook nogal ver. Maar ik heb er ook al aan gedacht om iets in die richting te gaan aanbieden. Wellicht is het een idee om hier toch dieper op in te gaan en enkele basistoepassingen aan te bieden, ik denk dan aan:

 

- Kleine boekhoudingen

- Mailings: combi tussen Excel en Word

- Labels printen obv Excel

- Een compleet jaarbudget, dus met financiering, cashplanning, P&L, balance sheet

 

Belangrijkste aspecten hierbij zijn mijns inziens prijs (tov pakketten) en gebruikersvriendelijkheid, het moet immers geen "draak" van een Excelsheet of toepassing worden. Maar dat is goed op te vangen door wat knoppen etc. in te bouwen.

 

Laat maar weten of je er iets mee gaat doen :)

[sigme]

Zowel kwaliteitszorg als de financiële afdeling van een zeer grote multinational waar ik werkte deden praktisch alles in Excel. Voor een belangrijk deel met behulp van door amateurs in elkaar geknutselde VBA.

 

Bijbehorend nadeel was het gebrek aan documentatie en mogelijkheden tot onderhoud & overdracht.

 

Ik zou dan ook aanraden dát proberen op te vangen voor klanten. Niet alleen bouwen, maar ook voorzien van deugdelijke documentatie. En/of aanpassing/onderhoud erbij aanbieden.

[Enigmo]

Klopt helemaal! Want zelfs bij de zogenaamde professionele pakketten is documentatie een schaars goed en je bent heel erg afhankelijk van die mensen, immers zij verdienen hun brood hoofdzakelijk met "uurtje-factuurtje" voor de consultancy.

 

Heldere opbouw van de "applicaties" samen met goede documentatie is een pré in deze markt.

[msteer]

Alhoewel ik met best wel geavanceerde systemen werk, maak ik nog steeds veel tools in Excel op verzoek van klanten. Dat is vaak de eerste stap in een groter traject. En niet alleen bij startende ondernemers maar ook bij grote klanten van naam.

 

Eén van de mogelijkheden die vrij vaak gebruik is de Excel draaitabel (pivot-table), die ook kan worden gebruikt op externe databases. Je hebt dan een snelle mogelijkheid om data te "slice&dice"-en in een voor de gebruiker vertrouwde omgeving. Ook VBA gebruik ik veel, met name om complexere formules of rekenmodellen te programmeren.

[Erik!]

Ik kreeg afgelopen week dit linkje doorgestuurd: http://www.pcconsultant.nl/software/financeel/index.html

 

Dit is voor Acces, maar over zoiets wordt nu toch gesproken? Ik denk dat er zeer zeker markt voor is, zeker met een crm-achtig basis.

[BE WANNE]

Beste allemaal,

 

Geld was hier de voornaamste reden voor, er was geen budget voor de bekende management informatie systemen...

 

Ik zit er aan te denken om mijn diensten (freelance, danwel in ondernemingsvorm) te gaan aanbieden. Vandaar bovenstaande vraag. Deze post is overigens niet bedoeld om klanten te werven, maar om de vraag in te schatten.

 

 

Lees nu eens bovenstaand. "Geld was hier de voornaamste reden voor, er was geen budget voor de bekende management informatie systemen..."

 

En ga je er vanuit dat de bedrijven wel geld willen steken om iemand in te huren om dit via excel te gaan doen? Begrijp mij niet verkeerd ik ben zeker van mening dat er te weinig gebruik word gemaakt van de functionaliteit van office, maar 90% van de bedrijven gaat daar ook geen geld in steken om die kennis op te doen.

[frans74]

Heb voor onze calculaties in Excel icm VBA een calculatieprogramma geschreven dat foutloos werkt (mits de gebruiker ook foutloos werkt).

 

Daarnaast doen we onze complete order- en relatieadministratie in Acces icm VBA. We zijn flexibel, completer en daardoor efficienter dan een, met alle respect, standaardpakket.

 

Ik denk zeker dat er een markt voor is, mits je maatgesneden applicaties maakt. Daardoor lopen de kosten weliswaar op, maar het maatwerk moet in dat geval je kracht zijn.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Daardoor lopen de kosten weliswaar op, maar het maatwerk moet in dat geval je kracht zijn.

 

Dat is denk ik de crux. Veel mensen die zelf van alles in Excel of Access in elkaar zetten realiseren zich niet wat dat eigenlijk kost.

 

Vermenigvuldig het aantal uren dat je daar mee bezig bent geweest eens met een tarief van bijvoorbeeld 100 euro per uur en kijk een wat dat 'gratis' pakket je tot nu toe heeft gekost.

 

En voor dat geld heb je niet eens onderhoud...

[msteer]

Bij grote bedrijven kan je niet zomaar een pakketje software installeren, maar Excel is immer beschikbaar en gewillig. Met Excel ben je ook niet afhankelijk van een ICT afdeling die soms andere prioriteiten stelt dan waar de business op korte termijn behoefte aan heeft. Technisch ben ik geen voorstander van Excel, maar ik zie wel de voordelen die het biedt boven sommige alternatieven.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Die het kan hebben, zou ik zeggen. Qua kosten ben je soms duurder uit dan met externe custom software, en je bedrijfskritische gegevens er in op te slaan brengt toch een zeker risico met zich mee. Stel bijvoorbeeld dat er toch ergens een klein maar gemeen foutje in zit - je kijkt dan naar verkeerde informatie en kunt niemand aansprakelijk stellen.

 

Ik heb zelf mijn adminisrtatie ook in Excel staan, en weet uit ervaring hoe gemakkelijk het is tijdenlang een miniscuul foutje over het hoofd te zien...

[Henri Kroeze]

Jaren terug, toen ik 'de stap' nog niet durfde te nemen (ondernemer worden dus) heb ik ook met dit idee gespeeld.

Maar dan voor Word. Ik kreeg veel documenten onder ogen en uit nieuwsgierigheid bekeek ik altijd de opmaak en andere technische details van de documenten. Heel vaak is dit om te huilen, zo slecht.

Dus mijn idee voor een nieuw bedrijf: andere bedrijven helpen om hun standaard documenten op te maken en van hun eigen huisstijl te voorzien. En gebruikers een hele korte opleiding geven zodat hun Office documenten geen draken worden.

 

Een ander onderdeel dat zeker rendabel kan zijn: Een tool maken waarmee je al die 'eigenbouw' applicaties in o.a. Excel en Acces kunt documenteren.

Ik heb ooit een prototype gebouwd van een documentatie systeem voor Cognos Impromptu rapporten en daar is later een officeel pakket van gemaakt. (IRM)

Zeer handig en ik had toendertijd veel succes bij klanten als ik met één druk op de knop al hun rapportages documenteerde.

En je wil niet weten welke ellende ik daarme heb opgespoord bij instanties waar je dat niet zou verwachten...

 

Leuke business. Maar ik vind modelauto's toch leuker.

[Anoniem200]

Hallo allemaal,

 

Ik ben het er helemaal mee eens dat Excel prima mogelijkheden biedt voor rapportages en zeker voor kleinere bedrijven. Toch zie ik in de praktijk vaak prospects (later klanten ;)) die Excel voor planning/roostering inzetten en in de knoop komen:

* projectplanning werkbladen die gekopieerd worden voor elk nieuw project, waardoor het overzicht helemaal verdwijnt, vooral bij overlappende projecten.

* herhalende reserveringen die per stuk gewijzigd moeten worden

* geen automatische signalering van bepaalde afwijkingen

* etc.

Er is dus een breekpunt voor deze specifieke toepassing in Excel. Voor rapportages en berekeningen blijft het zeker een goed stuk gereedschap.

 

Guido Vrijdag

Ouverture Business Solutions

[Progression]

Allereerst bedankt voor jullie reacties!

 

Over het algemeen komen er vanuit de praktijk (jullie) positieve geluiden over de mogelijke vraag hiernaar. Meerdere reacties geven het belang van documentatie aan, dit ga ik zeker meenemen.

 

Dit is voor mij het laatste 'trapje' wat ik nodig had om hier serieus werk van te maken. Nu dus zaak om e.e.a. op papier te zetten en te gaan kijken naar een eerste opdracht.

 

 

@jef

Bedankt voor de (noodzakelijke) sceptische blik. Het zal blijken hoe dit in de praktijk uitpakt.

 

@CoenV78

Wellicht kunnen we in de toekomst wat voor elkaar betekenen, zodra ik wat verder ben laat ik dit weten.

 

 

 

 

[Pukje Piet]

Kijk ook eens naar de Microsoft Excel Facturerings oplossing, mooi voorbeeldje vind ik. Heb hier al meerdere kleine startende ondernemers blij mee gemaakt.

[Progression]

Kijk ook eens naar de Microsoft Excel Facturerings oplossing, mooi voorbeeldje vind ik. Heb hier al meerdere kleine startende ondernemers blij mee gemaakt.

 

Een mooi initiatief inderdaad. Wellicht is het een goed idee om vergelijkbare eenvoudige oplossingen gratis aan te bieden voor kleine ondernemers.

 

Welke oplossing in Excel kan een kleine ondernemer goed gebruiken (naast bovenstaand voorbeeld)?

[msteer]

Ik zie dat er in die facturering een klantenbestand wordt opgebouwd. Zou mooi zijn als je daar selecties in kunt maken voor mailings: adresetiketten en brieven samenvoegen. Scheelt een hoop werk en levert hopelijk meer omzet op. Ook handig voor de jaarlijkse kerstkaarten.

[Sander]

kijk op: www.excelspecialist.nl

Heb bij mijn vorige werkgever veel contact mee gehad. Toen wist ik niet dat je zoveel met excel kon doen.

 

Groet

[ironny]

Wanneer je zelf een beetje verstand hebt van excel kan ik voor vragen het forum van www.worksheet.nl aanbevelen. Als daar je vragen niet meer beantwoord kunnen worden, kan niemand het.

 

 

 

[Progression]

@ msteer

Bedankt voor deze input!

 

@ Tjande

Dit is een toekomstige concurrent, met deze website was ik bekend. Je reactie bevestigd mijn gedachte dat veel organisaties de mogelijkheden van Excel onbenut laten, terwijl dit zeker financieel gezien voordelen op kan leveren.

 

@ ironny

Bedankt voor je reactie, maar graag even het topic lezen...

 

Wat me opvalt is dat de presentatie op internet van diverse ondernemingen op dit gebied matig tot slecht is. Dit zegt natuurlijk niks over de kwaliteit van hun diensten, welke wel in orde zal zijn.

 

Een gelikte website en gratis downloads lijken goede punten om mezelf te onderscheiden van de concurrentie.

 

Wellicht kan ik basis van jullie input (dus wat hebben jullie nodig?) wat gratis oplossingen als download op Higherlevel plaatsen?

 

 

 

[Arno Bouwens]

Beste,

 

Idd kan met VBA en Excel/Access heel veel moois gemaakt worden voor weinig geld.

Als (oud) IT-er is mijn ervaring wel dat je terughoudend moet zijn met het verdere gebruik/ontwikkeling van deze rapportages. Veel managers gaan complete systemen maken vanuit de rapportages. Nadeel is dat dit proces niet beheert wordt vanuit de basissoftware. Zodra daar een update komt kan men opnieuw beginnen in het slechtste geval.

Daarnaast wordt dit 'handwerk' slecht gedocumenteerd waardoor zelfs de maker van de producten na 2 of 3 jaar niet meer weet hoe het precies in elkaar zit, laat staan zijn/haar collega's.

 

Kortom, vanuit de administratie en voorraadsystemen een rapportagetool opzetten is prima. En ik moedig je vooral aan om dit door te zetten.

Maar zou daarbij aan je klanten het inzicht meegeven dat ze vanuit die rapportages niet verder gaan bouwen.

 

[nikos15052]

Hallo mensen,

 

Ik ben voor mezelf een financiële administratie aan het opzetten. Gewoon lekker Simpel met excel .

 

Nu ben ik redelijk thuis in excel, maar ik ben benieuwd of iemand weet hoe ik de volgende macro zou kunnen maken:

 

Voor mijn administratie maak ik gebruik van facturen gemaakt in excel en wil deze daarna verwerken in een overzicht. Om mezelf straks heel veel werk te besparen ben ik benieuwd of iemand een macro heeft die na het invoeren van een factuurnummer in een cel, in een bepaalde map de factuur bij het nummer zoekt en die gegevens overneemt in het overzicht.

 

Iemand een idee?

[Progression]

Ben je bekend met VBA? Daarmee is dit goed voor elkaar te krijgen.

[Romano Sandee]

Ben je bekend met VBA? Daarmee is dit goed voor elkaar te krijgen.

En hoe doe je dat dan precies... Ik ben ook opzoek naar iets dergelijks, maar ben verder niet bekend met VBA...

[Progression]

Werken met VBA komt neer op programmeren. Het is dan ook niet zomaar uit te leggen hoe je dit voor elkaar krijgt.

 

Er zijn hierover genoeg boeken voor beginners in de handel. Om een idee van de werking van VBA te krijgen kun je het volgende doen:

 

1. neem een willekeurige macro op

2. ga naar Extra > Macro > Macro's

3. selecteer de opgenomen macro en klik op bewerken

[Johant]

Beste collega ondernemer,

 

Ik ben nu op dit moment bezig met een redelijk complexe berekening voor de liquiditeitsprognose voor onze nieuwe organisatie. Deze liquiditeitsprognose is zodanig uit formules opgebouwd dat men hier vrijwel niets hoeft in te vullen, behalve de inkoopprijs, en de verkoopprijs, en het aantal wat verkocht wordt. Middels de formules wordt direct alles berekend zodat mijn collega aandeelhouders direct inzage hebben in het geheel.

 

De formule is als volgt:

=IF(Ontvangsten!M70<20;246,5;(IF(Ontvangsten!M70<40;2*246,5;(IF(Ontvangsten!M70<60;3*246,5;(IF(Ontvangsten!M70<80;4*246,5;(IF(Ontvangsten!M70<100;5*246,5;(IF(Ontvangsten!M70<120;6*246,5;(IF(Ontvangsten!M70<140;7*246,5;(IF(Ontvangsten!M70<160;8*246,5)))))))))))))))

Indien er minder dan 20 diensten verkocht worden, is de prijs EUR 246,50, ongeacht er maar één, twee of tien verkocht zijn.

Indien er minder dan 40 diensten, maar meer dan 20 diensten verkocht worden is de prijs tussen de 20 en de 40 diensten 2 * EUR 246,50, maar bij minder dan 20 is een gedeelte van de inkoop EUR 246,50.

 

Ik vind het persoonlijk een mooie formule, maar ik ben er van overtuigd dat er een verbeterde versie hier van is. Ikzelf ben niet zo'n excel expert dat ik alles uit het programma ken, en kan toepassen. Maar als iemand mij een opzet kan geven, verneem ik dat graag uiteraard.

 

Daarnaast loop ik tegen het probleem aan dat ik niet meer dan 8 keer de IF statement kan gebruiken. Deze is namelijk wel nodig, aangezien het een overeenkomst is. Er van uitgaande dat je klanten blijven (zolang je je diensten goed voortzet, en de klant tevreden is), is deze formule nodig voor overeenkomst op overeenkomst.

 

Ik verneem graag van jullie, en alvast bedankt voor de moeite.