Hoe communiceer ik nieuwe organisatiestructuur naar medewerkers?

[pinkielady1]

Goedemorgen,

 

Ik zou heel graag advies willen over hoe ik mijn nieuwe organisatiestructuur communiceer aan mijn medewerkers. Ik zal eerst de oude structuur proberen weer te geven en dan de nieuwe. Doel is eea juist te vereenvoudigen....

 

Ik heb nu een holding en 2 BV's

 

Oude-oude situatie

- BV1: zorg, eigen geldstroom, eigen regio, 50% eigenaar, 18 medewerkers

- BV2: zorg, eigen geldstroom, eigen regio 100% eigenaar, ZZP-er erbij

 

Huidige situatie

- BV1: zorg, eigen geldstroom, eigen regio, 100% eigenaar, 30 medewerkers

- BV2: zorg, eigen geldstroom, eigen regio 100% eigenaar, 2 ZZP

 

* geeft onrust, alles dubbelop en proberen te scheiden, terwijl het een de ander enorm kan versterken en het strategisch interessanter is om samen op te gaan. Nu per gemeente dubbele contracten proberen te krijgen -> eenvoudig naar een BV terug, want -> van beiden 100% eigenaar

 

Nieuwe situatie:

- BV2 opheffen en activiteiten toevoegen aan BV1, ZZP-ers BV2 in dienst nemen bij BV1 (heb reeds een akkoord)

- BV1 krijgt nu 2 handelsnamen, dus naar buiten toe houdt de opgeheven BV2 zijn (handelsnaam/ label) voor herkenbaarheid

 

* Voordelen:

- geen dubbele lasten meer, meer samenwerking, vergroting marktoppervlak, vergroting expertise, geen overlap meer, completer pakket 

 

Maar nu:

in mijn hoofd is het het zo klaar als een klontje boter, maar ik krijg het niet soepel uitgelegd heb ik het idee. Ik wil heel graag helder en transparant zijn, maar hierdoor maak ik het mogelijk onnodig ingewikkeld.

 

Organisatiestructuur nu: (ik werk even met cijfers om de verschillende lagen te benoemen): handelsnaam BV1

 

1. ikzelf

*twee ondersteunend medewerkers*

2. teamcoordinator 1, teamcoordinator 2, teamcoordinator 3

3. team 1, team 2, team 3

 

Nieuwe organisatiestructuur: 

1. ikzelf

*twee ondersteunend medewerkers*

2. teamcoordinator 1, teamcoordinator 2, teamcoordinator 3, coordinator hoardingteam (bv2)

3. team 1, team 2, team 3, hoardingteam (bv2)

 

In principe logisch, maar ik raak verstrikt in het naar buiten brengen van werken onder een handelsnaam. Hoe breng ik bij mijn medewerkers van BV1 het nieuws dat het hoaridngteam (bv2) wordt toegevoegd onder een andere handelsnaam, waarom doe ik dit (naamsbekendheid) en hoe communiceren we dit naar buiten toe met elkaar? 'hoi, ik heb eigenlijk 2bv's, maar ik heb besloten ze samen te voegen, dit houdt in dat jullie er twee collega's bij krijgen die onder een ander label werken?' En wat dan als medewerkers van BV1 een casus willen doen die hoort bij de naam van BV2 (dat zou kunnen, want zelfde bedrijf), hoe communiceren we dit naar buiten?

 

Hoe pak ik dit op naar ketenpartners? 'hoi, BV2 is nu onderdeel van BV1, maar naam wijzigt niet, wel het rekeningnummer en de KVK, dus we moeten nieuwe contracten opmaken?'

 

Ik hoop dat het verhaal helder is en ben benieuwd naar uw reactie! Wellicht denk ik te moeilijk (dit gebeurd wel vaker). Alvast enorm bedankt!

 

29 juni 2023 aangepast door pinkielady1
Ik zie dat ik afbeeldingen kan toevoegen!

[Hans van den Bergh]

Dus het doel dat jij wilt bereiken, is dat de medewerkers beseffen dat jij in een eenvoudiger structuur wilt gaan werken?

[Ron van der Kolk]

Aanvullend op Hans: je lijkt het nu aan te vliegen vanuit de inhoud en jouw logica, maar zitten medewerkers op een verhaal over jouw belang en jouw logica te wachten? What's in it for them? Valt er nog mee te denken of mee te beslissen, of heb jij de knoop al doorgehakt? Als je medewerkers pas achteraf betrekt, dan moet je ook niet het doel  (de illusie) hebben van betrokkenheid, maar eerlijk zijn dat het jouw keuze is en daar ook voor staan. 

[Freeaqingme]

Jij bent hier al ongetwijfeld langere tijd mee bezig en hebt het allemaal goed uitgedacht. Ik kan me voorstellen dat 't voor jou daarom een heel ding is, maar is het dat voor je werknemers ook?

 

Ik kan me ook voorstellen dat je in eerste instantie iets zegt als "Op de achtergrond gaan we 2 BV's samenvoegen, maar in princpie verandert er voor julie niets. Alle arbeidsovereenkomsten worden gewoon voortgezet. Mocht er iemand vragen hebben weet je me te vinden". Ik kan me voorstellen dat iedereen dan denkt 'oh oke', en weer doorgaat waar ze mee bezig waren zonder er verder bij stil te staan.

[pinkielady1]

22 uur geleden, Hans van den Bergh zei:

Dus het doel dat jij wilt bereiken, is dat de medewerkers beseffen dat jij in een eenvoudiger structuur wilt gaan werken?

 

Ja, dat is eigenlijk wat ik bedoel. En dat er dus twee medewerkers bij komen, maar ook dat we vanuit twee labels gaan werken. Is het zo eenvoudig te communiceren?

[pinkielady1]

20 uur geleden, Ron van der Kolk zei:

Aanvullend op Hans: je lijkt het nu aan te vliegen vanuit de inhoud en jouw logica, maar zitten medewerkers op een verhaal over jouw belang en jouw logica te wachten? What's in it for them? Valt er nog mee te denken of mee te beslissen, of heb jij de knoop al doorgehakt? Als je medewerkers pas achteraf betrekt, dan moet je ook niet het doel  (de illusie) hebben van betrokkenheid, maar eerlijk zijn dat het jouw keuze is en daar ook voor staan. 

 

Dat is een hele goede opmerking, zo had ik het niet bekeken. Het is inderdaad vanuit mijn logica en inhoud waarin zij nu geen betrokkenheid hebben. Normaliter vlieg ik vrijwel alles samen met hen aan en bespreek ik. Ik moet eerlijk zeggen dat dit onderdeel niet eens bij mij op is gekomen om te bespreken, omdat ik hen hiermee niet wilde 'belasten'. Ook weer mijn eigen invulling natuurlijk. hm

 

Dankjewel!

[pinkielady1]

15 uur geleden, Freeaqingme zei:

Jij bent hier al ongetwijfeld langere tijd mee bezig en hebt het allemaal goed uitgedacht. Ik kan me voorstellen dat 't voor jou daarom een heel ding is, maar is het dat voor je werknemers ook?

 

Ik kan me ook voorstellen dat je in eerste instantie iets zegt als "Op de achtergrond gaan we 2 BV's samenvoegen, maar in princpie verandert er voor julie niets. Alle arbeidsovereenkomsten worden gewoon voortgezet. Mocht er iemand vragen hebben weet je me te vinden". Ik kan me voorstellen dat iedereen dan denkt 'oh oke', en weer doorgaat waar ze mee bezig waren zonder er verder bij stil te staan.

 

Ja, stom he. En ook ikzelf denk soms: ik maak het geloof ik enorm ingewikkeld voor niks omdat ik dan open kaart wil spelen. Alle medewerkers weten al van elkaars bestaan over en weer, dus dit is een vrij logische stap. Ik heb eea laten vallen in het verleden en dan was het inderdaad die 'oh, ok, we horen het wel'.

 

Ik heb wel een whitepaper geschreven over waarom we samenvoegen, maar wellicht is dat eigenlijk ten overvloede. Hierin staat met name waarom ik samenvoeg en hoe dat elkaar versterkt in de regio en in het werkveld omdat er wat overlap is.

 

Vraag is meer: spreken we van een team of van een label? En hoe communiceer ik dit aan ketenpartners.

[Hans van den Bergh]

2 uur geleden, pinkielady1 zei:

...ik maak het geloof ik enorm ingewikkeld... ...hoe communiceer ik dit...

 

Je zit mijns inziens te vroeg en teveel in de 'middelen' te denken, waar je je eerst beter over de doel(groep)en van jouw communicatie kunt druk maken ('wat wil ik bij wie bereiken?').

 

Pas wanneer je dat inzichtelijk hebt, komen de best passende middelen (media) aan de orde ('Hoe ga ik dat bereiken en wat is daarvoor nodig?').

[Ward van der Put]

2 uur geleden, pinkielady1 zei:

Vraag is meer: spreken we van een team of van een label?

Verlies vooral de teamidentiteit niet uit het oog, want die is belangrijk voor de arbeidsproductiviteit en werknemerstevredenheid. Zelfs als je er een A-merk en een B-merk van maakt, kan dat tot spanningen tussen het A-team en het B-team leiden.

 

2 uur geleden, pinkielady1 zei:

'oh, ok, we horen het wel'

Dat kan een positief teken van vertrouwen in jou zijn, maar ook een negatief signaal van gelatenheid, desinteresse of gebrek aan binding met de organisatie. Je kunt niet verwachten dat je mensen een beslissing steunen wanneer je daar zelf zo zichtbaar onzeker over bent.

[Hans van den Bergh]

4 minuten geleden, Ward van der Put zei:

Je kunt niet verwachten dat je mensen een beslissing steunen wanneer je daar zelf zo zichtbaar onzeker over bent.

 

Klopt, 'als het rommelt binnen de leiding, gaat het onweren op de werkvloer.'

 

Soms kan het handig zijn hier een externe bij te halen.

 

Dat kan tot voordeel hebben dat jouw boodschap neutraler, minder geladen (omdat je er zelf mee worstelt) en daarmee overtuigender kan worden gebracht met de kracht van het 'vreemde ogen' principe.

[Roel J]

2 uur geleden, pinkielady1 zei:

ik maak het geloof ik enorm ingewikkeld voor niks omdat ik dan open kaart wil spelen.

 

Dat denk ik ook

 

Jij bent de ondernemer, jij bepaald de koers. En dat vraagt vele stappen.

1 van die stappen is je werknemers informeren. Jij ziet alle stappen en moet alle ballen in de lucht houden. Maar medewerkers zijn alleen geintresseerd in de consequenties voor hun.

Dat betekent dat is soms wel 80-90% van de informatie die jij hebt weglaat omdat het voor hen niet relevant is.

Ik zie het volgende.

 

BV1 heeft personeel in dienst, BV 2 niet, dat zijn 2 zzp-ers. Zij vinden het prima over te gaan naar BV  Daarmee zijn de medewerkers van BV 2 geinformeerd en akkoord.

 

Voor de medewerkers van BV 1 verandert niets in hun rechtspositie, ze zijn in dienst en blijven in dienst van BV 1. Als het goed is zal het feit dat jij nu nog de enige eigenaar bent al zijn gecommuniceerd.

Het enige wat nu veranderd voor hen is dat zij 2 nieuwe gezichten zien omdat er een nieuw team bij komt. Dat is je kernboodschap.

 

En daar kun je een kort verhaal omheen houden dat het nu jij 100% eigenaar bent van 2 ondernemingen het logischer is er 1 onderneming van te maken. het plaatje intern toekomst is in mijn idee iets teveel vanuit jou perspectief.

Je kunt daar voor op de bijeenkomst een simpeler plaatje bij maken (zie bijlage). Die ten opzichte van het oude plaatje vooral de wijzigingen laat zien.

1. nieuwe team met een andere achtergrond kleur en je handelsnaam met bedrijfslogo erboven geef je aan dat deze afdeling nu nog een andere handelsnaam gebruikt omdat de klanten hen zo kennen.

en

2. de extra balk "onze markt" om te visualiseren dat jullie dezelfde klanten bedienen.

 

Daarnaast zul je met bepaalde medewerkers een aparte sessie moeten houden over hoe ze in de communicatie richting klanten omgaan met de wijziging.

- de boekhouding moet weten dat ze andere factuur-layouts krijgen en dat het KvK nummer wijzigt want dat moeten zij met alle klanten van BV 2 gaan communiceren.

- Alle medewerkers die commerciële contacten hebben met klanten moeten weten hoe ze het hoardingteam aan kunnen bieden bij gesprekken met de klant.

 

Alle medewerkers die alleen zorg verlenen moeten voor hun contact met klanten eigenlijk alleen maar weten dat er een team is bijgekomen en dat die (soms ook) een andere naam gebruiken omdat ze net zijn overgenomen door BV1.

 

De factor 'open kaart" komt dan vooral in beeld door bereikbaar te zijn voor vragen van medewerkers. Maar teveel communiceren en het halve businessplan en overwegingen uitleggen kan ook voor onnodige verwarring zorgen.

Het is een positieve ontwikkeling, we groeien verder als BV 1 met nieuwe diensten. Meestal is er dan minder behoefte aan details in de eerste aankondigingsbijeenkomst. Die komen wel bij de koffieautomaat of in het volgende werkoverleg.

 

 

 

 

[pinkielady1]

Op 30-6-2023 om 10:35, Hans van den Bergh zei:

 

Je zit mijns inziens te vroeg en teveel in de 'middelen' te denken, waar je je eerst beter over de doel(groep)en van jouw communicatie kunt druk maken ('wat wil ik bij wie bereiken?').

 

Pas wanneer je dat inzichtelijk hebt, komen de best passende middelen (media) aan de orde ('Hoe ga ik dat bereiken en wat is daarvoor nodig?').

 

Dankjewel Hans, excuus voor de verlate reactie. 

 

De wat wil ik bij wie bereiken, was mijn eerste vraag die ik 'door de bomen en het bos-verhaal' even helemaal uit beeld had verloren, dankjewel! 

 

Dit was de hele aanleiding van de samenvoeging, overal dubbele contracten afsluiten en ingewikkelde gesprekken voeren over twee soortgelijke organisaties, ook naar medewerkers toe.

[pinkielady1]

Op 30-6-2023 om 10:40, Ward van der Put zei:

Verlies vooral de teamidentiteit niet uit het oog, want die is belangrijk voor de arbeidsproductiviteit en werknemerstevredenheid. Zelfs als je er een A-merk en een B-merk van maakt, kan dat tot spanningen tussen het A-team en het B-team leiden.

 

Dat kan een positief teken van vertrouwen in jou zijn, maar ook een negatief signaal van gelatenheid, desinteresse of gebrek aan binding met de organisatie. Je kunt niet verwachten dat je mensen een beslissing steunen wanneer je daar zelf zo zichtbaar onzeker over bent.

 

Dankjewel Ward, die teamidentiteit is uiterst belangrijk binnen onze organisatie. De psychologische veiligheid is een thema die we met elkaar borgen. Ik ben het helemaal met je eens dat die niet uit het oog verloren mag worden. Dankjewel voor het extra benadrukken!

 

[pinkielady1]

Op 30-6-2023 om 11:50, Roel J zei:

 

Dat denk ik ook

 

Jij bent de ondernemer, jij bepaald de koers. En dat vraagt vele stappen.

1 van die stappen is je werknemers informeren. Jij ziet alle stappen en moet alle ballen in de lucht houden. Maar medewerkers zijn alleen geintresseerd in de consequenties voor hun.

Dat betekent dat is soms wel 80-90% van de informatie die jij hebt weglaat omdat het voor hen niet relevant is.

Ik zie het volgende.

 

BV1 heeft personeel in dienst, BV 2 niet, dat zijn 2 zzp-ers. Zij vinden het prima over te gaan naar BV  Daarmee zijn de medewerkers van BV 2 geinformeerd en akkoord.

 

Voor de medewerkers van BV 1 verandert niets in hun rechtspositie, ze zijn in dienst en blijven in dienst van BV 1. Als het goed is zal het feit dat jij nu nog de enige eigenaar bent al zijn gecommuniceerd.

Het enige wat nu veranderd voor hen is dat zij 2 nieuwe gezichten zien omdat er een nieuw team bij komt. Dat is je kernboodschap.

 

En daar kun je een kort verhaal omheen houden dat het nu jij 100% eigenaar bent van 2 ondernemingen het logischer is er 1 onderneming van te maken. het plaatje intern toekomst is in mijn idee iets teveel vanuit jou perspectief.

Je kunt daar voor op de bijeenkomst een simpeler plaatje bij maken (zie bijlage). Die ten opzichte van het oude plaatje vooral de wijzigingen laat zien.

1. nieuwe team met een andere achtergrond kleur en je handelsnaam met bedrijfslogo erboven geef je aan dat deze afdeling nu nog een andere handelsnaam gebruikt omdat de klanten hen zo kennen.

en

2. de extra balk "onze markt" om te visualiseren dat jullie dezelfde klanten bedienen.

 

Daarnaast zul je met bepaalde medewerkers een aparte sessie moeten houden over hoe ze in de communicatie richting klanten omgaan met de wijziging.

- de boekhouding moet weten dat ze andere factuur-layouts krijgen en dat het KvK nummer wijzigt want dat moeten zij met alle klanten van BV 2 gaan communiceren.

- Alle medewerkers die commerciële contacten hebben met klanten moeten weten hoe ze het hoardingteam aan kunnen bieden bij gesprekken met de klant.

 

Alle medewerkers die alleen zorg verlenen moeten voor hun contact met klanten eigenlijk alleen maar weten dat er een team is bijgekomen en dat die (soms ook) een andere naam gebruiken omdat ze net zijn overgenomen door BV1.

 

De factor 'open kaart" komt dan vooral in beeld door bereikbaar te zijn voor vragen van medewerkers. Maar teveel communiceren en het halve businessplan en overwegingen uitleggen kan ook voor onnodige verwarring zorgen.

Het is een positieve ontwikkeling, we groeien verder als BV 1 met nieuwe diensten. Meestal is er dan minder behoefte aan details in de eerste aankondigingsbijeenkomst. Die komen wel bij de koffieautomaat of in het volgende werkoverleg.

 

 

 

 

 

 

 

Roel, Zo ontzettend bedankt voor deze uiteenzetting en het eigenlijk zo eenvoudige antwoord op mijn zo ingewikkeld geworden vraag.

 

De aanpassingen in de organisatiestructuur geven precies dat wat ik zocht in woorden weer. Ik lees m nog een paar keer na. Dankjewel!

 

 

 

 

[WalterBrokx]

Zo maar een zijdelings vraagje:
- kent iedereen elkaar al?
(Het samenvoegen van groepen is soms en uitdaging.)
- verliest er iemand "macht/status"?

Het is hierboven al gezegd: wat wil je overbrengen aan wie en met welk doel?
Het doel bepaalt mede welke details wel of niet van belang zijn.
Uit de losse pols (normaal besteed ik meer tijd aan communicatievraagstukken) lijkt het te gaan om:

Waarom doe je dit? (Eenvoudiger te besturen en strategischer in de markt.)
Wat verandert er op de werkvloer?
Wat verandert er naar buiten toe?

Succes!

[pinkielady1]

Walter, dankjewel! Ik zie je bericht nu pas. Maar je vragen werken verhelderend, dus alsnog bedankt:)

 

Om je vraag nog te beantwoorden:

- iedereen kent elkaar, organisatiebreed tweemaal per jaar teambuilding, per team nog twee keer per jaar (mini) teambuilding en supervisie naar spelende topics.

- niemand verliest macht/status

 

Voor mijzelf (schrijf het toch nog eens uit):

- waarom doe ik dit: eenvoudiger te besturen en strategischer in de markt (yes!)

- wat verandert er op de werkvloer: niet veel, er komt een extra expertiseteam bij met twee nieuwe collega's

- groter werkgebied, meer specialisatie binnen de organisatie, inspelend op de wensen van onze opdrachtgevers

 

Op 11-7-2023 om 20:27, WalterBrokx zei:

Zo maar een zijdelings vraagje:
- kent iedereen elkaar al?
(Het samenvoegen van groepen is soms en uitdaging.)
- verliest er iemand "macht/status"?

Het is hierboven al gezegd: wat wil je overbrengen aan wie en met welk doel?
Het doel bepaalt mede welke details wel of niet van belang zijn.
Uit de losse pols (normaal besteed ik meer tijd aan communicatievraagstukken) lijkt het te gaan om:

Waarom doe je dit? (Eenvoudiger te besturen en strategischer in de markt.)
Wat verandert er op de werkvloer?
Wat verandert er naar buiten toe?

Succes!

 

[IJsbrand Schipperus]

Dit topic viel precies in mijn vakantie, maar vanwege je antwoord kom ik hem toch tegen.

 

Wellicht ook goed om nog even in gedachten te houden, hoe je hiermee omgaat hangt erg af van hoe je organisatie werkt. Kijk eens naar verandermanagement en de 'kleuren van Caluwe'.

 

Kort gezegd, is je kleur:

- blauw: dan kun je gewoon vanuit de top de wijzigingen doorvoeren

- rood: dan moet je je mensen erbij betrekken

- geel: maak je mensen duidelijk dat ze niets verliezen, liever nog zo brengen dat ze meer invloed krijgen

- groen: probeer het zo te brengen dat je mensen meer ontwikkelingmogelijkheden krijgen

- wit: gewoon doen en luisteren naar opmerkingen

[Cosara]

Eigenlijk zie ik het probleem niet zo om de twee BV's -  beiden met een andere activiteit en handelsnaam - naast elkaar te laten bestaan en met elkaar te laten samenwerken.

 

13 uur geleden, pinkielady1 zei:

Voor mijzelf (schrijf het toch nog eens uit):

- waarom doe ik dit: eenvoudiger te besturen en strategischer in de markt (yes!)

- wat verandert er op de werkvloer: niet veel, er komt een extra expertiseteam bij met twee nieuwe collega's

- groter werkgebied, meer specialisatie binnen de organisatie, inspelend op de wensen van onze opdrachtgevers

- Eenvoudiger te besturen ... als je het allemaal zelf wilt doen misschien wel, maar dat betwijfel ik.

- Strategischer te besturen ... De communicatie tussen twee groepen binnen een BV zal wezenlijk niet verschillen met de communicatie tussen twee BV's.

- Er komt een extra expertiseteam bij met twee nieuwe collega's ... die heb je nu ook al, alleen in een aparte BV en die scheiding is net zo groot als je die zelf maakt of laat ontstaan/bestaan.

- groter werkgebied ... die blijft net zo groot als de twee BV's - close together - met elkaar gaan samenwerken.

- meer specialisatie binnen de organisatie, inspelend op de wensen van onze opdrachtgevers ... ook die blijft hetzelfde want de organisatie bestaat nu uit twee BV's.

 

Verder ... De twee BV's kunnen prima op het zelfde adres en kantoor werkzaam zijn, waarmee de informatielijnen en communicatielijnen heel kort kunnen zijn. Administratief en fiscaal zie ik ook niet zo een-twee-drie voor- of nadelen als beide BV's onder de Holding-BV laat vallen.