Tijdstip facturen sturen

[dennis12]

Om te beginnen ik weet even niet zo goed waar ik dit topic het beste kan plaatsen. Ik hoop dat het op de juiste plaats staat. :)

 

Op dit moment verzenden wij al onze facturen per e-mail, dit gaat volledig automatische via ons Factuur programma.

Dit doen wij al ruim 4 jaar zo, elke dag om 0:00 uur worden onze facturen verzonden.

 

Nu betaald de helft van de klanten pas na de eerste herinnering (ook per e-mail om 0:00 overigens).

Waarschijnlijk komt dit omdat deze de factuur gewoon "vergeten".

 

Onze stagair kwam met het idee om Facturen overdag te verzenden rond een uur of 11 's morgens.

En bij herinneringen en aanmaningen ook automatische een SMS te versturen.

 

De eerste optie lijkt mij wel een goed idee, welk tijdstip zouden jullie de factuur sturen?

 

Bij de tweede optie heb ik enige twijfel; De klant krijg dan 2 maal de herinnering per e-mail en SMS. Dat komt wel heel dringerig over?

 

Ik ben benieuwd naar jullie visie hierop.

 

 

[Zomaar iemand]

Ik weet niet of het tijdstip echt het probleem is. Kun je mensen niet op een andere manier motiveren om optijd te betalen.

 

Enkele ideeen:

 

- betalingskorting van 2 %

- alle kortingen vervallen als een factuur niet binnen 30 dagen betaald is (werkt in mijn branche heel erg goed.

- toeslag bij telaat betalen

 

Hopelijk kun je hier iets mee.

[Gast]

Hallo Dennis,

 

Ik herken dit, wat ik bij de 1e aanmaning/ herinnering doe, is de faktuur eerst naar de klant opsturen, en hier via de mail melding van maken, wellicht is er geen printer aanwezig danwel neemt men de moeite niet. Als ondernemer wil je toch wel een faktuur in je boekhoudig hebben, daar heb ik dan goede resultaten mee, m.a.w. dan betaald men snel.

Succes,

 

Met vriendelijke groet,

 

John Luyckx.

[Devlinx]

@Dennis: vraag ter verduidelijking, stuur jij facturen vóór of na levering?

[RiVe]

Nu betaald de helft van de klanten pas na de eerste herinnering (ook per e-mail om 0:00 overigens).

Waarschijnlijk komt dit omdat deze de factuur gewoon "vergeten".

 

Ik ben benieuwd naar jullie visie hierop.

 

mijn mening is dat 50% te laat betalende klanten veel te hoog is.

Dan is er iets mis in het proces.

 

Zonder te weten hoe en wat je levert overigens.

[Roel J]

Als de helft van je klanten een factuur over het hoofd ziet, dan gaat er iets mis met het mailen inderdaad. ofwel met de inhoud van de mail

 

Om 11 uur 's ochtends mailen klinkt logisch omdat de kans dat de klant dan achter zijn buro zit groter is en dus de mail makkelijker word opgepakt omdat ie ook niet in een rij wachtende mails staat.. (hopelijk) die s ochtends moeten worden afgehandeld.

 

Sms en email herinnering lijkt mij inderdaad niet handig.. veel ondernemers zullen met een smartphone werken en dus ook hun mail kunnen lezen en dan word de indruk van dubbelop wel snel gewekt. het sms volume neemt snel af door de komst van

 

Maar naast het tijdstip zou je ook naar andere elementen kunnen kijken.

- Is de titel van de mail duidelijk genoeg

- Is de factuur duidelijk genoeg qua layout maar ook technisch qua bestandsformaat of word het bestandsformaat door spamfilters tegengehouden (evt in combinatie met de bestandsnaam)

- bevat de e-mail body teksten die als spamgevoelig kunnen worden aangemerkt en daardoor in de spamfilter verdwijnen

 

maar ook:

- zou je andere betaalwijzen kunnen aanbieden zoals ideal of met je mobiel betalen. (misschien nu nog te duur om aan te bieden maar toch maar genoemd)

- De klant bij bestellen laten kiezen of zij een factuur (alleen) per mail of (ook) per post wil ontvangen.

 

[Highio]

Er mist veel informatie: over hoeveel facturen heb je het? Wat is het gemiddelde factuurbedrag? Zijn het zakelijke of particuliere klanten? Hoeveel facturen ontvangen zij per jaar? Is dat op regelmatige of incidentele basis? Of factureren jullie op het moment van verkoop of dienstverlening?

 

Bij een beperkt klanten- of relatiebestand zou je ook de voorkeur voor ontvangen van facturen kunnen nabellen en direct het e-mailadres kunnen checken (of een tweede toevoegen).

 

Groet,

 

Highio

[fvddungen]

Heeft denk ik niets met het tijdstip te maken. De klanten vergeten het gewoon omdat de factuur per mail komt. Ik ervaar hetzelfde probleem en ik stuur de facturen op varierende tijdstippen.

[Wouterjan_]

Voor mijn gevóel komen facturen via de mail ook meestal als je al betaald heb. En facturen die ik nog moet betalen zijn meestal via de post.

 

Gaat lang niet altijd op, maar denk wel dat het uitmaakt. Een factuur in een bijlage raakt snel uit het oog.

[robberttk]

Ik moet zeggen dat facturen die per e-mail binnenkomen bij mij sneller vergeten worden dan papieren facturen. Ik vlag ze wel, maar als ik onderweg ben of in het buitenland, schiet er wel eens 1 tussendoor. Met papier is dat anders, dat ligt gewoon op een stapel te wachten bij terugkomst. Vreemd eigenlijk, maar zo werkt het bij mij en ik vermoed bij heel veel mensen.

Ik heb overigens niks tegen op facturen per e-mail

[Sartorius]

Grappig om te lezen dat het echt afhankelijk is van veel factoren (soort dienst, soort klanten, etc.) hoe facturen per e-mail betaald worden. Hier is het juist zo dat bijna de helft van de klanten binnen 24 uur betaalt (soms zelfs een kwartiertje nadat de factuur verstuurd is). De betaaltermijn is echter 'gewoon' 14 dagen.

 

Dit is sinds ik de mogelijkheid heb gegeven om direct vanuit de e-mail op een iDeal-betaallink te klikken. Veel klanten doen dat dan even snel tussen de bedrijven door (zowel zelfstandigen als grotere bedrijven). Belangrijk is natuurlijk wel dat je je factuur naar het juiste adres/persoon stuurt en er voor zorgt dat hij niet in een spam-box terecht komt.

 

Over het tijdstip van versturen; een moment midden op de dag lijkt me beter dan om twaalf uur 's nachts.

[dennis12]

Bedankt voor jullie visie:)

 

Nog even wat meer informatie:

- Wij leveren internet diensten denk aan Webhosting etc.

- Voor of achteraf leveren ligt aan de klant (of wij hem wel of niet vertrouwen)

- Tot € 50,- gaat het factureren per jaar. Bij grotere bedragen heeft de klant de keuze per jaar/maand of kwartaal

- Betalen kan via bankoverschrijving, iDEAL (gratis) en Automatische incasso. Die laatste kan je zelfs online ondertekenen. zodat je geen moeite hoeft te doen om het op te sturen.

- We hebben ongeveer 50/50 aan klanten particulier/zakelijk.

 

Aantal facturen: 4000+- op jaar basis

Gemiddelde factuur bedrag: € 50,- (kan per maand zijn maar ook per jaar)

Klant kan een factuur ontvangen: per jaar, kwartaal en maand

 

De e-mailheaders ga ik zo voor de zekerheid even nakijken. Volgens mij is de titel duidelijk genoeg: Factuur F2011xxxx met als afzender onze Bedrijfsnaam.

Factuur zit in de bijlage als PDF formaat. Met zelfs een downloadlinkje naar Adobe reader in de mail:)

 

Per post facturen sturen of klanten nabellen gaat mij ontzettend veel tijd kosten.

 

Ik ga vanmiddag nog even wat dingen controleren en evt. kijken waar ik wat verbeteringen kan doen.

[Wouterjan_]

Kun je gewoon niet meer stimuleren van vooraf betalen? Sowieso aan particulieren. En bedrijven zou ik via de post facturen sturen.

Kun je met frankeermachine gaan werken bij zulke aantallen.

[dennis12]

De eerste factuur is meestal het probleem niet, die worden vaak direct betaald via iDEAL.

 

Meestal de factuur het jaar of de maand erop worden laat betaald.

[John B]

Waarschijnlijk komt dit omdat deze de factuur gewoon "vergeten".

Raden naar oorzaken resulteert niet zelden in het bedenken van maatregelen die het probleem niet oplossen ...

 

Je zou het eens een paar klanten kunnen vragen. Gewoon opbellen in het kader van klanttevredenheid: of ze de factuur via de mail in goede orde ontvangen hebben en hoe die op hen overkomt. Dan hoor je vanzelf de herkenning dan wel de verbazing. Kun je meteen vragen of het voor hen (niet voor jou!) handiger is om voortaan via automatische incasso te betalen.

 

Een tip voor het onderwerp van je mail: zet daar niet alleen het factuurnummer in maar ook het klantnummer. Dat geeft direct de indruk van een klant-leverancier relatie.

[Sartorius]

Een tip voor het onderwerp van je mail: zet daar niet alleen het factuurnummer in maar ook het klantnummer. Dat geeft direct de indruk van een klant-leverancier relatie.

 

Klantnummer lijkt mij dan weer zo onpersoonlijk (waardoor de factuur nog wel even op de stapel kan blijven wachten)

[John B]

Klantnummer lijkt mij dan weer zo onpersoonlijk ...

Ach, als je er dan "Uw klantnummer" vóór zet valt dat ook wel weer mee ... ;-)

[ironny]

Klanten zijn net mensen, geef ze een vinger en je bent zo je hand kwijt.

Je kunt inderdaad gissen naar een reden of eens gaan bellen, maar het kan ook gewoon zijn dat je ze deze ruimte altijd hebt gegeven? Waarom zouden ze binnen 14 dagen betalen als ze ook kunnen wachten op een herinnering?

Heel heel veel mensen die dat weten houden al rekening met de herinnering voor de factuur binnen komt..

Factureren per mail maakt niets uit. Iedereen krijgt die mails binnen en kennen hun betalingsveplichting.

Is een kwestie van selectief over het hoofd zien..

Als er een mail binnenkomt waarin staat dat ze een bedrag binnen 14 werkdagen ontvangen, moet je eens zien hoeveel mensen er op dag 15 bellen, om te vragen waar het bedrag blijft...

 

Facturen er uit doen, steekproefsgewijs controleren of ze zijn ontvangen, proberen zoveel mogelijk op automatische incasso binnen te krijgen èn wat je denk ik zeker moet doen is bij betalingsherinnering administratieve kosten in rekening gaan brengen.

 

suc6

ronny

 

 

[dennis12]

Ik heb al jullie reacties even gelezen. Erg goede reacties waar ik echt iets mee kan.

 

De komende punten ga ik dit weekend even uitvoeren:

- Herschrijven Factuur, herinnering e-mails etc.

- Facturen versturen om 11.00 uur 's morgens

- Mail headers nakijken

 

En over een aantal weken een klanten onderzoek doen, en de gegevens welke in onze administratie staan met de klant door nemen.

 

Ik zie dat ook veel bedrijven € 1,- vragen om de factuur per post te versturen naar de klant. Inkt, papier, postzegel etc. kost natuurlijk ook geld.

 

Zelf betaal ik m'n facturen altijd binnen 14 dagen, om een goede relatie te houden met mijn leveranciers. (krijg je meer voor elkaar qua prijs etc. omdat je altijd op tijd betaald.)

 

-edit-

 

Zie bijlage, wat vinden jullie hier van?

 

Ik zit er nog aan te denken om er een iDEAL logo bij te plaatsen. Zodat het meer opvalt dat je via iDEAL kan betalen.

[Zomaar iemand]

Wel heel afstandelijk, maar misschien is dat bij zoveel facturen per dag ook wel beter, alleen in mijn ogen ben je het persoonlijke kwijt.

 

Weet niet hoe je systeem werkt, maar een persoonlijke aanhef zou al heel erg schelen. Vergeet ook niet al je gegevensonderaan de mail te zetten zoals adres, postcode, plaats, telefoonnummer, KVKnummer etc.

 

PDF is trouwens tegenwoordig niet uitsluitend met adobe te lezen, dus wellicht kun je die zin iets anders formuleren. Ook dit twee keer melden is wat overbodig.

 

Als de factuur achteraf verzonden wordt zou ik de eerste regel ook veranderen naar de verleden tijd.

 

Het IDeal logo erbij is trouwens wel een hele goede!

 

 

Succes.

[Quibke]

Ben je nu alles zelf aan het maken / ontwikkelen/ verzinnen ? Ik maakte mijn facturen via een excel bestandje, totdat een collega hier mij wees op digitalefactuur.nl en ik ben ineens overal klaar mee ! Briefpapier gedownload en alles wat me niet zint, passen die jongens aan...

 

't Is maar een tip natuurlijk, heb er zelf verder geen belang bij, maar wel zeer tevreden.

[dennis12]

De teksten ben ik opnieuw aan het maken.

 

Facturen worden automatisch verzonden.

Er hangt nog veel meer achter het factuur systeem (zelf geschreven).

 

Vrijwel alles gaat automatisch, opleveren van nieuwe diensten etc.

Dus dat is helaas geen optie:)

[Wouterjan_]

Ik zou ook je bedrijfsnaam in de titel zetten. Ookal staat dat als het goed is ook als afzender. Maakt het duidelijker waarvan de factuur is.

 

[Arthur Tolsma]

Wat Ronny al even goed noemde, was automatisch incasso!

Wij doen alle abonnementen per automatische incasso, waarbij klanten de mogelijkheid krijgen om per maand of per jaar te betalen. Er zullen vast een paar mensen afhaken omdat automatisch verplicht is, maar scheelt ons wel heel veel gedoe..

 

Heb je daar al aan gedacht?

Is voor de klant uiteindelijk ook fijn, hoeft hij er niet meer aan te denken... een bedrag van 50 euro is zakelijk ook niet zoveel, dat zullen veel mensen de moeite niet vinden. Je zou (grotere) klanten zelfs kunnen aanbieden om de factuur wel op te sturen na betaling, als ze dan maar wel de automatische incasso aanzetten.

[Zomaar iemand]

Ik zou 1 van die klanten zijn die zou afhaken, helaas te vaak slechte ervaringen gehad met automatische incasso's. Bedrijven die zomaar iets afschrijven. Je moet dan constant je rekeningen in de gaten houden.

Helaas zijn er al teveel branches waar het verplicht is, maar niet bij de hosting partijen.

[dennis12]

Incasso verplichten is helaas geen optie, dan gaan er te veel klanten afhaken.

Zelf heb ik ook een hekel aan auto incasso. Om zelf een automatische incasso uit te voeren is geen enkel probleem:)