Klopt het wat de boekhouder doet?

[hoenselaar]

Ik ben ZZP'er met een eigen praktijk: omzet 30.000 per jaar. Facturen tussen de 200 en 250. Afgelopen jaar hebben we (ik en mijn partner) een gesprek gehad met onze boekhouder omdat we de rekening voor zijn diensten omlaag wilden hebben: hij doet de aangiften (minus BTW aangifte) en jaarrekeningen e.d. Dit kon volgens hem alleen maar als we het boekhoudprogramma Snelstart zouden aanschaffen en daar alle uitgaven en inkomsten in zouden vewerken. Dit hebben we gedaan en veel werk aan gehad. Nu kregen we in december een nog hogere rekening dan vorig jaar. Dit was ook nog niet de volledige rekening want begin dit jaar moest hij alles nog afmaken en indienen en zou er nog een rekening volgen (kosten alleen van december incl. 1800,00). Reden van de hoge rekening: het zou slordig en onzorgvuldig ingeboekt zijn en hij had veel werk moeten verichten om alles te herstellen!. Op vraag van ons om over de rekening in gesprek te gaan weigert hij: hij reageert via de mail. Wij vinden dat hij ons in had moeten lichten toen naar zijn zeggen bleek dat er onzorgvuldig was ingeboekt, en hij had moeten aangeven dat de kosten toch weer hoger dan vorig jaar zouden worden. Dit alles heeft hij niet gedaan. Op klachten van ons heeft hij nu wel gezegd dat hij geen rekening meer stuurt over de verdere afhandeling. Echter vinden wij het niet juist dat hij ons niet heeft ingelicht en doodgewoon weer een hoge rekening stuurt terwijl we duidelijk hebben aangegeven vorig jaar dat we de kosten wilden verminderen. Achteraf stom dat we toen geen prijsafspraak hebben gemaakt!

Wat kunnen we nog doen? Hij weigert de kosten van 1800,00 te verlagen! De boekhouding van 2011 ligt dus nog bij hem. Ik heb al het e.e.a. uitgezocht maar vraag me af of ik gelijk heb: had hij moeten overleggen of kan hij dit als aanvullend werk zien wat bij de opdracht hoort?

[Joost Rietveld]

Dag Hoenselaar,

 

Is er ooit een offerte getekend door jullie?

 

Groet

Joost

[Hermes Ratgers]

Dat is vaak ook het probleem van het door de klant laten bijhouden van de administratie.

Na verloop van tijd worden de boekingen wel beter, maar als je de klant niet opleid (trucjes aanleert en de juiste grootboekrekeningen laat gebruiken) heb je er als kantoor vaak meer werk aan om het recht te zetten.

Dit is ook vaak de valkuil waar ondernemers in stappen.

 

Tot voor kort bood ik het mijn klanten ook niet aan om zelf te boeken, om de eenvoudige reden dat het me meer tijd gaat kosten voor de controle dan als je het zelf gaat doen. Door het nu via een online boekhouding te doen, is het makkelijker een tussentijds te corrigeren en de klant aanwijzingen te geven.

 

Maar nu zit je met een probleem. Los van het feit dat je ook nog zit aan de kosten van het pakket, zit je met de hoogte van de rekening. De vraag is, hebben jullie een afspraak met elkaar. Staat er wat op papier?

 

Als hij aankomt met een urenspecificatie, is leuk maar is die wel betrouwbaar? De belastingdienst keurt ook wel eens de rittenregistratie af. Waarom zouden klanten de urenadministratie niet afkeuren. Vraag maar eens een weekoverzicht op. Krijg je waarschijnlijk niet, maar als ze dat niet willen laten zien waarom zou jij de uren op jou geschreven wel accepteren?

Daarnaast, in de urenoverzichten die ik ooit heb gezien, staan nooit plaspauzes of andere zaken. Die wordt meestal bij de klant opgeschreven. Tja, dan lijkt me een dergelijke urenoverzicht ook niet betrouwbaar.

 

Het is een poging waard :P

[Nico Schouten]

Zomaar een opmerking

 

Ruim €1800 and counting voor het inboeken van maximaal 150 facturen ?

 

Dat is nu dus al ruim € 12 per factuur

 

Ik neem aan dat al die facturen allemaal voor dezelfde dienst zijn.

Dus die zijn of allemaal op dezelfde manier verkeerd geboekt of allemaal goed geboekt.

 

[Marjan]

Moeilijk om er zo iets over te zeggen. Het gaat niet alleen om verkoopfacturen maar ook om inkoopfacturen, juiste btw boekingen, bankmutaties, kasmutaties. Soms gemengde inkoopfacturen (deel prive/deel zakelijk). Kortom: ik kan er weinig zinnigs over zeggen.

De vraag van Joost is wel relevant: is er een offerte geweest, een beschrijving van de te verrichten werkzaamheden en omvang?

[anoniem gemaakt profiel 130121]

GM,

Ik zou idd een urenregistratie opvragen. Uitgaande van een uurtarief van 50 euro, zou de boekhouder 36 uren met jullie administratie bezig geweest zijn. Dat lijkt erg veel en het is daarom logisch om hier een verklaring voor te vragen.

 

** op verzoek van poster geanonimiseerd **

[hoenselaar]

Dank je alvast voor jullie antwoorden: een urenregistratie is inderdaad een optie maar is het wel betrouwbaar: ik kan als leek niet inschatten hoeveel tijd je met dit soort zaken kwijt bent. Helaas heb ik geen offerte o.i.d. en is er ook in het verleden nooit iets getekend. Alles is dus mondeling gegaan (nooit meer doen). Hij vraagt voor het samenstellen van de jaarrekening: opstellen jaarcijfers, navragen gegevens 833,00 excl.

Weten jullie trouwens wat het verschil is tussen een standaard adm. tarief en het fiscale tarief? Wanneer bereken je wat door? HIj hanteert 2 tariefen maar wanneer wat doorberekend wordt weet ik niet!

[Michel_S]

Als je op voorhand al de urenadministratie wantrouwt dan vraag ik me af of je nog verder moet gaan met deze boekhouder. Andersom kan ik me zelfs voorstellen dat de boekhouder dan niet meer verder met je wil. Kritisch zijn op de factuur en een vragen om een urenspecificatie en eventueel een toelichting erop, ok dat is gezond. Maar als je deze op voorhand al vanuit gaat dat deze onjuist is, dan is het tijd om afscheid van elkaar te nemen.

 

Prijs is niets over te zeggen zonder inzicht in je administratie en welke werkzaamheden er onder vallen.

 

Verschillende tarieven is niet zo vreemd als hij bijvoorbeeld medewerkers in dienst heeft en/of zo nu en dan extern advies moet inwinnen.

[hoenselaar]

Doorgaan met deze boekhouder is al lang geen vraag meer maar ik zit nog wel met een boekjaar dat hij moet afleveren (alle spullen liggen nog bij hem). We hebben in het begin heel netjes om een gesprek gevraagd over de factuur om toelichting te geven maar dit wil hij niet aangaan! Hij communiceert alleen via de mail en heeft niet geantwoord op de vraag waarom hij ons tussendoor niet gewaarschuwd heeft dat er toch meer uren/kosten in gingen zitten dan was afgesproken! En dat is wat ik me nog steeds afvraag en waardoor mijn wantrouwen gekomen is: is een boekhouder het niet verplicht om te communiceren met je als de kosten toch hoger gaan uitvallen dan (monderling) afgesproken (in dit geval: de kosten moesten minder worden dan vorig jaar).

 

[robberttk]

Als ik zo lees is er niet afgesproken dat de kosten minder moeten dan vorig jaar, maar zijn jullie naar hem toe gegaan met het verhaal dat jullie het zelf gingen doen zodat het minder ging kosten. Dat is imho niet hetzelfde. Als de boekhouder vervolgens veel extra tijd kwijt is met het aangeleverde materiaal (want inderdaad, ik kan me voor een boekhouder voorstellen dat zelf boeken efficienter is bij kleine bedrijven met een beperkte administratie), dan is het niet vreemd dat het meer gaat kosten.

 

Het was absoluut netjes geweest als hij had gewaarschuwd. Ik lees wel dat hij aangegeven had dat het slordig aangeleverd was, maar was dit voor of nadat jullie de rekening hebben ontvangen.

 

Ik denk niet dat een boekhouder een verplichting heeft het te melden, maar het was zeker fatsoenlijk geweest. Aan de andere kant, als hij echt zoveel tijd heeft moeten spenderen aan het verbeteren vd boekhouding, dan is zijn aanbod (alleen de factuur van 1800 en verder niet), in ieder geval een tegemoetkoming?

 

Overigens vind ik 1800 euro ook wel erg veel geld, zo op het oog.

[hoenselaar]

Nee, we zijn naar hem toegegaan met dat we de kosten lager wilden en hebben hem gevraagd hoe we de kosten minder konden laten worden: volgens hem was dit door zelf in te boeken in Snelstart waar we voorheen een excel bestand inleverden. En hij heeft pas nadat hij de factuur had gestuurd en wij om toelichting vroegen gezegd dat het slordig gedaan was.

[Joost Rietveld]

Maar hoe zit het nou met de evt. offerte?

[Roel J]

@ joost nooit een offerte getekend... zie onderstaande reactie

 

Dank je alvast voor jullie antwoorden: een urenregistratie is inderdaad een optie maar is het wel betrouwbaar: ik kan als leek niet inschatten hoeveel tijd je met dit soort zaken kwijt bent. Helaas heb ik geen offerte o.i.d. en is er ook in het verleden nooit iets getekend. Alles is dus mondeling gegaan (nooit meer doen). Hij vraagt voor het samenstellen van de jaarrekening: opstellen jaarcijfers, navragen gegevens 833,00 excl.

Weten jullie trouwens wat het verschil is tussen een standaard adm. tarief en het fiscale tarief? Wanneer bereken je wat door? HIj hanteert 2 tariefen maar wanneer wat doorberekend wordt weet ik niet!

[hoenselaar]

offerte is er niet zoals ik al aangaf: alles is mondeling gegaan met geen vaste prijsafsrpaken allleen dat het minder moest worden dan de factuur van vorig jaar.

[henkh]

Heeft hij daar dan mee ingestemd tijdens dat gesprek? en er voorwaarden aan verbonden?

[Joost Rietveld]

en staat er wellicht iets in een e-mail waarin hij snelstart als de oplossing aanbiedt om die kosten omlaag te krijgen?

 

(sorry over de herhaling offerte, slecht gelezen)

[hoenselaar]

Ja, hij heeft er mee ingestemd en gezegd dat dit kon door alles zelf in Snelstart in te boeken. Verder niets.

[Joost Rietveld]

ok en dat heb je op de mail staan? Lijkt me wel een aardig bewijsmiddel dat de boekhouder zelf heeft aangegeven dat elf boeken zorgt voor minder kosten van hem. Zeker als hij in die mail geen voorbehouden heeft gemaakt.

 

gr. Joost

[hoenselaar]

Stond dat maar in de mail: dit is mondeling tijdens het gesprek gegaan. Nu achteraf zegt hij dat hij ons gewaarschuwd heeft dat het moeilijk zou zijn. Dus woord tegen woord......blijft achteraf vreemd dat er ook door hem geen prijsafspraken en uurafspraken zijn gemaakt. Voor ons een goede les voor de volgende keer....

[Nico Schouten]

En terwijl we deze discussie voeren zit deze zakkenvuller boekhouder nog even lekker tegen RA of AA tarieven factuurtjes in te boeken?

 

Snel mee stoppen en nog sneller op zoek naar een boekhouder die zijn vak wel verstaat.

[Joost Rietveld]

Snel mee stoppen en nog sneller op zoek naar een boekhouder die zijn vak wel verstaat.

 

Inderdaad het beste advies Nico.

 

@Hoenselaar: je bewijspositie is uitermate zwak, zodat afscheid nemen, twee keer slikken en doorgaan het beste is.

[Hermes Ratgers]

Maar dat geld ook voor de administratiekantoor.

 

De vraag is echter, wie heeft de langste adem. Als je alleen al via een mail kan aantonen dat je een afspraak wil omtrent de hoogte van de factuur sta je (naar mijn mening) sterker. Verder kijk eens goed op de website van dat kantoor over dergelijke zaken. Wellicht staat er iets vermeld over dat de tarief lager is als je zelf de boekhouding verzorgd. Alle kleine aanknooppuntjes kunnen helpen.

[Jos Janssen]

en niet zo maar met de eerste de beste in zee gaan.

 

Mijn advies:

*verlies nemen en je energie in positieve zaken steken

*nadenken over wat voor soort boekhouder je wilt en wat hij/zij voor je doen moet (hij/zij werkt voor jou, weet je nog, niet andersom!) en wat voor budget je hebt daarvoor

*leg eventueel op HL voor wat voor soort boekhouder je zou moeten wensen volgens je collega's hier; kan veel helder maken over verschillen

*referenties vragen in je omgeving

*kennismakingsgesprek aangaan met enkele partijen, bespreken hoe jij het hebben wilt, vragen of dat mogelijk is, tegen welke prijs en met welke garantie. Navragen wanneer er meerkosten in rekening gebracht worden

*na keuze alle afspraken op papier zetten en laten bevestigen

*overigens, kies nooit automatisch voor de goedkoopste!

* daarna inzetten op omzetgroei, want met 30000 heb je weinig rek voor dit soort zaken en andere tegenslagen

 

Succes!

 

 

[hoenselaar]

Dank je wel voor jullie reactie allemaal: ik ga nu kijken wat de beste stap is. Het was/is in ieder geval goed om de rekening niet helemaal voor lief te nemen en te kijken waar onze rechten liggen. En voor de volgende boekhouder waarmee we in zee gaan: alle afspraken op papier zetten en duidelijke prijs en uurafspraken maken. Gelukkig leer je van 'fouten'.

 

[herman van der helm]

beste hoenselaar, ik werk met snelstart (eigen keuze vanwege de mogelijkheden) en lever de BTW gegevens en de jaarlijkse uitdraai aan de boekhouder. Hij doet mijn jaarekening controleren en samenstellen, belastingaangifte zowel bedrijf als prive, BTW aangiften en geeft adviezen zo'n paar keer per jaar. Ik heb ongeveer 350 inkoopfakturen 250 kassabonnen en 250 verkoopfakturen te boeken en (automatisch) vier bankrekeningen.

De boekhouder rekent hiervoor 2100 euro

Wat ik er wel bij wil vermelden is dat ik al vanaf 1990 met snelstart werk. De kosten in het begin zullen relatief hoger geweest zijn toen ik nog aan het leren was.

[m.splinter]

 

 

Over de kosten en dergelijke kan ik niet oordelen. Maar:

 

SnelStart beschikt over een module voor accountants die wijzigingen heel makkelijk maakt.

Als je steeds dezelfde fout maakt, bij. verkeerd grootboekrekeningnummer dan is dit een fluitje van een cent.

Er zijn tal van controle middelen in SS beschikbaar om de klant te corigeren, deze correcties blijven beschikbaar.

 

Wanneer u de volgende keer dezelfde fout gaat maken geeft snelstart een boeking suggestie

 

Check eerst eens of of boekhouder op de website van snelstart staat, deze boekhouders hebben speciale training gehad van SnelStart en beschikken over de juiste versies. Dan weet je zeker dat de beste man de software ook echt benut en hoef je zijn leergeld niet te betalen.

 

Staat ie erop dan moet ie kennis van zaken hebben en dan lijkt het verhaal wat u schets erg duur, staat ie er niet op, dan is het een prutser die zelf niet de acountant versie heeft en die u nu vraagt zijn leergeld te betalen.

 

U had natuurlijk een een korte cursus kunnen volgen bij snelstart, maar dit neemt niet weg dat u het advies van de boekhouder heeft opgevolgd en nu meer betaald. hierop kun je de man best aanspreken.

 

 

 

Ik ben ZZP'er met een eigen praktijk: omzet 30.000 per jaar. Facturen tussen de 200 en 250. Afgelopen jaar hebben we (ik en mijn partner) een gesprek gehad met onze boekhouder omdat we de rekening voor zijn diensten omlaag wilden hebben: hij doet de aangiften (minus BTW aangifte) en jaarrekeningen e.d. Dit kon volgens hem alleen maar als we het boekhoudprogramma Snelstart zouden aanschaffen en daar alle uitgaven en inkomsten in zouden vewerken. Dit hebben we gedaan en veel werk aan gehad. Nu kregen we in december een nog hogere rekening dan vorig jaar. Dit was ook nog niet de volledige rekening want begin dit jaar moest hij alles nog afmaken en indienen en zou er nog een rekening volgen (kosten alleen van december incl. 1800,00). Reden van de hoge rekening: het zou slordig en onzorgvuldig ingeboekt zijn en hij had veel werk moeten verichten om alles te herstellen!. Op vraag van ons om over de rekening in gesprek te gaan weigert hij: hij reageert via de mail. Wij vinden dat hij ons in had moeten lichten toen naar zijn zeggen bleek dat er onzorgvuldig was ingeboekt, en hij had moeten aangeven dat de kosten toch weer hoger dan vorig jaar zouden worden. Dit alles heeft hij niet gedaan. Op klachten van ons heeft hij nu wel gezegd dat hij geen rekening meer stuurt over de verdere afhandeling. Echter vinden wij het niet juist dat hij ons niet heeft ingelicht en doodgewoon weer een hoge rekening stuurt terwijl we duidelijk hebben aangegeven vorig jaar dat we de kosten wilden verminderen. Achteraf stom dat we toen geen prijsafspraak hebben gemaakt!

Wat kunnen we nog doen? Hij weigert de kosten van 1800,00 te verlagen! De boekhouding van 2011 ligt dus nog bij hem. Ik heb al het e.e.a. uitgezocht maar vraag me af of ik gelijk heb: had hij moeten overleggen of kan hij dit als aanvullend werk zien wat bij de opdracht hoort?