Ga naar inhoud
Log in om dit te volgen  

Geen facturen per post meer accepteren: rechtsgeldig

Aanbevolen berichten

Als organisatie krijgen wij enorm veel inkoopfacturen te verwerken. Via email of (nog beter) andere digitale factuurmethoden gaat dit snel en soepel de boekhouding in.

 

Vanaf 2019 willen wij in onze inkoopvoorwaarden alle leveranciers verplichten ten minste via email te factureren. Dit gaan we bij alle orders meesturen en de leveranciers er op wijzen. Facturen of andere financiële communicatie per post zal simpelweg niet meer verwerkt worden.

 

De belangrijkste reden is de hoeveelheid werk, de verwerkingstijd van een papieren factuur is een stuk langer en dus duurder. Een factuur moet uitgepakt worden, gescanned en worden gemailed. We leven inmiddels 2018 met dat proces zijn we aardig klaar. Bovendien is versturen per post duur en slecht voor het milieu.

 

Mijn vraag: is dit rechtsgeldig? Of is er ergens een wet waarin je facturen ook fysiek moet accepteren? Ik kan het zo niet zo snel vinden.

 

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

Je kan dit onderling afspreken. Echter, als een leverancier niet elektronisch kan factureren of om een andere reden alsnog een factuur per post stuurt, dan dien je die wel alsnog gewoon te betalen. Je kan niet stellen dat omdat de factuur per post verzonden is, je hem niet betaald.


Doe mij maar een patatje oorlog.

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

Ik zie geen probleem als dit in je algemene voorwaarden staat, en deze voorwaarden ook van toepassing zijn.

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

Dan moet je de bijna gepensioneerde timmerman op de hoek geen klusjes meer voor je laten doen. Dan zal het wel kunnen denk ik.

Je zal je verbazen wat voor bedrijven met tientallen miljoenen omzet dit nog niet doen of kunnen. Waarom is me soms een raadsel. Ik wil het probleem bij hun leggen, dan sturen ze de facturen maar naar een bedrijf dat ze op hun kosten scant en naar ons doorstuurt.

 

Voor de timmerman op de hoek maken we uiteraard wel een uitzondering, het gaat vooral om de grote bulk.

 

Je kan dit onderling afspreken. Echter, als een leverancier niet elektronisch kan factureren of om een andere reden alsnog een factuur per post stuurt, dan dien je die wel alsnog gewoon te betalen. Je kan niet stellen dat omdat de factuur per post verzonden is, je hem niet betaald.

Dat wordt wel het geval mits dit van te voren in de inkoopvoorwaarden duidelijk overeengekomen is. De leverancier kan ook weigeren te leveren onder de voorwaarden. De factuur wordt simpelweg niet in de administratie geboekt en daardoor ook niet betaald.

 

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

 

Aha, mooi, dan moet het zeker kunnen..

Geen enkele ondernemer is wettelijk verplicht om diensten af te nemen met voorwaarden die niet met de wensen van de ondernemer overeenkomen. Met andere woorden ... opdrachtnemers die uitsluitend facturen per post versturen, zullen dus afvallen.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

 


Косара - Счетоводни и консултантски услуги / Cosara - Biuro Rachunkowe i Doradztwo Podatkowe

Instead of Thinking Outside the Box, Get Rid of the Box.

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

Maar ik denk dat Wouter wel een goed punt maakt dat je moet uitzoeken.

 

Het niet (volledig) voldoen aan leveringsvoorwaarden ontslaat je niet zomaar van de betalingsverplichting als je de goederen of diensten wel hebt afgenomen. dat zou je even goed moeten uitzoeken. Je mag wel voorwaarden stellen en die zo goed mogelijk handhaven, maar je mag niet als sanctie op niet voldoen helemaal niet betalen volgens mij.

Dat is vooral belangrijk voor hoe je dat soort problemen afhandelt binnen de administratieve processen. Halsstarrig weigeren een papieren factuur op te nemen in de boekhouding kan vele malen meer kosten dan gewoon als er iets fout is gegaan alsnog de factuur alsnog handmatig te verwerken.

 

Zeker als je ook leveranciers buiten NL hebt kan ik me voorstellen dat niet elk land even ver is met digitaal factureren. (anders dan een pdfje mailen)

 

 

 

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

Volgens mij gaat de discussie twee richtingen op ...

 

Als je een dienst of goed afneemt, zonder vooraf onderling overeengekomen voorwaarden, dan heb je de papieren factuur te accepteren. Je kunt voorafgaande aan de levering, onderling wel overeenkomen dat de facturen uitsluitend elektronisch geaccepteerd worden. Leveranciers die hiermee niet akkoord willen gaan, zullen dus niet meer tot je leveranciers behoren.

 

De vraag is wat er gebeurt als een leverancier, na de akkoordverklaring, achteraf toch een papieren factuur naar je toestuurt. Als de dienst of goederen in ontvangst zijn genomen, en er komt achteraf een papieren factuur, dan zal je die moeten betalen.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 


Косара - Счетоводни и консултантски услуги / Cosara - Biuro Rachunkowe i Doradztwo Podatkowe

Instead of Thinking Outside the Box, Get Rid of the Box.

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

Of de keuze geven?

Administratie kosten door belasten bij papieren factuur ?

 

De gebruikelijkste vriendelijke methode die ik ken is de betalingstermijn oprekken bij papieren factuur.

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

E-factureren, wat de overheid verplicht stelt, is wat anders dan facturen per e-mail sturen - al kun je vast ook e-factureren per e-mail.


Branko Collin, front-end web developer / prototyper / Drupal-developer.

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

E-factureren, wat de overheid verplicht stelt, is wat anders dan facturen per e-mail sturen - al kun je vast ook e-factureren per e-mail.

De Overheid gaat e-facturatie direct op de moeilijkste manier doen, maar het kan ook met minder ...

 

" Elektronisch facturen bieden veel meer mogelijkheden.

• De verzender kan de factuur elektronisch, per mail versturen. De verzender kan de factuur direct als

tekst in de e-mail opnemen of als een aparte bijlage aan mail toevoegen: bijvoorbeeld als PDF of als

Excel- of Word-file. Zelfs een SMS-je zou als factuur kunnen dienen."

 

E-Factureren voor het bedrijfsleven.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe


Косара - Счетоводни и консултантски услуги / Cosara - Biuro Rachunkowe i Doradztwo Podatkowe

Instead of Thinking Outside the Box, Get Rid of the Box.

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

"Gewone" e-mail is (zeggen de kenners) "zo lek al een mandje".

 

Een heleboel ongure typetjes kunnen kennelijk meegenieten dus.

 

Uit oogpunt van AVG lijkt het mij eeerg onverstandig om gevoelige persoonsgegevens (en die staan er zat op facturen!) zomaar via e-mail te versturen.

 

Althans: ik doe het sowieso niet.


"What, me worry?"

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

Eerlijkgezegd stuur ik vrijwel al mijn facturen als pdf bijlagen bij een email, de laatste keer dat ik er eentje per post heb gestuurd is zeker 5 jaar geleden. Mijn klanten hebben daar verder nooit over geklaagd of vragen over gesteld, dus ik neem aan dat het niet heel ongebruikelijk is.

 

Het hangt natuurlijk wel een beetje van je branche af, en wat voor diensten of producten je levert: Ik kan me voorstellen dat leveranciers van fysieke goederen "standaard" de papieren factuur met de feitelijke zending mee sturen.

 

Vaak hebben ze echter wel de mogelijkheid om een ander factuuradres te gebruiken (pallet spullen met een pakbon naar een magazijn, factuur apart naar een kantoor oid). Dergelijke systemen kunnen in grote mate geautomatiseerd zijn en daarom uberhaupt nog in gebruik zijn: aanpassen kost geld, al scheelt het je als leverancier wel bakken portokosten, enveloppen etc.

 

In die zin heb je dus het risico dat sommige leveranciers niet per e-mail -kunnen- factureren en afscheid moet nemen... tenzij je zo'n belangrijke klant bent dat er ter plekke een medewerker die factuur gaat zitten scannen en mailen natuurlijk. En een scan is dan weer niet zo handig, qua copy-pasten van bedragen etc :)

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

"Gewone" e-mail is (zeggen de kenners) "zo lek al een mandje".

 

Een heleboel ongure typetjes kunnen kennelijk meegenieten dus.

 

Uit oogpunt van AVG lijkt het mij eeerg onverstandig om gevoelige persoonsgegevens (en die staan er zat op facturen!) zomaar via e-mail te versturen.

 

Althans: ik doe het sowieso niet.

 

Welke gegevens zijn zo schokkend en een inbreuk op de privacy om geen facturen per mail te sturen?

 

Bedrijfsnaam? Adres? KvKnummer? Allemaal te verkrijgen via het openbare register van de KvK. Adresgegevens? Simpel op te zoeken via telefoongids, zoekmachine etc. Btwnummer? Ja, bij eenmanszaken zoals mijn bedrijf, is dat te herleiden tot mijn burgerservicenummer of hoe dat tegenwoordig mag heten. Vervelend, maar het is niet anders.

 

Ik zie het probleem niet.

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

"Gewone" e-mail is (zeggen de kenners) "zo lek al een mandje".

"Gewone" post nog meer.

 

Met het weinige respect dat ik nog voor Post-nl weet op te brengen ... E-mail is beduidend betrouwbaarder, met alle middelen die beschikbaar zijn.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 


Косара - Счетоводни и консултантски услуги / Cosara - Biuro Rachunkowe i Doradztwo Podatkowe

Instead of Thinking Outside the Box, Get Rid of the Box.

Deel op social media


Link naar bericht
Delen op andere sites

Maak een account aan of log in om te reageren

Je moet een lid zijn om een reactie te kunnen achterlaten

Account aanmaken

Registreer voor een nieuwe account in onze community. Het is erg gemakkelijk!

Registreer een nieuw account

Inloggen

Heb je reeds een account? Log hier in.

Nu inloggen
Log in om dit te volgen  

×

Cookies op HigherLevel.nl

Cookies zijn nodig om Higherlevel.nl goed te laten functioneren. Door het gebruik van HigherLevel.nl verklaar je onze voorwaarden te hebben gelezen en te accepteren.

 Meer informatie   Oké