Incassobureau maar nooit factuur, herinnering of telefoontje ontvangen

[Oliver01]

We hebben het afgelopen jaar 3x een opdracht uitbesteed aan een bedrijf. Tot onze schrik ontvingen wij zaterdag een brief van een incassobureau betreffende een openstaande factuur. Na wat huiswerk te hebben gedaan hebben wij voor de 2de opdracht nooit een factuur ontvangen noch een herinnering noch een telefoontje. De 1ste en de 3de opdracht zijn gefactureerd via e-mail en ook netjes betaald. We krijgen iedere dag wel 5 tot 20 facturen binnen, het is mij niet opgevallen dat deze kleine factuur niet gekomen is.

Nu wil ik de factuur graag betalen maar het incassobureau heeft deze niet en de schuldeiser zelf is nagenoeg onbereikbaar. Ik heb het incassobureau zaterdag meteen een e-mail gestuurd met uitleg.

Een e-mail terug heb ik ontvangen dat ze er op terug zouden komen. Echter vandaag weer een brief ontvangen dat ik binnen 3 dagen moet betalen. Dus vandaag maar eens gebeld. Incassobureau zegt dat ik geen factuur nodig heb en gewoon moet betalen. Bovendien zegt hij dat de schuldeiser wel een factuur heeft gestuurd en ook heeft herinnerd. Kan me voorstellen dat er eens wat bij de post mis kan gaan maar zowel bij factuur als herinnering.... ook werd aangegeven dat schuldeiser achter lag met zijn administratie ivm omstandigheden.

Zeer bereid willend om te betalen. Echter wil ik de incasso kosten die het bedrag verdubbelen uit principe niet voldoen. Is het niet zo dat de schuldeiser eerst moet herinneren?

Iemand een goed advies?

[Annedien Hoen]

Die incassogasten blaffen wat af ;D

Ik zou gewoon antwoorden met:

 

"Ik bestrijd uw vordering, daar ik nooit een factuur of herinnering heb ontvangen van uw cliënt voor verleende diensten. Verdere communicatie over de hoofdsom zal ik voeren met uw cliënt. Ik beschouw de zaak hiermee als afgedaan."

 

 

CC naar je leverancier. En die leverancier een berichtje: "Ik weet niet precies waar je mee bezig bent, maar dit geeft natuurlijk geen pas. Ik stel voor dat je je administratie op orde krijgt en mij zonder tussenkomst van een derde partij een fatsoenlijke factuur stuurt voor het werk dat je voor ons gedaan hebt. Die zijn wij uiteraard bereid te voldoen."

(of iets van die strekking ;-))

 

NB: Ik ben geen jurist. Zo heb ik het zelf wel eens, met succes, aangepakt.

[RiVe]

De 1ste en de 3de opdracht zijn gefactureerd via e-mail en ook netjes betaald. We krijgen iedere dag wel 5 tot 20 facturen binnen,

 

 

Dus mag je ervan uitgaan dat de tweede factuur ook via mail binnen is gekomen, daar kun je op zoeken.

Heb je de factuur niet ontvangen, dan ben je ook niet te laat met betalen, en heb je geen boodschap aan een incassobureau.

 

Let wel op je spam-box daar komt ook nog wel iets binnen.

 

En eens met Annedien, waar zijn ze mee bezig.

 

 

[Branko Collin]

De verplichting tot betalen is ontstaan op het moment dat je met je leverancier een overeenkomst aanging.

 

Het zou een mooie bende worden als iedereen maar tot de dagvaarding hoefde te wachten met betalen door bij elke brief te beweren deze niet te hebben ontvangen. Je hebt zelf ook een verantwoordelijkheid om te kijken of je al een factuur hebt ontvangen. (En als je het echt zo druk hebt als je beweert, dan werk je met inkooporders. Veel van mijn klanten bellen me op als ze een week na levering nog geen factuur van me hebben gezien.)

 

Wel kan van jou niet in redelijkheid verwacht worden dat je moet raden wat je hoe aan wie moet betalen en is het best gebruikelijk dat je eerst de factuur ontvangt, dan betaalt.

 

Zonder geldige factuur mag je geen voorbelasting terugvragen, dus áls je betaalt, betaal dan alleen het exclusiefbedrag, zonder btw.

 

Of je incassokosten moet betalen, hangt er als ik de wet goed begrijp vanaf of 1) er verzuim is opgetreden, 2) je daarvan op de hoogte bent gesteld en 3) je een redelijke kans hebt gehad je verzuim goed te maken.

 

Zelf bel ik mijn klanten na het verlopen van de betalingstermijn om te kijken of ze mijn factuur hebben ontvangen. Zo ja, dan volgt meteen de betalingsherinnering, zo nee, dan kan ik dat rechtzetten.

 

En inderdaad wat Annedien zegt, neem contact op met je leverancier.

[Cosara]

We krijgen iedere dag wel 5 tot 20 facturen binnen, het is mij niet opgevallen dat deze kleine factuur niet gekomen is.

Wel kan van jou niet in redelijkheid verwacht worden dat je moet raden wat je hoe aan wie moet betalen en is het best gebruikelijk dat je eerst de factuur ontvangt, dan betaalt.

Wel een heel slap excuus ... je koopt drie keer iets, je ontvangt en betaald twee facturen ... en dan informeer je bij de leverancier/dienstverlener niet even waar de derde factuur blijft?

 

Met hetzelfde gemak is dit een standaard procedure om te kijken of de leverancier/dienstverlener wel zo alert is.

 

Vooralsnog is het een onkundige/onprofessionele gang van zaken die van twee kanten komt, en met een lachende derde ... het incassobureau

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

[Branko Collin]

Wel kan van jou niet in redelijkheid verwacht worden dat je moet raden wat je hoe aan wie moet betalen en is het best gebruikelijk dat je eerst de factuur ontvangt, dan betaalt.

Wel een heel slap excuus ... je koopt drie keer iets, je ontvangt en betaald twee facturen ... en dan informeer je bij de leverancier/dienstverlener niet even waar de derde factuur blijft?

 

Dat zei ik ook ("je hebt zelf ook een verantwoordelijkheid"). :) Wel moet er na dat informeren alsnog een factuur uitrollen, dat is waar het door jou geciteerde deel van mijn posting op slaat.

[Bob de webbouwer]

Ik moet zeggen dat ik het wel wat vreemd vind dat er diverse mensen beginnen over eigen verantwoordelijkheid. Naar mijn mening is het versturen van een factuur een voorwaarde om betaald te krijgen, en dat is de verantwoordelijkheid van de leverancier.

 

Ik heb ook een paar hobby ondernemers als leverancier die nogal laks zijn met hun facturen. Soms krijg ik die pas na een paar maanden, dan betaal ik ook pas na een paar maanden.

 

Daarnaast vind ik het ook erg vreemd dat jouw leverancier niet gewoon even belt hoe of wat. Dat is bij mij altijd de eerste stap als een factuur niet op tijd betaald wordt, en heeft 9 van de 10 keer het gewenste effect.

 

 

[Cosara]

Ik moet zeggen dat ik het wel wat vreemd vind dat er diverse mensen beginnen over eigen verantwoordelijkheid. Naar mijn mening is het versturen van een factuur een voorwaarde om betaald te krijgen, en dat is de verantwoordelijkheid van de leverancier.

Het hele incassoprobleem had voorkomen kunnen worden als TS zelf ook enig verantwoordelijkheid en initiatief had getoond in de trant van waar blijft uw factuur? Nu wordt het een gekissebis achteraf van ik heb de factuur verzonden en ik heb geen factuur ontvangen.

 

Met een beetje cowboy-mentaliteit wordt het incassobureau de winnaar ... om het even wie van de twee de rekening gaat betalen.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

[Bob de webbouwer]

Met een beetje cowboy-mentaliteit wordt het incassobureau de winnaar ... om het even wie van de twee de rekening gaat betalen.

 

Klopt, maar tenzij de leverancier kan aantonen dat hij de factuur (en herinnering) wel degelijk verzonden heeft lijkt me dat zijn probleem. Wie eist bewijst was het toch?

 

Ik zou gewoon een mailtje sturen naar de leverancier op het bij jou bekende mailadres (waar je dus al eerder mee gecommuniceerd hebt). Daarin geef je aan de factuur nooit ontvangen te hebben, maar dat je deze graag alsnog ontvangt en binnen ... dagen zal voldoen.

 

Rechtstreeks aan je leverancier dus, niet aan het incassobureau. Dan vecht hij verder maar met het incassobureau uit wie hun rekening gaat betalen (bij een fatsoenlijk incassobureau betaalt je leverancier dan een paar tientjes dossierkosten als hij het dossier terugtrekt, maar dat is niet jouw probleem).

 

Onthoud dat een incassobureau geen officiële instantie is ofzo, zij hebben geen enkele juridische bevoegdheid.

[Rik ·]

Het hele incassoprobleem had voorkomen kunnen worden als TS zelf ook enig verantwoordelijkheid en initiatief had getoond in de trant van waar blijft uw factuur? Nu wordt het een gekissebis achteraf van ik heb de factuur verzonden en ik heb geen factuur ontvangen.

 

Misschien wordt er over deze zin heengelezen van TS...

 

Nu wil ik de factuur graag betalen maar het incassobureau heeft deze niet en de schuldeiser zelf is nagenoeg onbereikbaar.

 

Nu is het maar even de vraag hoe veel moeite TS daadwerkelijk gedaan heeft om in contact te komen met schuldeiser maar blijkbaar is deze dus nagenoeg onbereikbaar.

 

Ik vraag me dan overigens wel af hoe het incassobureau in contact staat met schuldeiser.

 

[R.I.P. - Benm]

Tja, heel vreemd verhaal, maar ik denk dat ze gewoon vergeten zijn die 2e factuur te maken of te versturen.

 

Zeker omdat ze blijkbaar wel aan de slag zijn gegaan met nog een opdracht waar de 3e factuur uit voortkwam, die wel netjes verzonden werd, en ook betaald is. Dat is niet heel logisch: als iemand bij mij nog een factuur heeft openstaan waarvan de betalingstermijn verlopen is herinner ik ze daar toch wel aan als ze meer werk willen afnemen. En bij de 3e factuur zou het ook logisch zijn als daar iets op stond dat er nog een vorige factuur open stond oid.

 

Maar goed, ik lees dat de incassokosten het bedrag verdubbelen, dus het gaat blijkbaar om een zeer klein bedrag. Dat incassobureau is inderdaad lachende derde als je ze betaalt.

 

Wellicht heeft de schuldeiser het druk met iets anders en alle openstaande vorderingen verkocht aan dat incassobureau? Dat er dan ergens een zoekgeraakte tussen zit kan natuurlijk gebeuren.

[Cosara]

Met een beetje cowboy-mentaliteit wordt het incassobureau de winnaar ... om het even wie van de twee de rekening gaat betalen.

Klopt, maar tenzij de leverancier kan aantonen dat hij de factuur (en herinnering) wel degelijk verzonden heeft lijkt me dat zijn probleem. Wie eist bewijst was het toch?

Vertel dat ook maar aan de Belastingdienst. 8)

 

Nu is het maar even de vraag hoe veel moeite TS daadwerkelijk gedaan heeft om in contact te komen met schuldeiser maar blijkbaar is deze dus nagenoeg onbereikbaar.

Waarschijnlijk niet eerder dan het moment suprême waarop de zwaarlijvige brief van het incassobureau met een doffe plof op de deurmat viel.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[Oliver01]

Iedereen hartelijk dank voor de reacties!!

 

We hebben deze week iedere dag geprobeerd zowel telefonisch als per e-mail geprobeerd in contact te komen met schuldeiser. Gisteren is dit uiteindelijk gelukt... althans zijn assistente heeft ons te woord gestaan. Zij kon ons niet zoveel vertellen echter hebben we er wel op aangedrongen ons de factuur alsnog te sturen. Dit heeft ze gedaan en deze hebben we dus ook per direct aan hun over gemaakt.

 

Ben nu nog 2 brieven aan bet opstellen zowel naar bet incassobureau als hun cliënt. Hierin het hele verhaal over geen factuur ed... ook met het dringende verzoek de vordering terug te trekken.

 

Natuurlijk valt er iets te zeggen over eigen verantwoordelijkheid...

Het is me simpelweg niet opgevallen dat ik geen factuur heb ontvangen. Toen ik in maart (let wel 3 maanden later) de3de order heb geplaatst is er ook niet op gemerkt dat een factuur +/- 70 dagen opstond. En de werkzaamheden zijn gewoon uit gevoerd. Ik zou zelf bij mijn klanten deze 3de opdracht niet eens uitvoeren alvorens betaling...

 

Nogmaals dank voor jullie reacties. Heb hier echt wat aan. Ik zal nog laten weten hoe het afloopt!

 

[UwJurist]

Klopt, maar tenzij de leverancier kan aantonen dat hij de factuur (en herinnering) wel degelijk verzonden heeft lijkt me dat zijn probleem. Wie eist bewijst was het toch?

Bewijs dat je iets verzonden hebt, is geen bewijs. Je moet bewijzen dat de geadresseerde het ontvangen heeft. Dus in het geval van email bijvoorbeeld door een ontvangstbevestiging, leesbevestiging of een reactie.

 

[Hans v N]

Volgens mij zou TS moeten bewijzen dat hij de factuur en herinnering niet ontvangen heeft juist omdat er sprake is van een 1e en 3e factuur die hem wel hebben bereikt. Zeker nu er geen conflict is over het bestaan van een vordering.

 

In het algemeen geldt echter wel dat als de verzender een verklaring stuurt naar het adres van de geadresseerde die steeds door de partijen is gebruikt, dat moet worden aangenomen dat de mededeling de geadresseerde heeft bereikt.

bron

 

Daar gaan dus de belastingdienst en bijvoorbeeld het CJIB ook vanuit.

[R.I.P. - Benm]

Zo te zien is het opgelost ;)

 

Dat de 1e en 3e factuur wel zijn aangekomen maar de 2e niet zegt verder weinig: Vergeten te verzenden of per ongeluk niet opengemaakt/zoekgeraakt/etc zijn even plausibel.

 

Eerlijkgezegd denk ik toch dat de schuldeiser in dit verhaal zijn administratie niet helemaal lekker op orde had - het is en blijft raar de 3e opdracht gewoon uit te voeren en te factureren zonder iets op te merken over de factuur voor een vorige opdracht waarvan de betalingstermijn lang en breed verlopen is.

 

En ja, er raakt echt wel eens wat zoek. Het is mij ook wel eens gebeurd dat een klant een factuur niet ontving (wellicht door een spamfilter of wat dan ook). Vervolgens nam ik contact op om eens te vragen waar de betaling bleef, met als wedervraag waar de factuur bleef... nogmaals gestuurd en volgende dag betaald, voor zover ik weet met de beste intenties, en behouden zakenrelatie.

[UwJurist]

...In het algemeen geldt echter wel dat als de verzender een verklaring stuurt naar het adres van de geadresseerde die steeds door de partijen is gebruikt, dat moet worden aangenomen dat de mededeling de geadresseerde heeft bereikt....Daar gaan dus de belastingdienst en bijvoorbeeld het CJIB ook vanuit....

 

Geweldig dat ze daarvan uitgaan. Maar de rechtspraak laat een ander beeld zien. En 'steeds' is vaker dan 3 (of 2 ;D) keer.

[Hans v N]

Haha. Hoe vaak is "steeds" dan wel? Als ik 2 facturen naar een adres stuur en men vraagt mij waar ik waar ik de facturen naar toe heb gestuurd, mag ik dan antwoorden dat ik de facturen "steeds" naar dommelstraat 31 heb gestuurd? Ik denk van wel. ;D

 

Natuurlijk zijn er legio zaken waarbij het handig is om te kunnen bewijzen dat je iets hebt gedaan of nagelaten. Lang geleden kreeg ik van een advocaat een aantekende brief, een e-mail én een fax met dezelfde inhoud. Die nam dus geen enkel risico. Maar van de belastingdienst of het CJIB heb ik steeds ( ;)) gewone brieven gekregen.

 

[Bob de webbouwer]

Vertel dat ook maar aan de Belastingdienst. 8)

 

Ik krijg nog steeds netjes een aangiftebrief, en als ik dat niet op tijd betaal krijg ik meerdere herinneringen.

 

Bewijs dat je iets verzonden hebt, is geen bewijs. Je moet bewijzen dat de geadresseerde het ontvangen heeft.

 

Nog beter voor TS toch ;)

[R.I.P. - Benm]

De belastingdienst stuurt je wel herinneringen ja... CJIB geloof ik meteen met 50% verhoging, best lomp.

 

Ook grappig dat andere instanties er juist heel netjes mee omgaan, bijvoorbeeld de RDW. Die sturen eerst een brief dat je binnenkort voor de APK moet. Door omstandigheden kon ik laatst mijn auto 1 (!) dag later goedkeuren dan de dag dat de APK verlopen was, en kreeg de brief op de mat een dag nadat hij al was goedgekeurd waarbij men ook nog aangaf hoe het zat met de regels rond alsnog rijden etc, en dat er de kans was dat ik automatisch een boete zou -kunnen- krijgen als ik er niets aan deed. Keurig toch?

[Lucien Ridderbroek]

Nog een korte aanvulling:

 

De betalingstermijn gaat doorgaans lopen vanaf de datum van ontvangst van de factuur. Hiervan kan worden afgeweken door in betalingsvoorwaarden op te nemen dat de betalingstermijn begint te lopen vanaf factuurdatum.

 

Uiteraard werkt het wel praktisch als de factuur wél wordt ontvangen. ;D

[Tonino]

Zou bedrag ex btw overmaken naar schuldeiser, mailtje naar hem en incassobureau dat je niets extra kan betalen zonder geldige factuur.

 

Verder aangeven dat je niet van plan bent om incassokosten te betalen en voorstellen om eea voor te laten komen. Soms moet je gewoon je tanden laten zien. Verdere communicatie gewoon zelfde antwoord geven, laat maar voorkomen.

 

Natuurlijk ook een kleine herinnering naar de schuldeiser dat je in ieder geval nooit meer zaken met ze doet als ze niet snel ophouden met die onzin.

[Oliver01]

We hebben het factuurbedrag overgemaakt aan onze leverancier. Daarbij hebben we een aangetekende brief naar het incassobureau gestuurd met het betalingsbewijs. Ook hebben we in deze brief vermeld dat we geen incassokosten zullen voldoen. Ook hebben we een brief maar onze leverancier gestuurd met de vraag waar hij mee bezig is. We hebben ook geschreven dat we er van uitgaan dat hij zijn incassobureau terug roept.

Tot op heden hebben wij van beiden niks meer vernomen...

[R.I.P. - Benm]

Wellicht is het gewoon een oprecht misverstand geweest, er raakt wel eens een factuur zoek, ook ter goeder trouw. Het is mij ook wel eens gebeurd, maar na kort contact met de klant en eventueel opnieuw mailen van de factuur was dat ook wel weer snel opgelost (excuus + snelle betaling).

 

Lastige is dat dat incassobureau waarschijnlijk gaat klagen bij haar opdrachtgever om alsnog geld te vagen, mar dat is verder niet jouw probleem. Wellicht is dat al gebeurd maar buiten jouw weten om.

[Tonino]

Facturen gaan deze dagen toch gewoon direct vanaf de e-mail de administratie in? Liefst nog met UBL gegevens zodat hij direct automatisch verwerkt kan worden...