Boekhoudpakket / opvolging betaling facturen

[Basto]

Tot op heden houd ik mijn boekhouding bij in een excel bestand, dat werkt op zich prima. Dit zelfde geldt voor facturen, ook deze maak ik in excel en dat werkt prima.

Ik kom nu op een punt dat ik eigenlijk tijd wil besparen. Nu moet ik van alle facturen handmatig controleren of deze betaald zijn of dat er een herinnering heen moet. Ook hiervoor heb ik een excel bestand waarin ik alle facturen met de datum zet. Als de betaaldatum is overschreden dan krijg ik een melding.

 

Is er een software pakket wat dit zelfstandig uitvoert, en bij voorkeur dan ook bij de bank controleert of de betaling binnen is gekomen?

Als dit bestaat dan zal er waarschijnlijk ook een boekhoud functionaliteit inzitten. Voor mij niet zozeer noodzakelijk maar misschien werkt het wel makkelijker of sneller.

Iemand die hier ervaring mee heeft?

 

 

 

[Mathias@evelo]

Zelf gebruik ik Harvest voor opmaak en opvolging van facturen en offertes.

 

Eenvoudig in gebruik en niet duur, wel in de cloud; daar moet je voor zijn.

 

Geen connectie met bank mogelijk vermoed ik.

[HHB]

Er zijn natuurlijk veel verschillende software pakketten, die deze klus voor je kunnen klaren, maar ik denk, dat dit ook in Excel goed moet kunnen.

 

Te vroeg overgaan tot een "standaard" pakket heeft een aantal grote nadelen: Het kost, je wordt afhankelijk, je moet maar afwachten of het ook echt bij je past, doet het ook echt wat wordt beloofd enz.

 

Door eerst iets in Excel op te zetten, blijf je onafhankelijk en flexibel. Werkt het niet naar behoren, dan pas je het eenvoudig aan. Bankgegevens zijn van iedere bank in Excel te laden. Een debiteuren bewaking lijjkt mij dan ook geen probleem.

[Joost Rietveld]

Het grote gevaar van Excel, foutieve celinhoud!!

 

Je kunt er nog zo behept mee zijn, één foute verwijzing, die vaak nota bene doorloopt, en je admin klopt niet meer.

 

Kijk eens op www.whiteworks.nl

 

Groeten

Joost

[Basto]

Mathias, bedankt voor de tip, ga eens kijken wat het inhoud. Een systeem in de cloud gekoppeld aan mijn bank geeft me echter niet zo'n goed gevoel.

 

@HHB

Het lukt ook wel vrij aardig in excel. Ik kan het eventueel nog wel verder automatiseren zodat excel zelf de factuurnummer aan maakt en dergelijke, eventueel een database met klantgegevens er achter, etc.

Dat kost echter ook redelijk veel tijd om het goed op te tuigen.

Vandaar de overweging om eens te kijken naar iets wat al bestaat.

 

Betreft de bankgegevens, jij bedoeld waarschijnlijk dat ik bij de bank een excel overzicht uitdraai en dit dan importeer of iets? Ik zoek meer iets wat automatisch (zonder mijn tussenkomst) kijkt of de betaling er is.

 

@Joost, dat is inderdaad een gevaar, dat gevaar speelt nog meer in de kostprijs berekening. Whiteworks ga ik naar kijken, bedankt voor de tip.

 

 

[Basto]

Whiteworks en Harvest wat beter bekeken. Whiteworks lijkt behoorlijk in de buurt te komen van mijn wensen, alleen de koppeling met een bank is me niet geheel duidelijk. Zal er straks een mailtje aan wagen.

Harvest trekt me persoonlijk wat minder.

[Erik van Ficsus.nl]

Dat is een hele stap, van Excel naar volautomatisch. Hoeveel boekingen gaat het om?

 

Over het algemeen helpt het al heel veel als je je bankbetalingen kan importeren waarna het softwarepakket je laat zien welke betalingen nog niet gekoppeld zijn aan een factuur of boeking. Niet alle betalingen zijn immers gekoppeld aan een factuur.

 

Overigens zijn er qua tijdsbesparing nog veel meer voordelen aan een boekhoudpakket. Zoals Joost al zegt, je hebt erg snel een verkeerde verwijzing. Om de kans hierop te verkleinen kun je allerlei controle checks inbouwen en gaan dubbel boekhouden. Dat maakt een Excel sheet echter niet eenvoudiger.

 

 

[Basto]

Zo, we zijn weer een paar maanden verder. Dit onderwerp speelt echter nog steeds.

Ik heb inmiddels een demo van Whiteworks gehad en ben met ze in overleg over het één en ander. Ik heb echter een nieuwe wens en juist die gooit wat roet in het eten.

 

Ik houdt me vrij veel bezig met onderhoud werkzaamheden, hiervoor maak ik werkbonnen aan waaronder meer het serienummer van een apparaat en het type er van opstaat.

Deze werkbonnen wil ik ook bijhouden in het pakket waarin ik de boekhouding en dergelijke doe. Bij Whiteworks zit je vast aan een redelijk standaard indeling van een "opdracht". Hier kan ik voor mijn toepassing echter niet mee uit de voeten.

Mogelijk dat het kunnen aanpassen naar mijn wensen maar ik vrees dat dit behoorlijk wat kost.

 

Vandaar eigenlijk weer de begin vraag, weet iemand software waarmee het mogelijk is om de facturatie/offertes/opvolging te doen. En die aanvullend ook de mogelijkheid heeft om een onderhoud historie op te bouwen?

 

Nu kan ik in acces wat (laten) maken maar dat kost me weer veel tijd, en dat is nu net de reden dat ik opzoek ben naar een dergelijk software pakket.

[herman van der helm]

Ik werk al een twintigtal jaren tot volle tevredenheid met Snelstart. Factureren, pakbonnen, werkorders, offertes, boekhouden, inkoop en voorraad bijhouden gaat prima. Ook koppeling met diverse bankaccounts gaat vlekkeloos. Het enige nadeel (wat weer gecompenseerd wordt door tijdwinst) is de prijs.

[Basto]

Bedankt voor je reactie Herman. In het verleden heb ik ooit eens naar Snelstart gekeken en ben daar toen hard bij weg gerend....

Ik keek op een zondag en toen kreeg ik een melding dat de zondag niet is om te werken. Prima dat ze dat vinden maar laat ze mij niet belemmeren om dingen op te zoeken op de momenten dat ik dat wil.

 

Zojuist dan nog maar eens gekeken. Ik zou uitkomen op het "inZicht" pakket van €32,50. Dat lijkt qua functionaliteit redelijk vergelijkbaar met Whiteworks maar is wel 30% duurder. En bij Whiteworks mag je database 1Gb ipv 100Mb bij Snelstart.

Zo op het eerste gezicht ben ik niet zo gecharmeerd van Snelstart, mede door de relatief hoge kosten.

[Hermes Ratgers]

Ik houdt me vrij veel bezig met onderhoud werkzaamheden, hiervoor maak ik werkbonnen aan waaronder meer het serienummer van een apparaat en het type er van opstaat.

 

Altijd leuk om heel specialistische zaken proberen te vatten in standaard software. Als je out-of-the-box kan denken kom je een eind.

Probleem is dan vaak, neem je daar genoeg mee.

 

Ik werk met een online boekhoudpakket waarbij je in staat bent om projecten aan te maken. Op een project kan je neerzetten wat je wilt en zoveel facturen van maken als je wilt.

1 project is gekoppeld aan 1 klant (kan overgaan naar nieuwe klant) maar 1 klant kan meerdere projecten hebben.

Ik kan offertes maken vanuit het project, uren en materiaal schrijven op een project waarbij ik kan kiezen of dat ik deze apart (als extra factureer) of laat vallen binnen mijn projectprijs.

 

Dit heb ik oa ingericht voor een autobedrijf waarbij de kenteken gelijk stond aan project. Maar dit zou in jouw geval ook goed kunnen werken.

Je mag het pakket 2 maanden uitproberen maar als je er mee wilt werken kun je beter wel even contact opnemen met iemand die daar mee kan werken.

[Basto]

Hermes, misschien moet ik mijn vraag iets beter omschrijven.

 

Het factureren, offreren en opvolgen is met Whiteworks geen enkel probleem. Ook het bijhouden van werkbonnen is mogelijk. Deze werkbonnen zijn echter in een heel andere layout dan dat ik nodig heb.

 

Naast gegevens van de klant moet er op de werkbonnen ook diverse informatie staan over het product in kwestie en de meetgegevens na het onderhoud/herstel.

Dit laatste hoeft niet doorgezet te worden naar de factuur.

 

Hetgeen jij beschrijft is wel min of meer wat ik zoek, alleen ga ik uit van klanten waaronder ik werkbonnen wil aanmaken. Projecten is voor mij van ondergeschikt belang.

Kun je me per PB of mail eens wat meer info sturen over jouw oplossing?

[Siemi]

Je zoekt gewoon Moneybird.....

[Basto]

Bedankt voor de tip! Zal er een account aanmaken om te kijken wat ik er mee kan. Facturatie en offreren kan, maar of werkbonnen ook kunnen is nog even de vraag.

[Highio]

Moneybird is geweldig handig, zoek anders in aanvulling ook eens op 'werkbonnen online', misschien moet je je processen net even anders inrichten dan gedacht.

 

Groet,

 

Highio

[Roel J]

werkbonnen op serienummer was in 2000 toen ik bij een boekhoudsoftware bouwer werkte al een probleem en mijn indruk is dat het nog steeds lastig is..

 

Exact software heeft wel een heel goed App center waar vele externe partijen stukjes specifieke software aanbieden die volledig geïntegreerd worden met Exact online.

Persoonlijk vind ik dit mooie oplossingen omdat die app's echt opgezet worden vanuit branche of werkgebied met hun specifieke eisen en wensen.

 

Ik ken zo geen App die doet wat jij vraagt maar ik durf met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid te zeggen dat er wel zo'n app zal bestaan.

Het zal hooguit de vraag zijn of de prijs je aanstaat.. maar wat dat betreft sluit ik me aan bij een opmerking van Herman daarover.. soms is wat duurder niet erg als je er veel tijd mee bespaard in de afhandeling of het betere inzicht..

 

De gedachte van een standaardpakket die al jou wensen kan oplossen moet je denk ik een beetje gaan vergeten. onderhoudsmanagement met historie op serienummer is nu eenmaal geen generieke wens. het word dan dus of een standaard pakket met een out of the box oplossing zoals Hermes voorstelde waarbij je de projectmodule "ombouwt" tot service module..

of een standaard boekhoudpakket en een aparte oplossing voor onderhoud / service management.

 

 

[Basto]

Highio, bedankt voor de zoek tip. Schijnbaar is er een soort van plug-in voor moneybird. De moeite waard om eens verder te bekijken.

 

Roel, de werkbonnen mogen best opvolgend genummerd worden. Als ik via zoeken op het serienummer maar alle relevante werkbonnen krijg. Dit zou volgens mij met Whiteworks moeten kunnen.

Er zal vasteen stuk software zijn die doet wat ik wil, maar het vinden er van is meestal lastig ;)

 

Op zich is de kostprijs niet het grootste struikelblok maar dan moet er voor mij wel voldoende tijdwinst in zitten. Als ik echter nog steeds de vertaalslag van werkbon naar factuur handmatig zou moeten maken (als voorbeeld) dan is de tijdwinst er niet.

Het ligt er dus maar net aan wat een software pakket kan. Dat ik niet gecharmeerd ben van Snelstart heeft nog niet eens met de kosten te maken. Het feit dat men voor mij bepaald wanneer ik informatie op kan zoeken is voor mij een no go!

 

[herman van der helm]

Op zich ben ik het met je eens dat een ander niet voor jou hoeft te bepalen wanneer jij iets opzoekt.

Ik had daar in het begin ook een aversie tegen omdat ik altijd de administratie doe op zondag en dan dus ook de vragen opborrelen.

Echter ooit daaroverheen gestapt en via een plaatselijke begeleider/dealer altijd bij speciale gevallen en wensen fantastisch geholpen. Servicedesk van Snelstart bijna nooit gebeld. Veel aanpassingsmogelijkheden, die ik bijna nooit zelf uitzoek, maar altijd door hem laat doen. Binnen werktijden, dat dan weer wel.

[Basto]

Herman, ik heb de (soms vervelende) eigenschap dat als ik een probleem ondervind, het probleem ook gelijk wil oplossen. Dat houdt in dat je op zondag dan wel eens wat vragen hebt die je op internet wil opzoeken.

 

Edit:

Ik zie dat met een werkbon soms wat anders wordt bedoeld als wat ik er mee bedoel. Met een werkbon bedoel ik een document waarin de uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte materialen staan.

 

Sommige schijnen met een werkbon te doelen op een document waarin de uit te voeren werkzaamheden van monteurs staan. Dit zoek ik dus niet, die werkzaamheden zien ze wel in het schap reparatie/onderhoud :)

 

 

[Gast]

Ik zou exact toch eens proberen,een niet onbekende speler in de markt. Veel verschillende extensies en de mogelijkheid om het dertig dagen gratis uit te proberen.

 

 

[Basto]

Exact heb ik bekeken maar dat gaat volgens mij een dure hobby worden. Voor een relatief simpele versie van Exact inclusief een APP voor werkbonnen ben ik €100 per maand kwijt.

Dit verdien ik door tijdswinst niet terug.

 

Vooralsnog twijfel ik tussen Whiteworks en Moneybird.

[Gast]

Toegegeven € 100 per maand is in verhouding met de maandkosten van Moneybird en Whiteworks ( € 10 tot € 25 ) wel een flink stuk prijziger. Whiteworks geeft in de omschrijving tevens aan dat het maandelijks opzegbaar is. Wellicht interessant om dit gegeven mee te nemen in de vergelijking.

[Basto]

We zijn een paar maanden verder qua tijd, maar feitelijk zit er nog weinig voortgang in.

Whiteworks heb ik geprobeerd en werkt behoorlijk goed alleen mist het voor mij één belangrijke functie. Hierover meermaals gesproken met Whiteworks. Een klantspecifieke aanpassing was mogelijk maar ik wacht al meer dan een maand op de offerte. (ik ben er inmiddels ook al diverse keren achteraan geweest)

 

Voor mij een reden om toch maar weer verder te kijken. Nogmaals een uitleg wat ik zoek:

 

We hebben veel reparatie/onderhoud klussen waarvoor we bij ons in de werkplaats een "bon" bijhouden. Hier staan gegevens op van het apparaat (serienummer, bouwjaar, model, etc) maar ook gegevens zoals gewerkte uren, materialen, meetresultaten.

 

Dit zetten we nu in excel, en vervolgens nemen we deze gegevens handmatig over in de factuur (ander excel bestand).

Ik zoek een pakket waarin ik de klanten kan beheren, materialen, offertes, facturen, etc. Dit kunnen de meeste pakketten wel.

In mijn geval wil ik de "bon" zoals boven beschreven ook in het pakket kunnen verwerken en met een druk op de knop kunnen omzetten in een factuur.

 

Wie heeft er verder nog suggesties?

[Roel J]

wat is dat ene stukje wat je mist dan in white works?

 

 

En als ik je voorbeeld lees over hoe het nu gaat met excel dan vraag ik me af heb je wel eens gekeken of excel is aan te passen? het is in excel prima mogelijk om vanuit werkbonnen facturen te maken zonder handmatig overtikken.

 

als je toch maatwerk overweegt kan een maatwerk excel jou wellicht veel meer helpen dan maatwerk op standaardsoftware.

[Basto]

Roel, daar heb je een punt.

Wat ik mis; een custom pagina waar de gegevens op kunnen zoals ik het wil en de omzetting naar een factuur.

 

Het aanpassen van de excel bestanden heb ik zeker overwogen, al toen ik dit topic ben gestart. Eén van de redenen om dit (nog) niet te doen is het gebrek aan tijd.

Ik kan vrij aardig met excel overweg en kan het maken zoals ik het wil maar op dit moment kom ik eigenlijk al nauwelijks toe aan mijn normale werkzaamheden.

Vandaar de wens om iets kant en klaar te kopen.

 

Er is nog een andere reden om voor een oplossing in de cloud te kiezen. De persoon binnen mijn bedrijf die onder andere de boekhouding/facturatie doet werkt veel vanuit huis. In dat geval kan ze er vanaf thuis bij.

Met excel is dit wat lastiger omdat dit bestand op mijn computer staat. Of ik moet iets via excel in de cloud kunnen (google heeft volgens mij wat) maar ik vraag me af hoe veilig dit is.

[brood]

Of ik moet iets via excel in de cloud kunnen (google heeft volgens mij wat) maar ik vraag me af hoe veilig dit is.

Ik gebruik ook excel files voor: inkoop-orders , verkoop-facturen en betalingstatus op dropbox voor gemeenschappelijk bereik.

 

En van werkrapport plus materiaallijstje naar facturen overzetten met klant import hoeft toch geen probleem te zijn? Je moet er wel van bewust zijn dat de omschrijving op facturen 'gefatsoeneerd' moet zijn. Dus één druk op de knop is meestal onvoldoende . Nawerk is vereist.