Factuur ontvangen voor opdracht geplaatst door ex-werknemer

[Co-owner]

Wij hebben per post een (herinnering)factuur ontvangen van een hostingbedrijf ivm de jaarkosten van een domeinnaam. Wij doen bij dit hostingbedrijf al zaken en hebben daar zelf ook al een ander klantnummer. Ik herken het klantnummer, domeinnaam en het bedrag niet dus ben op onderzoek uitgegaan.

 

Hierbij mijn bevindingen:

 

- Er is een account aangemaakt bij het bedrijf door een ex-werknemer met zijn toenmalige emailadres van ons bedrijf en onze bedrijfgegevens.

- Dit account heeft de desbetreffende domeinnaam aangeschaft en geregistreerd

- De domeinnaam wordt zo te zien niet gebruikt door ex-werknemer.

- De 1e factuur met een aanbiedingstarief voor het 1e jaar is niet door ons betaald maar indertijd vermoedelijk door de ex-werknemer zelf prive.

- Desbetreffende werknemer was niet tekenbevoegd en had geen rol als inkopen oid.

 

Wij ontvangen nu dus  herinneringsfactuur op ons postadres (dat heeft de ex-werknemer immers gebruikt) voor het 2e jaar wat geen aanbiedingstarief meer is.

 

Wat is mijn positie in deze? Ben ik gebonden aan de afgesloten order/overeenkomst door een ex-werknemer van vorig jaar en dus verplicht om de verlengingsfactuur te betalen?

 

Alvast bedankt

 

 

[Jasper S.]

Heb je al contact opgenomen met de hosting partij.
Het feit dat jullie al klant zijn, wil vaak wel wat mogelijkheden scheppen.
Vooral omdat domeinnamen voor hun weinig kosten (even ervan uitgaande dat het een .nl/.be/.com of .eu is)

[DaMedia]

Domeinnaam is vanuit het bedrijf besteld, dus ik zou gewoon betalen en direct de domeinnaam opzeggen. Dan de ex-werknemer er op aanspreken en vragen hoe het zit.

En uiteraard er voor zorgen dat mailaccounts niet meer werken zodra een werknemer ontslagen is.

[Co-owner]

1 uur terug, Jasper S. zei:

Heb je al contact opgenomen met de hosting partij.
Het feit dat jullie al klant zijn, wil vaak wel wat mogelijkheden scheppen.
Vooral omdat domeinnamen voor hun weinig kosten (even ervan uitgaande dat het een .nl/.be/.com of .eu is)

Ja dat contact loopt al op. Zij vonden het ook een interessante casus maar beroepen zich in 1e instantie formeel op het punt dat de factuur gewoon door ons betaald moet worden. Ik ben in bezwaar gegaan en betwist deze factuur. Want: Order is niet door een tekenbevoegde geplaatst en geplaatst en betaald door een andere klantaccount/nummer dan ons reguliere account. Ik wacht nog op een reactie.

[Co-owner]

4 minuten geleden, DaMedia zei:

Domeinnaam is vanuit het bedrijf besteld, dus ik zou gewoon betalen en direct de domeinnaam opzeggen. Dan de ex-werknemer er op aanspreken en vragen hoe het zit.

En uiteraard er voor zorgen dat mailaccounts niet meer werken zodra een werknemer ontslagen is.

Mail account is al in-actief. Herinnering kwam per post. Order is geplaatst toen werknemer nog bij ons in dienst was.

[DaMedia]

Dan is alleen de eerste zin nog van toepassing: Domeinnaam is vanuit het bedrijf besteld, dus ik zou gewoon betalen en direct de domeinnaam opzeggen.

[Signature]

Je kunt het bedrijf vragen om bewijs over hoe dit contract destijds tot stand is gekomen. Zij kunnen ook wel zien dat het betaald is door een andere rekeninghouder, dus dat lijkt mij ook een rol spelen. Welke verklaring en belang heeft de ex-werknemer? Voelt hij ervoor om het over te nemen?
 

Welke rechtsvorm heeft jullie bedrijf? En welke vertegenwoordigingsbevoegdheid stond er destijds bij de KvK geregistreerd? 

[Pieter__VH]

13 minuten geleden, Co-owner zei:

Ik ben in bezwaar gegaan en betwist deze factuur. Want: Order is niet door een tekenbevoegde geplaatst en geplaatst en betaald door een andere klantaccount/nummer dan ons reguliere account.

 

Het gaat om een in eerste instantie vooruitbetaald product vanuit een organisatie e-mail adres. Fout van jouw ex werknemer, niet van de hosting partij. Tenzij je wilt dat iedere domeinnaam voortaan €30 per jaar kost doordat ze bij elke registratie of verlenging een KVK uitreksel moeten opvragen en controleren of de originele besteller nog altijd tekenbevoegd is. . 
 

Geen idee om welke partij het gaat, maar een versio/vimexx/transip zijn allemaal dermate groot dat het logisch is dat zij niet opmerken dat er al een account met jullie bedrijfsnaam bestaat. Zijn allemaal geautomatiseerde processen met in eerste instantie vooruitbetaalde diensten en daarom kost een domeinnaam €5,- per jaar. 
 

Choose your battles. Ik weet niet wat jouw branche is, maar er zijn zeer weinig bedrijven die tekenbevoegdheid controleren op zulke bedragen. Zeker herhaaldelijk. 
 

29 minuten geleden, DaMedia zei:

dus ik zou gewoon betalen en direct de domeinnaam opzeggen. Dan de ex-werknemer er op aanspreken en vragen hoe het zit.

Lijkt me de enige juiste oplossing. 

[Co-owner]

16 minuten geleden, Pieter__VH zei:

Geen idee om welke partij het gaat, maar een versio/vimexx/transip zijn allemaal dermate groot dat het logisch is dat zij niet opmerken dat er al een account met jullie bedrijfsnaam bestaat. Zijn allemaal geautomatiseerde processen met in eerste instantie vooruitbetaalde diensten en daarom kost een domeinnaam €5,- per jaar. 
 

Choose your battles. Ik weet niet wat jouw branche is, maar er zijn zeer weinig bedrijven die tekenbevoegdheid controleren op zulke bedragen. Zeker herhaaldelijk. 
 

Snap ik maar het voelt niet goed. Je zou dus als particulier je kunnen voordoen als bestaand bedrijf en gewoon willekeurig een bestelling voor een contract doen en de 1e betaling zelf doen en het bedrijf voor de volgende facturen laten opdraaien.

17 februari aangepast door Co-owner

[Co-owner]

36 minuten geleden, Signature zei:

Je kunt het bedrijf vragen om bewijs over hoe dit contract destijds tot stand is gekomen. Zij kunnen ook wel zien dat het betaald is door een andere rekeninghouder, dus dat lijkt mij ook een rol spelen. Welke verklaring en belang heeft de ex-werknemer? Voelt hij ervoor om het over te nemen?
 

Welke rechtsvorm heeft jullie bedrijf? En welke vertegenwoordigingsbevoegdheid stond er destijds bij de KvK geregistreerd? 

Contract is gewoon via de website van de hostingprovider aangegaan. Volgens mij is er geen belang voor de ex-werknemer want de aangevraagde domeinnaam is niet actief.

 

Wij zijn een BV, ik en de andere bestuurder zijn volledig tekenbevoegd.

17 februari aangepast door Co-owner

[Bert.]

Volgens mij ziet het er naar dat je onbevoegd vertegenwoordigd bent en is de overeenkomst zodoende ongeldig. Daar kan dus ook geen factuur voor gestuurd worden, 

[Ward van der Put]

Maar wie is de houder van de domeinnaam?

Het is alleen aannemelijk dat de werknemer heeft gehandeld namens de bv als de werkgever daarbij meteen ook houder van de domeinnaam werd.

[Signature]

2 uur geleden, Co-owner zei:

Contract is gewoon via de website van de hostingprovider aangegaan. Volgens mij is er geen belang voor de ex-werknemer want de aangevraagde domeinnaam is niet actief.

 

Wij zijn een BV, ik en de andere bestuurder zijn volledig tekenbevoegd.

Het is in dit geval een legitieme vraag om na te gaan hoe dit ‘instemmen’ precies is gegaan. Alleen al om vast te stellen of het bedrijf, dat digitaal haar diensten verkoopt, ook genoeg doet om vast te stellen dat ze met een bevoegde vertegenwoordiger te maken hebben.
Als het bedrijf dat heeft nagelaten, zal dat natuurlijk eerder een probleem opleveren voor hun stelling. Daarnaast is dit relevant om te beoordelen in het licht van feiten en omstandigheden die de kennelijke ‘schijn van vertegenwoordiging’ doen bevestigen of juist ontkrachten. 

Andere relevante omstandigheid is de vraag hoe (snel) jullie hebben geacteerd na de ontdekking. Het (onnodig lang) instandhouden van de situatie, speelt dan niet bepaald in jullie voordeel. 
 

Het bedrijf stelt dat jullie aan de overeenkomst te houden zijn, dus wat let je om te vragen naar het bewijs dat daaraan ten grondslag ligt? Zeker als je aangeeft jezelf niet gebonden te achten en het bestaan van en/of de onbevoegde instemming met de overeenkomst te betwisten.
 

 

17 februari aangepast door Signature

[Signature]

2 uur geleden, Pieter__VH zei:

 

Het gaat om een in eerste instantie vooruitbetaald product vanuit een organisatie e-mail adres. Fout van jouw ex werknemer, niet van de hosting partij. Tenzij je wilt dat iedere domeinnaam voortaan €30 per jaar kost doordat ze bij elke registratie of verlenging een KVK uitreksel moeten opvragen en controleren of de originele besteller nog altijd tekenbevoegd is. . 
 

Geen idee om welke partij het gaat, maar een versio/vimexx/transip zijn allemaal dermate groot dat het logisch is dat zij niet opmerken dat er al een account met jullie bedrijfsnaam bestaat. Zijn allemaal geautomatiseerde processen met in eerste instantie vooruitbetaalde diensten en daarom kost een domeinnaam €5,- per jaar. 
 

Choose your battles. Ik weet niet wat jouw branche is, maar er zijn zeer weinig bedrijven die tekenbevoegdheid controleren op zulke bedragen. Zeker herhaaldelijk. 
 

Lijkt me de enige juiste oplossing. 

Hoezeer ik deze stellingname kan begrijpen en in zekere zin ook toejuich onder het mom van ‘geen gedoe, moeite of kosten waard’, hangt dit natuurlijk samen met het belang en principes.
 

Dat een bedrijf ‘te groot is’ voor dergelijke controles is juridisch niet relevant. Het zal zeker zo kunnen zijn dat het bedrijf er - logischerwijs - voor kiest om dergelijke incidentele ‘fouten’ voor lief te nemen, ten gunste van de massa….maar dat valt dan weer onder het ‘ondernemersrisico’ van het bedrijf dat deze keuzes maakt. Dat betekent dus niet dat een onbevoegd vertegenwoordigde wederpartij zich maar gebonden moet achten aan een dergelijke overeenkomst. Een en ander hangt uiteraard wel weer af van de rest van de feiten en omstandigheden. 

17 februari aangepast door Signature

[RiVe]

6 uur geleden, Co-owner zei:

Snap ik maar het voelt niet goed. Je zou dus als particulier je kunnen voordoen als bestaand bedrijf en gewoon willekeurig een bestelling voor een contract doen en de 1e betaling zelf doen en het bedrijf voor de volgende facturen laten opdraaien.

Ja, in genoemde processen kan het. Ook in andere processen kan het, en het wordt ook gedaan.

Feitelijk is de ex-werknemer de schuldige, die zich heeft voorgedaan als bestel bevoegde en een fout factuuradres heeft opgegeven.
 

[Frank v C]

Relevant is ook of door het hostingbedrijf een activatiemail is gestuurd.

Of een ander bericht naar het mailadres van de toenmalige werknemer én of vanuit dat mailadres een actie is voltooid.

 

Als dat zo is, dan is het zeer waarschijnlijk dat het hostingbedrijf ervan uit mag gaan dat vanuit dit mailadres correct een opdracht is gegeven en ook gegeven mocht worden. Voor een dergelijke actie heb je dan namelijk toegang nodig tot jullie bedrijfs-mail adres. Dus die persoon zal normaliter terecht van dat mail adres gebruik mogen maken. Het hostingbedrijf doet dan beroep op de schijn.

 

 

[StevenK]

Op 17-2-2025 om 17:02, Co-owner zei:

Ja dat contact loopt al op. Zij vonden het ook een interessante casus maar beroepen zich in 1e instantie formeel op het punt dat de factuur gewoon door ons betaald moet worden. Ik ben in bezwaar gegaan en betwist deze factuur. Want: Order is niet door een tekenbevoegde geplaatst en geplaatst en betaald door een andere klantaccount/nummer dan ons reguliere account. Ik wacht nog op een reactie.

Juist omdat jullie al als klant bekend waren hadden de hoster beter moeten weten, zeker in combinatie met kennelijk een eerdere betaling vanaf een andere rekening dan die van jullie bedrijf. Dat de hoster dat zelf niet controleert, mag niet jouw probleem worden, want de hoster is de enige die al die informatie heeft.

[ChinaTradeConsult]

Over welk bedrag hebben we het? 30 Euro? Volgens mij is de kool het sop niet waard. Met de tijd eraan besteed, had je echt wat beters kunnen doen. Gewoon betalen en opzeggen. Dat is wat ik zou doen. Ik heb wel principes maar die besteed ik beter.

[Rik ·]

6 minuten geleden, ChinaTradeConsult zei:

Over welk bedrag hebben we het? 30 Euro?

Veel hosting bedrijven zijn de afgelopen jaren overgenomen door investeerders die de prijzen langzaam aan het opdrijven zijn. Hopende op slapende zittenblijvers. Dus dat bedrag zou zo maar eens meer dan €240 kunnen zijn (voor een simpele hosting + domein jaar contract). Er zijn nog een paar kleine onafhankelijke aanbieders die betaalbaar zijn... maar ik denk dat het hier wel om een wat duurdere gaat 😉

 

[ChinaTradeConsult]

Dan stel ik voor, dat TS ons zegt om welk bedrag het gaat. Maar ook al zou het 240,- Euro zijn, zou ik betalen en opzeggen. Alles andere kost meer tijd en geld.

 

 

[Derek-Jan]

35 minuten geleden, ChinaTradeConsult zei:

Over welk bedrag hebben we het? 30 Euro? Volgens mij is de kool het sop niet waard. Met de tijd eraan besteed, had je echt wat beters kunnen doen. Gewoon betalen en opzeggen. Dat is wat ik zou doen. Ik heb wel principes maar die besteed ik beter.

 

Ik vind het een interessante discussie, iets wat ons allemaal kan overkomen. Er mag best eens iemand op zijn strepen staan om te zien waar het op uitdraait.

[ChinaTradeConsult]

Goed, als je het om principes gaat, kan ik dat begrijpen, maar als de baten de kosten niet dekken (tijd en kosten in Euro's), moet je door de zure appel bijten en er van leren voor een volgende keer,  

[Co-owner]

Het gaat inderdaad niet om het geld (zo'n 80 Euro) maar meer om mijn (juridische) kennis te verbreden en hoe dergelijke zaken mogelijk te voorkomen zijn in de toekomst.

 

Huidige status is: Bezwaar is in ontvangst genomen, ik krijg zsm antwoord...

[Co-owner]

Nou de hosting partij blijft vasthouden aan haar standpunt dat zij ervan uit mochten gaan dat de bestelling gedaan was door een tekenbevoegde omdat deze gedaan was vanaf een emailadres van ons bedrijf. Geen enkele coulance vanuit de partij om te middelen oid.

 

Het verbaast mij nog steeds dat dit 'zomaar' kan maar ik pak mijn verlies maar en heb de rekening betaald.

[Jasper S.]

En meteen de hele handel verhuisd naar een partij die je wel als klant wil houden?

[Co-owner]

Wij hosten bij meerdere partijen. Bij uitbreidingen staan zij niet bovenaan het keuzelijstje...