Boekhouding geheel zelf doen

[anjori]

Sinds dit jaar doe ik zelf mijn btw aangifte, dit om de kosten van de boekhouder te verlagen. Sinds de oprichting in 2007 deed een boekhouder de btw aangifte en maakte elk jaar een jaarrekening. Echer loopt de omzet sinds 2010 terug en zijn de kosten van de boekhouder zodanig hoog dat ik eigenlijk alleen voor de boekhouder aan het werk ben. Ik heb een kleine webshop, hoef er niet van te leven maar wil er wel iets aan over houden. Gelukkig stijgt de omzet weer licht maar verwacht niet dat komend jaar een spectaculaire omzet.

 

Ook heb ik vorige maand een bezoek gehad van de belastingdienst en deze meldde ook al dat de kosten van de boekhouder eigenlijk te zwaar op de winst drukken. De inspecteur stelde zelfs voor dat ik de jaar rekening gewoon zelf kan maken als ik een beetje overweg kon met excel. Nu ben ik een paar weken verder en ben serieus aan het kijken of ik het inderdaad zelf kan doen en volgens mij moet dat lukken.

 

Wat ik mij nu alleen afvraag kan ik een jaarrekening wel zonder controle maken en gebruiken voor de inkomstenbelasting? Ik overweeg trouwens wel om het niet in excel te gaan doen maar via het programma van Acumulus. Ik weet niet of dit programma voldoende is om een jaarrekening zonder boekhouder te maken, ik lees er wel goede verhalen over.

 

Een andere opmerking van de belastingdienst was dat ik niet goed administreer waar de inkopen naar toe gaan en de verkopen vandaan komen. Ik koop voorraad in en verkoop dus ook uit voorraad, dit hou ik gewoon bij in een exellijst. Ik ben eens aan het rondkijken hoe dit in bestaande voorraadbeheer programma's werkt maar kan daar eigenlijk niets over vinden. Hoe moet ik de boekingen dan bijhouden als bestaande programma's het ook niet doen? Ik dacht zelf dan maar op de regel van het artikel dat op voorraad ligt/komt een kolom met het inkoopordernummer te vermelden en als ik het artikel verkoop het factuurnummer te vermelden, is dat voldoende?

 

 

[4711]

Ook heb ik vorige maand een bezoek gehad van de belastingdienst en deze meldde ook al dat de kosten van de boekhouder eigenlijk te zwaar op de winst drukken.

 

Heb je dat wel goed begrepen?

Dit is een uitspraak die de BD nooit zal doen namelijk (natuurlijk kan een medewerker wel iets op persoonlijk titel roepen, maar dat zou een beetje belastingambtenaar toch proberen te vermijden). Daar gaan zij niet over.

 

[fvddungen]

Weet je wel zeker of je kosten bespaart als je het zelf wilt doen? Een goede boekhouder weet genoeg slimme belastingstruukjes om het maximale voor jou er uit te halen. Iets wat jou nooit lukt, omdat je gewoon niet over die kennis beschikt. De kosten van je boekhouder verdien je zo dubbel en dwars terug. Als de kosten van de boekhouder desondanks naar jouw mening niet in verhouding staan tot je winst (de boekhouder is te duur of hij doet zijn werk niet voldoende goed), dan is het wellicht tijd om op zoek te gaan naar een ander.

[anjori]

Ik heb het echt goed begrepen en ze heeft echt gemeld dat ik hetzelf ook kan doen. Ik heb alleen maar een giro, inkoop en verkoop boek. Verder alleen wat kantoor artikelen, laptop, printers etc en verder niets dus niets ingewikkeld. Alle bestellingen worden van te voren betaald dus geen openstaande zaken.

 

Tijdens de controle kwamen er al wat zaken naar voren waar zij bezwaar op had en gaat aanpassen, dit waren zaken die ik ook al aan mijn boekhouder had gemeld maar deze zag er geen probleem in maar nu ik controle heb gehad gaat ze er niet mee akkoord. Verder is hij al 5 jaar mijn boekhouder en heb nog niet echt meegmaakt wat nou zo speciaal was waar hij een toegevoegde waarde was. Nogmaals volgens mij is ij boekhouding niet zo speciaal, ik moeet aleen een correcte winst en verliesrekening zien samen te stellen en volgens mij is dat met acumulus wel te realiseren. Ze worden ook aangeprezen als boekhoudprogramma "zonder boekhouder".

 

Maar ik meld dit draadje niet voor niets, als ik maar enigzins het gevoel krijg dat de experts hier mij vertellen dat ik een hoop ellende op mijn hals haal dan bedenk ik wel een andere insteek. Bijv nog meer zelf doen via acumulus en een simpele controle door "een" boekhouder.

 

Ik heb net even de facturen bekeken, voor een jaarekening van mijn eenvoudige boekhouding waarbij ik alles in een excel sheets inklop die helemaal passend zijn voor de boekhouder heeft hij toch zo'n 10 uur nodig om een jaar rekeing te maken. Ik als leek zeg dat dat wel een beetje veel uren zijn, maar ja wie ben ik.

[fvddungen]

Toevallig kwam net voor jouw post dit draadje voorbij.

 

Misschien interessant voor jou?

[anjori]

Toevallig kwam net voor jouw post dit draadje voorbij.

 

Misschien interessant voor jou?

 

Heb ik toevallig al bekeken, maar moet het verder bestuderen. Ik zoek niet specifiek op "gratis", zeker zaken als boekhouden mag best geld kosten als het maar binnen de perken blijft. Acumulus kost 120 euro per jaar, dat vind een een heel redelijk bedrag.

[Hermes Ratgers]

Verleden jaar heb ik me er in verdiept en heb een aantal opties bekeken.

Als ik je verhaal zo lees, daarbij je afvraagt of je ook iets extra's in het pakket wil (voorraadadministratie) dan is Kleisteen zeker ook een optie voor je.

 

Het pakket kan gekoppeld worden aan een administratiekantoor indien je dat wenst, maar ook de helpdesk van Kleisteen zelf is zeer uitgebreid. Op elk moment kun je ook switchen van basispakket naar uitgebreid pakket.

[Emiel van Rossum]

Wat kost jou boekhouder per kwartaal voor de BTW aangifte dan? Ik weet dat ik er flink geld bij zou moeten leggen als ik het zelf doe in plaats van de boekhouder... De kwartaal aangifte kost me minder dan dat een half uur werk oplevert.

 

Ik zou eens rondshoppen.

 

Verder vind ik het een hele rare manier van bedrijfsvoering om bij een dalende omzet je energie in dat soort zaken te steken, terwijl je die energie zou moeten steken in zaken die je omzet doen stijgen. Webshop verbeteren, seo, sea, social media e.d.

Focussen op facilitaire zaken, is in mijn optiek het laatste wat je moet doen. Je moet facilitaire zaken onder controle en op orde hebben, zo goedkoop mogelijk, en met zo min mogelijk werk. Zodat je je bezig kunt houden met het echte probleem, de dalende omzet.

 

 

[StefanO]

Ik doe al jaren mijn boekhouding zelf in Excel, want ik kan heel goed boekhouden en ook heel goed Excellen. In het begin ging dat uitstekend. Enkelvoudige vennootschap, geen overlopende posten uit het verleden. Na verloop van tijd werd het wat meer complex. Er komen vennootschapjes bij, er worden deelneminkjes verkocht, er komt wat overloop en Stefan heeft het te druk om het allemaal netjes bij te houden en beperkt zich tot de aangiften. Vervolgens was ik veel tijd kwijt om het allemaal weer netjes bij te werken. :-[

 

Verkeerde zuinigheid. Ik KAN het wel heel goed zelf, maar kwam er niet aan toe omdat ik ook klanten moest bedienen. En die gaan natuurlijk voor. Loodgieter met een lekkende kraan zeg maar.

 

Inmiddels pak ik het anders aan. Excel gebruik ik niet meer voor de boekhouding en ik heb een administratiekantoor die veel geautomatiseerd heeft, me weinig kost en ook de jaarrekening opstelt. IDEAAL!!

 

Mijn tip is dat je als ondernemer vooral bezig moet zijn met ondernemen en de groei van je bedrijf.

[mmint]

Ik kan me best voorstellen dat je bij een lage omzet van iets wat je erbij doet, je liever zelf aan de slag gaat. Uiteraard doe je dat niet wanneer je in de besteedde tijd zelf meer kan verdienen dan je boekhouder kost, maar bij een omzet van b.v. 5k wil je ook niet 1500 euro extra kosten maken.

 

Zelf heb ik gekozen voor een tussenvorm. Ik doe zelf de boekhouding (in snelstart), doe zelf de BTW aangiften en maak zelf de jaarrekening voor m'n IB aangifte. Echter, voordat ik die laatste indien laat ik wel een boekhouder mijn boekhouding nakijken (+/- 2u). Hij komt dan soms met tips of aandachtspunt en en de laatste jaren kon ik alles ongewijzigd indienen.

 

Mij kost het invoeren misschien wel iets meer tijd dan een boekhouder, maar in mijn eenmanszaak heb ik ruim voldoende stille uren. Daarnaast heb ik hierdoor het idee bovenop m'n cijfers te zitten en uiteindelijk blijf je als ondernemer altijd eindverantwoordelijk voor wat je indient.

 

Tip: alleen excel was voor mij te ongestructureerd waardoor met name overlopende posten onoverzichtelijk werden. Snel start kostte dat op en zorgt er voor dat mijn boekhouder het makkelijk kan nakijken.

[anjori]

Ik kan me best voorstellen dat je bij een lage omzet van iets wat je erbij doet, je liever zelf aan de slag gaat. Uiteraard doe je dat niet wanneer je in de besteedde tijd zelf meer kan verdienen dan je boekhouder kost, maar bij een omzet van b.v. 5k wil je ook niet 1500 euro extra kosten maken.

 

 

Dit is inderdaad de situatie waar ik een beetje inzit, mijn "probleem" zit hem nu in tijd en geld.

 

Ik doe mijn boekhouding in 3 systemen:

*Facturen maken

*Voorraad bijhouden in excel sheet

*giroboek, verkoopboek en inkoopboek in excel

 

Giro, verkoop en inkoop boek stuur ik op naar boekhouder incl de fysieke boekhouding, hij check alles en maakt voor mij een jaarrekening.

 

Ik wil nu eigenlijk wat zaken iets verder automatiseren , zodat ik zelf meer ga doen maar niet meer tijd kwijt ben. Het geld dat ik bespaar besteed ik dan aan adverteren want daar moet ik nu meer omzet uit zien te krijgen. Ik heb de afgelopen maanden meer geadverteerd en zie wel meer bestellingen binnenkomen. Ik wil dit dus de komende maanden vast zien te houden en moet dus op zoek naar een mogelijkheid om meer zelf aan de boekhouding te besteden in de hoop iets minder kwijt te zijn aan hem.

 

Ik wil geen gratis software gebruiken en ook niet helemaal zonder boekhouder verder gaan maar wil het wel anders gaan doen. Ik hoop dat ik een constructie kan vinden dat ik alles zelf doe in "een "soft ware pakket bijv acumulus of iets anders en dat ik dan 1 keer per jaar alles laat checken. Als ik dan een factuuur krijg van 100 euro dan heb ik het eerste zelf weer verdient.

 

Verder heb ik geen hekel aan de administratie, ik werk graag met getallen dus dat is het probleem niet.

[Krest]

Wij gebruiken accumulus en zijn hier erg over tevreden.

Ook onze advieseur is hier over te spreken.

Hij kijkt het na en doet het zo weg.

Erg gemakelijk!

[chielsen]

Wij gebruiken accumulus en zijn hier erg over tevreden.

Ook onze advieseur is hier over te spreken.

Hij kijkt het na en doet het zo weg.

Erg gemakelijk!

 

Mag ik vragen waarom je je aanmeld om een product te promoten? Terwijl er niet eens wat gevraagd naar dergelijke meningen? Ik was eigenlijk van plan accumulus te gaan nemen, maar ik zit echt niet op dergelijke spampraktijken te wachten.

[Joost Rietveld]

Mag ik vragen waarom je je aanmeld om een product te promoten? Terwijl er niet eens wat gevraagd naar dergelijke meningen? Ik was eigenlijk van plan accumulus te gaan nemen, maar ik zit echt niet op dergelijke spampraktijken te wachten.

 

Beste Chielsen

 

Ik kan je verzekeren dat Krest niets van doen heeft met Acumulus en dat van spam geen sprake is. Hij is gewoon een tevreden gebruiker. Ik ben persoonlijk minder enthousiast over dat programma. Kwestie van smaak en wat je zelf prettig vindt.

 

groet

Joost

 

HL admin

[Romano Sandee]

Ik doe zelf mijn administratie in Excel. Momenteel ben ik bezig met een "vernieuwingsslag" hierin te maken. Ik heb het zo gedaan dat ik op de grootboekrekeningen invul wat de uitgaven / inkomsten zijn en die automatisch in een balans terug komen. Eens in het jaar tel ik van alle 4 de kwartalen bij elkaar op en heb ik de jaarcijfers waar ik nog een resultatenrekening uit maak. Het hoeft daarin dus niet duur te zijn en als het eenmaal werkt, kost het me een fractie van tijd om alles even in te voeren. Nu heb ik dan ook geen kasboek, daar ik geen contanten meer accepteer sinds 2010, waardoor ik alleen mijn bankrekening hoef na te gaan en af te vinken wat er is binnen gekomen.

 

[Christine]

 

 

Weet je wel zeker of je kosten bespaart als je het zelf wilt doen?

 

 

In de eerste maand van mijn ondernemerschap heb ik een hele middag zitten staren naar de stapel papieren waar ik een boekhouding van zou moeten maken, en eind van de middag heb ik ze in een zak gestopt en ben naar de boekhouder verderop gestapt, die adverteerde in een buurtblaadje. Die maand kreeg ik meer belasting terug dan de boekhouder het hele jaar kostte. Ik werk nu met zijn zoon, die de zaak heeft overgenomen.

En of het me nu geld kost of oplevert, ik weet wel wat het me zeker oplevert: een goede nachtrust!

 

 

[KindSupport]

Wat ik mij nu alleen afvraag kan ik een jaarrekening wel zonder controle maken en gebruiken voor de inkomstenbelasting? Ik overweeg trouwens wel om het niet in excel te gaan doen maar via het programma van Acumulus. Ik weet niet of dit programma voldoende is om een jaarrekening zonder boekhouder te maken, ik lees er wel goede verhalen over.

 

Ik ben zelf een tevreden gebruiker van minipak. Met behulp van de balans na jaarafsluiting is het een fluitje van een cent om zelf aangifte inkomstenbelasting in te vullen. Tot 1-2-2014 kun je met het boekhoudpakket ook nog BTW aangifte middels het programma doen. Minipak kent alleen maar kosten voor aanschaf. Updates zijn gratis.

 

P.s. probeer anders eens de 30 dagen gratis test versie.

[brood]

Bij zelf doen is er het risico, wanneer er door enige reden (ziekte, ongeval, overlijden), het nodig zou zijn de boekhouding in te zien of over te nemen.

 

Gebruik je een selfmade of weinig courante versie dan zal het moeilijker zijn om dat door te spitten door een niet gebruiker.

Ik gebruik daarom een van de bekendste.

Op hun website kun je accountants vinden die het programma kennen (kunnen gebruiken ::)?).

 

Maar laat je het doen door een eenpersoons boekhoud kantoor dan geldt hetzelfde probleem. Indien deze zich daarvoor niet heeft ingedekt.

 

[Christine]

Ik heb een stokpaardje, en dat gaat zo.

 

Als je een onderneming hebt, dan moet je zorgen dat de core business 100% overlapt met de core competence. Alles wat core business is, moet je bedrijf zelf doen. Al het andere moet je uitbesteden aan een bedrijf waarvoor het wel core business is, omdat zij het altijd beter en efficienter kunnen dan jij.

[Joost Rietveld]

Bezien vanuit de eigen competenties van een ondernemer is dit juist een leuke invalshoek om te komen tot een antwoord.

 

Dat wil ik graag nuanceren:

 

Een onderneming kent doorgaans vier competenties:

1. controlling: de competenties die de onderneming een houdbare voorsprong geven op de concurrentie;

2. distinctive: de overige taken waarin de onderneming best in class is. Niet noodzakelijk core-business, maar elders niet overtroffen;

3. Indistinctive: er zijn leveranciers die better in class zijn dan wij. Onze indistinctive = hun distinctive.

4. Non-critical.

 

Dan nu over naar boekhouden. Dit zul je niet aantreffen in 1 of 2. Moet dan maar meteen alles uitbesteed worden omdat uitbesteden van de activiteiten in 3 en 4 tot voordeel kunnen leiden? Nee!

 

De interne boekhouding is namelijk per definitie niet 4.Non-critical. Ze valt (boekhouders en accountants zelf uitgezonderd) per definitie in klasse 3.Indistinctive. Je kunt het zelf doen, maar er zijn partijen die het beter kunnen dan jij.

 

De hamvraag wordt dan: "wat levert het mij op als ik het uitbesteed?" Voor Indistinctive geldt namelijk dat de competentie in eigen huis ontwikkelen ervoor kan zorgen dat het 2.Distinctive wordt (niemand kent de financiën van je bedrijf beter dan jij).

 

Kijk dan eens naar de reden waarom grote bedrijven de boekhouding intern doen. Dat is niet noodzakelijk een kosten/baten afweging, maar een managementnoodzaak! In House is alle data per dag bijgewerkt en kunnen de sleutelbeslissingen genomen worden op basis van de meest actuele informatie van de afdeling accounting.

 

Als je dan terug redeneert naar de K van MKB dan komt de vraag: "is het voor mij noodzakelijk dat de boekhouding van dag tot dag of week tot week bijgewerkt is, zodat ik betrouwbare informatie heb om mijn beleidsbeslissingen op te maken?" De ene ondernemer zegt ja en de ander nee. En zo kom je tot de conclusie of je zelf moet willen boekhouden.

 

Als de ontwikkelingen in je bedrijf rusten op een noodzaak tot het hebben van exacte data op financieel gebied op enig moment, dan ben je vaak beter af om de boekhouding zelf te doen. Een boekhouder kan daar namelijk moeilijk op anticiperen/plannen of het kost te veel om wel alles actueel te houden via de boekhouder.

 

En ik voeg daar nog 1 sleutelelement aan toe: elke ondernemer die zijn balans op elk gegeven moment en zijn winst- en verliesrekening over elke gegeven periode kan lezen en begrijpt, heeft niet per se behoefte aan zelf doen. Uitbesteding, mits periodiek gedaan op basis van de wensen van de ondernemer, kan een goed alternatief zijn. Zeker als de ondernemer de uren die hij in de boekhouding steekt, anders kan verdienen door werkzaam te zijn voor zijn bedrijf.

 

Omgekeerd is het een verplichting van elke ondernemer dat hij/zij tijd steekt in het leren kennen van diens boekhouding en financiën. In mijn boek sowieso een voorwaarde voor succesvol ondernemen.

 

Succes

Joost

 

 

 

 

 

[Christine]

 

 

Omgekeerd is het een verplichting van elke ondernemer dat hij/zij tijd steekt in het leren kennen van diens boekhouding en financiën. In mijn boek sowieso een voorwaarde voor succesvol ondernemen.

 

Daarom maak je verschil tussen "de boekhouding" en "het financieel beleid van de onderneming".

[Joost Rietveld]

Ja, maar die laatste kan niet zonder het eerste

[Jos Janssen]

Wat mij betreft:

*alleen geheel zelf doen als je weet wat je doet

*alleen zelf doen als de boekhouder meer kost dan je in die tijd zelf kunt verdienen

 

Maar om goed financieel management toe te passen in je bedrijf en te sturen op cijfers, zul je voldoende inzicht moeten hebben en er tijd voor vrijmaken. Inzicht krijg je niet als je alles in een schoenendoos of plastic tas stopt en naar de boekhouder brengt. Inzicht krijg je door je cijfers te bekijken en te analyseren en toelichting te vragen als je het niet snapt. Als je boekhouder hier niet voor open staat, is het tijd om naar een ander uit te zien. Inzicht krijg je echter ook niet als je alles in een programma als acumulus stopt en er niet meer naar omkijkt. Bovendien heb ik ervaring met klanten die zonder voldoende voorkennis Acumulus gebruikte en vervolgens een boekhouder nodig hadden om voor veel geld het hele jaar te corrigeren.

 

Kortom, een pasklaar antwoord is er niet voor jou of wie dan ook in mijn ogen. Als je de competentie hebt denk ik dat het beste is dat je het volgende doet:

*overleg met je boekhouder hoe je de kosten lager kunt krijgen; minder boekingen betekent ook vaak lagere kosten, meer zelf doen betekent ook lagere kosten, maar wel bij boekhouder blijven voor eindcontrole. Mmint doet dit ook zo schreef hij/zij

*als boekhouder dit niet wil of je twijfelt of deze persoon wel de juiste dienstverlener is voor jou, kies je een ander

*Stop extra energie in je bedrijf om te kijken hoe je je commerciële resultaat kunt verhogen. Analyse van je cijfers zou je veel waardevolle informatie hierover kunnen geven. Wat is er mis gegaan? Sturen op cijfers kan je veel opleveren in de toekomst. Een nieuwe marktanalyse ook. Een webshop hebben vraagt meer dan alleen een goede website bouwen en wachten tot er een bestelling binnenkomt. Ik zeg niet dat je dat zo doet, dus zie het niet als kritiek. De crisis is voelbaar voor veel mensen, maar dat betekent niet dat er geen kansen zijn.

 

Succes!

 

 

 

[brood]

1. controlling: de competenties die de onderneming een houdbare voorsprong geven op de concurrentie;

 

Ik zou administratie juist wel onder controlling verwachten.

Bedoel je hier geen core competence?

[Joost Rietveld]

@ brood, nee hoor, dit onderscheid in competenties klopt echt. De eerste is idd de core cempetence van een bedrijf, meestal dus niet de eigen boekhouding. Je moet controlling uitleggen als hetgeen je beheerst, tot in de puntjes en beter dan welke concurrent dan ook.

 

Gr. Joost

[anjori]

Alles zelf doen heeft voor en nadelen en dat ben ik mij wel degelijk bewust. De keuze om het eventueel helemaal zelf te gaan doen is op dit ogenblik puur financieel. Dit jaar is voor mij al spannend want het is erop of eronder en wil daarom meer geld in adverteren steken en minder in de boekhouder.

 

Afgelopen week ben ik met de Btw aangifte bezig geweest en daar kom ik redelijk uit, echter is mijn boekhoud kennis nu te laag om de jaarafsluit helemaal correct zelf te doen en moet gewoon naar de boekhouder. Ik ga komende weken eens samen met mijn boekhouder zitten om te kijken of ik zelf nog meer kan doen en hij eigenlijk alleen maar een controle hoeft te doen.

 

Ik hoop dat de boekhoudkosten dan een beetje in verhouding komen te staan want op dit ogenblik werk ik alleen voor de boekhouder, PostNl en de belasting.