Verkoopfacturen verloren

[DianeJ]

Hallo allen,

 

Ik heb een webshop in sieraden producten, de sieraden zijn vergelijkbaar als die van Lucardi.

De wettelijke bewaartermijn volgens de Belastingdienst voor bedrijven is 7 jaar.

 

Mijn administratie is redelijk in orde, dus de inkoopfacturen, bankboek, Mollie transactiedata, etc zijn aanwezig.

Omdat wij de webshop (WooCommerce WordPress) hebben verwijderd, zijn ook alle verkoopfacturen (pdf) en voorraadinformatie verloren gegaan.

Hoewel alle pdf-verkoopfacturen verloren zijn, heb ik nog wel de inleesbestanden waar heel veel gegevens in staan.
 

Beknopte voorbeeld inleesbestand:

Factuurnr	Factuurdatum	Klant	Adres	Bedrag	BTW	Mollie-ID
WS2022001	3 jan 2022	Tamara van Wes	...	16	2,78	kSxmDl2
WS2022002	14 jan 2022	Rik ter Veld	...	16	2,78	pDmfF19
WS2022003	19 jan 2022	Piet Janssen	...	47	8,16	sXxAp1m

De volgende kolommen staan in het inleesbestand:

Factuurnr | Factuurdatum | Klant | E-mail | Adres | Postcode | Woonplaats | IP-adres | Totaalbedrag | BTW-percentage | BTW-bedrag | MollieTransactie-ID

 

Het inleesbestand (xls of csv) was bedoeld voor mijn boekhouder, zodat hij in zijn boekhoudprogramma met '1 druk op de knop' alle verkopen kan inlezen.
Helaas staan de kolommen Artikelnummer, Productnaam en Hoeveelheid niet in het inleesbestand. Dus denk aan 'HT-302 Zilveren armband' of 'SM-019 Ketting met Dolfijntje'.

 

Kortom:
Ik ben alle pdf-verkoopfacturen kwijt, daarnaast weet ik niet welke sieraden producten ik aan mijn klanten hebt verkocht. Maar ik heb nog wel het inleesbestand.

 

Vraag:
Heb ik een probleem als er ooit een controle is door de fiscus?

 

Alvast bedankt voor jullie antwoorden!

Groetjes,
Diane J.

12 juli 2022 aangepast door DianeJ

[Rik ·]

Welkom op Higherlevel.

 

Eerste even wat vragen...

Heb je echt helemaal geen back-up van de webshop ergens?

Heb je de facturen als pdf ook nooit zelf naar de kanten gemaild?

Waarom is de webshop verwijderd?

Stond de webshop bij een andere provider? (en heeft die misschien toch nog wel een backup?)

 

Ik heb er zelf geen ervaring mee maar hier adviseren ze het bij de Belastingdienst zelf te melden.

 

Quote

Informeer zelf meteen de Belastingdienst. Als jij door overmacht een deel van je boekhouding kwijt bent geraakt, kun je maar beter zelf aan de bel trekken. De kans is niet zo heel groot dat de fiscus je boeken wil inzien, maar als ze dat wel willen en je zegt dan pas wat er is gebeurd, krijg je waarschijnlijk een boete

https://www.mkbservicedesk.nl/administratie/boekhouding/wat-moet-je-doen-als-een-deel-van-je-boekhouding-verloren-gaat

 

20 minuten geleden, DianeJ zei:

Mijn administratie is redelijk in order, dus de inkoopfacturen, bankboek, Mollie transactiedata, etc zijn aanwezig.

Als automatiseerder kan ik daar dus mijn grote twijfels bij zetten... Een zeer groot en belangrijk onderdeel van een administratie "in orde" is een goede backup 

 

 

 

12 juli 2022 aangepast door Rik ·

[wimj]

En dan vooral een leesbare backup. Dus geen datafile die alleen door een bepaald boekhoud pakket gelezen kan worden, maar bijvoorbeeld een verzamling losse bestanden in tekst- of pdf formaat.

[Cosara]

8 uur geleden, DianeJ zei:

1. Mijn administratie is redelijk in orde, dus de inkoopfacturen, bankboek, Mollie transactiedata, etc zijn aanwezig.

2. Hoewel alle pdf-verkoopfacturen verloren zijn, heb ik nog wel de inleesbestanden waar heel veel gegevens in staan.

De volgende kolommen staan in het inleesbestand:

Factuurnr | Factuurdatum | Klant | E-mail | Adres | Postcode | Woonplaats | IP-adres | Totaalbedrag | BTW-percentage | BTW-bedrag | MollieTransactie-ID

Tegenvraag: van hoeveel boekjaren zijn de verkoopfacturen kwijt ?

 

verder … als de inleesbestanden voor de boekhouder beschikbaar zijn en door deze zijn verwerkt, dan is er in wezen niet zoveel aan de hand en zijn de verkoopfacturen te herleiden … indien nodig.

 

7 uur geleden, Rik · zei:

  Quote

Informeer zelf meteen de Belastingdienst. Als jij door overmacht een deel van je boekhouding kwijt bent geraakt, kun je maar beter zelf aan de bel trekken. De kans is niet zo heel groot dat de fiscus je boeken wil inzien, maar als ze dat wel willen en je zegt dan pas wat er is gebeurd, krijg je waarschijnlijk een boete.

Mijn ervaring als boekhouder leert dat een dergelijke melding meer problemen oplevert dan dat het oplost.  Met een (mogelijke) controle zal het wel loslopen, zo ook met een (mogelijke) boete.

Je wilt niet weten hoeveel administraties er jaarlijks verloren gaan door verhuizingen of door de wisseling van boekhouder(s). 

 

wedervragen…

Boekt de boekhouder dan geen facturen in ?

De boekhouding is verder toch wel in orde ?

[Derek-Jan]

Als je aan particulieren verkoopt heb je toch helemaal geen verkoopfacturen nodig? Gegevens van de betaling via Mollie lijkt mij voldoende. (denkt deze leek met ook een webshop zonder verkoopfacturen)

[Ward van der Put]

Als je het factuurstelsel volgt en daartoe facturen uitreikt, vallen die facturen onder de bewaarplicht. 

 

Als je de PDF's mailt, kun je bij de provider ook nog even informeren naar een back-up van de mailserver.

[DianeJ]

Hallo allemaal,

 

Wow, zoveel reacties! Bedankt daarvoor!

 

Ik heb van een ICT'er begrepen dat hij o.b.v. het Excel-inleesbestand eventueel nog losse PDF-facturen kan creëren middels een conversie-tool. Dan staan informatie als Factuurdatum, Klantnaam, Adres, E-mail, Totaalbedrag en BTW-percentage, BTW-bedrag op de factuur. Behalve de Artikelnummer, Productnaam en Aantal stuks.

 

Is het van belang voor de Belastingdienst welke sieraden en aantal stuks ik heb verkocht aan mijn klanten? Deze informatie ben ik kwijt.

 

 

Hierbij de antwoorden op jullie vragen:

 

Rik ·

Quote

Heb je echt helemaal geen back-up van de webshop ergens?

Helaas niet meer, want de hosting is beëindigd.

 

Quote

Heb je de facturen als pdf ook nooit zelf naar de kanten gemaild?

Ja, de pdf-facturen zijn naar de klanten gemaild.

 

Quote

Waarom is de webshop verwijderd?

Omdat het bedrijf niet meer liep en is opgeheven.

 

wimj

Quote

 

En dan vooral een leesbare backup. Dus geen datafile die alleen door een bepaald boekhoud pakket gelezen kan worden, maar bijvoorbeeld een verzamling losse bestanden in tekst- of pdf formaat.

 

Het betreft een Excel-inleesbestand met de volgende kolommen: 

Factuurnr | Factuurdatum | Klant | E-mail | Adres | Postcode | Woonplaats | IP-adres | Totaalbedrag | BTW-percentage | BTW-bedrag | MollieTransactie-ID.

 

Het Excel-bestand kan je gewoon met de 'blote ogen' lezen, het is heel duidelijk. Bovendien had ik begrepen van een ICT'er dat het mogelijk is om o.b.v. het Excel-inleesbestand naar losse PDF-bestanden te converteren.

 

Cosara

Quote

Tegenvraag: van hoeveel boekjaren zijn de verkoopfacturen kwijt ?

Ik heb 3 jaar lang een sieraden webshop gehad, van al deze 3 jaar ben ik de losse PDF-facturen kwijt.

 

Derek-Jan 

Quote

Als je aan particulieren verkoopt heb je toch helemaal geen verkoopfacturen nodig? Gegevens van de betaling via Mollie lijkt mij voldoende. (denkt deze leek met ook een webshop zonder verkoopfacturen)

Ik verkoop zowel aan particulieren als zakelijke klanten (denk aan zakelijke geschenken).

[Cosara]

2 uur geleden, DianeJ zei:

Is het van belang voor de Belastingdienst welke sieraden en aantal stuks ik heb verkocht aan mijn klanten? Deze informatie ben ik kwijt.

Niet echt ...

 

Als de webshop is opgeheven, dan kan alleen de fiscale afrekening met betrekking tot de (afgewaardeerde) voorraad een minuscuul puntje van aandacht vormen ... mocht dat ooit onder de aandacht komen.

 

Niet teveel drukte maken voor iets wat niet echt bestaat.

[Rik ·]

Wel is het verstandig een en ander even goed te documenteren. In een Word-documentje opschrijven, datum, wat er voorgevallen is, wat je kwijt bent en waarom en de kolom gegevens die je nog wel hebt in dat Excel bestand (Word bestandje kun je dan bij dat Excel bestand bewaren). Al is het alleen maar even voor jezelf dat je die dingen op een rijtje hebt (mocht dat ooit nodig zijn). Die dingen kunnen gebeuren.

 

[DaMedia]

Indien echt nodig, dan kun je de klant nog mailen en vragen naar de factuur, je hebt immers de mailadressen.

Maar het belangrijkste heb je al: overzicht met factuurnummers, bedrag en BTW. Hieruit alle facturen maken is 10 minuten werk, maar waarschijnlijk nooit nodig.

[Roel J]

Het excel bestand is echt voldoende daar kan de belastingdienst mee vaststellen of alle facturen aanwezig zijn tegen alle betalingen. het mollie id staat er al bij. dat ID staat als het goed is ook op de bankafschriften dus als je die nog hebt ben je er wel zo'n beetje.

 

Het is echt niet nodig om pdf's te gaan maken en die bewaren. Er staat nergens in de regels dat je facturen op A4 of PDF formaat moeten zijn.

[DianeJ]

Ik nog even in paniek... maar ik weet nu voldoende. 

 

Bedankt allemaal!

 

[Rik ·]

19 minuten geleden, Roel J zei:

Het is echt niet nodig om pdf's te gaan maken en die bewaren. Er staat nergens in de regels dat je facturen op A4 of PDF formaat moeten zijn.

Heel officieel moet je de factuur bewaren in de vorm waarin die is verzonden.

Als er dus een PDF is verzonden zou die PDF bewaard moeten zijn.

(Ten minste, dat maak ik op uit de pagina's bij de belastingdienst.)

 

Maar ik ben het wel met je eens dat dat meestal (of altijd?) niet echt nodig zal zijn.

Zeker niet in dit geval als je documenteert dat alles verloren is gegaan (en nog wel dat Excel bestand hebt waar het meeste in staat).

 

Quote

Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie. Dat is verplicht, want wij moeten uw administratie kunnen controleren. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren

 

 

14 juli 2022 aangepast door Rik ·

[Ward van der Put]

Quote

U moet uw geautomatiseerde administratie bewaren. Houdt u zich niet aan deze bewaarplicht? Dan kunnen er problemen ontstaan. Bijvoorbeeld tijdens een belastingcontrole. In deze brochure leest u welke gegevens u moet bewaren. En hoe u gegevens bewaart en aanlevert voor controle door de Belastingdienst. 

 

Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht (PDF, 162 kB)

[Roel J]

31 minuten geleden, Rik · zei:

Heel officieel moet je de factuur bewaren in de vorm waarin die is verzonden.

Inderdaad maar die zin verloren gegaan dus de vorm waarin verzonden is bestaat niet meer want dat was het mailtje met de PDF bijlage naar de klant. Dat is het enige orignele document dat ooit heeft bestaan en staat voor "de vorm waarin verzonden".

 

 

Het is natuurlijk onzin om te beweren dat als je een excelbestand in een PDF layout zet dat je dan opeens als bij magie weer de orginelen hebt, dat is simpelweg niet zo.

 

De klanten gaan mailen is ook een heilloze missie en wordt ook niet van je verlangd 90% reageert niet, gebruikt het mailadres niet meer of heeft de mail niet bewaard ze hebben immers geen onderneming dus hoeven dat ook niet.

 

De belastingdienst stelt duidelijke regels, maar als daarmee iets fout gaat zijn ze ook redelijk in het oplossen. Dus als jij een excel met mollieID kan leveren zijn ze tevreden want ze kunnen hun controles doen.

Je krijgt hooguit een wat lagere "score" op volledigheid van de controle omdat de orginelen niet aanwezig waren. als het bedrijf nog zou bestaan zou je een aanwijziging krijgen om dat beter te regelen, misschien een opvolgcontrole na een jaar of 2. Maar nu het bedrijf niet meer bestaat zal men genoegen nemen met wat er wel is en als de verbandscontroles niets vreemds op leveren wordt het gewoon geaccepteerd zonder sancties

 

 

 

[Ward van der Put]

37 minuten geleden, Roel J zei:

Inderdaad maar die zijn verloren gegaan dus de vorm waarin verzonden is bestaat niet meer want dat was het mailtje met de PDF bijlage naar de klant. Dat is het enige originele document dat ooit heeft bestaan en staat voor "de vorm waarin verzonden".

Je kunt technisch ook beargumenteren dat de PDF een origineel document is en het e-mailbericht de envelop waarin het document is verzonden.

 

Normaliter bewaar je enveloppen en poststempels niet, maar bij e-mail kan het berichtenverkeer bevestigen dat het originele document bestaat en dat de factuur daadwerkelijk is uitgereikt.

[Roel J]

Dat zou je kunnen beredeneren, maar dan nog zijn de PDF's kopieën. De enige orginele factuur is die op factuurdatum naar de klant is gestuurd.

 

De achtergrond van "in dezelfde vorm" is niet letterlijk pdf, png , docx of welk documentextentie je kan bedenken maar in de vorm van een computerboekhouding of papierenboekhouding.

 

De reden dat ik er zo'n punt van maak is omdat er onterechte conclusies worden getrokken. Het is geen cursus begrijpend lezen of tekstverklaring. De belasting gaat je geen boete geven omdat je op je netwerk readonly docx bestanden hebt staan terwijl je naar je klanten PDF's hebt gestuurd.

Dus het advies om even pdf's van excelbestand te maken is echt onzinnig.

 

De afschriften/kopieën van de orginelen zijn er niet meer. Het enige wat er nog is is een excelbestand. Alles wat je daarmee doet is windowdressing en geen (nuttig) herstel van de verloren gegane administratie.

 

[Gast Wigbolt]

Zijn er ook nooit orderbevestigingen op een eigen mailbox gearchiveerd?

 

Mvg,

 

Wigbolt

[Cosara]

Dit dreigt een oeverloze discussie te worden voor een probleem dat niet echt bestaat. 

[Derek-Jan]

14 uur geleden, Cosara zei:

Dit dreigt een oeverloze discussie te worden voor een probleem dat niet echt bestaat. 

 

Maar wel een interessante discussie als je zelf een webshop hebt draaien. Webshop stoppen en je hosting opzeggen kan wel gevolgen hebben waar wellicht niet iedereen bij stilstaat.

[Cosara]

Op 15-7-2022 om 10:38, Derek-Jan zei:

Op 14-7-2022 om 20:00, Cosara zei:

Dit dreigt een oeverloze discussie te worden voor een probleem dat niet echt bestaat. 

Maar wel een interessante discussie als je zelf een webshop hebt draaien. Webshop stoppen en je hosting opzeggen kan wel gevolgen hebben waar wellicht niet iedereen bij stilstaat.

Het probleem beperkt zich niet alleen tot een webshop … dat staat buiten deze discussie. 
 

Deze “discussie” ging over het aandragen van oplossingen waar geen oplossing voor nodig is geweest, aangezien er nog voldoende fiscale informatie in de administratie aanwezig is.

 

Zorg er altijd voor dat niet alle informatie op één plek digitaal of analoog wordt opgeslagen.

[Ward van der Put]

1 uur terug, Cosara zei:

Zorg er altijd voor dat niet alle informatie op één plek digitaal of analoog wordt opgeslagen.

Bijvoorbeeld door een BCC van elke orderbevestiging en elke factuur te e-mailen naar een eigen e-mailadres.

 

Higherlevel is er niet alleen om acute problemen op te lossen, maar ook om ze voor te zijn.

[wimj]

Maar in dit specifieke geval zal het gebruikte email adres gebaseerd zijn op de domeinnaam van de webshop, en dus wellicht gelijk met het opheffen van de webshop zijn verdwenen.

 

Maar goed, allemaan hypothetisch.

[TwaBla]

1 minuut geleden, wimj zei:

Maar in dit specifieke geval zal het gebruikte email adres gebaseerd zijn op de domeinnaam van de webshop, en dus wellicht gelijk met het opheffen van de webshop zijn verdwenen.

 

Gmail en iCloud zijn je vrienden.