Hoeveel tijd kost dat nou, administratie bijwerken en btw-aangifte doen?

[Belastingdienst]

De Belastingdienst wil inlevend communiceren met ondernemers. We willen de situatie van ondernemers begrijpen en vandaaruit werken aan verbetering van processen en producten. Daarom zou ik graag willen weten wat we eigenlijk van ondernemers vragen met ‘administratie doen’ en ‘aangifte doen’. Starters vragen dat ook aan ons: waar moet ik rekening mee houden? Hoeveel tijd kost me dat?

 

De administratie van veel ZZP’ers is vaak redelijk overzichtelijk. Zeker als je geen voorraad of allerlei materiaal hebt om je product of dienst te leveren. En je wilt als ondernemer toch weten hoe je er financieel voorstaat? Daarom denkt de Belastingdienst dat veel starters en ZZP’ers hun administratie en btw-aangifte best zelf kunnen doen. Maar hoe denk jij als ondernemer daar zelf over? We zijn benieuwd naar je antwoorden op de volgende vragen:

 

- Hoeveel tijd besteed jij gemiddeld aan je administratie/boekhouding?

- Hoe vaak doe je iets aan je administratie? (elke week, maand, kwartaal, anders nl.)

- Hoeveel tijd kost het je om btw-aangifte te doen?

- Doe je je aangifte zelf? Zo ja, doe je dat via de login van de Belastingdienst of via andere (boekhoud)software?

 

Alvast bedankt voor je reactie!

 

Wilma

Webcareteam Belastingdienst

[Basto]

Wat verstaan jullie precies onder administratie? Maken van facturen, boekhouding, aangifte doen, etc?

De aangifte laat ik doen door een boekhouder, de aangiftes met ICP en dergelijk vind ik zelf veel te omslachtig.

Ik besteed wekelijks iets van 3 uur aan de boekhouding en het maken van facturen.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Situatie: eenmanszaak, uurtje factuurtje.

 

- Hoeveel tijd besteed jij gemiddeld aan je administratie/boekhouding? Hooguit een uur per week

- Hoe vaak doe je iets aan je administratie? als er een factuur uitgaat, of als ik btw-aangifte moet doen

- Hoeveel tijd kost het je om btw-aangifte te doen? Een uur of 2 (dat is niet meegerekend in het eerste punt)

- Doe je je aangifte zelf? Ja, via de login van de Belastingdienst

 

Edit: bonusvraag - ik versta daar hetzelfde onder als jullie, blijkt! :)

[Belastingdienst]

Bedankt voor jullie reacties. Onder administratie verstaan wij alle administratieve handelingen die nodig zijn om je belastingaangiftes goed te kunnen doen: facturen maken en versturen en opnemen in je boekhouding, bonnen verzamelen, inscannen en opnemen in je boekhouding. Maar ook je urenregistratie en kilometeradministratie horen daarbij. Net als het bijvoorbeeld het uitzoeken van je aftrekposten en je ondernemersvoordelen.

 

Als extra vraag: wat verstaan jullie onder het doen van administratie?

 

Rianne

Webcareteam Belastingdienst

 

[Jean Ecogeneration]

Odner administratie versta ik vooral het inboeken van kosten in alle mogelijke vormen. Het bijhouden van de uitgaande facturen is niet zo "belastend" omdat je die zelf eenduidig genereert via een facturatiepakket of excel. Km's bijhouden is ook gemakkelijk met de juiste app op je mobiel. En ondernemersvoordelen etc., dat mag de boekhouder me vertellen. Ieder zijn vak.

 

Ik besteeds zelf meestal een uur of 12 per maand aan het administreren van inkoopbonnen. Vaak heb ik die tijd niet of gewoon de puf er niet meer voor om dat netjes elke week bij te houden en dan loopt het op.

Sinds kort heb ik me geabonneerd op het webbased administratiesysteem van Moneybird. Dit werkt al een stuk beter maar het blijft heel veel tijd kosten om veel kleine bonnetjes te verzamelen, te ordenen en in te boeken.

 

Ik denk dat als de Belastingdienst ondernemers wil helpen bij het up-to-date houden van hun administratie dat ze het inboeken van bonnen moeten vergemakkelijken. Voer b.v. een vrijwillige QR-code gebaseerd systeem in dat via zo'n eenvoudig te scannen code op alle facturen alle relevante factuurinformatie meteen leesbaar maakt (factuurnummer, bedrijfsnaam, factuurregels, BTW etc.). Odnerweg kan iedereen dan met één foto van een bon deze meteen vastleggen en op kantoor of bij de boekhouder kan het met een QR-scanner of documentscanner.

De techniek bestaat, er moet alleen een universeel geaccepteerd protocol komen. Misschien kan de Belastingdienst hierin het voortouw nemen (ook deze code printen op haar eigen "facturen").

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Ik denk dat als de Belastingdienst ondernemers wil helpen bij het up-to-date houden van hun administratie dat ze het inboeken van bonnen moeten vergemakkelijken.

 

Ik zou nog liever zien dat het hele gedoe van bonnen grotendeels zou verdwijnen. Bijvoorbeeld: al mijn autokosten zijn zakelijk, en eigenlijk is het van de zotte dat ik elke benzinebonnetje dat ik consequent met mijn zakelijke pinpas heb betaald apart moet inboeken en nummeren, terwijl dat eigenlijk net zo overzichtelijk uit mijn digitale bankafschriften, die ik sowieso voor elke btw-aangifte download en verwerk, te herleiden is.

 

Zo ben je, op een heel omslachtige manier, dingen dubbel aan het vastleggen.

[Astrid Heijkamp]

Ik ben betrokken bij 3 kleinere ondernemingen waarvoor ik voorheen meerdere keren per maand boekte. Inmiddels cluster ik het per kwartaal waardoor ik in totaal minder tijd kwijt ben.

 

Dit varieert van 2 tot 6 uur per onderneming per kwartaal voor de btw aangifte incl inboeken van inkoop-verkoop en bankboek. Ik gebruik hiervoor excel.

 

Er gaat best veel werk zitten inderdaad in de bonnetjes erbij zoeken en controleren, nummeren en kopieren (vooral die gekreukte kassa bonnetjes die veel te lang in een portemonnee hebben gezeten :-[)

 

Ik vind de btw aangifte via de portal duidelijk en gebruikersvriendelijk.

Wat ik mis is een mogelijkheid om een reeds verzonden aangifte in te zien of opnieuw af te drukken. Daarnaast had ik graag een mogelijkheid gehad om het bedrag te laten incasseren door de belastingdienst (daarvoor net een apart topic geopend ;))

 

 

[P.J.]

Ik ben gemiddeld toch wel 20 min per dag met de administratie bezig.

 

Inboeken inkoop in de juiste rubrieken (rubrieken cumuleren automatisch per rubriek)

Inboeken inkoop-BTW (cumuleert automatisch)

Inboeken kosten in liquiditeitsoverzicht

Factureren

Inboeken facturen in omzetstaat (NL, IC en overige)

Inboeken verkoop-BTW (cumuleert automatisch)

Inboeken verkoopfacturen in liquiditeitsoverzicht

Investeringen worden meteen in de betreffende staat geboekt en afschrijvingen voorgecalculeerd

Kasboek bijwerken (gelukkig nauwelijks)

BTW aangiften per kwartaal

 

Projectmatige kostenboekingen en status t.o.v. budget bijwerken (sub-adm.)

 

Overigens heb ik daar geen hekel aan omdat ik graag zicht op alles blijf houden.

[Hermes Ratgers]

Beetje flauw van de belastingdienst om zo aan gemiddelde informatie te komen die wellicht cruciaal is voor sommigen om aan de urencriterium te voldoen. Maar het kan aan mij liggen.......

[Maarten Stevens]

Daarom denkt de Belastingdienst dat veel starters en ZZP’ers hun administratie en btw-aangifte best zelf kunnen doen.

 

Dat dacht ik het eerste jaar ook...

Samen met iemand de aangifte gedaan. Maar toen ik een vraag had toch maar even de belastingtelefoon gebeld. Het antwoord dat ik kreeg verbaasde me dus als een checkup nog een keer gebeld. Kreeg ik een totaal ander antwoord. Ik had nu helemaal geen idee meer. Ik besloot nogmaals te bellen en het antwoord dat het meest gegeven was door de belastingdienst te doen. Maar helaas kreeg ik de derde keer weer een totaal ander antwoord op dezelfde vraag...

 

Uiteindelijk mijn aangifte gedaan en ik moest een paar honderd euro betalen.

Het jaar er op ging mijn omzet en winst sterk omhoog maar de aangifte laten doen en kreeg ik geld terug...

Ik had mijn les geleerd en heb vervolgens de aangifte e.d. laten doen. Als ikzelf het zou doen zou het me tijd en (misgelopen) geld kosten.

 

Ik ervaar de regels van de belastingdienst als ondoorzichtig terwijl ik wel het idee heb dat het erg belangrijk is. Dat geeft stress.

Ook de communicatie is lastig en zeker niet stress verlagend.

Zo noem ik bovenstaande voorbeeld maar ook een vraag over welk BTW percentage ik moest rekenen werd beantwoord met: "we vermoeden dat... (hieraan kunt u geen rechten ontlenen...)" Dat geeft natuurlijk weinig duidelijkheid aan een ondernemer.

 

- Hoeveel tijd besteed jij gemiddeld aan je administratie/boekhouding?

- Hoe vaak doe je iets aan je administratie? (elke week, maand, kwartaal, anders nl.)

- Hoeveel tijd kost het je om btw-aangifte te doen?

- Doe je je aangifte zelf? Zo ja, doe je dat via de login van de Belastingdienst of via andere (boekhoud)software?

 

1 Zo'n 16 uur per maand (dus zonder aangifte e.d.)

2 Elke week

3 Laat ik doen

4 Laat ik doen.

 

Let wel: de antwoorden die hier komen zijn van mensen die hier al al bedreven in zijn. (waarschijnlijk)

Voor een starter die het zich nog eigen moet maken zal het veel meer tijd kosten.

[Marcel Spruit R.I.P.]

Misschien heb ik teveel vertrouwen in de Nederlandse rechters (zei daar iemand 'kalfsvlees'?) maar als een inspecteur de urenbesteding c.q. de 1225 uur ondernemingstijd ter discussie stelt met als argumentatie

ik heb op higherlevel.nl gelezen dat een gemiddelde ondernemer met maximaal 6 uur per maand zijn administratie op orde kan hebben, u heeft 20 uur per maand gerekend en dat accepteer ik niet

dan ga ik er vanuit dat de rechter hem resoluut doch welwillend het gat van de deur wijst. De inspecteur zit niet op de stoel van de ondernemer, en als iemand 600 uur aan een website kan besteden en daarmee het urencriterium kan halen, kan de inspecteur niet in redelijkheid het aantal administratie-uren in twijfel gaan trekken.

 

Inhoudelijk: ik probeer de tijd die ik aan mijn eigen administratie besteed zoveel mogelijk te beperken. Omdat het iets is wat ik leuk vind en waar ik (ahum) best goed in ben, is mijn grote valkuil dat ik er heel veel tijd in ga steken, die ik nuttiger (rendabeler) in andere dingen kan steken. Dat beperken lukt steeds beter, zit nu op ongeveer een uurtje per twee weken.

[Bart Kooiman]

- Hoeveel tijd besteed jij gemiddeld aan je administratie/boekhouding?

1 uur per week

- Hoe vaak doe je iets aan je administratie? (elke week, maand, kwartaal, anders nl.)

elke week verwerk ik alles van de afgelopen week

- Hoeveel tijd kost het je om btw-aangifte te doen?

10 minuten

- Doe je je aangifte zelf? Zo ja, doe je dat via de login van de Belastingdienst of via andere (boekhoud)software?

Kwartaalaangifte doe ik zelf via de website, 1 keer per jaar lever ik mijn administratie aan mijn accountant en mag hij mijn fouten corrigeren me vertellen dat ik het goed gedaan heb

[henkh]

Ik zou nog liever zien dat het hele gedoe van bonnen grotendeels zou verdwijnen. Bijvoorbeeld: al mijn autokosten zijn zakelijk, en eigenlijk is het van de zotte dat ik elke benzinebonnetje dat ik consequent met mijn zakelijke pinpas heb betaald apart moet inboeken en nummeren,

 

Verkeerd boekhoudpakket?

 

ik importeer al mijn transacties van mijn zakelijke rekening in mijn pakket en wijs een grootboekrekening toe, De bonnetjes en facturen gaan gewoon achter het (zelf :-\) geprinte afschrift van de ING en kijk ik nooit meer aan. ;)

 

Eind juni het hele eerste half jaar in 2-3 uur verwerkt en een leuk halfjaar rapport van gemaakt. :)

 

Kan ik weer een half jaar achteroverleunen wat betreft de administratie. ;D

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

ik importeer al mijn transacties van mijn zakelijke rekening in mijn pakket en wijs een grootboekrekening toe, De bonnetjes en facturen gaan gewoon achter het (zelf :-\) geprinte afschrift van de ING en kijk ik nooit meer aan. ;)

 

Precies - onnodig gedoe.

[Edo van Santen]

Eensmanszaak:

- Hoeveel tijd besteed jij gemiddeld aan je administratie/boekhouding?: 1-2 uur per week

- Hoe vaak doe je iets aan je administratie? (elke week, maand, kwartaal, anders nl.): elke maand

- Hoeveel tijd kost het je om btw-aangifte te doen? : 2-3 uur.

- Doe je je aangifte zelf? Zo ja, doe je dat via de login van de Belastingdienst of via andere (boekhoud)software?: zelf via login van de Belastingdienst

 

Bv's, per BV:

- Hoeveel tijd besteed jij gemiddeld aan je administratie/boekhouding?: 1-2 uur per maand

- Hoe vaak doe je iets aan je administratie? (elke week, maand, kwartaal, anders nl.): elke maand

- Hoeveel tijd kost het je om btw-aangifte te doen? : 1-2 uur.

- Doe je je aangifte zelf? Zo ja, doe je dat via de login van de Belastingdienst of via andere (boekhoud)software?: zelf via login van de BD.

 

[Edo van Santen]

Ik zou nog liever zien dat het hele gedoe van bonnen grotendeels zou verdwijnen. Bijvoorbeeld: al mijn autokosten zijn zakelijk, en eigenlijk is het van de zotte dat ik elke benzinebonnetje dat ik consequent met mijn zakelijke pinpas heb betaald apart moet inboeken en nummeren, terwijl dat eigenlijk net zo overzichtelijk uit mijn digitale bankafschriften, die ik sowieso voor elke btw-aangifte download en verwerk, te herleiden is. Zo ben je, op een heel omslachtige manier, dingen dubbel aan het vastleggen.

 

Eens!

[Belastingdienst]

Dank voor alle reacties, tips en feedback tot nu toe. Jullie antwoorden geven ons inzicht in hoeveel tijd administratie nu werkelijk in beslag neemt en hoe ondernemers omgaan met het doen van hun administratie. Op basis daarvan kunnen wij mogelijk onze dienstverlening verbeteren en/of eenvoudiger maken. Reacties, tips en feedback blijven welkom!

 

Rianne

Webcareteam Belastingdienst

[henkh]

terwijl dat eigenlijk net zo overzichtelijk uit mijn digitale bankafschriften, die ik sowieso voor elke btw-aangifte download en verwerk, te herleiden is.

 

Dat zeg ik: ;) Importeren, grootboekrekening toewijzen en klaar is Henk. Niks geen gedoe ;D

 

 

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Dat zeg ik: ;) Importeren, grootboekrekening toewijzen en klaar is Henk. Niks geen gedoe ;D

Je vergeet dat je alle facturen/bonnetje moet nummeren, en dat die nummering overeen moet komen met je administratie... ;)

[henkh]

Ik nummer niets, wijs gewoon een grootboekrekening toe en stop de factuur of het bonnetje achter het door mij geprinte rekeningafschrift. Geen idee of dit correct of toegestaan is. Tegenwoordig maak ik gebruik van nog maar 1 rekening voor alle zakelijke inkomsten en uitgaven. hou zelfs geen kasboek bij omdat ik alles met de pinpas doe. Met de huidige software en mijn manier is boekhouden een fluitje van een cent.

 

Wellicht kan Webcare Belastingdienst iets zeggen of mijn manier van verwerken correct is?

[P.J.]

Ik nummer niets, wijs gewoon een grootboekrekening toe en stop de factuur of het bonnetje achter het door mij geprinte rekeningafschrift. Geen idee of dit correct of toegestaan is. Tegenwoordig maak ik gebruik van nog maar 1 rekening voor alle zakelijke inkomsten en uitgaven. hou zelfs geen kasboek bij omdat ik alles met de pinpas doe. Met de huidige software en mijn manier is boekhouden een fluitje van een cent.

 

Wellicht kan Webcare Belastingdienst iets zeggen of mijn manier van verwerken correct is?

 

Handige Henkie...... Hoe vind je dan evt. die factuur weer terug b.v. ergens in 2009? Moet je dan gaan bladeren in de klapper achter de afschriften?

[mmint]

@Henk: dat klinkt alsof je administreert volgens het kasstelsel. Je boekt de betalingen/ontvangsten in, maar niet de facturen.

 

Ik volg zoals de meeste ondernemers het factuurstelsel. De factuurdatum is daarbij bepalend. Een factuur met datum 30 juni en de betaling eind juli komt daarmee in de BTW-aangifte van het tweede kwartaal.

 

Vandaag ben ik een halve dag bezig geweest met het handmatig inboeken van de in- en verkoopfacturen van afgelopen kwartaal in Snelstart. De betalingen en ontvangsten kan ik daarna gelukkig grotendeels automatisch inboeken, maar die moet ik wel controleren en af en toe aanpassen. Dit is voor mij meteen een extra controle of ik geen factuur heb overgeslagen. De getallen voor mijn BTW- en ICP aangifte rollen daarna probleemloos uit Snelstart en die neem ik in een paar minuten tijd over naar de aangifte website van de belastingdienst.

Ik denk dat ik na het boekjaar nog ongeveer een dag nodig heb om de jaarboekingen te doen, de totalen van het grootboek in een aangifte-vriendelijke Excelsheet te zetten en alles te controleren.

 

Al met al doe ik de meeste fiscale administratie dus per kwartaal en ben ik op jaarbasis denk ik vijf dagen hieraan kwijt. De inkoop facturen/bonnetjes kosten veel meer tijd dan de verkoopfacturen. Als ik die niet meer zou hoeven inboeken, dan zou dat wellicht twee of drie dagen werk per jaar schelen.

[henkh]

Omdat ik veel uren factureer heb ik heel weinig inkoop. En wat ik inkoop doe ik via internet en betaal direct met ideal of rechtstreeks overmaken. En als eenmanszaak is het allemaal overzichtelijk (voor mijzelf dus :P)

 

Inderdaad een soort kasstelsel. gewoon uit gemakzucht. Misschien toch maar eens kijken of het anders kan of moet. :-\

 

Handige Henkie...... Hoe vind je dan evt. die factuur weer terug b.v. ergens in 2009? Moet je dan gaan bladeren in de klapper achter de afschriften?

 

Mijn hele administratie past in 1 ordner dus daar zit je geen uren in te bladeren. ;) En zelf vind ik het wel praktisch: alle rekeningen achter de afschriften. :) ben benieuwd hoe anderen dat doen.

[Marjan]

Op basis daarvan kunnen wij mogelijk onze dienstverlening verbeteren en/of eenvoudiger maken. Reacties, tips en feedback blijven welkom!

 

Rianne

Webcareteam Belastingdienst

 

Rianne,

 

Dan heb ik meteen een tip/vraag:

Verbeteren van de dienstverlening lees ik als "het de klant makkelijker maken". Dat is exact wat ik als ondernemer ook doe. Echter, als ik moeite heb ieder kwartaal tijdig de btw aangifte in te dienen dan wordt mij opgelegd dit voortaan maandelijks te doen.... Zou het niet veel logischer zijn als jullie het ook in dit geval de klant makkelijker zouden maken en het aangiftetijdvak veranderen in een kalenderjaar?

 

Groet,

Marjan

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Inderdaad een soort kasstelsel. gewoon uit gemakzucht.

 

Ja, op die manier kan ik in 5 minuten de administratie van een heel jaar doen - ik denk alleen niet dat de BD dat bedoelde...

[henkh]

Ging er vanuit dat dit een prima opzet was omdat ik nauwelijks debiteuren/crediteuren heb op een enkele post na aan het eind van het kwartaal. :-\

 

Zal me toch eens verdiepen in het factuurstelsel. en op die manier gaan inboeken. Omdat ik per 4 weken factureer heb ik gelukkig geen gigantische aantallen te verwerken. Aantal inkoopfacturen is nog veel lager en de losse bonnetjes zijn op de vingers van 2 handen te tellen. ;)