Verplichte urenregistratie medewerkers

[Jasper S.]

Zoals de meeste van jullie wel weten is verplicht een urenregistratie bij te houden van alle werknemers.
Dit om te controleren of een onderneming zicht houdt aan de Arbeidstijdenwet (ATW).

Tot nu toe deden wij dit altijd met hand. Maar naarmate het bedrijf gegroeid het afgelopen jaar is dit eigenlijk niet handig meer en is de kans op fouten ook toegenomen.
Wij werken met stuk software waar wij onze voorraad in bijhouden en onze facturen versturen. Maar deze houdt de werkuren op projectbasis bij.
En ondanks dat ze met een hoop trukjes proberen toch tot een volwaardige personeelsplanner te komen, werkt dit eigenlijk niet heel goed.
Ik ben geen ICT-er, maar ik verwacht dat de basis van het software in de weg zit.

Dus nu ben ik op zoek naar een oplossing, waarbij ik moet aangeven dat mijn collega's niet heel sterk zijn op het gebied van administratie en software.
Dus de uren worden door de planner bijgehouden en verwerkt.
Ik ben begonnen met een excel bestand, wat op zich aardig werkt en netjes aangeeft als er dingen niet kloppen volgens de ATW.
Het enige waar ik op vastloop is de 36 (of 32) uur rust die er per week moet plaatsvinden.

Een kant en klare excel template, die ook rekening houdt met wetgeving, kon ik niet vinden, dus ben ik op zoek gegaan naar een softwarepakket.
En er zijn er heel veel, veel pakketten zijn ook  van dezelfde partij, alleen met een andere naam/logo.
Maar allemaal zijn ze heel ingewikkeld en vooral gebaseerd op veel complexere toepassingen, zoals roosters, app's, project toewijzing etc etc.
Met het gevolg dat niet alleen het leren van de software tijdrovend is, ook het invoeren is niet zo makkelijk als dat het zou kunnen.

Kortom weer een heel lang verhaal, voor een korte vraag, wie weet er een pakket/template oid om werkuren bij te houden die tevens aangeeft wat de rusttijden en gewerkte uren per dag zijn.

(En mocht iemand interesse hebben aan mijn brouwsel, hieronde rhet excel bestnd)

urenadministratie.xlsx

[Freeaqingme]

Werk je met extreem onregelmatige roosters?

 

Ik zou eerst heel goed in kaart brengen wat de exacte eisen zijn ten aanzien van een dergelijke administratie. Ik heb zelf met name ervaring met kantoorbanen waar mensen (officieel) van 9 tot 5 werken, al dan niet aangevuld met een storingsdienst, en daarbij heb ik nog nooit een urenadministratie gezien.

Wellicht heb je dat al tot in de puntjes uitgezocht, maar dat haal ik niet 100% uit je post, en het zou zonde zijn als je heel veel werk/administratieve rompslomp gaat doen voor iets dat niet strict noodzakelijk is.

[Ward van der Put]

Quote

Een werkgever moet een registratie van de gewerkte uren bijhouden. Er zijn geen eisen aan de vormgeving gesteld, maar uit de registratie moet de Nederlandse Arbeidsinspectie wel kunnen zien of de Arbeidstijdenwet is nageleefd.

 

Zie: Algemene verplichtingen werk- en rusttijden voor werkgevers en werknemers

 

Deze verplichting staat in artikel 4.3 van de Arbeidstijdenwet (Atw).

[Jasper S.]

Op 19-7-2024 om 21:49, Freeaqingme zei:

Werk je met extreem onregelmatige roosters?

 

Ik zou eerst heel goed in kaart brengen wat de exacte eisen zijn ten aanzien van een dergelijke administratie. Ik heb zelf met name ervaring met kantoorbanen waar mensen (officieel) van 9 tot 5 werken, al dan niet aangevuld met een storingsdienst, en daarbij heb ik nog nooit een urenadministratie gezien.

Wellicht heb je dat al tot in de puntjes uitgezocht, maar dat haal ik niet 100% uit je post, en het zou zonde zijn als je heel veel werk/administratieve rompslomp gaat doen voor iets dat niet strict noodzakelijk is.

Ik ben op de hoogte van de regels, wij vallen met onze branche ook nog onder speciale ruimere regels.
Elk bedrijf moet een registratie hebben, eerst alleen van Nederland, maar nu ook van Europa.
Controles zijn er niet of nauwelijk, maar als er een bedrijfsongeval is of een medewerker gaat klagen, dan is het ontbreken hiervan een groot financieel probleem.

En als bonus mag je in Nederland geen nevenarbeid of nevenactiviteiten meer verbieden, maar tellen die uren wel mee voor de arbeidstijdenwet.
Het ontbreken of niet meer beschikbaar hebben kan je zo max. 10.000 euro boete kosten:
https://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0032353&bijlage=1&z=2022-01-01&g=2022-01-01

 

Kinderarbeid wordt minder hard bestraft dan het niet hebben van de registratie.

20 juli 2024 aangepast door Jasper S.

[Cosara]

8 uur geleden, Jasper S. zei:

Kinderarbeid wordt minder hard bestraft dan het niet hebben van de registratie.

ZZP’ers mogen zoveel en zo lang werken als zij maar willen …

[Jasper S.]

het gaat hier niet om ondernemers maar om werknemers

[Hans van den Bergh]

6 minuten geleden, Jasper S. zei:

het gaat hier niet om ondernemers maar om werknemers

Even terug naar jouw vraag: daarvoor moet je een sluitende registratie hebben, dit is vormvrij en zolang het klopt, liggen de opties die jou passen voor het oprapen. Heb je inmiddels betere gevonden dan je nu hebt?

[Jasper S.]

Nee nog niet, ik hoopte dat met zoveel ondernemers bij elkaar, dat er iemand dezelfde uitdaging zou hebben gehad.
Er zijn heel veel stukjes software, waarbij er veel van hetzelfde script zijn, maar met een ander kleurtje en logo. Maar allemaal heel uitgebreid en erg omslachtig kwa invullen. Dat laatste is niet heel onlogisch, want het zit gekoppeld aan een rooster systeem.

 

Maar ik ben inmiddels wel een stuk verder gekomen met het excel bestand, met de hulp van een excel forum. Dus wellicht dat ik uiteindelijk daar een oplossing uit krijg.

[Roel J]

Ik heb ook zitten knutselen met een excelbestand.

 

Ik zag daar vooral het probleem bij de tussentellingen waardoor het lastig is tellingen andere controles te maken en dus ik heb een tabel gemaakt die je vanaf de datum in diensttreden kan gebruiken of per kalender jaar.

 

De totalen per week worden in een tweede controle overzicht opgetoond op basis van de weeknummers (omdat een werkweek wordt aangemerkt van maandag tm zondag kan je het op weeknummers doen)

 

Ik heb ook een kolom met signaalteksten toegevoegd. zodat je niet alleen op een celkleur hoeft te reageren. En ook iemand met iets minder ervaring of kennis van de arbeidstijden ziet wat mis is.

 

Kijk maar wat je hiervan kan gebruiken. De basis is wel klaar er moeten hier en daar nog wat voorwaadelijke opmaken in en testen of alle meldingen op het goede moment verschijnen.

 

Als je een linkje hebt naar het excelforum kan ik misschien daar ook nog even meekijken.

urenadministratie met tabel.xlsx

[Roel J]

En met betrekking tot je software vraag. Ik denk dat de arbeidstijdenwet voor die pakketen toch een beetje "bijvangst" zijn. Ondernemers laten tijdschrijven omdat ze bepaalde inzichten willen om hun winstmarge op projecten in de gaten te houden of inderdaad om de roosterplanning (voor de planners) beheersbaar te houden, maar die zie je vooral bij bedrijven met ploegendiensten, in de zorg. Omdat daar naast de arbeidstijden wet ook nog tien tot twintig CAO voorwaarden en compensaties moeten worden meegewogen.

 

En hoewel jij met jou bedrijf ook op bijna alle tijden van de dag werkt is het verschil toch dat je geen regelmatige roosters kan maken met 1 week vroeg, 1 week laat en 1 week nacht kan plannen.

 

 

[Cosara]

4 uur geleden, Jasper S. zei:

het gaat hier niet om ondernemers maar om werknemers

Het gaat ook niet om kinderarbeid ...

[Jasper S.]

5 uur geleden, Roel J zei:

g daar vooral het probleem bij de tussentellin

 

5 uur geleden, Roel J zei:

Ik heb ook zitten knutselen met een excelbestand.

 

Ik zag daar vooral het probleem bij de tussentellingen waardoor het lastig is tellingen andere controles te maken en dus ik heb een tabel gemaakt die je vanaf de datum in diensttreden kan gebruiken of per kalender jaar.

 

De totalen per week worden in een tweede controle overzicht opgetoond op basis van de weeknummers (omdat een werkweek wordt aangemerkt van maandag tm zondag kan je het op weeknummers doen)

 

Ik heb ook een kolom met signaalteksten toegevoegd. zodat je niet alleen op een celkleur hoeft te reageren. En ook iemand met iets minder ervaring of kennis van de arbeidstijden ziet wat mis is.

 

Kijk maar wat je hiervan kan gebruiken. De basis is wel klaar er moeten hier en daar nog wat voorwaadelijke opmaken in en testen of alle meldingen op het goede moment verschijnen.

 

Als je een linkje hebt naar het excelforum kan ik misschien daar ook nog even meekijken.

urenadministratie met tabel.xlsx 46.27 kB · 1 download

Wauw die van jou ziet er een stuk mooier uit dan wat ik had gemaakt, ik heb nog niet gekeken naar de berekeningen, dat ga ik vanavond even om mijn gemak doen.

 

In welke versie van excel is deze gemaakt? Ik werk met die van 2019, maar zodra ik iets wil bekijken krijg ik bij de gemiddelde  van 4 en 16 weken de melding #Name?

IS er een nieuwe of juist een oude functie gebruikt?

Dit is het linkje naar het excel forum:
https://www.excelforum.com/excel-general/1426412-count-block-of-empty-cells-within-range.html#post5967782

21 juli 2024 aangepast door Jasper S.

[Roel J]

ach een paar kleurtjes ziet er al snel leuk uit..

Belangrijkste is dat je een zo schoon mogelijke tabel met datums en uren maakt en tellingen en controles in aparte kolommen doet niet tussen de datum regels.

Wat ik me net bedacht: Als je geen Microsoft 365 hebt dan werkt die samenvatting per week vanaf kolom L niet goed. maar dat is wel op te lossen door dan de weeknummers onder elkaar te zetten en via sommen.als() de telling per week te maken.

 

Als je wel met M365 werkt of zou willen werken dan zou je ook nog via Microsoft Forms een heel simpel invoerformulier kunnen maken. Die dan automatisch naar een excelfile wordt geschreven. Dan heb je alleen nog een extra kolom nodig om te weten wie uren instuurt..

 

Dan zou je de data alleen hoeven knippen en plakken naar de urenregistratie.

[Jasper S.]

aha dat is dan de reden dat het niet helemaal werkt als ik edit gebruik.

Ik werk niet met met microsoft 365, maar met office 2019.
Maar ga eens kijken of iuk jou uitleg begrijp en dat dan aanpassen, want verde rlijkt het heel goed te werken.
Jouw excel laat echt zien dat ik een topje van de ijsberg ken van wat er allemaal mogelijk is met excel.

21 juli 2024 aangepast door Jasper S.

[insparcom]

Op 20-7-2024 om 23:53, Jasper S. zei:

En als bonus mag je in Nederland geen nevenarbeid of nevenactiviteiten meer verbieden, maar tellen die uren wel mee voor de arbeidstijdenwet.

Tenzij: de gezondheid en veiligheid in gevaar komen. Zeg maar dat de nachtportier met zijn tweede baan als chauffeur op de bus naar Spanje rijdt. Het voorkomen van strijdigheid met de Arbeidstijdenwet is een gerechtvaardigd belang. Dat moet je bij voorkeur wel in de arbeidsovereenkomst opnemen. 

[Jasper S.]

Ok, dat is wel een waardevolle toevoeging, dank je wel.

[Ondernemeneer]

Volgens mij is dit een standaard functie in Microsoft teams of 365. Verder zijn er apps als TimeChimp, Shiftbase en Keeping of natuurlijk een eenvoudig excel bestand, maar is long-term met meerdere medewerkers misschien wat ouderwets.