Drie kwartalen achterstand: wel of niet niet inbaar?

[fvddungen]

Haal luitjes,

 

Het volgende is het geval: Voor de hosting van de website e.d. stuur ik mijn klanten elke kwartaal een factuur. Nu wil het geval dat 1 van mijn klanten de afgelopen 3 kwartalen nog steeds niet heeft betaald ondanks talloze herinneringen en aanmaningen. Hij is nu ruim een jaar klant en de eerste 2 kwartalen gingen ook vrij moeizaam, maar nu betaalt hij niks meer. Geen idee waarom, want zijn toko loopt verder naar mijn idee wel goed (het is een wok restaurant en zit altijd vol). Ik heb hem talloze e-mails gestuurd, maar amper reactie. Een enkele kreeg ik als antwoord terug 'Zit nu in China'. Brieven blijven ook onbeantwoord. Telefonisch kom ik niet verder. Als ik zelfs bij het restaurant langs ga en hij is er toevallig dan reageert hij alleen met 'Oh ja, ik zal ze binnenkort even betalen'. Maar je begrijpt het al, er gebeurt niks. Ik ben er onderhand wel een beetje klaar mee en wil er ook geen tijd en energie in stoppen. Uit handen geven vind ik de moeite niet waard omdat het om slechts een paar tientjes gaat. Maar de facturen zitten nog wel in mijn boekhouding. Zomaar laten vervallen kan niet, toch? Want dan zit er een gat in mijn factuurnummering. Wat kan ik dan het beste doen? Op niet inbaar zetten? Ik had juist begrepen dat dat alleen mag als de klant faiiliet is. Of een creditnota aanmaken, die ik verder niet opstuur?

 

Ik hoor graag jullie adviezen.

 

Frank

 

 

[titel verduidelijkt - mod]

[4711]

Ik had juist begrepen dat dat alleen mag als de klant faiiliet is.

 

Nee, dat klopt niet. Gewoon een voorziening voor oninbaarheid treffen (per 31-12-2011).

Later kan je dan een verzoek om teruggaaf van de BTW doen.

[fvddungen]

Aangezien het om facturen in 2011 gaat, kan ik de btw nog verrekenen in de aangifte over het laatste kwartaal van 2011. Of mag dat niet?

 

Maar dan nog, ik zoek gewoon de simpelste oplossing. Een creditnota maken en die verder niet versturen, is dat een optie of mag dat niet?

[4711]

Eigenlijk mag geen van deze twee acties. Formeel mag je geen creditnota maken omdat de klant niet betaalt (je mag dus alleen een verzoek om teruggaaf van de BTW indienen – en dan moet je inderdaad kunnen laten zien dat de klant niet gaat betalen).

 

Je zou natuurlijk wel een creditnota kunnen sturen naar de klant met een andere omschrijving “beëindiging zakelijk relatie” of zoiets (zoals wanneer het allemaal op een misverstand berustte). Maar dan wordt de klant ‘beloond’ voor zijn waardeloze betalingsmoraal.

Tja…

 

[member123]

Ik zou persoonlijk als het in de buurt is gewoon eens heerlijk uit eten gaan en als je moet betalen pak je zijn factuur en verreken je dat met je etentje en is het probleem opgelost. eventueel daarna gewoon contract beëindigen en hosting verwijderen.

[topboekhouder]

Als je zeker weet er verder geen moeite meer in te stoppen, dan maak je een credit nota voor jouw administratie en stuurt deze niet naar hem op. Met de credit-nota kan jij of jouw boekhouder de vordering afboeken. De credit-nota kan je als omschrijving geven iets van "foutief in rekening gebracht". Betaalt hij later wel, dan boek je de ontvangst alsnog gewoon als opbrengst. Voor die paar tientjes zou ik inderdaad helemaal niet moeilijk doen. Dat doet de Belastingdienst waarschijnlijk ook niet bij controle.

 

[Ard-Sc]

Ik zou persoonlijk als het in de buurt is gewoon eens heerlijk uit eten gaan en als je moet betalen pak je zijn factuur en verreken je dat met je etentje en is het probleem opgelost. eventueel daarna gewoon contract beëindigen en hosting verwijderen.

Je kunt ook gewoon naar hem toe gaan en contante betaling vragen.

 

Als hij dan niet wil betalen zou Vossie's aanpak ook kunnen. Alleen vermoed ik dat je dat niet gaat doen met je gezin(kinderen). Dan zit je toch niet rustig. Misschien leuker om te doen met een groepje dienstmaten, een voetbalelftal, een studentenjaarclub etc. Maar het blijft een droevige toestand.

[herman van der helm]

Ik heb regelmatig fakturen die ik maak omdat mensen iets bestellen. Vooruitbetaling is bij mij altijd een vereiste. Zodra de betaling niet binnenkomt, gaat er nog één of twee mailljes of telefoontjes naar de klant. Geen betaling, creditfaktuur maken en dan wegboeken. Ik kan mijn tijd beter besteden.

Het enige verschil is dat jij wel hebt "geleverd"

[fvddungen]

Vossie's idee is leuk, maar dan moet die man er wel net zijn. Zijn personeel snapt verder ook niet wat er aan de hand is. En zoals ik al zei, het gaat maar om een paar tientjes. Ik heb geen zin in veel gedoe en poespas. Ik boek wel een creditnota in, die ik verder niet opstuur. En dan bekijkt hij het maar.

[djluc]

Ja ik snap je. Aan de andere kant gaat het nergens over, hij maakt gebruik van je diensten en moet gewoon betalen. Je beloond anders slecht gedrag en dat is nou net een belangrijk probleem wat in Nederland speelt.

 

Ik zou 15 euro investeren en een simpele incasso er op zetten waar je geen omkijken naar hebt. Gewoon uit principe.

[geanonimiseerd__]

Je kunt toch gewoon zijn website op zwart of 404 zetten.

 

Dan komt de goede man wellicht zelf vragen wat er aan de hand is. Of niet, maar dan bepaar je wel traffic.

 

Betere vraag is misschien; wat mag jij als leveracier van een dienst doen op moment dat opdrachtgever zijn afspraken niet nakomt?

[StevenK]

Ja ik snap je. Aan de andere kant gaat het nergens over, hij maakt gebruik van je diensten en moet gewoon betalen. Je beloond anders slecht gedrag en dat is nou net een belangrijk probleem wat in Nederland speelt.

 

Ik zou 15 euro investeren en een simpele incasso er op zetten waar je geen omkijken naar hebt. Gewoon uit principe.

Waarom investeren. Hoeft niets te kosten :)

[fvddungen]

Je kunt toch gewoon zijn website op zwart of 404 zetten.

 

Dan komt de goede man wellicht zelf vragen wat er aan de hand is. Of niet, maar dan bepaar je wel traffic.

 

Betere vraag is misschien; wat mag jij als leveracier van een dienst doen op moment dat opdrachtgever zijn afspraken niet nakomt?

Zijn website staat al een paar maanden offline. Tot op heden heeft hij nog niet aan de bel getrokken.

[Ard-Sc]

Weet je waarom hij niet wil betalen?

 

Heb je al ooit bij hem gegegeten? Misschien voelt hij zich beledigd dat je wel om centen komt vragen, maar niet komt eten?

 

(cultuurverschil?)

 

Als jij ondertussen de dienst niet meer levert zal de animo om te betalen tot het nulpunt zijn gedaald.

[fvddungen]

Man, ik heb door de jaren heen tientallen keren bij hem gegeten. Altijd praatje gemaakt, ook vaak met zijn vrouw. Ze spreken prima nederlands, ondanks dat ze Chinezen zijn. Zodoende ben ik ook aan hem als klant gekomen. Het kwam gewoon een keer ter sprake. Historie wil dat hij een half afgebouwde website had en dat hij toen onenigheid had met de toenmalige webbouwer. Misschien verklaart dat nu ook wel waarom.

[R.I.P. - Benm]

Zijn website staat al een paar maanden offline. Tot op heden heeft hij nog niet aan de bel getrokken.

 

Tja, dat zegt eigenlijk wel genoeg denk ik - blijkbaar vind hij het niet bijster belangrijk dat zijn website online is. Logische conclusie lijkt me dan ook dat hij niet van zins is te gaan betalen voor je diensten aangezien je eigenlijk het laatste redmiddel in zon situatie al maanden geleden hebt ingezet.

 

De vraag is meer wat je er verder mee moet. Gezien het bedrag zou ik geneigd zijn er toch maar een creditnota voor te maken en de overeenkomst verder te ontbinden. Uiteraard kun je ook op je strepen gaan staan en de vordering doorzetten via een incassobureau, of zelf voor de kantonrechter brengen. Het geld zal de moeite van dat laatste niet waar zijn, tenzij je er principieel in staat en wanbetalers er niet mee wilt laten wegkomen.

[Harry Robbertsen]

Vossie's idee is leuk, maar dan moet die man er wel net zijn.

 

Chinezen werken toch altijd?

 

Ga afhalen en neem een menuutje C of menu van de maand. Is meestal ook een paar tientjes.

[fvddungen]

Het is geen afhaalrestaurant, maar een wokrestaurant.

 

Maar even alle 'tips' met betrekking tot wel incasso, langsgaan, enz. ten spijt, wil ik toch weer even gewoon terugkomen op mijn oorspronkelijke vraag oftewel wat te doen met de reeds ingeboekte facturen. Ik begrijp dat ik gewoon een creditnota kan maken, die ik verder niet opstuur. Ok, dan doe ik dat en laat ik het verder hierbij. Bedankt voor jullie reacties.

[4711]

Ik wil je niet teleurstellen, maar dat mag je eigenlijk dus niet doen (heb ik al geschreven - daar begon het mee). Een factuur en/of creditnota moet uitgereikt worden aan de klant.

Alleen als de klant je factuur retourneert, versnippert of duidelijk kenbaar maakt dat hij deze niet accepteert kan je misschien intern een creditnota maken.

 

Maar je moet het natuurlijk zelf weten. Het bedrag is niet echt opwindend, dus niemand zal daar wel over vallen.

Waarom vraag je niet de BTW hierover gewoon terug zoals de wet zegt dat je in deze situatie moet doen? Of laat je het gewoon zitten, als het zo weinig is?

 

Het staat toch heel stom als de belastingdienst ooit komt kijken bij je en zij het gevoel krijgen dat je aan het rommelen bent met je facturering…

 

 

[Roel J]

Och wat maken we het weer ingewikkeld. Frank geeft toch aan dat hij het erbij wil laten zitten, prima moeten we alleen nog even oplossen hoe dan qua afboeken en btw afhandeling. Elke ondernemer heeft het recht te besluiten facturen af te boeken en dit gewoon als kosten te verantwoorden, alleen voor de btw gelden bijzondere regels om te voorkomen dat de verkopende partij zijn btw terugvraagt als oninbaar en de koper dit ook al heeft gedaan via de voorbelasting. Daarom zijn hier strenge regels voor. en ook de niet teruggevorderde btw zijn bijdrijfskosten.

 

Het is een oninbare vordering, dus de btw moet via een aparte aangifte/verzoek worden afgehandeld want er is geen ruimte (meer) op het normale aangifte formulier frank heeft diverse pogingen gedaan het geincasseerd te krijgen maar dat is niet gelukt. hooguit staat hij wat zwak om btw terug te vorderen wegens oninbaarheid omdat er geen formeel incassotraject is geweest. Ik zou geloof ik me ook de energie besparen om die paar euro via een aparte aangifte terug te vragen.

 

Kortom frank, een credit nota is misschien niet de meest gelukkige weg of term omdat je dan ook de btw crediteert, die afhankelijk van het boekhoudsysteem wat je gebruikt mogelijk automatisch meeloopt in je aangiftetellingen. Als je de aangfite zelf handmatig maakt dan kun je er natuurlijk wel rekening mee houden om deze er buiten te laten.

 

Andere mogelijkheid is om de creditnota zonder btw te maken en te omschrijven als "interne creditering facturen x,y,z wegens oninbaarheid zonder terugvragen betaalde btw".

Op die manier zal ook in de toekomst bij een controle duidelijk zijn dat je niet zit te rommelen maar dat je gewoon een ondernemersbeslissing hebt genomen en zelf hebt beoordeeld dat btw terugvragen niet aan de orde is.

 

De andere methode is om zonder creditnota te werken en in je administratie een memoriaal boeking te maken die de vordering afboekt bij de debiteur en de kosten naar de resultatenrekening boekt. in dat geval moet je de betreffende factuen ook weer toevoegen aan het dossietje ter onderbouwing van de boeking.

 

Dus wat je ook kiest maakt niet zoveel uit maar omschrijf het duidelijk . mocht je de btw toch terugwillen vragen dan is het ook belangrijk om alle correspondentie te bewaren en een overzichtje te maken op welke data je bij hem langs bent geweest om om geld te vragen.

[4711]

Ik zou geloof ik me ook de energie besparen om die paar euro via een aparte aangifte terug te vragen.

 

Helemaal mee eens. Gewoon afboeken en vergeten, zou ik zeggen (en stekker uit de hosting van deze klant trekken natuurlijk).

[fvddungen]

Even ter info: Het gaat om 9 x 14,95 excl btw. De btw is dus iets meer dan 25 euro in totaal. Maar inderdaad dat de klant de facturen wel heeft ingeboekt en dus de btw heeft terug gevraagd heb ik zelf even niet bij stil gestaan. Maar ja, uiteindelijk zal er dan in zijn boekhouding ook een onbetaalde post blijven staan met dat bedrag.

[fvddungen]

Tot mijn verbazing zag ik dat toen ik vanochtend de afschrift controleerde dat de rekeningen vandaag zijn betaald. Toch nog een goed einde dus.

[RVC]

Chinezen betalen met nieuwjaar. Deze was wat laat dus.... Het is normaal in China om alles op te laten lopen en met nieuwjaar schoon schip te maken.

[Ido van der Gragt]

Tot mijn verbazing zag ik dat toen ik vanochtend de afschrift controleerde dat de rekeningen vandaag zijn betaald. Toch nog een goed einde dus.

 

Misschien zit hij ook op HL ;D

[fvddungen]

Geen idee. Ik denk sowieso dat ik binnenkort maar weer eens bij hem ga eten. Het is een klasse restaurant met een goede prijs voor het diner.