Digitaal de post ontvangen

[GuusvanLoenen]

Ik ben momenteel geen zelfstandig ondernemer meer, maar graag maak ik wel gebruik van jullie hulp. Ik werk nu voor TNT Post en ben hier sinds kort verantwoordelijk voor de ontwikkeling en in het in de markt zetten van nieuwe post-producten.

 

Ik heb een aantal vragen waar we intern nog niet uitkomen. Wie wil helpen?

 

Het product:

Scanpost, digitaal ontvangen van je dagelijkse post.

Post uit je postbus, antwoordnummer of huisadres wordt gescand en digitaal afgeleverd in emailbox, SharePoint of op mobieltje.

Iedere ochtend, voor 12h00 ontvang je de digitale post, niet scanbare stukken zoals tijdschriften, vakbladen, reclame worden niet gescand en gewoon afgeleverd in postbus/ huisadres.

Adreswijziging postbus is niet nodig en er zijn geen minimale dagvolumes vereist.

Poststukken worden afgeleverd in searchable pdf, voor veilige overdracht en makkelijk voor het zoeken in het digitale archief.

Prijzen: afhankelijk van volume en afleverkeuze; 0,90 euro - 1,20 euro per poststuk. Geen vaste maandelijkse kosten.

 

Jammer genoeg moeten we het poststuk nogsteeds fysiek afleveren op de scanlocatie, anders konden we korting gaan geven op de postzegelprijs ;)

 

De vragen die ik heb zijn erg verschillend;

1. Wie is de doelgroep? Wat denken jullie, hierover is namelijk de meeste discussie momenteel.

2. Hoe kunnen we dit in de markt zetten?

3. Ik wil gaan werken met een reseller model, hoe zou ik dit het beste kunnen aanpakken?

 

 

Product gaat live op 15 Feb. Website wordt: www.scanpost.nl (vanaf 15 feb).

 

Alvast bedankt,

[Highio]

Ik wil wel helpen, voor mn beschikbaarheid en uurtarief kun je contact opnemen. Live 15 februari, dat meen je toch niet als je nu nog met vragen zit?

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Prijzen: afhankelijk van volume en afleverkeuze; 0,90 euro - 1,20 euro per poststuk.

 

Los van het feit dat Higherlevel bedoeld is voor innovatieve ondernemers, en niet voor werknemers, zou ik door bovenstaande al direct afhaken.

 

[Erik!]

Inderdaad een behoorlijk bedrag. Dat zou voor mij ook een afhaker zijn.

[PaulS]

Qua doelgroep zou je dan volgens toch moeten denken aan grotere organisaties waar de post momenteel intern gescand wordt. Maar bij bedrijven met zulke postvolumes vraag ik me serieus af of de prijs niet te hoog ligt. Verder is het misschien handig als oplossing voor mensen die met enige regelmaat in het buitenland verblijven.

 

Even uit nieuwsgierigheid: wat gebeurt er na verwerking eigenlijk met het fysieke poststuk. Wordt deze vernietigd?

[Pukje Piet]

Als voor dat geld m'n rekeningen ook direct in m'n boekhoudpakket geïmporteerd kunnen worden en de belangrijke post gescheiden wordt van eventuele bspam en direct bij de juiste persoon uitkomt doe ik het. Maar anders...

Ik heb hier wel eens over nagedacht, net als het digitaal versturen van post wat TNT ook aanbiedt tegenwoordig maar het is allemaal nog veel te prijzig in mijn ogen.

[djluc]

Gezien het feit dat het vanaf een 500 poststukken per dag werkt:

 

500 x € 1,00 = € 500 per dag

260 werkdagen x € 500 = € 130.000 per jaar!

 

Ik neem aan dat dit niet geheel correct is? Ik neem aan dat je bij 500 stuks een leuke korting krijgt? Voor zo'n bedrag (en dan ben je eigenlijk nog een kleine klant met 500 stuks) kan je toch al snel een paar administratieve medewerkers voor inhuren of eventueel een secetaressebureau flink wat werk laten verzetten!

 

Ik zou het juist op kleine bedrijven targetten. Ik vind het geniaal dat ik mijn faxen als PDFje binnen krijg, helemaal top! Dat zou ik ook willen voor mijn post (zonder reclame een 10/15 per dag). Dan betaal je nog zo'n € 2600 maar dat staat in geen verhouding tot het aannemen van een medewerker.

 

[TwaBla]

 

Eerste opmerking: volgens mij is het prachtig dat ook grote ondernemingen en organisaties ideeën voorleggen aan een forum over Innovatie in Ondernemerschap. Tuurlijk kunnen ze dure adviseurs inschakelen (dat gebeurt toch wel), maar dit past toch prima in de trend van user-lead innovation? Bovendien is niemand verplicht om te reageren!

 

Tweede opmerking: we krijgen hier wel vaker stageaires die namens een bestaand bedrijf vragen stellen (of fantasten die zich voordoen als vertegenwoordiger van een bekend bedrijf). Het is niet altijd na te gaan of vragen authentiek zijn, maar houd er rekening met dat IP-adressen geregistreerd worden en dat dit forum enorm hoog scoort in zoekmachines.Wie de komende jaren Googlet op Scanpost, vindt HL hoog in zijn zoekresultaten.

 

Over de dienst zelf: er zijn verschillende deelmarkten, dunkt me.

 

Stater scant elke week een kwart miljoen pagina's uit hypotheekaanvragen, dus er zit vast nog volume in formulierverwerking. Maar dat is een prijsgedreven markt.

 

In het MKB zie ik heel gefragmenteerde toepassingen. Argumenten kunnen zijn: gemak, kostenbesparing, snelheid. Suggestie is een self-service portal te maken waarbij de afnemer zelf kan aangeven of snelheid danwel kosten van belang zijn, en welke hoofdtypen post hij gescand wil ontvangen - als dat al in te delen is. Zakelijke reclamepost is soms lastig te scheiden van serieuze documenten. En als ondernemer wil ik niet betalen voor een scan van de zoveelste reclamebrief.

 

Vraagje: kan het ook omgedraaid worden? Ik bied TNT Post een pdf of word-bestand aan en dat wordt naar een adresbestand verzonden als echte brief, eventueel met responsmogelijkheid via dedicated pages op de website. Dan zou je bv alle scholen van Nederland kunnen aanbieden om de oudercorrespondentie te digitaliseren.

[dlvkk]

Ik zit na het lezen van deze post nog met een zeer belangrijke probleem:

Privacy!

Er zullen ondernemers zijn die het niet erg fijn vinden als hun post worden gelezen, en het lijkt me onvermijdelijk dat dit niet gebeurt.

 

[TwaBla]

Overigens zou je met zo'n dienst ook een virtuele postbus in een niet-bestaande stad kunnen aanbieden. Dan kan ik als ondernemer een postbus openen in (laten we zeggen) Postdam om m'n post vervolgens alsnog thuis te ontvangen. Die dienst kan daarna als marketingservice verder uitgewerkt worden, in de vorm van bijvoorbeeld promotionele dorpen en merksteden. Kunnen jullie postdomeinen gaan verkopen!

[Jasper Oelers]

Ik kom toch op enkele kritische punten:

 

- Toevallig dat 'dlvkk' met de opmerking privacy komt. Dat was namelijk ook mijn eerste gedacht na het lezen van je startpost. Niemand hoeft mijn post te lezen. Het feit dat een bedrijf zoals TNT al mijn post moet openen en inscannen zou ik niet als prettig ervaren.

 

- De prijs is buiten proporties. Wekelijks ontvang ik ongeveer 10 poststukken, wat uitkomt op € 520,- per jaar. Voor dat bedrag open ik de post liever zelf, daar trek ik wel een minuutje voor uit. In dit geval ben ik een kleine ondernemer; hoe moet het gaan met grote bedrijven?

 

- Wat is exact het voordeel van digitale post? Die bestaat al in de vorm van e-mail. Tegenwoordig kan bijna ieder modern bedrijf een brochure opsturen via de post alsmede via de e-mail. Offertes/facturen worden ook steeds meer via de e-mail verzonden. Behalve het feit dat het mogelijk wordt vanuit je luie bureaustoel alle post te lezen, zie ik weinig voordelen.

 

Het is geen slecht idee, maar het heeft wel de nodige tuning nodig verwacht ik.

[Erik!]

Voor de meeste kleine ondernemers vullen zij geen behoefte in. Voor de ondernemers die de wereld als werkgebied hebben wel. Zij kunnen immers ten alle tijde beschikken over de laatste stand van zaken, ongeacht waar zij op dat moment zijn.

 

Zijn er beperkingen qua formaat? A0 zou voor Edraket wel handig zijn.

 

 

[Phantor]

A: Duur.

B: Waarom gaat een andere mijn post lezen?

C: Wat doen jullie met mijn papieren post? De snipperaar in? Of in een vuilnisbak totdat het weg gehaald wordt?

D: Daar ik niet altijd in NL zit en dus ook wel eens een hele langzame (56k) verbinding heb (en ook in NL is het niet altijd zo snel als op de zaak) en ik zou veel post hebben, dan zit ik er wel heel erg lang over te doen om reclame folder xxx down te loaden.

E: Stel ik heb wat leuks in mijn 'digitale post' dan moet ik het weer uitprinten, denk dat kostenpost van inkt en papier dus aardig omhoog gaat.

F: Als mn tijdschriften ed nog gewoon aankomen, waarom zou ik dan niet de moeite nemen om er 3 minuten langer over te doen om de overige post ook mee te nemen en deze thuis op mn gemak door te nemen.

 

En als ik jullie was zou ik eerst eens naar jullie huidige aanbod en diensten kijken en daar eerst wat mee doen.

 

 

[Merkava]

Raar eigenlijk dat we tegenwoordig brieven digitaal aanmaken om deze vervolgens uit te printen en dan weer te digitaliseren.

 

los van de privacy denk ik dat er gewoon nog meer post gaat verdwijnen, digitale bestanden die je nooit ontvangt.

 

Er zal ook post zijn die je niet gescanned wil hebben, hoe je die moet scheiden verteld het verhaal niet.

Het lijkt logisch om je gewone post naar je gewone brievenbus te laten sturen, en zoals Twalevel ook al suggereert, en zogenaamde digibussen voor te digitaliseren post.

 

Leuk voor oplichters deze service, ik zie mogelijkheden te over.

[Sjoerd Atteveld]

Ik zou als ik in de positie zat van TNT de stap een stukje korter maken probeer niet de gedreseerde te benaderen, maar de afzender.

 

Laat hem de documenten digitaal aanleveren en vervolgens via een portal doorsturen. Dit ligt compleet dicht tegen het email verkeer aan.

Maar wellicht dat TNT hier een aantal voordelen aan koppelen.

 

Zoals eerder benoemd denk ik dat deze behoefte groter is.

 

De nut van het digitaliseren naast email is voor mij nog een groot raadsel. Sommige poststukken, denk aan financiele, moeten toch ook de boekhouding in als officiele stukken. Hoe vis je deze er tussen uit?

 

Is het achteraf mogelijk om als nog de "echte" post te ontvangen?

 

Ook de februari deadline lijkt mij redelijk onhaalbaar. Je zit met zoveel vraagstukken en pretendeert nu al het product te kunnen leveren.

Lijkt mij niet ten goede komen van de naam van TNT

 

En dan puur zakelijk, verdienen jullie niet al veel meer door niet een postbode op pad te hoeven sturen? Is dan een scanner niet gewoon simpel weg in de prijs van de postzegel verwerkt?

Volgens mij pak je er nu 2 keer winst op. Slim! maar de prijsstelling is in mijn ogen te hoog!

[TwaBla]

Dat de vraag op dit forum gesteld wordt, suggereert dat TNT een dienst die reeds bestaat/vanaf februari gelanceerd wordt behalve aan grootverbruikers ook aan kleinzakelijke afnemers wil aanbieden. Zoals ik al eerder gesignaleerd had: Stater verwerkt al jaren een kwart miljoen formulieren uit hypotheekaanvragen per week, precies op deze manier. Er is dus een bestaande markt van grootverbruikers.

 

In bedrijven met een paar medewerkers of meer, wordt de post doorgaans geopend op de postkamer. Is dat een privacyprobleem?

 

Volgens mij zijn er verschillende kleine ondernemers die om uiteenlopende redenen best gebruik zouden maken van zo'n dienst, maar een kansrijk marktsegment zou ik zo een-twee-drie ook niet kunnen bedenken. Voor 1 euro per stuk zullen de meeste ondernemers liever hun eigen post openmaken.

[Alef Arendsen]

Ik denk dat (zoals TwaLevel) an aangeeft, de markt voor deze dienst niet zozeer gelegen is in de hoek van de 'kleinverbruikers'. Daarvoor is 1) de prijsstelling te hoog denk ik zo en 2) al heb je als kleine ondernemer de post dan digitaal, maar wat dan... Mijn boekhouder accepteert vlgs mij nog geen digitale spullen en krijgt van mij eens per kwartaal / maand / jaar een ordner met spullen.

 

Voor de grootverbruikers denk ik dat het IDEAAL is (hoewel ik de prijsstelling hier niet ken). Veel bedrijven die ik ken scannen alle binnenkomende post en werken verder paperless (qua post dan). Dit zal veel van dat soort bedrijven een grote besparing op kunnen leveren (als de prijsstelling die je inneemt met de personele + infra kosten van een postkamer kan concurreren).

 

Voor de rest denk ik al snel richting diensten die toegevoegde waarde leveren. Wat te denken van een gedigitaliseerde crediteurenafdeling, waarbij je niet alleen scant, maar ook verwerkt en een import/export bestand aanlevert voor een boekhoudpakket. Zo kun je een full-service dienstverlener worden die niet alleen scant, maar ook een deel van de verwerking op zich neemt.

 

gr.

Alef

 

 

[GuusvanLoenen]

Bedankt voor alle reacties,

 

Het product Scanpost voeren we inderdaad al op de grootzakelijke markt. Hier is het een succes aan het worden (de prijzen zijn inderdaad lager wanneer er hoog volume wordt gescand). We laten per 15 Februari de minimumeis van 500 poststukken per dag los, wat betekend dat het product voor iedereen beschikbaar komt. Je post overal bereikbaar.

 

Het wordt een nichemarkt, gezien de prijs, maar dat betekend in mijn ogen niet dat er geen markt voor is. Overal al je post bereikbaar (email en fysiek), Post ontvangen op je mobiele telefoon is bijvoorbeeld ook mogelijk (heb je wel een smartfone/ blackberry nodig).

 

Even kort antwoord geven op een aantal gestelde vragen;

1. Post wordt iedere maand fysiek retour gestuurd

2. Met spoed een poststuk fysiek opvragen is altijd mogelijk

3. Privacy is zoveel mogelijk gewaarborgt doordat post veelal machinaal wordt geopend en gescand. In grootzakelijke markt is dit momenteel geen issue, mogelijk in de MKB/ consumentenmarkt wel. Belangrijk punt dat we meenemen in de communicatie.

4. formaat tot max A0 scannen we in.

5. Koppelingen met boekhoudpakket komen eraan, hier wordt momenteel hard aangewerkt. Evanals aan de digitale postbusnummers waar te scannen post heengezonden kan worden.

 

Zit ik nogsteeds met 2 vragen;

1. Welke nichemarkt zit mogelijk te wachten op deze dienst?

2. Welke branche/ type bedrijven zou dit product willen verkopen (vergoeding is een % van de jaar-omzet)?

 

alvast bedankt

 

[frans74]

Verkoopkanaal?

 

Wellicht de bedrijven die het van je overnemen op het moment dat de post digitaal binnenkomt, ofwel de softwarejongens,zoals bijvoorbeeld Decos

Aan de andere kant neem je een deel van hun markt over, namelijk het scannen, maar ze benaderen kan natuurlijk altijd.

 

[TwaBla]

 

Potentiële verkopers zijn ook bedrijven die webapplicaties verkopen en application service providers wier systemen iets 'doen' met de gescande data.

 

Reeleezee is een voorbeeld voor online administratie, en er zijn vast ook crm-providers die iets met gescande klantreacties kunnen.

 

Wellicht is responsverwerking toe te voegen aan jullie dm-diensten...

 

Tenslotte nog een opmerking. Er zit een behoorlijk masculiene marketingdrive achter. Doelgroepen gedefinieerd, behoeften geanalyseerd, doelstellingen geformuleerd en dan op jacht. Je kan ook een meer feminiene aanpak proberen. Poststromen analyseren en vervolgens de poederdoos pakken om je dienst verleidelijk achter een raampje op het worldwideweb aan te bieden aan eenieder die daar interesse in heeft (met veel selfservice-elementen). Zien wie en wat daar op af komt.

 

(Nou krijg ik alle dames op m'n dak) :o

[Romano Sandee]

Twee punten waar ik tegenaan zit te hikken is;

 

1. Mijn privacy

Ik vind mijn privacy wel heel erg belangrijk als het om poststukken gaat, zeker omdat ik met cliënten werk waarbij ik directe informatie van de huisarts krijg... Niet echt een fijn idee dat het op straat zou komen te liggen, want digitale dingen worden nogal snel gekraakt...

 

2. Mijn kosten

Voor een kleine onderneming, is een euro per poststuk gemiddeld erg prijzig. Alleen daarom zou ik het al niet doen.

[Ewout Wolff]

Ik denk dat het ideaal is als je veel belangrijke stukken per post krijgt en je hebt een niet-ideaal opbergsysteem.

 

Respectievelijk : als je veel post krijgt en je bent voor de rest 100% digitaal. Dan kan ik mij voorstellen (en ik maak het mee in het klein) dat het erg irritant is om en digitaal en in het papier te gaan grasduinen.

 

Net als andere leden hier ben ik wat onzeker over de juridische status van digitale stukken. Zou een barriere kunnen zijn.

Heb je daar meer info over, Guus ?

[TwaBla]

 

Het is ook niet helemaal duidelijk wat er met de post gebeurt na scanning. Uit de website maak ik op dat die alsnog beschikbaar gesteld wordt, maar hier op het forum zegt Guus dat de post na een maand fysiek retour gaat. Hij bedoelt wellicht 'retour naar de postbus', waardoor het fysieke bewijsstuk met een maand vertraging alsnog beschikbaar komt.

 

Ik zou trouwens van deze dienst gebruik maken, maar ben wel benieuwd hoe TNT reclamepost scheidt van serieuze stukken. In BtB staat reclamepost ook vaak op naam (dus dat is lastig te onderscheiden) en ik heb niet zoveel zin om een euro per stuk te betalen voor congresuitnodigingen en andere werfbrieven...

 

Suggestie: nodig deelnemers aan dit forum uit om de nieuwe dienst een maand te testen en stem marketingplannen af op concrete ervaringen en suggesties...

[Ewout Wolff]

Goed idee Twa ! : Higherlevel Demo Team ;D

 

Zou mooi zijn als het tot andere/ betere service zou leiden. (heb altijd al een http://www.wu-wien.ac.at/wuw/institute/entrep/englisch/userinnovation/leaduserwillen zijn).

[GuusvanLoenen]

Nogmaals dank voor de vragen en reacties,

 

Over privacy,

Post wordt automatisch geopend, zoveel mogelijk geautomatiseerd scanklaar gemaakt en natuurlijk gescand met professionele scanapparatuur. De medewerkers die dit doen lezen de post niet, tenminste dat is niet de bedoeling. Momenteel wordt dit werkproces toegepast voor enkele grote klanten, maar werkt het ook vaak op deze manier op de postkamers van de bedrijven zelf.

 

De post wordt verzonden in pdf format via een securedFTP verbinding. Vertrouwelijkheid en geheimhouding is al heel belangrijk, we scannen ook voor bijv. verzekeraars.

Je ontvangt dus een searchable pdf in je emailbox als attachment.

 

Fysieke poststukken,

De fysieke poststukken (degene die we ingescand hebben) sturen we aan het eind van de maand terug naar de klant. Als stapel post. Inkomende facturen mogen bijvoorbeeld digitaal bewaard worden van de belastingdienst, maar dit moet wel vooraf doorgegeven worden, doordat iedereen zijn post terugontvangt is dat nieteens perse nodig. Daarnaast is er een directe link (nummer) tussen het gescande poststuk en het fysieke poststuk. Zodoende kunnen fysieke poststukken heel makkelijk teruggevonden worden (corresponderen met nummer doos, en nummer vak in doos.).

 

Over het herkennen van reclame,

Alleen post verstuurd in envellop sturen we naar de scanfaciliteit. Andere post blijft fysiek binnenkomen in postbus/ huisadres. Wervingsbrieven of uitnodigingen worden wel ingescand, dit kunnen we er niet uithalen (want we lezen immers de post niet).

 

Bedankt voor de tips en opmerkingen.

We gaan inderdaad 15 Feb. live met een uitgebreide internetpagina (infomatie en aanvraagproces). We gaan niet starten met een grootschalige reclamecampagne omdat we inzien dat het product (nog) erg duur is voor de grote markt. Vandaar mijn vragen over welke nichemarkt volgens jullie het geschiktst is voor deze dienst en hoe deze te bereiken (reclame, resellers of internet etc).

 

Bedankt, erg fijn om hierover te sparren. Ookal ben ik geen echte ondernemer meer.

 

[Merkava]

Op basis van welke NAW gegevens wordt de post doorgestuurd ?

 

Er zijn bedrijven die in een verzamelgebouw zitten met hetzelfde postadres, op welke manier wordt de stroom aan post dan gescheiden ?

 

Sporadisch vind ik tussen mijn post soms een enveloppe geadresseerd aan iemand anders, vorige week bv een van het CJIB die wel op het goede adres is bezorgd maar de gedadresseerde is hier niet woonachtig.

 

Hoe steekt de aanmeldprocedure in elkaar voor deze service ?

 

Ik vraag me ook af hoe het met de postselectie procedure werkt, niet gescande post wordt meteen doorgestuurd naar het fysieke adres.

Het lijkt mij dan meer iets voor een bedrijf dat zelf geen scanfaciliteiten heeft maar wel graag post wil digitaliseren.