Administratie: een ramp of een zegen?

[Marije Miggiels]

Je bent al 4 jaar ondernemer en kan jezelf en je gezin daar prima mee onderhouden. Je betaalt iedere maand keurig je € 1.200,00 huur. Je andere vaste lasten worden op tijd betaalt. Je kan lekker eten en kan ook nog ieder jaar lekker op vakantie.

 

Maar dan besluit je om een huis te gaan kopen. Je moet binnen 3 maanden je huis uit, dus er is haast geboden. Je hebt natuurlijk een hypotheek nodig en wilt weten hoeveel je kan lenen. De bank kijkt echt niet naar wat jij maandelijks aan huur betaalt. Er moeten minstens 2 jaarrekeningen en de aangiften inkomstenbelasting worden overlegd. Sommige banken vragen om 3 jaarrekeningen en er zijn er ook die om een prognose voor het komende jaar vragen.

 

Je liet je belastingaangifte altijd door een kennis verzorgen. Hij wist wel hoe dat moest want hij deed ook altijd z'n eigen aangifte. Hij is alleen geen ondernemer, maar dat maakt toch niets uit?

 

Onlangs werd ik door een ondernemer benaderd. Ze had van een gezamenlijke kennis vernomen dat ik haar misschien wel kon helpen. Het bovenstaande verhaal deed zich voor. Ik had nog geen idee wat de schade zou zijn, dus ik kon niet meteen een prijs afgeven en ging dus bij haar langs. We maakten kennis en ik kreeg inzage in de boeken.

 

We spraken af dat ik 3 jaarverslagen zou maken (2007 - 2009). Ik zou controleren of de belastingaangiften kloppen. Ik zou een prognose opstellen voor 2010 en ik zou een middelingsonderzoek doen (controleren of het zinvol is om de inkomsten over drie aaneengesloten jaren te middelen). Mocht blijken dat de belastingaangiften moeten worden gecorrigeerd, dan volgt er een nieuwe opgave.

 

Inmiddels zijn er flink wat uren verstookt, veel informatie was niet bekend bij de ondernemer maar ligt bij de genoemde kennis. Wel is duidelijk dat de administratie een potje is en een boekencontrole door de belastingdienst tot narigheden zal leiden. Daarnaast is van een aantal aftrekposten helemaal geen gebruik gemaakt.

 

Voor deze ondernemer is de administratie duidelijk een ramp. Maar wat nu als de administratie keurig geregeld was? Dan was de hypotheek snel aangevraagd en goedgekeurd. Ze had geweten wat ze kan besteden aan een huis. Was dat een zegen geweest? In het laatste geval had ze er waarschijnlijk niet eens bij stilgestaan. Maar op dit moment wenst ze dat ze het meteen goed geregeld had.

 

Moraal van dit verhaal: laat je goed adviseren. Advies kan je vaak gratis binnen je eigen kennissenkring krijgen en anders is je netwerk er nog. Veel goede adviezen hoeven niets te kosten maar zijn goud waard. Let er dan trouwens wel op WIE die adviezen geeft.

[Hans van den Bergh]

Interessant dat deze column pas over 2 dagen gepubliceerd staat. ;)

 

Paar tips: let op taalfouten en de tijd en persoon (was al aangegeven) waarin je schrijft. De leesbaarheid werd daardoor voor mij vertroebeld.

 

Ook de moraal is mijns inziens wat vlak: want wat is een goed advies en wie is dan een goed adviseur? Daar kom je vaak pas achter nadat je het hebt overgenomen, of juist niet en dat de adviseur dan zegt: "Zie je nou wel?!". De vraag is dus in hoeverre het uiteindelijke resultaat in overeenkomst met het advies is.

 

Ik zou dan - naast het terechte pleidooi over het instrument administratie - iets meer over advies willen lezen, bijvoorbeeld: een advies krijg je van iemand die goed naar je luistert en blijk geeft jouw situatie goed te begrijpen. Die de informatie over jouw situatie goed kan analyseren en dan een advies uitbrengt met een deugdelijke onderbouwing. En die adviseurs kom je niet vaak tegen, althans zelden in je familie- en kennissenkring, maar dat is mijn mening.

 

Succès en groet,

 

Hans

[P.J.]

Ik sta 100% achter de inhoud van deze column. Mijn administratie vormt deel van mijn gereedschap en is absoluut noodzakelijk om belangrijke beslissingen te nemen. Als je een doorgewinterde ondernemer bent heb je geen "ondernemer"-administrateur nodig. Dat kan zelfs een basis voor conflicten zijn. Als je een starter bent kun je heel veel leren van een goede en open administratie.

Ik zou nog een stapje verder willen gaan. Maak altijd een liquiditeitsoverzicht, en verwerk daarin de geplande inkomsten en uitgaven. Dan kun je zien of je niet in de knel komt als je bepaalde andere uitgaven gaat doen zoals o.a. een investering. Dit is iets wat je niet van een administratiekantoor kunt verlangen. Doe het dus zelf en zorg er dus voor dat je op elk gewenst moment de financiële status van je ondernemerschap kunt overzien.

[Marije Miggiels]

Ik zou nog een stapje verder willen gaan. Maak altijd een liquiditeitsoverzicht, en verwerk daarin de geplande inkomsten en uitgaven. Dan kun je zien of je niet in de knel komt als je bepaalde andere uitgaven gaat doen zoals o.a. een investering. Dit is iets wat je niet van een administratiekantoor kunt verlangen. Doe het dus zelf en zorg er dus voor dat je op elk gewenst moment de financiële status van je ondernemerschap kunt overzien.

Helemaal mee eens. Ik had de indruk dat dat bij de meeste ondernemers van tegenwoordig ook het geval is. Ik heb in de afgelopen week echter zo al 5 ondernemers gesproken die geen idee hebben. De administratie wordt als een lastige bijkomstigheid beschouwd en niet als fundament ::)

[Joost Rietveld]

Ik juich het van harte toe dat ondernemers zelf (online)boekhouden. De redenen zijn simpel en het oude adagium "besteed uit wat je moeite (en dus geld) kost" is oud, achterhaald en onzin.

 

Door zelf de boekhouding te doen:

- begrijp je beter wat er financieel speelt in jouw bedrijf;

- kun je zelf beter inschatten welke beslissingen je wanneer moet nemen die financiële gevolgen hebben;

- begrijp je beter wat er allemaal af te leiden valt uit die cijfers;

- ben je een betere sparringpartner voor jouw adviseur;

- kun je jouw adviseur veel beter controleren;

- bespaar je kosten aan de adviseur die je in kunt zetten bij die adviseur voor advies dat echt geld oplevert.

 

Ondernemers met kennis van hun eigen geldelijke handel en wandel en liefst ook een portie fiscale kennis, betalen echt minder belasting omdat ook zij herkennen waar kansen liggen voor besparingen. Als adviseur kun je namelijk niet alles zien, maar soms hooguit tips geven.

 

Simpel voorbeeld: investeringen die aan het einde van het jaar gedaan worden, zijn vaak van invloed op de investeringsaftrek. Soms is het beter om de investering uit te stellen tot volgend jaar, soms kun je die beter wel alsnog meteen doen. Als de ondernemer weet hoe het werkt en in zijn cijfers kan zien welke keuze hij het beste kan maken, dan bespaart hij op advieskosten en voorkomt hij dat hij een verkeerde beslissing neemt. Investeringsbeslissingen worden nu eenmaal meestal gedaan zonder overleg met de adviseur, want je hebt iets meestal nodig en bestelt dat gewoon. Tegelijk kan dat vaak best wat weken wachten tot in het nieuwe jaar.

 

Een adviseur die alert is, kan hooguit eind oktober zijn klant even de tip geven om na te denken over de investeringen van de komende maanden. Het is echter de cliënt die zelf de beslissing maakt. Krijgt hij het signaal en weet hij hoe het werkt, dan verkrijgt hij de hogere investeringsaftrek.

 

Auto kopen is ook zo'n mooie. Als je dat blind doet en de factuur opbergt in de administratie, dan ziet jouw boekhouder die veelal pas maanden later. Als je weet dat die beslissing gevolgen heeft qua keuze zakelijk/privé, dan raadpleeg je jouw adviseur op voorhand en komt die met het beste advies.

 

Tot slot zijn er veel ondernemers die maar oog hebben voor bepaalde signalen. Banksaldo en debiteurenstand blijken vaak de basis om te denken: "het gaat goed, er is genoeg of er komt snel geld genoeg binnnen".

 

Dat is gewoon naïef!

 

[*]Hou oud zijn die vorderingen op debiteuren?

[*]Zitten er debiteuren tussen die op omvallen staan?

[*]Hoe zit het met mijn crediteuren?

[*]Welke fiscale verplichting komen eraan?

 

 

Meer abstract:

 

[*]Moet ik afscheid nemen van personeel (ontslagvergoeding)?

[*]Wil mijn mede-vennoot stoppen? Kan ik dat betalen?

[*]Wanneer wil ik stoppen? Kan dat wel? Heb ik genoeg reserves?

 

 

Allemaal vragen die makkelijker te beantwoorden zijn als je weet wat er financieel speelt in jouw bedrijf.

 

Dus ja! Weet wat er financieel (maar ook bedrijfseconomisch) speelt in jouw onderneming.

 

groet

Joost

[Marije Miggiels]

Hoi Robbert,

 

De 700 euro is na aftrek van de drempel. En ik heb de definitieve aanslag over 2005 op 21 april 2007 binnengekregen, Het kan allemaal nog nét met die 36 maanden.

 

Dank voor het meedenken!

 

Groet,

Phoebe

Wat een feest om te lezen dat m'n column je een flink financieel voordeel heeft opgeleverd!

[Sartorius]

Je, ze, ik, hij. Ik moest moeite doen om er achter te komen over wie je verhaal nou precies ging. Enfin, buiten dit gemuggenzift, ik vind je voorbeelden niet echt overtuigend. Aftrekposten en middeling zijn mijns inziens een van de meest triviale onderwerpen voor een ondernemer. In de meeste gevallen niet moeilijk te begrijpen en er staat uitgebreide uitleg over op legio websites: een kijkje op de site van de Belastingdienst moet je toch een belletje doen laten rinkelen als ondernemer.

Ik zeg uiteraard niet dat extern advies overbodig is, maar als je als ondernemer blindelings vertrouwt op een kennis die je administratie wel even doet, dan is de vraag of je wel echt betrokken bent bij je eigen onderneming en de cijfers. En natuurlijk een beetje naïef. Je wilt toch op zijn minst weten hoe je in een jaar gedraaid hebt? Het komt je allemaal niet aanwaaien als ondernemer (en dat is maar goed ook), maar een beetje onderzoek en verstand van zaken vormt toch wel de basis van goed ondernemerschap.

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Dit is een discussie die wel vaker langskomt, en wat mij betreft niet vaak genoeg.

 

Ik ben voorstander van de boekhouding en belastingaangiftes zo lang mogelijk zelf te doen, en als dat niet meer lukt, toch dagelijks bovenop de cijfers te zitten. Anders is het als varen in de mist. Een tijd lang gaat dat goed, maar op een gegeven moment is loop je vast op de rotsen. Soms onherstelbaar.

 

Het gegeven voorbeeld vind ik extreem maar komt blijkbaar toch nog vaak voor.

[Zomaar iemand]

Herkenbaar onderwerp, alleen zijn er ook genoeg boekhouders en administrateurs die geen idee hebben waar ze mee bezig zijn. Ik ben nu 8 jaar officieel ondernemer en ben pas sinds een jaar of 3 teruecht gekomen bij iemand die duidelijk weet wat ze doet.

Terwijl de andere boekhouders stukken duurder waren en er nog langer over deden ook.

En dan heb ik het in dit geval alleen over de jaaraangifte want de rest deed ik zelf.

 

Maar ook met goede stukken is een hypotheek niet zo aangevraagd, vooral in deze tijd moet je haast zoveel winst maken dat je de hypotheek niet meer nodig hebt. En dan spreek ik uit ervaring (net 2 jaar geleden een huis gekocht.)

[TimK]

Marije, bijna helemaal mee eens.

Ben het namelijk ook eens met Jaap. Als je helemaal via het kassysteem werkt bijvoorbeeld en je business is eenvoudig dan moet het op zijn manier kunnen.

 

Ik denk echter wel dat veel ondernemers (en speciaal die waar het even wat minder gaat), zich liever niet met de administratie bezig houden omdat het negatieve nieuws dat daaruit voort zou kunnen komen het laatste beetje energie van de dag uit ze slurpt. Dat dit geen goede houdig is lijkt me evident.

 

Als je vertrouwt op een kennis of relatie die het er voor weinig even bij doet, doe je eigenlijk exact hetzelfde. Namelijk niet zelf je verantwoordelijkheid nemen voor je zaken en niet de second best maar de sevent best optie kiezen.

[Micha van Veen]

Ik ben(was) zelf een boekhoudkundige kneus.

In het begin heb ik het zelf opgestart m.b.v. van mijn vrouw welke een goede basiskennis heeft en geduld. Na 1,5 jaar werd het te moeilijk en te twijfelachtig om zelf te blijven doen (met alle regels).

 

Toen ben ik op zoek gegaan naar een boekhouder onder de volgende afspraak.

Ik houd alles bij en lever dit per kwartaal als pakket in (basis administratie houdt ik zelf per week bij).

De boekhouder verwerkt dit verder.

En per kwartaal nemen we met de boekhouder alles door. Wat de status is, de stappen en keuzes die hij maakt en alle andere zaken worden uitgelegd aan mij (en nog een keer en nog een keer) totdat ik het begrijp.

 

En bij elke keuze waarvan ik of mijn vrouw vind dat wij toch twijfels hebben zoeken wij dit zelfstandig uit via HL, belasting site of google. En deze twijfels leggen wij weer voor totdat hij die twijfel kan wegnemen.

 

Dit is de afgelopen 5 jaar leerzaam geweest, geeft mij een goed gevoel en het wordt elk jaar gemakkelijker. En ik heb inzicht in alles wat er gebeurt op een manier die werkt voor mij.

 

 

Micha

 

[Marcel (Up)]

Administratie : een ramp !

 

In mijn vorige bedrijf moest ik een vrij uitgebreide administratie voeren. Aangezien ik mijn bedrijf "uit het niets" gestart ben (zien, kopen en beginnen) , binnen 6 weken de boel rond had en een winkel overgenomen had, moest ik mijn schoolbank kennis weer behoorlijk oppoetsen.

Hoe zat dat ook weer, zo'n kasboek ??

 

Mijn kasboek, een 20-tal mutaties per dag, voornamelijk door de kassa, werd bijgehouden in excel. Wanneer de bankafschriften binnen kwamen, gingen de betaalde facturen daar netjes achter, met een mooi "BETAALD" stempeltje erop.

 

Eén maal per maand ging er een tas vol ordners richting de boekhouder en een week later kwam alles weer netjes terug.

 

Totdat ik hun correctie's eens ging nakijken. Er werden dingen op privé geboekt, terwijl toch duidelijk was dat dit zakelijk was ! Ik hield privé en zakelijk strikt gescheiden. We gingen naar de kapper van het kasgeld, maar dit werd netjes als privé opname geboekt bijvoorbeeld.

 

Iedere maand kreeg ik netjes een complete uitdraai met allemaal mooie cijfertjes, welke mij niks beteknden. Het zal allemaal wel. En wanneer ik vroeg waarom het 2e hands copieer apparaat nog niet was afgeschreven, kreeg ik allerlei omzwervende antwoorden. Maar ja, die kerel had er verstand van, dus het zal zijn redenen wel hebben.

 

Totdat er letterlijk geen brood meer op de plank kwam, en ik me toch eens goed ging verdiepen. Alleen op de privé opname stond al 50K, die niet te verantwoorden waren ! Alles waar men geen raad mee wist, had men op privé weggetikt, terwijl wij (bijna) alles in de zaak pompten om die draaiende te houden.

 

Maar ja, wanneer je je toko steeds harder de afgrond in voelt glijden, zijn de cijfers te confronterend, en doe je gauw je oogkleppen op, da's namelijk een stuk makkelijker..... :-\

 

Toen de schellen éénmaal van mijn ogen vielen, heb ik 2 externe adviseurs erbij gehaald, welke onafhankelijk van elkaar de spullen doorgenomen hebben. Zij kwamen tot dezelfde conclusie : de boekhouding was een ramp. Ik hield het goed bij, maar vele dingen werden compleet verkeerd weggeboekt en er was ongeveer aan 25K teveel BTW betaald de laatste jaren.

 

Gelukkig door suppleties een hoop terug kunnen vorderen, maar het hek was van de dam.... de rest is hier geloof ik algemeen bekend.

 

Nu, midden in de opstart van mijn nieuwe bedrijf, wil ik alles bijhouden. Gelukkig heb ik een erg goede adviseur naast me staan, die het ook ondersteund, om zoveel mogelijk zelf te doen.

Man, wat was ik enige maanden geleden trots, dat ik zelf mijn BTW aangifte had gedaan ! Heb ik nl in 10 jaar nog nooit gedaan !

 

Nu is alles ook beter te overzien.Waar ik vroeger een 25 ordners bomvol op jaarbasis had, inclusief een salarisadministratie, gaan er nu 2 jaar in 1 ordner ;D

 

Maar toch, ik wil de vinger in die gloeiend hete pap hebben, ik wil weten hoe het er bij staat !

 

Administratie : Een zegen !

 

Je column is dan voor mij ook zeer herkenbaar !

 

[geanonimiseerd__]

"Gepubliceerd op 7 februari 2010"

 

Dat geeft maar even aan hoe toekomst gericht hier op HL wordt nagedacht!!

[Pieter Reitsma]

Even vanuit klein-ondernemerschap bekeken:

 

Als je het een "ramp" vind en er totaal geen zin in hebt: uitbesteden.

Helemaal voor een eenmanszaak: het kost (veel) tijd, en als je 40 uur (declarabel) werkt, daarnaast nog

op het vakgebied moet bijblijven, een gezin hebt met kinderen, hobby's hebt, dan moet je prioriteiten stellen.

 

Dat neemt niet weg dat je grip op en begrip voor/over de zaak moet houden.

Ik moet je eerlijk bekennen dat ik daar in het begin te weinig aandacht voor had.

 

Voordat ik de administratieve zaken deponeer bij m'n administratiekantoor, archiveer en nummer is de in- en verkoopfacturen.

Ik heb 3 Excel sheets, nl. voor inkoop en verkoop en daarnaast een "transactieuitleg" voor het administratiekantoor.

In de "transactieuitleg" verklaar ik de banktransacties naar het administratiekantoor waar geen inkoopfactuur voor is.

De administratie word per kwartaal verwerkt, en na elk kwartaal ontvang ik een balans.

 

Hoeveel OB ik moet betalen is altijd een 'verrassing', want ik weet niet helemaal hoe ik dat in m'n sheets kan verrekenen.

Dat wil zeggen: ik heb er geen tijd in gestopt om mijn administratiekantoor te vragen hoe ik dat in de sheet kan krijgen.

Maar goed, ik houd gewoon rekening met 2 a 3000 OB per kwartaal, en dat komt altijd redelijk goed uit.

 

Door de inkoopfacturen ( en "transactieuitleg" transacties ) van de verkoopfacturen af te trekken, krijg ik een

grove indicatie van het bedrag waarover ik belasting moet gaan betalen, en wat ik daarvan dan prive kan onttrekken.

Vervolgens komen er dan nog zaken als startersaftrek en andere fiscale voordelen die ervoor zorgen dat ik uiteindelijk

meer prive mag besteden dan in eerste instantie bedacht.

 

M'n huidige zaak ben ik aan't afbouwen en ik neem ook niet tijd en moeite om beter inzicht te krijgen in de administratie.

Echter, als ik in de toekomst een nieuwe zaak start ben ik van plan e.e.a. meer zelf te doen, of me beter en meer te laten

voorlichten door het administratiekantoor.

[Dick Marjot]

In het begin (10 jaar geleden) hadden wij ook geen idee hoe de administratie in elkaar stak. Gelukkig een goede vriend (accountant) gevonden die dat wel wilde fixen de eerste jaren. Vervolgens is het een kwestie van goed opletten geweest. Beginnend met zelf de BTW-aangifte doen (die dan aan het eind van het jaar zo nodig gecorrigeerd werd door die vriend op basis van de echte boekhouding) en inmiddels al enkele jaren gevolgd door het zelf doen van de hele boekhouding met hooguit een consulterende vraag aan die vriend zo nu en dan...

 

Bevalt goed. Continu inzicht in inkomsten en uitgaven en het feit dat we niet aan het eind van het jaar opeens alles voor de boekhouding moeten fixen geeft ook rust.

 

Wat mij betreft is zelf boekhouden dus een vooruitgang/aanrader!

[StefanO]

Ter aanvulling op mijn eerder comment. Zelf boekhouden is prima. Je houdt grip op de cijfertjes en weet hoe je ervoor staat. Maar de aangifte vpb of IB en het opstellen van de jaarrekening zou ik niet zelf doen. Zelfs niet als je er heel veel vanaf weet.

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Ik denk wel dat je kunt stellen dat een adviserende dienstverlener het stukken eenvoudiger heeft dan iemand die een productiebedrijf runt. Zonder materiaal kun je immers niet produceren, terwijl de adviserende dienstverlener voldoende heeft aan mobiliteit, kennis en wat hulpmiddelen.

...

 

Niet mee eens. Een complex project managen kan veel ingewikkelder zijn dan een simpel inkoop-voorraad-verkoop proces. En omgekeerd. Een complex dossier beoordelen is ook geen sinecure. Denk bijv aan het coordineren van verschillende disciplines die input moeten geven. En een goed advies geven kan ook nog wel eens wat meer vereisen dan opzoeken in een boekje.

 

Ik begrijp wel dat je de gemiddelde dienstverlener even hoog inschat als M$ ;) maar je gaat toch wat kort door de bocht hier.

[Hans van den Bergh]

Ben snel overgestapt op Reeleezee en daarin de zaken opgezet, inclusief de beginbalans, met de accountant. Een goed begin is ook hier het halve werk.

Grappig hoe ervaringen kunnen verschillen, ik ben indertijd ook in zee gegaan met Reeleezee, maar mijn boekhouder werd er gek van en laat het steevast overzetten naar zijn eigen programma, Davilex of zoiets.

 

@ Hans: Ik vind de vergelijking van Odems in termen van 'gemakkelijker' niet opgaan, appels met peren, als je het mij vraagt.

 

Succès en groet,

 

Hans

 

 

[Marije Miggiels]

@Allen: dank voor de reacties, aanvullingen, tips, etc.

 

Er zijn genoeg reacties om op te reageren, ik probeer dat nu in een bericht... Ondertussen was ik alweer druk bezig met puinruimen bij een andere klant die zijn OB aangiften niet op orde had... De eerste 2 waren voor het gemak 0 aangiften, de derde helemaal niet, dus een flinke boete en ook het vierde kwartaal niets gedaan... Uit z'n administratie bleek maar weer dat alles er wel in stond, maar niet volledig.

 

Deze ondernemer wíl z'n administratie graag zelf blijven doen, wil graag weten hoe alles zit, maar is eigenlijk een jaar te laat met hulp vragen. Ik heb 3 uur besteed aan het doornemen van zijn administratie en alle aandachtspunten. Hij heeft nog het eea te corrigeren in zijn excel-sheet, maar met m'n tips kan hij weer een heel eind verder. Ondertussen handel ik het BTW-stuk voor 2009, de jaarrekening en de IB af.

 

Over zelf doen versus uitbesteden. Voor beiden valt een hoop te zeggen. In mijn klantenbestand zit een ZZP-er in de bouw, hij heeft geen kaas gegeten van cijfers (desondanks kan hij wel erg goed hoofdrekenen). Moet hij dan z'n hele boekhouding zelf doen? Hij heeft nauwelijks investeringen.

Tot voor kort werd zijn administratie gedaan door een groot kantoor. Dit kantoor bleek geen geschikte keuze te zijn. Het betreffende kantoor komt niet op eigen initiatief met adviezen, ook niet wanneer dit voor de hand ligt. Ze kloppen simpelweg de bonnen in, doen de aangiftes en leveren flinke declaraties in. Het afgelopen jaar was maar liefst 40 uur gedeclareerd.

 

Gelukkig was er een familielid die ervan overtuigd was dat dit echt ernstig overdreven was, dus ze gingen maar eens informeren naar een ander kantoor en kwamen bij mij uit. De ondernemer was bij het gesprek aanwezig, maar ook het familielid waardoor er goede en vooral kritische vragen werden gesteld. Na een gesprek van anderhalf uur waren we eruit: de klik was er en ook het vertrouwen dat zij meer inzicht krijgen in de administratie.

 

Het is simpelweg niet voor iedereen weggelegd om het zelf te doen. Of iemand zelf de bonnen inklopt in de administratie, vind ik helemaal niet belangrijk, daar word je echt niet zoveel wijzer van. Inzicht in de financiële en bedrijfseconomische kant van je onderneming is veel belangrijker. Dat krijg je door maandelijks een volledig overzicht te hebben van de historie en een goede planning van de financiën in de toekomst.

 

Wat betreft mijn vlakke advies rondom advies: ik ben daarin wat terughoudend geweest omdat ik niet de indruk wilde wekken een commercieel praatje te houden. Duidelijk dus te terughoudend. Advies win je in bij iemand die er verstand van heeft. Hoe kom je daarachter? Veel vragen stellen, desnoods vraag je iemand die je vertrouwt om deel te nemen aan het gesprek.

Ik zal nog eens een lijst met voorbeeldvragen opstellen, maar dat komt echt later.

 

Wat betreft mijn schrijfstijl: ik ben een vrij impulsieve schrijver en heb dus meteen op de verzendknop geklikt na het schrijven. Daarnaast heb ik m'n collumn nog eens gelezen en ik zie de onduidelijkheden niet. Daarmee wil ik niet zeggen dat jullie maar beter moeten lezen, maar als iemand mij specifieke voorbeelden kan geven van de onduidelijkheden en suggesties kan aandragen over hoe het beter kan, zijn die van harte welkom.

 

Tenslotte nog over de verschillende programma's: er zijn er zo veel dat het bijna onmogelijk is om die allemaal uit te proberen. Ik heb er zelf een aantal getest en heb ook nog in excel lopen rommelen. Tenslotte is iemand van Afas bij mij op bezoek geweest die mij een complete "rondleiding" door hun programma heeft gegeven. Ik was meteen om, heb er niet over getwijfeld om dit pakket aan te schaffen. Het grote voordeel is dat alles gekoppeld is aan Office, rapportages zijn voor iedereen leesbaar en ook de CRM is volledig geìntegreerd, compleet met dossier. Voor iedereen is er wel een pakket te vinden. Het allerbelangrijkste is dat je er efficiënt mee kan werken en dat kan nog wel eens verschillen voor de een of de ander.

 

gr, Marije

[P.J.]

Dat is voor mij een open deur zoals je hebt kunnen lezen.

Maar toch even een kanttekening op jouw verhaal. Dit is een forum voor starters en doorstarters. Niet zozeer gericht op grote internationale handelsmaatschappijen e.d. Bij een kleiner bedrijf kunnen de kosten voor een actueel voorraad-overzicht via internet de baten gemakkelijk overstijgen. En een eenmans-ondernemer heeft echt wel doorlopend "zicht" op zijn klanten, om die op allerlei aspecten te benaderen, als hij dat aanvoelt. Ik ben nog van de ouderwetse stempel en ik lever mijn klanten niet alleen service, maar ook steun en support waar mogelijk. Als het hen goed gaat, gaat het met mijn omzet ook goed. Die gegevens hoef ik niet uit mijn administratie te halen. Mijn klanten waarderen dat ten zeerste. Op die manier bouw je langdurige relaties op en dus eigenlijk ook een netwerk.

[Arjan Vos]

@P.J. Odems, ik ondersteun je visie voor jouw eigen situatie volledig!

 

De informatievoorziening moet afgestemd zijn op de behoeften van de ondernemer. En bij een eenmansbedrijf kunnen die behoeften inderdaad heel beperkt zijn. Zie de eerste alinea in mijn conclusie, daar geef ik dat eigenlijk al aan. Een simpele administratie volstaat dan.

 

Toch ken ik een aantal ondernemers die zichzelf hierin overschatten.

- Bijv. vader en zoon die samen handelden in 2e hands bedrijfswagens. Deden ook veel uit het hoofd, maar schrokken toen ik ze liet zien dat ze soms zonder het te weten met verlies doorverkochten. Een simpel overzicht in Excel loste dit op en verbeterde de winst aanzienlijk!

- Een klein reclamebureau dat geen idee had op welke projecten ze nou geld verdienden of toelegden. De administratie uitbreiden met projectnummers en urenregistratie (uurtarief berekenen en de uren per project vastleggen) gaf het gewenste inzicht.

 

Open deuren? Voor de een wel. Voor de ander nu eenmaal niet...

 

Voorraad bijhouden hoeft trouwens niet duur te zijn. Er is tegenwoordig goedkope en zelfs gratis software van goede kwaliteit beschikbaar! Veel tijd hoeft het dan ook niet te kosten.

 

Gouden regel blijft om altijd af te wegen: Wat is bepaalde informatie mij waard? En wat kost het me om het bij te houden?

(En nogmaals: vaak wordt onderschat wat informatie waard is en overschat hoeveel het kost om die bij te houden!)

 

En als je groeidoelstellingen hebt: bedenk dan niet alleen wat je nu aan informatie nodig hebt, maar ook wat je later nodig hebt: hoe groter, hoe meer informatiebehoefte!

[phiebe]

Hoi Robbert,

 

De 700 euro is na aftrek van de drempel. En ik heb de definitieve aanslag over 2005 op 21 april 2007 binnengekregen, Het kan allemaal nog nét met die 36 maanden.

 

Dank voor het meedenken!

 

Groet,

Phoebe

[Marije Miggiels]

Je, ze, ik, hij. Ik moest moeite doen om er achter te komen over wie je verhaal nou precies ging. Enfin, buiten dit gemuggenzift, ik vind je voorbeelden niet echt overtuigend. Aftrekposten en middeling zijn mijns inziens een van de meest triviale onderwerpen voor een ondernemer. In de meeste gevallen niet moeilijk te begrijpen en er staat uitgebreide uitleg over op legio websites: een kijkje op de site van de Belastingdienst moet je toch een belletje doen laten rinkelen als ondernemer.

Ik zeg uiteraard niet dat extern advies overbodig is, maar als je als ondernemer blindelings vertrouwt op een kennis die je administratie wel even doet, dan is de vraag of je wel echt betrokken bent bij je eigen onderneming en de cijfers. En natuurlijk een beetje naïef. Je wilt toch op zijn minst weten hoe je in een jaar gedraaid hebt? Het komt je allemaal niet aanwaaien als ondernemer (en dat is maar goed ook), maar een beetje onderzoek en verstand van zaken vormt toch wel de basis van goed ondernemerschap.

Je bent niet overtuigd door mijn voorbeelden, prima. Hoeft ook niet. Als jij je zaken goed op orde hebt, dan is deze collumn dus niet voor jou bestemd. :) Er zijn ondernemers die de hele middelingsregeling niet kennen. Veel ondernemers weten niet welke kosten ze allemaal kunnen aftrekken. Er zijn ondernemers die een auto klakkeloos op de zaak zetten terwijl dit voor hen heel ongunstig is. Dinsdag sprak ik nog iemand met een privé-auto die dacht dat ie z'n kilometers niet meer hoeft bij te houden omdat ie een MKB-brandstofpas heeft... Deze collumn is voor die ondernemers. Ja, het zijn echt de basics, maar ook die zijn niet voor iedereen bekend. Sterker nog: ik zou ze de kost niet kunnen geven.

Daarnaast zijn er dan ook nog ondernemers die denken alles te weten, de vraag is of dat ook echt zo is. Ik weet ook niet alles en heb ook weer mijn adviseurs. ;)

[Jeroen Reith]

toch dagelijks bovenop de cijfers te zitten.

Helemaal mee eens, alhoewel misschien niet dagelijks maar zeker wekelijks.

 

Administratie is 1 van de gereedschappen om te werken. Wellicht niet het meest favoriete

gereedschap van velen maar wel een noodzakelijke.

En ook hiervoor geldt hoe vaker je er mee bezig bent, hoe beter je het beheerst.

 

Deels uitbesteden kan maar sommige zaken moet je zelf doen.

 

Geen ramp, een zegen dus.

 

Groet.

Jeroen

[R.I.P. - Fred Wiersma]

toch dagelijks bovenop de cijfers te zitten.

Helemaal mee eens, alhoewel misschien niet dagelijks maar zeker wekelijks.

...

 

Het hang een beetje af van de snelheid van je business, maar grosso modo: liever 1x/dag 5 minuten, dan 1x/week een uur.

 

En niet persé alle boekhoudcijfers, maar wel de belangrijkste stuurcijfers.

[lemans3]

Daarnaast zijn er dan ook nog ondernemers die denken alles te weten, de vraag is of dat ook echt zo is. Ik weet ook niet alles en heb ook weer mijn adviseurs. ;)

 

 

Meestal is goede administratie de ontbrekende factor/ gereedschap oorzaak van vele faillisementen. De alles weters komen pas later er achter. :'(