Boekhouder helpt mij niet, overdracht dossier en stuurt een factuur

[Ron_HL]

Enige tijd terug heb ik de dienstverlening met mijn boekhouder beëindigd. 

 

De betreffende boekhouder hielp mij op uurbasis aan een boekenonderzoek (met dank aan de boekhouder hiervoor, die had een aantal grove fouten gemaakt). Zo gezegd zo gedaan. De boekhouder heeft mijn administratie van de afgelopen jaren onder de loep genomen en de betreffende inspecteur van de Belastingdienst de gevraagde stukken aangeleverd. Ik heb de boekhouder hier rijkelijk voor betaald.

 

Maar nu:

 

Er is door de inspecteur een controlerapport opgesteld waarbij ik een aantal naheffingen heb ontvangen. Ik wilde deze ter review aanbieden aan de boekhouder. Zoals gezegd hebben wij geen contract meer en heb ik intussen al enige tijd een accountant die mijn administratie doet. De boekhouder zegt dat deze geen tijd heeft om het rapport te bekijken en ook geen nieuwe klanten/opdrachten aanneemt. Dit is inclusief een hele mooie CC naar de bewuste inspecteur. Er staat ook in dat de inspecteur al in een eerder stadium op de hoogte werd gesteld dat wij geen contract meer hebben. Ja allemaal feiten. Ik heb de boekhouder een nette e-mail gestuurd met daarin de mededeling dat ik teleurgesteld ben. Zij heeft het dossier volledig in beheer en weet als geen ander welke zaken er destijds zijn besproken. Deze laat mij nu echter in het ongewisse en stelt voor om de zaak bij mijn huidige accountant te laten reviewen. Oké denk ik, dus ik laat deze weten het volledige dossier digitaal naar mij toe te sturen. Ik kreeg een reactie dat ik in principe alles al zelf in bezet heb, maar via Wetransfer stuurt deze boekhouder mij alles op. 

 

Wat gebeurt er nu? 

 

De boekhouder stuurt mij ineens een factuur!!! De inhoud van de e-mail is hieronder te lezen:

 

Het is weer de 1e van de maand en zoals je gewend bent, stuur ik je hierbij dus de factuur over onze (extra) werkzaamheden van de afgelopen periode en indien van toepassing de factuur van je abonnement.

Graag wil ik je verzoeken om de factuur onder vermelding van het factuurnummer binnen 14 dagen te voldoen op bankrekening:

IBAN: NL<rekeningnummer> t.n.v. <boekhouder>

Mocht je nog vragen hebben, hoor ik het graag.

 

Ik kook zowat van binnen. In de omschrijving van de factuur staat: "Advisering: opmaken en verzenden dossier documenten" kosten € 57,50 ex 21% btw.

 

Bizar!

 

A: ik heb vooraf geen bedragen gezien van een eventuele opdracht, we hebben niks afgesproken hieromtrent

B: wat voor moeite kost het in max 10 minuten tijd een map op je computer te openen en via Wetransfer alles te verzenden?

 

Ik heb al vaker destijds ervaren dat deze boekhouder voor elk wisje wasje een factuur stuurt. Ik stuur een mail, de boekhouder beantwoordt deze, ook al is het een kort antwoord wat mij niet verder helpt en ja hoor, een factuur is dan het resultaat. Ik ben het nu zat en aarzel er echt over om de bewuste factuur niet te betalen met alle gevolgen van dien.

 

Wat is wijsheid? Ik moet een reactie sturen, maar weet niet wat handig is.

[Rik ·]

8 minuten geleden, Ron_HL zei:

B: wat voor moeite kost het in max 10 minuten tijd een map op je computer te openen en via Wetransfer alles te verzenden?

Plus een of meerdere telefoontjes van jou. Plus afhandelen van jouw mail (ook meerdere?). Plus afhandelen van factuur (administratiekosten). Plus... etc. Dan zit je zo aan dat bedrag. Het is echt niet zo dat hij, direct n.a.v. jouw telefoontje (tijd?), met zijn toetsenbord in de aanslag zit om direct dat mapje via WeTransfer te versturen. Qua 'werk' ben je er wel meer dan 10 minuten mee bezig.

 

Het is mij ook bekend dat bij elk telefoontje en handeling van boekhouder/accountant een knop ingedrukt wordt om de tijd bij te houden zodat dit achteraf afgerekend wordt.

 

Tsja... wat is wijsheid. Niet betalen zonder communicatie lijkt mij sowieso niet handig. Verder is het de vraag of je voor dit bedrag jezelf op moet naaien. Je kunt natuurlijk een specificatie vragen (dus tijd die hij er aan besteedt heeft) omdat je het bedrag toch onverwachts hoog vindt liggen voor het overdragen van een dossier.

 

[Branko Collin]

Is de boekhouder aangesloten bij een soort branchevereniging?

[Jasper S.]

Ik zou hem niet betalen, het afsluiten van een boekhouding hoort ook gewoon bij de werkzaamheden.
Ik zou dit ook gewoon duidelijk in een e-mail vermelden en tevens vermelden dat hier geen afspraken over gemaakt zijn.

Daarnaast voor 57 euro gaat diegene toch geen andere stappen ondernemen. Het verbaast mij eigenlijk niet, vaak zijn boekhouders in hun eer geraakt als je met een andere partij in zee gaan. Dit is dan een soort schop na.

2 maart 2020 aangepast door Jasper S.

[MrHTTP]

16 minuten geleden, Jasper S. zei:

Ik zou hem niet betalen

Een boekhouder die zegt geen tijd te hebben, waar jij geen overeenkomst meer mee hebt en die toch alles opstuurt.
Dat voor slechts 57,50 EUR.
 

Ben het helemaal eens met Rik · . Er is al niets aan de hand en als je de 60 euro betaald blijft dat zo.

Het is heel erg afhankelijk per boekhouder/accountant hoe ze werken. Sommige factureren per handeling (zo is hun business model nu eenmaal) en anderen zijn flexibeler.
Ikzelf heb een boekhouder die hele scherpe tarieven heeft en ook heel transparant zijn prijzen aangeeft. Misschien komt het omdat hij een beetje een nerd is en veel digitaal gestroomlijnd heeft. (Hij zei dat hij door de jaren heen 3 mensen heeft laten gaan vanwege optimalisaties in zijn processen, zitten nu met zijn tweeën).
Verschil moet er zijn!

2 maart 2020 aangepast door MrHTTP

[Richard Theuws]

2 uur geleden, Ron_HL zei:

Ik heb al vaker destijds ervaren dat deze boekhouder voor elk wisje wasje een factuur stuurt. Ik stuur een mail, de boekhouder beantwoordt deze, ook al is het een kort antwoord wat mij niet verder helpt en ja hoor, een factuur is dan het resultaat. Ik ben het nu zat en aarzel er echt over om de bewuste factuur niet te betalen met alle gevolgen van dien.

 

Dat is wat de gemiddelde boekhouder inderdaad doet. Tenzij je een pakket hebt waar een X aantal werkzaamheden in zitten (en dan staat er vaak ook expliciet bij wat niet), dan horen dat soort dingen erbij. 

 

Anders is het gewoon ieder telefoongesprek, iedere handeling, en vaak per 6 of 15 minuten, soms ook met een minimumbedrag. 

 

Ik zou gewoon die 57,50 betalen en het verder los laten.

[Cosara]

2 uur geleden, Ron_HL zei:

Ik heb al vaker destijds ervaren dat deze boekhouder voor elk wisje wasje een factuur stuurt. Ik stuur een mail, de boekhouder beantwoordt deze, ook al is het een kort antwoord wat mij niet verder helpt en ja hoor, een factuur is dan het resultaat. Ik ben het nu zat en aarzel er echt over om de bewuste factuur niet te betalen met alle gevolgen van dien.

Er zijn plenty ondernemers - waaronder ook boekhouders - die het motto van uurtje-factuurtje (te) letterlijk toepassen.

Tijd kost niet altijd geld ... 

 

2 uur geleden, Ron_HL zei:

Wat is wijsheid? Ik moet een reactie sturen, maar weet niet wat handig is.

Hoeveel energie wil je steken in het bewijzen van je gelijk of het bewijzen van andermans ongelijk?

Wijsheid is om de (geringe) rekening te betalen en je energie te richten op positieve zaken.

[Richard Theuws]

2 minuten geleden, Cosara zei:

het bewijzen van je gelijk of het bewijzen van andermans ongelijk

 

en dat gaat niet meevallen aangezien TS de werkwijze van deze boekhouder kent, en zelf opdracht heeft gegeven om werkzaamheden te verrichten. 

[cp1234]

Het is dubbel. Je bent een tarief overeengekomen voor het werk. Wanneer hij/zij een reeël aantal uren/minuten declareert vind ik niet dat je daar nu een punt van moet maken. 

 

Waarschijnlijk heb jij hem/haar eerder een vraag gesteld die hij/zij in rekening heeft gebracht. Waarschijnlijk heb je toen ook niet eerst een opdrachtbevestiging moeten tekenen, maar was je blij dat diegene je direct ging helpen.

 

Wanneer er een samenwerking is én er initieel afspraken zijn vind ik niet dat je moeilijk moet doen om dergelijke zaken.

[Ron_HL]

Ik snap jullie reacties wel degelijk. Ik kan na bezinking van de emoties beter de factuur betalen en hier geen energie meer in steken maar feit blijft wel dat ik enkel een verzoek heb gedaan om de gehele administratie van 47MB naar mij toe te sturen. Echt dat kost helemaal geen tijd je maakt mij niet wijs dat zoiets een half uur moet kosten. Het lijkt mij een kwestie van de map van de klant openen. Alles comprimeren. WeTransfer openen en gaan met die banaan! Daarnaast is het geen verzoek voor het uitoefenen van werkzaamheden op financieel vlak. Ik vind het nog steeds wel dubieus nu ik dit schrijf. Ik zou mijn klanten eens facturen moeten sturen als zij mij een bijvoorbeeld een vraag sturen of ik volgende week tijd heb om wat te gaan lunchen samen om mijn inzet in een project te bespreken? Eens kijken wat er dan gebeurt.

[Richard Theuws]

Je hebt gevraagd of ze je de administratie kon sturen. Zij gaf aan "die heb je" waarop jij zei "stuur toch maar". Dat is een opdracht. Jullie verhouding is al verstoord, dus de kans dat je ex-boekhouder dacht "fuck it, dan betaalt ie er ook maar voor" lijkt me groot.

 

Misschien loopt er op boekhouderlevel.nl ook wel een topic over die zeurklant die maar niet snapt hoe boekhouders werken zelfs ;) 

[Rik ·]

1 minuut geleden, Ron_HL zei:

Echt dat kost helemaal geen tijd je maakt mij niet wijs dat zoiets een half uur moet kosten. Het lijkt mij een kwestie van de map van de klant openen. Alles comprimeren. WeTransfer openen en gaan met die banaan!

Ik denk dat je je hier behoorlijk in vergist. Ok, het kost de persoon in kwestie zelf misschien geen 30 minuten. Maar alles bij alles is hij er echt wel meer tijd aan kwijt dan die 1 minuut comprimeren en WeTransfer waar jij aan denkt.

 

Hoe lang heb je met die persoon aan de telefoon gehangen? Hoeveel mailwisseling is er tussen jullie geweest. Op moment dat jij hem een mailtje stuurt moet hij van zijn huidige werk af, zijn gedachte omschakelen, jouw dossier erbij pakken en jouw mail afhandelen. En na de daadwerkelijke werkzaamheden moet hij zijn tijd noteren en doorgeven aan de administratie. Die moet er weer een factuur van maken. etc. etc.

 

Ik weet niet wat voor werk je zelf doet maar als je echt iets zou moeten rekenen (dus niet dat je het 'voor je klant doet'). Stuur jij dan een factuur van €1,66 voor 1 minuut werk. Of reken je minimaal 15 minuten + administratiekosten?

 

Ok, misschien had de factuur dan ook €30 of €40 kunnen zijn. Misschien is de factuur wat 'opgepept' tot die €57,50. Maar dat er iets gerekend wordt is natuurlijk wel te verwachten.

 

[Roel J]

 

3 uur geleden, Ron_HL zei:

Ik snap jullie reacties wel degelijk. Ik kan na bezinking van de emoties beter de factuur betalen en hier geen energie meer in steken maar feit blijft wel dat ik enkel een verzoek heb gedaan om de gehele administratie van 47MB naar mij toe te sturen

Ik snap jou ook wel.. maar beredeneren hoe lang een administratie opsturen duurt gaat je nergens brengen.

 

Wat nog een optie is. Gewoon een zakelijke mail sturen dat je onaangenaam verrast bent door de factuur. En dat het wel heel onrechtvaardig voelt nu je als gevolg van een controle op zijn/haar werk nu naheffingen van xxx liggen maar verder alle medewerking weigert om dat op te lossen en afsluiten met het verzoek om de factuur in te trekken.

 

 

Edit: uit latere reactie en zelf herlezen van de startpost begrijp ik dat de fsctuur niet komt van  de boekhouder die fouten heeft gemaakt..

Als dat zo is vervalt mijn suggestie uiteraard..

 

[Highio]

Quote

de boekhouder hiervoor, die had een aantal grove fouten gemaakt

Jouw woede richt zich daarmee tot de verkeerde persoon.

 

Groet,

 

Highio

[Bob de webbouwer]

1 uur geleden, Rik · zei:

Ik denk dat je je hier behoorlijk in vergist. Ok, het kost de persoon in kwestie zelf misschien geen 30 minuten. Maar alles bij alles is hij er echt wel meer tijd aan kwijt dan die 1 minuut comprimeren en WeTransfer waar jij aan denkt.

 

Hoe lang heb je met die persoon aan de telefoon gehangen? Hoeveel mailwisseling is er tussen jullie geweest. Op moment dat jij hem een mailtje stuurt moet hij van zijn huidige werk af, zijn gedachte omschakelen, jouw dossier erbij pakken en jouw mail afhandelen. En ...  er weer een factuur van maken. etc. etc.

 

Dat is precies de reden dat ik tegenwoordig een starttarief reken van € 60,00 ex BTW per opdracht. In dat starttarief zit 30 minuten aan werkzaamheden berekend, en 30 minuten voor de communicatie, het invoeren van de opdracht in het systeem, het sturen van de factuur, het inboeken van die factuur in de boekhouding enzovoorts. 

Toen ik dat nog niet deed was ik regelmatig kleine opdrachtjes aan het doen die me een kwartiertje tijd kostten. Omdat ik geen zin had om voor 15 euro een factuurtje te gaan maken liet ik dat dan vaak maar zitten, maar ja 4 x een kwartiertje is ook weer een uur en mailen / bellen kost inderdaad ook gewoon tijd dus vandaar dat ik tegenwoordig met dat starttarief werk.

[Norbert Bakker]

Op 2-3-2020 om 13:58, Richard Theuws zei:

Ik zou gewoon die 57,50 betalen en het verder los laten.

 

Ik zou lachend het dubbele betalen met de opmerking "jij hebt het kennelijk harder nodig dan ik" en verder gaan met mijn leven 

[ROVened]

Voor geleverd werk of diensten moet worden betaald. Iedereen kan fouten maken, maar wanneer een fout aan mij is toe te schrijven en de klant daardoor vertrekt moet je ook de eer (fatsoen) hebben om de gegevens kosteloos ter beschikking te stellen, tenzij er andere omstandigheden zijn. Gelukkig heb ik dat nog niet mee hoeven te maken. 

[Rik ·]

1 minuut geleden, ROVened zei:

maar wanneer een fout aan mij is toe te schrijven en de klant daardoor vertrekt moet je ook de eer (fatsoen) hebben om de gegevens kosteloos ter beschikking te stellen

O, wacht even... even de openingspost goed doornemen. De fouten zijn door een vorige boekhouder gemaakt. De boekhouder die nu de gegevens moet verstrekken heeft vorig jaar geholpen het een en ander te herstellen. Alleen komen er nu naheffingen (door het herstellen van die fouten van de vorige boekhouder). De nieuwe boekhouder heeft echter geen tijd om nieuwe klanten aan te nemen maar wordt nu wel gevraagd opnieuw de boekhouding op te sturen.

 

Dus er is helemaal niets over fatsoen of eer over deze boekhouder te zeggen. Die rekent gewoon zijn tijd door zoals afgesproken en HIJ heeft geen fouten gemaakt.

 

[Daniel_Nijmegen]

het is een beetje onduidelijk of de boekhouder die nu gefactureerd heeft voor doorsturen van dossier ook degene is die die fouten gemaakt heeft. uit deel van bericht lijkt dit wel zo te zijn en uit deel van bericht weer van niet.

 

Als dit wel de boekhouder is die deze ellende veroorzaakt heeft met fouten dan zou ik als ik het al zou betalen daarachteraan zeker een aantal vernietigende recenties over die boekhouder op internet plaatsen (en als hij daarover komt klagen uiteraard al je tijd die je kwijt bent aan hem beantwoorden en het eventueel verwijderen van die recenties aan hem doorberekenen tegen 150 euro per uur met voor elk deel van een uur dat je bezig bent een vol uur in rekening brengen.)

 

Is dit niet de boekhouder die die fouten gemaakt heeft dan gewoon betalen en dan is het terecht dat hij factureert.

[Rik ·]

4 minuten geleden, Daniel_Nijmegen zei:

het is een beetje onduidelijk of de boekhouder die nu gefactureerd heeft voor doorsturen van dossier ook degene is die die fouten gemaakt heeft. uit deel van bericht lijkt dit wel zo te zijn en uit deel van bericht weer van niet.

Dat leek mij wel duidelijk...

  

Op 2-3-2020 om 11:43, Ron_HL zei:

De betreffende boekhouder hielp mij op uurbasis aan een boekenonderzoek (met dank aan de boekhouder hiervoor, die had een aantal grove fouten gemaakt). Zo gezegd zo gedaan. De boekhouder heeft mijn administratie van de afgelopen jaren onder de loep genomen en de betreffende inspecteur van de Belastingdienst de gevraagde stukken aangeleverd.

Dus deze boekhouder heeft die fouten niet gedaan maar hersteld en bepaalde stukken naar de BD gezonden.

 

Op 2-3-2020 om 11:43, Ron_HL zei:

Er is door de inspecteur een controlerapport opgesteld waarbij ik een aantal naheffingen heb ontvangen. Ik wilde deze ter review aanbieden aan de boekhouder. Zoals gezegd hebben wij geen contract meer en heb ik intussen al enige tijd een accountant die mijn administratie doet. De boekhouder zegt dat deze geen tijd heeft om het rapport te bekijken en ook geen nieuwe klanten/opdrachten aanneemt.

 

[Richard Theuws]

Ook niet onbelangrijk in deze context; TS is daarna dus niet verder met deze boekhouder in zee gegaan. 

 

Op 2-3-2020 om 11:43, Ron_HL zei:

Zoals gezegd hebben wij geen contract meer en heb ik intussen al enige tijd een accountant die mijn administratie doet.

 

[prinsrachid]

Ik denk dat als we als ondernemers alle tijd bij elkaar optellen die we inmiddels aan dit onderwerp hebben besteed, dat we op een declarabel bedrag van 500 tot 1000 euro zouden komen. Het feit dat we dat niet in rekening brengen is een gunst (graag gedaan), maar zou geen verwachting moeten zijn. Zeker niet tussen ondernemers.

 

Vragensteller denkt simpelweg als particulier aan wie service (al dan niet wettelijk verplicht) 'gratis' wordt verstrekt. Maar bij dienstverlening tussen ondernemers is dat een ander verhaal, zeker als er geen sprake is van een bestaande klantrelatie. Dan moet je toch echt betalen. Bellen, beantwoorden, adviseren, mailen, factureren, administreren kost nu eenmaal geld. En als jij de aandacht en tijd van je boekhouder wilt, dan betekent dat dus dat ze die tijd niet aan iemand anders kunnen spenderen.

[MrHTTP]

3 minuten geleden, prinsrachid zei:

Ik denk dat als we als ondernemers alle tijd bij elkaar optellen die we inmiddels aan dit onderwerp hebben besteed, dat we op een declarabel bedrag van 500 tot 1000 euro zouden komen.

Je haalt de woorden uit mijn mond.

[logistieke dienstverlening]

Op 2-3-2020 om 11:43, Ron_HL zei:

De boekhouder heeft mijn administratie van de afgelopen jaren onder de loep genomen en de betreffende inspecteur van de Belastingdienst de gevraagde stukken aangeleverd. Ik heb de boekhouder hier rijkelijk voor betaald.

Opdracht is toch afgerond?

Het is onredelijk als u nog gratis inspanningen verwacht. (al is het maar omdat u kennelijk geen duurzame klant bent)

 

[Daniel_Nijmegen]

1 uur terug, Rik · zei:

1 uur geleden, Daniel_Nijmegen zei:

het is een beetje onduidelijk of de boekhouder die nu gefactureerd heeft voor doorsturen van dossier ook degene is die die fouten gemaakt heeft. uit deel van bericht lijkt dit wel zo te zijn en uit deel van bericht weer van niet.

Dat leek mij wel duidelijk...

 

ik las ook de zin: 

Quote

Zoals gezegd hebben wij geen contract meer en heb ik intussen al enige tijd een accountant die mijn administratie doet.

dus daardoor is de vorige boekhouder  mogelijk ook degene die uitgezocht heeft.

Maar op de manier waarop jij leest is dat weer de boekhouder daarvoor (er zijn dus 2 eerdere boekhouders dan, een die puinhoop veroorzaakt heeft en 1 die daarna uitgezocht heeft en daarna accountant die nu boekhouding doet).

 

Maar beide was dus mogelijk, vandaar dat ik aangaf dat niet helemaal duidelijk is.

[Rik ·]

4 minuten geleden, Daniel_Nijmegen zei:

Maar beide was dus mogelijk, vandaar dat ik aangaf dat niet helemaal duidelijk is.

Ja, zo zou je het ook kunnen lezen.

 

Maar door deze zin is dat niet aan de orde en lijkt mij het toch echt heel duidelijk:

Op 2-3-2020 om 11:43, Ron_HL zei:

De betreffende boekhouder hielp mij op uurbasis aan een boekenonderzoek (met dank aan de boekhouder hiervoor, die had een aantal grove fouten gemaakt).

Daar maak ik toch echt uit op dat er inderdaad sprake is van 2 eerdere boekhouders.