Fysieke ordner inleveren bij boekhouder: kan dit niet digitaal?

[Grover]

Ik ben net teruggekomen vanuit London (waar ik op een business trip was), speciaal om mijn OB administratie af te ronden, zodat ik deze op tijd kon inleveren bij mijn boekhouder. Van te voren (voordat ik op reis ging) had ik alles (alle digitale inkomende en uitgaande facturen etc) al keurig in mijn eigen email-mappen gezet, zodat ik ze alleen nog maar hoefde af te drukken, om ze in een fysieke map in te kunnen leveren bij mijn boekhouder.

 

Wat mijn boekhouder wil is dat ik een fysieke klapper inlever waarin o.a.:

 

- Alle 12 afschriften van mijn zakelijke bankrekening zitten,

- En per afschrift dien ik daarachter alle inkomende en uitgaande facturen te stoppen die betrekking hebben op dat afschrift.

 

Aangezien we tegenwoordig bijna alle facturen digitaal ontvangen en versturen, diende ik alles wat ik digitaal ontving en verzond, alsnog af te drukken. Dit waren... 150 (!!!) documenten. :-\

 

Tijdens mijn zakenreis naar London vroeg ik mij af of dit niet anders kan!? De hoofdreden voor mij om terug te keren van deze reis, was het feit dat mij gevraagd wordt door mijn boekhouder een fysieke ordner in te leveren met alle papieren fysiek afgedrukt.

 

- Waarom is dit nodig voor een boekhouder als alles al digitaal gaat tegenwoordig?

- Ik heb ooit een controle gehad van de Belastingdienst, die mij ook vroeg om alles fysiek aan te leveren bij hun per post. Blijkbaar dient de BD dan fysiek mijn gegevens te kunnen inzien?

 

Kan iemand hier meer licht op werpen?

 

Bij voorbaat dank!

 

[anononiemPH]

Ja interessant punt, ik heb zelfde ervaring. Ik denk dat de boekhouder het lastig vindt digitaal. Datalekken en beveiliging van ICT leggen een verantwoording bij de dataverwerker (de boekhouder). Komt er wellicht nog veel meer op het bord van de boekhouder. Cloud opslag is een risico (dropbox, icloud en is ook nog eens allemaal Amerikaans) dus ze zullen dan met eigen opslag moeten gaan werken.

 

Zou dit het niet zijn?

[Joost Rietveld]

Dag Grover

 

Kennelijk vindt jouw boekhouder het praktisch want verplicht is het allerminst. Omslachtig is het beslist.

 

De fiscus aanvaardt digitale boekhouding op voorwaarde dat je kunt laten zien hoe je aan het origineel kwam. Zelf ingescande facturen dien je het origineel van te bewaren. Van per mail ontvangen facturen, verzonden facturen en bankafschriften bewaar je de originele e-mails.

 

Groet

Joost

 

[Joost Rietveld]

Brand in het kantoor vd boekhouder is ook een risico. Ik zou nooit originele stukken achterlaten

[Anouk V]

Inderdaad volledig onnodig. En ik begrijp dat hij zelfs de bankmutaties op papier wilt ontvangen. Dat zou betekenen dat hij alles overtypt terwijl dat gewoon digitaal ingelezen kan worden.

Ik raad aan een gesprek met je boekhouder hierover te hebben.

[Nico Kamphuis]

Hallo Grover,

 

Ik denk dat je boekhouder deze werkwijze gebruikt voor al zijn klanten, zodat hij effect en efficient de administraties kan bijhouden. Waarschijnlijk werkt hij al jaren zo. Door de digitalisering is deze werkwijze achterhaald. Echter een deel van zijn klanten zal altijd nog met mappen aan komen. Mijn mening is dat je boekhouder er niet aan ontkomt de komende jaren een andere werkwijze te gaan gebruiken naast zijn huidige.

 

Phileine Datalekken en beveiliging van ICT leggen een verantwoording bij de dataverwerker (de boekhouder). Komt er wellicht nog veel meer op het bord van de boekhouder. Cloud opslag is een risico (dropbox, icloud en is ook nog eens allemaal Amerikaans) dus ze zullen dan met eigen opslag moeten gaan werken.

Praktisch zal een eigen opslag moeilijker te beveiligen zijn dan dropbox. Daarnaast kan ook gekozen worden voor de opslag via een account van de klant.

Als de klant een hoge mate van beveiliging wenst zal hij er voor moeten betalen.

[anononiemPH]

Hallo Grover,

 

Ik denk dat je boekhouder deze werkwijze gebruikt voor al zijn klanten, zodat hij effect en efficient de administraties kan bijhouden. Waarschijnlijk werkt hij al jaren zo. Door de digitalisering is deze werkwijze achterhaald. Echter een deel van zijn klanten zal altijd nog met mappen aan komen. Mijn mening is dat je boekhouder er niet aan ontkomt de komende jaren een andere werkwijze te gaan gebruiken naast zijn huidige.

 

Phileine Datalekken en beveiliging van ICT leggen een verantwoording bij de dataverwerker (de boekhouder). Komt er wellicht nog veel meer op het bord van de boekhouder. Cloud opslag is een risico (dropbox, icloud en is ook nog eens allemaal Amerikaans) dus ze zullen dan met eigen opslag moeten gaan werken.

Praktisch zal een eigen opslag moeilijker te beveiligen zijn dan dropbox. Daarnaast kan ook gekozen worden voor de opslag via een account van de klant.

Als de klant een hoge mate van beveiliging wenst zal hij er voor moeten betalen.

 

Dropbox is best veilig maar in de VS gevestigd, dan exporteer je persoonsgegevens onder de nieuwe data en privacy richtlijn. Ik weet nu niet wat de consequentie daarvan is, maar die zijn er wel. Wat wordt het toch complex allemaal. Je kan thuis een NAS gebruiken, tsja brand dan ben je de sigaar, tenzij je een netwerk van NAS aanlegt.

 

Als dataverwerker ben je verplicht om minimale/redelijke veiligheidsmaatregelen te treffen. Zou voor HI hier een goed topic zijn wat we straks allemaal wel niet moeten doen als de privacy verordening in werking treedt. Moet je ook je email encrypten straks? Hoe doe je dat?

 

Opslag via de klant zelf is een goede tip!

 

[anononiemPH]

Dag Grover

 

Kennelijk vindt jouw boekhouder het praktisch want verplicht is het allerminst. Omslachtig is het beslist.

 

De fiscus aanvaardt digitale boekhouding op voorwaarde dat je kunt laten zien hoe je aan het origineel kwam. Zelf ingescande facturen dien je het origineel van te bewaren. Van per mail ontvangen facturen, verzonden facturen en bankafschriften bewaar je de originele e-mails.

 

Groet

Joost

 

 

Bonnen van een kassa zijn binnen een jaar verbleekt is mijn ervaring. Ik scan dus alles maar...zal vast niet genoeg zijn voor de Belastingdienst?

[kuifje]

Moet de boekhouder het wel bewaren? Dit is een eerlijke vraag, ik weet het echt niet.

 

Je moet het als ondernemer bewaren, en de boekhouder moet er toegang toe hebben om de dienst te kunnen leveren die je van hem vraagt, maar waarom zou hij het meer dan een paar dagen moeten bewaren?

 

Bij mij is de situatie 50/50. Sommige facturen komen electronisch, sommige op papier. DUs ik moet oftewel die papieren facturen inscannen om ze electronisch aan de boekhouder te geven, oftewel de electronische facturen afprinten om ze op papier aan de boekhouder te geven. Evenveel werk als je het mij vraagt.

 

Ik vrees dat we nog wel een paar jaar met zowel papieren als electronische facturen zullen werken, en dat we dus op twee manieren onze facturen zullen gaan aanleveren.

 

 

[herman van der helm]

Ik bewaar alles digitaal en op papier. Ik ben nogal een beelddenker en als ik iets nodig heb uit het archief zie ik in mappen met papieren meestal heel snel het logo dat hoort bij de gezochte leverancier.

Onderweg zoek ik ook weleens iets, en dan moet ik het met het digitale archief doen en merk ik dat ik vaak iets niet kan vinden op korte termijn.

Dus voor mij mag het papieren archief leidend blijven.

[Anouk V]

Ik heb als boekhouder best goede ervaringen met boekhoudpakketten waar je de facturen heen mailt of upload. Aan elke boeking hangt dan meteen de factuur als bijlagen. De boekhouder hoeft de facturen dan ook niet op een eigen systeem te bewaren.

[Cosara]

Moet de boekhouder het wel bewaren? Dit is een eerlijke vraag, ik weet het echt niet.

De bewaarplicht geldt ook voor de boekhouder ... eigenlijk voor iedereen die zich met de administratie van een ander bezighoudt.

 

Een en ander is vastgelegd in:

 

Algemene wet inzake rijksbelastingen Geldend van 01-01-2018 t/m heden.

Hoofdstuk VIII. Bijzondere bepalingen.

Afdeling 2. Verplichtingen ten dienste van de belastingheffing.

Artikel 47.

47.1 Ieder is gehouden desgevraagd aan de inspecteur:

47.1.a. de gegevens en inlichtingen te verstrekken welke voor de belastingheffing te zijnen aanzien van belang kunnen zijn;

47.1.b. de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers of de inhoud daarvan - zulks ter keuze van de inspecteur - waarvan de raadpleging van belang kan zijn voor de vaststelling van de feiten welke invloed kunnen uitoefenen op de belastingheffing te zijnen aanzien, voor dit doel beschikbaar te stellen.

47.2 Ingeval de belastingwet aangelegenheden van een derde aanmerkt als aangelegenheden van degene die vermoedelijk belastingplichtig is, gelden, voor zover het deze aangelegenheden betreft, gelijke verplichtingen voor de derde.

 

Die bewaarplicht treft de boekhouder als de administratie van de betreffende belastingplichtige niet wordt opgehaald of kan worden teruggeven, hetgeen nog wel eens van toepassing is op EU-arbeidsmigranten.

 

Joost Rietveld op 30 maart 2018, 20:00

Kennelijk vindt jouw boekhouder het praktisch want verplicht is het allerminst. Omslachtig is het beslist.

Geheel mee eens. Omslachtig is het overigens ook voor de boekhouder zelf.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

 

[Cosara]

Bonnen van een kassa zijn binnen een jaar verbleekt is mijn ervaring.

Thermische geprinte kassabonnen zijn zeer goed (10+ jaar) houdbaar als je ze direct in het donker bewaart ... is mijn ervaring. Is een kassabon voor meerdere dagen aan daglicht blootgesteld dan is het proces van verbleking niet meer te stoppen. Een uurtje in direct zonlicht op het dashboard van je auto laten liggen is helemaal funest.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[TwaBla]

Ik ben net teruggekomen vanuit London (waar ik op een business trip was), speciaal om mijn OB administratie af te ronden, zodat ik deze op tijd kon inleveren bij mijn boekhouder.

Jouw boekhouder boft maar met zo'n klant, die een heuse business trip naar London (met partnertherapeut wellicht zelfs) onderbreekt om thuis alle digitale bonnetjes uit te printen.

 

Een fysieke ordner digitaal inleveren kan ook anno 2018 nog steeds niet.

 

Een andere boekhouder vinden lukt prima.

 

[Cosara]

Ik ben net teruggekomen vanuit London (waar ik op een business trip was), speciaal om mijn OB administratie af te ronden, zodat ik deze op tijd kon inleveren bij mijn boekhouder.

Als het om de jaaropgave OB gaat, dan is dat wel aan de krappe kant. Uiterste ontvangstdatum aangifte en betaling is namelijk 31 maart 2018.

 

Wat mijn boekhouder wil is dat ik een fysieke klapper inlever waarin o.a.:

- Alle 12 afschriften van mijn zakelijke bankrekening zitten,

- En per afschrift dien ik daarachter alle inkomende en uitgaande facturen te stoppen die betrekking hebben op dat afschrift.

Vast een zeker een boekhouder op leeftijd. Het is namelijk een wel zeer gedateerde methode uit de tijd dat de boekhouding nog geheel met pen op papier werd ingeschreven in een kingsize boekformaat van 32x25cm.

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

 

[Ward van der Put]

ingeschreven in een kingsize boekformaat van 32x25cm.

Groot boek … grootboek.

 

^{(Omdat jij nog meer van onze taal houdt dan wij zelf.)}

[kloek]

....

Zelf ingescande facturen dien je het origineel van te bewaren.

....

Ehm, Joost, is dit wel correct?

 

Als er een voorbeeld moet worden gesteld: de overheid zelf. Die bewaart de ingescande documenten tot aan de volgende ronde van de wagen van de papiervernietiging. Het is volstrekt ondoenlijk om dat allemaal als papier te bewaren, en ook niet nodig als deze goed digitaal is gearchiveerd.

[Cosara]

....

Zelf ingescande facturen dien je het origineel van te bewaren.

....

Ehm, Joost, is dit wel correct?

Correct ... Belastingdienst - Facturen bewaren

 

"Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie ... U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen."

 

Met de vriendelijke groeten van Nedzhibe

[Rik ·]

....

Zelf ingescande facturen dien je het origineel van te bewaren.

....

Ehm, Joost, is dit wel correct?

Correct ... Belastingdienst - Facturen bewaren

 

"Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie ... U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen."

En als je dan een paar zinnen verder kijkt:

U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. U kunt dit nalezen in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht.

 

Als u aan de voorwaarden voldoet, hoeft u de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.

 

Dus... niet correct (?) in alle gevallen.

 

Dus lees de PDF die daar staat goed.

 

[Joost Rietveld]

Je mag onder voorwaarden idd converteren naar digitaal.

Daarbij moet je opletten dat echtheidskenmerken niet verloren gaan. Bovendien kan slecht scannen theoretisch voor problemen zorgen:

 

U mag alleen converteren als u aan de volgende voorwaarden voldoet:

– U zet alle gegevens over.

– U zet de gegevens inhoudelijk juist over.

– U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele

bewaartermijn beschikbaar is.

– U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)

produceren en leesbaar maken.

– U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens

binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

– U bewaart de uitkomsten van de interne controle. Bijvoorbeeld

de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele

verschillenanalyse.

[Grover]

Dank voor alle behulpzame antwoorden/inzichten (thumbs up icon here)! Prachtig forum is dit. Ik zal een vervolg vraag m.b.t. het bovenstaande stellen in een nieuwe discussie.

[wpronk]

Brand in het kantoor vd boekhouder is ook een risico. Ik zou nooit originele stukken achterlaten

 

Een brand vrije koffer van Honeywell aanschaffen, bij de Praxis, bied bescherming tot 843 C is ook handig. En daarin je Hard disc'en bewaren waarop je boekhouding en foto's staan