Fout in factuurnummering

[loeslacigale]

Pff zo stom, ik zie het nu pas.

Ik heb een tikfout gemaakt in mijn facturenadministratie. Na nummer 19 heb ik per ongeluk 29 getypt, en ben daarna vrolijk verder gegaan met 30 en 31.

Het factuurnummer op de daadwerkelijke factuur nr. 20 klopt wel, dus alleen 30 en 31 zijn fout.

Hoe ook alweer herstellen?

 

Een creditfactuur voor 30 + een nieuwe factuur,

en een creditfactuur voor 31 + een nieuwe factuur?

 

Maar welke nummers krijgen deze 4 facturen dan??

En wat als ik daadwerkelijk aan nr. 30 kom?

 

Even de kluts kwijt. En al deze (credit)facturen stuur ik niet naar mijn opdrachtgevers, toch?

 

Alvast bedankt!

[Roel J]

je kunt een nummer niet "uitwissen" door ze te crediteren, dus niet doen, dat is nutteloos.

 

wat ik zou doen is gewoon een aantekening maken dat je een fout in de nummering hebt gemaakt voor de vergeten nummers geen facturen maken en verdergaan met nr 32 zodat vanaf 29 een nieuwe doorlopende reeks ontstaat.

 

hoe meer je gaat zitten goochelen, hoe meer verwarring ontstaat.

De belastinginspecteur heeft geen bingokaart bij zich of alle nummertjes zijn gevallen..

de reeks moet doorlopend en logisch zijn.. een goede aantekening wat er fout is gegaan is prima

 

tijdens de controle is er dan hooguit wat extra aandacht voor de boekingen rondom die datum en dan blijkt uit je boekhouding wel wat er gebeurd is en is er verder niet veel aan de hand.

[Cosara]

Ik heb een tikfout gemaakt in mijn facturenadministratie. Na nummer 19 heb ik per ongeluk 29 getypt, en ben daarna vrolijk verder gegaan met 30 en 31. Het factuurnummer op de daadwerkelijke factuur nr. 20 klopt wel, dus alleen 30 en 31 zijn fout. Hoe ook alweer herstellen?

Niets herstellen, maar de overgeslagen nummers alsnog gebruiken, waardoor er weer een ononderbroken reeks ontstaat.

 

Voor alle duidelijkheid ... oplopende factuurnummers en oplopende factuurdatums staan niet verplicht in relatie met elkaar.

 

wat ik zou doen is gewoon een aantekening maken dat je een fout in de nummering hebt gemaakt voor de vergeten nummers geen facturen maken en verdergaan met nr 32 zodat vanaf 29 een nieuwe doorlopende reeks ontstaat.

Dat is niet aan te bevelen ... dan zou je elk jaar een paar bestaande facturen uit je boekhouding kunnen halen met de mededeling achteraf ... Oeps, nummers overgeslagen.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[Norbert Bakker]

dan zou je elk jaar een paar bestaande facturen uit je boekhouding kunnen halen met de mededeling achteraf ... Oeps, nummers overgeslagen.

 

Maar als opvolgende factuurnummers en oplopende factuurdata niet verplicht in relatie staan tot elkaar kun je wel een paar bestaande factuurnummers "opnieuw" gebruiken. Zoveel verschil zit er niet tussen beide frauduleuze methodes?

[Anouk V]

Natuurlijk moeten de opvolgende factuurnummers wel op volgorde van datum staan. Dat is het hele idee van de opvolgende nummering.

 

Maar inderdaad zoals Roel zegt gewoon een aantekening maken. Een foutje kan nu eenmaal gemaakt worden en je kan er nu toch niks meer aan veranderen. Als het eenmalig is verwacht ik dat je hier bij een controle alleen een opmerking over krijgt en verder geen problemen maar dit is natuurlijk afhankelijk van de inspecteur.

[Cosara]

Maar als opvolgende factuurnummers en oplopende factuurdata niet verplicht in relatie staan tot elkaar kun je wel een paar bestaande factuurnummers "opnieuw" gebruiken. Zoveel verschil zit er niet tussen beide frauduleuze methodes?

Wie dat wil kan altijd één factuurnummer met eenzelfde factuurdatum drie keer te gebruiken, naar klanten te versturen en maar ééntje in de boekhouding opnemen. Een factuurdatum verandert daar helemaal niet aan.

 

Natuurlijk moeten de opvolgende factuurnummers wel op volgorde van datum staan. Dat is het hele idee van de opvolgende nummering.

Dit gaat een mooie discussie opleveren ... Wetgeving ?

 

Wet op de omzetbelasting 1968, Artikel 35a

1 Op de factuur zijn de volgende vermeldingen verplicht:

a. de datum van uitreiking van de factuur;

b. een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd; enz, enz.

 

Nergens in de wetgeving staat vermeldt dat er een correlatie moet bestaan tussen factuurdatum en factuurnummer.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

 

 

[willemj]

Als je een factuurnummer overslaat en dat een dag later alsnog gebruikt is er een periode geweest waarin de reeks niet voldeed aan lid 1.b. Hoezo geen relatie tussen nummer en datum?

[Cosara]

Als je een factuurnummer overslaat en dat een dag later alsnog gebruikt is er een periode geweest waarin de reeks niet voldeed aan lid 1.b. Hoezo geen relatie tussen nummer en datum?

Dat er in de praktijk, al dan niet bij toeval, een correlatie gevonden kan worden tussen factuurdatum en factuurnummer, betekent niet dat het daarmee een wettelijke verplichting is.

 

Als alle overgeslagen nummers alsnog worden verbruikt, dan is er weer sprake van een aaneengesloten reeks van factuurnummers en voldoet daarmee aan de wetgeving.

 

Wat te doen met tien facturen die op één en dezelfde dag worden aangemaakt? ... die krijgen allemaal één en dezelfde factuurdatum. Zou je die factuurdatum ook niet opeenvolgend moeten onderverdelen in het uur en/of minuut van aanmaak?

 

... en dus, als advocaat van de duivel, zie ik graag een verwijzing naar een wet of jurisprudentie hierover.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[Bert.]

Het doel van doornummering van facturen is niet om ze op datumvolgorde te krijgen maar om de factuur eenduidig te identificeren. Dat de nummering oploopt is vanzelfsprekend maar zelfs daarover valt te discussiëren. Je zou zelfs aflopend kunnen nummeren......

De belastingdienst c.q. de staatssecretaris heeft overigens wel gesteld dat de beslissing om een factuur die wel is voorbereid maar niet is uitgereikt gevolgd moet kunnen worden om de audittrail niet te doorbreken.

[loeslacigale]

En ik dacht een simpele vraag te stellen :)

 

Wat ik vannacht was vergeten erbij te vermelden, is dat nummer 30 en 31 de laatste facturen zijn voor mijn Nederlandse bedrijf. Dat bedrijf is per juli jl. opgedoekt. Er gaan dus geen 'echte' nummers 30 en 31 komen.

 

Conclusie: ik ga dan maar voor de suggestie van Roel J.

 

Allen akkoord?

 

[Anouk V]

 

Als alle overgeslagen nummers alsnog worden verbruikt, dan is er weer sprake van een aaneengesloten reeks van factuurnummers en voldoet daarmee aan de wetgeving.

 

Wat te doen met tien facturen die op één en dezelfde dag worden aangemaakt? ... die krijgen allemaal één en dezelfde factuurdatum. Zou je die factuurdatum ook niet opeenvolgend moeten onderverdelen in het uur en/of minuut van aanmaak?

 

 

 

Op het moment dat je een factuur aanmaakt moet die op dat moment aan de eisen voldoen. Maar op het moment van aanmaken van de factuur voldeed de factuur dus niet aan de eisen van opeenvolgende nummering, er zat een gat tussen. Er staat dus nergens letterlijk in de wet dat ook in de datum dezelfde volgorde moet zitten maar dat is dus ook niet nodig om te vermelden omdat dit niet anders mogelijk is. Je kan aan de datum terug zien dat er een gat tussen heeft gezeten toen de factuur werd aangemaakt. Dit heeft niets met toeval te maken.

 

Op dezelfde dag geldt ook dezelfde regeling dat de nummering op volgorde moet zijn maar dit is niet te controleren omdat het nu eenmaal geen eis is om het tijdstip te vermelden.

 

En uiteraard zijn er heel veel manieren te bedenken hoe je kan frauderen maar daar ga ik verder niet op in.

 

[Cosara]

Er staat dus nergens letterlijk in de wet dat ook in de datum dezelfde volgorde moet zitten maar dat is dus ook niet nodig om te vermelden omdat dit niet anders mogelijk is. ... Op dezelfde dag geldt ook dezelfde regeling dat de nummering op volgorde moet zijn maar dit is niet te controleren omdat het nu eenmaal geen eis is om het tijdstip te vermelden.

Zo ligt er ook geen eis dat de de factuurdatum een opeenvolgende reeks moet vormen met de factuurnummers.

 

Op het moment dat je een factuur aanmaakt moet die op dat moment aan de eisen voldoen. Maar op het moment van aanmaken van de factuur voldeed de factuur dus niet aan de eisen van opeenvolgende nummering, er zat een gat tussen.

Die factuurvoorwaarde corrigeer je door de ontbrekende factuurnummers alsnog te gaan gebruiken.

 

Volgens dezelfde logica ... Artikel 35a, 1e lid, sub a, verplicht de vermelding van de datum van uitreiking van de factuur.

Wat te doen met de ontvangst van de vele facturen met een factuurdatum die in de toekomst ligt? ... versnipperen en vragen om een wettelijk correcte factuur?

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[willemj]

Als alle overgeslagen nummers alsnog worden verbruikt, dan is er weer sprake van een aaneengesloten reeks van factuurnummers en voldoet daarmee aan de wetgeving.

 

En tot dat moment overtreed je dus de wet. Zonder betalen een brood meenemen bij de bakker en weer terug brengen zou volgens jouw logica ook geen diefstal zijn?

 

@loeslacigale, eens. Oplossing van Roel is correct. Zorg dat je omschrijving tussen de facturen zit zodat je bij een eventuele controle - dit kan over een paar jaar pas zijn - meteen de informatie bij de hand hebt. Mix van Roel en Cosara's oplossingen: voeg een nulfactuur toe met een niet gebruikt nummer en zet daar als omschrijving de reden van het overslaan.

[Cosara]

Als alle overgeslagen nummers alsnog worden verbruikt, dan is er weer sprake van een aaneengesloten reeks van factuurnummers en voldoet daarmee aan de wetgeving.

En tot dat moment overtreed je dus de wet. Zonder betalen een brood meenemen bij de bakker en weer terug brengen zou volgens jouw logica ook geen diefstal zijn?

Verkeerde associatie ... Brood kan je meermalig op krediet meenemen om op een later tijdstip alle meegenomen broden gelijktijdig te betalen. Daarmee is de reeks weer gesloten.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[Roel J]

Ah, we schieten weer lekker de details in.. en zo spannend is het allemaal echt niet hoor..

 

De oplossing van Cosara om opnieuw te gebruiken is ook een mogelijkheid, het is maar waar je voor kiest,

Kern van welke oplossing je ook kiest is in je administratie goed vastleggen dat er iets is fout gegaan en hoe je het opgelost hebt. En niet omdat dat wettelijk verplicht is, maar gewoon omdat je over 4 jaar echt niet meer weet wat er ooit is fout gegaan. En mijn persoonlijke ervaring is dat dit soort aantekeningen bij een controle altijd gewaardeerd wordt omdat men ziet dat je fouten vastlegt en uitlegt. Ik heb als assistent accountant ooit nog geleerd dat je nooit typex mag gebruiken op documenten maar moet doorhalen en verbetering erachter of erboven schrijft. dat gaat in het digitale tijdperk wat lastiger.. maar bij boekhouden gaat het in de basis om vertrouwen en transparantie..

 

Verder is een gat in je nummering geen groot drama als de boekhouding er verder goed uit ziet.

Bij een controle worden allerlei steekproeven en controlemethodieken gebruikt. Als de nummering doorlopend is dan is er al meer zekerheid over de volledigheid van de opbrengst dan wanneer er gaten in zitten. In het laatste geval zal de belastinginspecteur waarschijnlijk zijn onderzoek wat aanpassen door wat extra (verbands)controles te doen.

 

[Easy does it]

Hallo,

 

In Besluit van 27 juni 2012, nr. BLKB 2012 477M.staat "Dat betekent dat de zogenoemde audit trail niet doorbroken moet worden.".

 

Volgens mij is de enige conclusie dan een latere factuur krijgt ook een hoger nummer krijgt anders doorbreekt men de audit trail.

De overgeslagen nummers kunnen hier m.i. staan voor "de niet verzonden factuur" (facturen:)).

Hoe vervelend ook een eenmaal gemaakte fout goed documenteren is beter dan gaan rommelen waardoor de administratie een onbetrouwbare indruk gaat maken.

 

Groetjes,

 

 

 

Citaat;

Omzetbelasting. Administratieve-, facturerings- en andere verplichtingen

Belastingdienst/Landelijk Kantoor Belastingregio’s, Brieven en beleidsbesluiten

Besluit van 27 juni 2012, nr. BLKB 2012 477M.

De staatssecretaris van Financiën heeft het volgende besloten.

Dit besluit vervangt en actualiseert het besluit van 12 februari 2009, nr. CPP2009/263M over de administratieve verplichtingen en factureringsverplichtingen op het gebied van de omzetbelasting.

 

Onderstaande cursief weergegeven tekst geldt vanaf 1 januari 2013

3.3 Inhoud van de factuur

3.3.1 Nummer

Facturen moeten een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Eén van deze vermeldingen is een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd. Het factuurnummer vormt de sleutel tot het vinden van de gegevens van de factuur in de administratie van de ondernemer. Geautomatiseerde systemen maken voor de nummering gebruik van reeksen waarbij per vestiging bijvoorbeeld één reeks beschikbaar is. De doorlopende nummering wordt hierbij als vanzelfsprekend gehanteerd. Er behoeven geen aparte nummeringen te worden gehanteerd om de enkele factuur buiten de reeks te kunnen houden die wel is voorbereid maar die niet wordt uitgereikt. De beslissing om de factuur niet uit te reiken moet gevolgd

kunnen worden. Dat betekent dat de zogenoemde audit trail niet doorbroken moet worden.

[brood]

'Audit trail' . Weten we wel wat dat is? "Onderzoek spoor"?

 

Blijkbaar accepteren velen geen fraude voorbeelden. Ik kan alleen Cosara nog steeds het volledige gelijk geven. Op het tijdstip van controle moeten alle factuurnummers in volgorde aanwezig zijn. "Ja, toen en toen en daarom ben ik het vergeten, zijn uitspraken die voorkomen bij bijvoorbeeld verhoren van een verdachte. "Maar ik heb het ergens gedocumenteerd dat ik het toen vergeten ben", dat maakt het alleen hilarischer. En ja hoor nog erger " Ik heb ook nog een lijst van alle andere vergeten zaken". En dat noemen we niet 'rommelen' ?

 

In het laatste geval zal de belastinginspecteur waarschijnlijk zijn onderzoek wat aanpassen door wat extra (verbands)controles te doen.

Ik zou echt niet weten hoe een inspecteur daar dieper op zou moeten spitten om meer te weten te komen over een missende factuur . Naar wat moet deze arme persoon dan naar op zoek?

 

Integendeel wanneer die arme persoon een complete lijst van opeenvolgende nummers ziet en hij pikt er een uit aan het begin met datum in november en een hoger nummer met de datum van januari? Vooraleer valt hem dat volgens mij niet eens op dat de data gekruist zijn en zou het wel opvallen welk nadeel veroorzaken we dan de gemeenschap?

 

[Cosara]

In Besluit van 27 juni 2012, nr. BLKB 2012 477M.staat "Dat betekent dat de zogenoemde audit trail niet doorbroken moet worden.".

Een standaard terugkerende tekst ... ook in latere bekendmakingen.

 

Een 'audit trail' stelt een onderneming en desgewenst ook de Belastingdienst, in staat om transacties administratief te volgen en te controleren. Niets meer, niets minder.

Wanneer er een schakel (factuurnummer) ontbreekt in de audit trail, kan dit wijzen op een interne fout of op frauduleuze handelingen. Door de overgeslagen factuurnummers alsnog te gaan gebruiken is aan de 'audit trail' voldaan.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[Easy does it]

'Audit trail' . Weten we wel wat dat is? "Onderzoek spoor"?

 

In het laatste geval zal de belastinginspecteur waarschijnlijk zijn onderzoek wat aanpassen door wat extra (verbands)controles te doen.

Ik zou echt niet weten hoe een inspecteur daar dieper op zou moeten spitten om meer te weten te komen over een missende factuur . Naar wat moet deze arme persoon dan naar op zoek?

 

Integendeel wanneer die arme persoon een complete lijst van opeenvolgende nummers ziet en hij pikt er een uit aan het begin met datum in november en een hoger nummer met de datum van januari? Vooraleer valt hem dat volgens mij niet eens op dat de data gekruist zijn en zou het wel opvallen welk nadeel veroorzaken we dan de gemeenschap?

 

Audit trail is het spoor van een transactie volgen, offerte, bestelling, levering, factuur en betaling.

Aangezien het eigenlijk gaat om de volledigheid van de omzet worden verbandscontroles gelegd.

De kringloop is geld goederen geld.

De Inspecteur zal dus kijken of hij a.d.h.v. de goederenstroom, de urenverantwoording enz. of hij de volledigheid van de omzet kan vaststellen.

Als hij dat kan zal hij een missende factuur minder zwaar (kunnen) aanrekenen.

 

Groetjes.

 

 

[Bert.]

Ik zou echt niet weten hoe een inspecteur daar dieper op zou moeten spitten om meer te weten te komen over een missende factuur . Naar wat moet deze arme persoon dan naar op zoek?

Kan wel een paar dingen verzinnen... en de belastinginspecteur ook. De meeste belastinginspecteurs zijn overigens niet te karakteriseren als "arme persoon".

Vooraleer valt hem dat volgens mij niet eens op dat de data gekruist zijn en zou het wel opvallen welk nadeel veroorzaken we dan de gemeenschap?

Het gaat er niet om of we de gemeenschap benadelen, de vraag is of TS mogelijk zich zelf benadeelt doordat haar administratie misschien niet op orde is. Een aantekening maken van een niet verzonden factuur is niet verkeerd, een overgeslagen nummer alsnog gebruiken ook niet. Ik zou daar verder wel wat voorzichtiger mee zijn en bijvoorbeeld een overgeslagen nummer uit een vorige verslagperiode niet alsnog gaan gebruiken.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Ik ben natuurlijk helemaal gekke Gerritje als het om administratie gaat, maar ik open in zo'n geval de factuur, pas het nummer aan, sla hem weer op, en verstuur hem opnieuw maar de klant met de melding "Hey, ik had per ongeluk het verkeerde factuurnummer gebruikt. De vorige s.v.p. weggooien!"

[R.I.P. - Benm]

Als het er 1 of 2 zijn en je de klanten een beetje kent is dat absoluut de eenvoudigste oplossing.

 

Als ze al betaald zijn met het verkeerde nummer bij de overboeking moet je wel oppassen, maar goed, 1 of 2 'vreemde' betalingen herleiden is ook geend drama.

 

Ik heb er ook wel eens een verkeerde datum (vorig jaartal ofzo) op gezet en daar even later achter gekomen, meeste klanten hebben daar geen probleem mee, zal ze zelf ook wel eens gebeuren.

[kloek]

Grappige discussie, temeer omdat de wetgever unieke nummers vraagt. Praktisch zijn dat opvolgende nummers uit de ons bekende reeks: 1,2,3,4,5,...

 

Maar dat mag elke reeks zijn, desnoods een door de computer gegenereerde reeks willekeurige nummers, waarbij we steeds de eerstvolgende kiezen uit de reeks: A15, E19, D23, B05, C11,....

Zolang ze maar uniek zijn, en eenmalig gebruikt. De reeks wordt dan een referentielijst of formule die nodig is om de "volgorde" op te zoeken.

 

Dat een andere reeks (of combinatie van reeksen) dan de voor de hand liggende (1,2,3,4,5,xxx) behoorlijk onhandig is (voor jezelf, voor een buitenstaander of de inspecteur van de belasting) mag evident zijn, maar lijkt me niet verboden.

[Acrobat Reader]

temeer omdat de wetgever unieke nummers vraagt

Mijn facturen komen allemaal uit een opeenlopende reeks van n-de machten van Pi gedeeld door log (n+1). Simpel, transparant en vooral uniek. Nu vraag ik me alleen af op hoeveel decimalen ik het factuurnummer mag afronden...

[brood]

Grappige discussie, temeer omdat de wetgever unieke nummers vraagt. Praktisch zijn dat opvolgende nummers uit de ons bekende reeks: 1,2,3,4,5,...

 

Voor jou: Daar was al eens een draadje over.

 

[Easy does it]

Grappige discussie, temeer omdat de wetgever unieke nummers vraagt. Praktisch zijn dat opvolgende nummers uit de ons bekende reeks: 1,2,3,4,5,...

 

Maar dat mag elke reeks zijn, desnoods een door de computer gegenereerde reeks willekeurige nummers, waarbij we steeds de eerstvolgende kiezen uit de reeks: A15, E19, D23, B05, C11,....

Zolang ze maar uniek zijn, en eenmalig gebruikt. De reeks wordt dan een referentielijst of formule die nodig is om de "volgorde" op te zoeken.

 

Dat een andere reeks (of combinatie van reeksen) dan de voor de hand liggende (1,2,3,4,5,xxx) behoorlijk onhandig is (voor jezelf, voor een buitenstaander of de inspecteur van de belasting) mag evident zijn, maar lijkt me niet verboden.

 

Hallo;

 

Misschien is het volgende voor eenieder duidelijk genoeg;

 

BWBR0002634 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968

 

Artikel 31

• 1 De ondernemer is gehouden regelmatig aantekening te houden van:

• 2 De in het eerste lid bedoelde aantekeningen van facturen

- welke doorlopend dienen te worden genummerd -

 

 

Groetjes,